第三节 总分类账户和明细分类账户
一、总分类账户与明细分类账户的关系
账户按其所提供指标的详细程度可划分为总分类账户和明细分类账户。总分类账户是总括地反映各个会计要素具体项目增减变化及其结果的账户，它根据一级会计科目设置，只用货币作为计量单位。明细分类账户是详细地反映会计要素具体项目的细项的增减变化及其结果的账户，它根据明细会计科目设置，除了以货币作为计量单位外，有时也要用实物量作为计量单位。例如，“应收账款”账户是一个总分类账户，它只能总括地反映企业全部应收账款的增减变化及其结余情况，但不能详细反映企业与各购货单位之间的上述情况。为了详细掌握企业与各购货单位之间应收账款的增减变化及其结余的具体情况，必须在“应收账款”总分类账户下，按各购货单位分别设置明细分类账户。
明细分类账户有时可分为二级账户和三级账户两级。二级账户是介于总分类账户与明细账户之间的一种账户，能提供比总分类账户更为详细、比明细账户更为概括的核算资料。它是对总分类账户核算内容作进一步的分类，如在“原材料”总分类账户下设置“原料及主要材料”、“辅助材料”等二级账户。
三级账户又称明细账户，是对二级账户核算内容作进一步的划分，如在“原材料”总分类账户所属的“原料及主要材料”二级账户下按材料的品种、规格设置明细账户。
总分类账户也称一级账户，可控制二级账户，再由二级账户来控制三级账户，这种逐级控制便于资料的相互核对。总分类账户与明细分类账户的核算内容是相同的，所不同的只是提供核算资料的详细程度的差别。总分类账户与明细分类账户的关系是，总分类账户提供的总括核算资料起着对明细分类账户的统驭作用，每一个总分类账户对其所属的明细分类账户进行综合和控制。设有明细分类账户的总分类账户，称为统驭账户。总分类账户下所设的明细分类账户，称为辅助账户。明细分类账户提供的详细核算资料，对总分类账户起到补充说明的作用，每一个明细分类账户就是对统驭账户核算内容的必要补充。
二、总分类账户与明细分类账户的平行登记
由于总分类账户和明细分类账户的上述关系，在会计核算工作中，就有必要应用平行登记的方法来登记总分类账户和明细分类账户。所谓平行登记，就是对发生的每项经济业务根据会计凭证一方面要在总分类账户中进行总括地登记，另一方面还要在所属的明细分类账户中进行明细登记。登记总分类账户和明细分类账户的原始依据必须相同，记账方向必须一致，金额必须相等。
总分类账户与明细分类账户平行登记的要点如下：
1.记账内容要一致。
对于每一项经济业务，既要记入有关的总分类账户，又要记入各总分类账户所属的明细分类账户。如果一项经济业务涉及某一个总分类账户所属的几个明细分类账户，则应分别记入有关的几个明细分类账户。登记总分类账户和明细分类账户的依据必须一致。
2.记账方向要相同。
对于每项经济业务，在总分类账户和所属的明细分类账户进行登记时，其记账方向（借方或贷方）必须相同。即如果总分类账户的金额记入借方，所属明细分类账户的金额也必须记入借方；总分类账户的金额记入贷方，其所属明细分类账户的金额也必须记入贷方。
3.记账金额要相等。
对于每一项经济业务，记入总分类账户的金额必须与记入所属明细分类账户的金额之和相等。
下面以“应收账款”账户为例，说明总分类账户与明细分类账户之间平行登记的方法。
东吴公司2007年1月初“应收账款”账户的借方余额为8 000元，其中应收甲厂3 000元，应收乙厂5 000元。
东吴公司2007年1月份发生了下列经济业务：
（1）1月15日销售给甲厂产品，售价6 000元，货已发出，货款尚未收到；
（2）1月28日收到甲厂交来货款5 000元，乙厂交来货款3 000元。
根据上述资料，采用平行登记的方法记入“应收账款”总分类账户及其所属明细分类账户，其具体做法如下：
1.将月初余额分别记入“应收账款”总分类账户及其所属明细分类账户（在会计实务中，账户的月初余额即为上月月末余额，不需要另行记入，这里仅说明平行登记方法的步骤）。
2.根据上列有关经济业务编制会计分录。
3.根据上列会计分录平行登记“应收账款”总分类账户及其所属明细分类账户，并分别计算各账户的本期发生额和期末余额。登记结果见表3-14、3-15、3-16所示。
表3-14 总分类账
表3-15 明细分类账
表3-16 明细分类账
三、总分类账户与明细分类账户的试算平衡
由于总分类账户和明细分类账户是平行登记的，其登记结果必然是某个总分类账户的本期发生额应等于所属各明细分类账户本期发生额合计数；某个总分类账户的期末余额应等于所属各明细分类账户期末余额之和。在会计核算工作中，通常利用这种相等关系，通过编制“明细分类账户本期发生额及余额平衡表”，来检查总分类账户和所属明细分类账户的记录是否正确。
明细分类账户本期发生额及余额平衡表是根据明细分类账户来编制的。一般有两种形式：一种是既有实物数量的反映，也有货币反映，如“原材料”、“库存商品”明细分类账户本期发生额及余额平衡表；另一种是只需要用货币反映的明细分类账户本期发生额及余额表，如“应收账款”、“应付账款”等明细分类账户的本期发生额及余额平衡表。
现以前述东吴公司2007年1月份应收账款明细分类账户的记录为例，编制“应收账款明细分类账户本期发生额及余额平衡表”，其格式见表3-17所示。
表3-17 应收账款明细分类账户本期发生额及余额平衡表
明细分类账户本期发生额及余额平衡表中各栏的合计数，都必须与总分类账户本期发生额及余额试算表中“应收账款”账户各栏金额相核对。如果各栏金额核对一致，则说明总分类账户及其所属的明细分类账户记录基本正确；如果某栏金额核对不相一致，则说明总分类账户和所属的明细分类账户一方或双方记录或计算有误，应及时寻找错误，加以更正。
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