记账与结账

第三节　记账与结账

一、记账

(一)记账及其内部数据流程

记账的原理如图6-9所示。

图6-9　记账原理示意图

1.从图6-9可以看出:输入的凭证先存放在“未记账凭证库”。记账操作是把已审核签章的凭证从“未记账凭证库”转移到“已记账凭证库”。所以已记账的凭证在“未记账凭证库”中不再存在，也就不能被修改、查询、打印了。

2.记账的同时还对各科目的本月发生额进行累加，产生各科目最新的本月发生额和累计发生额。根据期初余额也就能求出最新的余额。各科目的发生额和余额在计算机中用一个称之为“科目汇总、余额表(简称科目表)”的数据库存放。

3.“记账”也称“过账”、“登账”，记过账的凭证就可以在各种明细账、日记账出现。

4.每月可多次使用记账功能，分批地将凭证记入各种账册。业务多的企业可每天记一次账。

在手工会计中还要进行对账，包括账表、账账、账证和账实四个方面的核对。在计算机会计信息系统中，前三个方面都是自动完成的，理论上没有差错。除非程序本身有错误。所以不需要对账。账实核对通过财产清查进行。原理与手工会计相同。

(二)记账的实物操作流程

通过菜单进入记账功能(如图6-10)，首先需要确定记哪个月的账。由于软件允许跨月输凭证，因此就有选记哪个月账的必要。选好记账月份，系统将进一步提问“是否真的记账?”，如果希望不记账，可单击“取消”钮或按Alt+C。

记账过程由计算机在短时间里自动完成，不需要人工干预。

记账开始时，屏幕显示“正在保护数据，请稍候……”。此时计算机自动保护记账前的各种凭证和账簿，一旦记账过程被非法中断(如掉电)，计算机能自动根据保护的数据恢复到记账前的状态。

图6-10　记账对话窗口

保护完数据后，就开始转移已审核的凭证，同时根据这些凭证进行汇总，产生各科目最新的本月发生额等。此时屏幕将显示正在记账的凭证号和已记账的凭证张数。参见图6-11。

图6-11　正在记账的凭证号和已记账的凭证张数

二、结账

与手工会计一样，结某个月的账意味着该月有关凭证均已全部输入完毕，并全部记账。某个月结完账后将不能再输入该月的凭证。因此，结账后产生的报表、打印的账册才肯定是完整的。结账前打印的账册、编制的报表不一定能反映该月的全部业务。

结账必须逐月进行，上月未结账则不允许结本月的账。

第12期结账时，将月末余额转入下年年初。如果有13期时，当13期结账时，将更新下年年初余额。

通过菜单打开结账对话窗口如图6-12。首先要确认结哪年的账。输入年号后，屏幕右边列出该年各月结账的情况并停留在允许结账的月份上，此时应确认“真的要结该月的账吗(Y/N)?”，单击“确认”钮或按Alt+O组合键，则表示允许结本月的账，系统将开始结账。

图6-12　结账对话窗口

结账由计算机自动完成，无需人工干预。

结账开始后先保护结账前的数据，意外中断(断电)后能由计算机自动恢复到结账前的状态。

一般月份的结账时间比较短，每年最后一个期间的结账相当于年结，因此时间较长。

年结后自动产生下年度的空账并将年底余额转至下年初。此时需检查新年度的期初余额是否正确。

结完某月账后系统弹出窗口请求确认是否结账，若选“是”则系统保存结账结果，否则系统将恢复到未结账的状态。

上面介绍的结账属于简单结账。更全面的结账操作将在后面介绍。

由于结账以后本期间的账务数据就难以修改，所以建议在结账前做一次数据备份。万一发现账务数据有错误可以恢复到结账前状态。