结账与往来账核销

第一节　结账与往来账核销

一、简单结账(结2月份账)

凭证输入、审核、记账工作完成以后，就可以进行本月结账了。系统主管登录系统，通过“记账结账”功能菜单，进入“结账”功能，打开的“结账”窗口如图11-1所示。

在“结账”窗口中，可以选择结哪年的账，且屏幕右边列出该年各月结账的情况。此处选择年份“2008”后点击“确认”，则出现“结账确认”窗口，如图11-2所示。

图11-1　2月份结账窗口

图11-2　结账确认窗口1

因系统结账后，将自动结转到下月，不再允许输入或修改本月凭证，所以在结账前系统管理员一定确认本月凭证输入等账务处理正确完整。为避免系统管理员操作疏忽或失误，系统特别设置了“结账确认”提示信息，提醒用户。点击“确定”，还会出现如下“结账确认”信息，如图11-3所示。

图11-3　结账确认窗口2

此时若系统管理员选择“取消”，则系统仍会恢复到结账前状态。此处我们单击“确定”按钮，则表示允许结本月的账，计算机将开始自动完成结账，无需人工干预。另外，结账开始前系统先保护结账前的数据，意外中断(如断电)后能由计算机自动恢复到结账前的状态。

每年1至11月份的结账时间比较短，12月份的结账时间较长，因为12月份结账相当于年结，结完12月份的账后系统会自动产生下年度的空账。同时，只有结完12月的账，才能将年底余额转至下年初。

特别提醒

当进行12月份结账完成后，一定要检查下年度1月份的期初余额是否正确。

二、凭证结账(结3月份账)

(一)设置结账使用自动分录

在“自动分录定义”时，自动分录“使用时间”可以选择“日常”或“结账”两种方式，我们在第十章自动分录定义中均选择了“日常”使用方式。自动分录“日常”使用，是指在日常进行凭证输入时，通过点击“自动转账”按钮，可以随时调入已定义好的自动分录编制记账凭证。自动分录“结账”使用，是指在结账时系统自动将该定义的自动分录编制成记账凭证，无需人工进行任何操作。

设置自动分录“结账”使用，切换到系统管理员，单击“系统设置”菜单中的“自动转账分录定义”菜单项，将自动分录“使用时间”设置为“结账”，如图11-4所示。

图11-4　自动分录结账使用设置窗口

自动分录设置为“结账”使用后，此时软件要求设定“结账顺序号”，如上图11-4右上角所示，我们将本案例中提取累计折旧自动分录业务“结账顺序号”设定为“1”。该“结账顺序号”，只对“结账使用”类分录有效，用于标志结账时系统自动使用自动分录编制记账凭证的先后顺序。顺序号小的自动分录结账时先编制记账凭证。

特别提醒

因为利用自动分录定义编制自动转账凭证时，先编制的自动转账记账凭证可能会对后编制的自动转账记账凭证金额产生影响，或者说后一笔自动转账记账凭证可能要利用前一笔自动转账记账凭证的数据，而自动分录设置为“结账”使用时，系统按“结账顺序号”编制记账凭证，因此一定要保证设定的“结账顺序号”正确。在综合业务中，我们可以按第八章表8-12中所列顺序设定结账顺序号。

但注意:我们一般不建议将自动转账分录定义设置成“结账”使用方式。至于原因，请大家自己思考。

(二)结3月份的账(自动转账凭证采用结账方式)

参照第十章讲解的内容，完成3月份的凭证输入、审核、记账，并确定以上操作完整正确后，就可以结3月份的账了。当在自动分录中设置了“结账”使用的自动转账分录，结账时首先根据这些分录逐张自动编制凭证并自动登记入账(免人工审核)，再自动进行本月结账(免人工干预)。凭证结账(3月份结账)操作过程与简单结账(2月份结账)基本相同，结账窗口如图11-5所示。

图11-5　3月份结账窗口

注意:我们在这里主要是为了介绍自动转账凭证可以采用“结账”使用方式且采用此种方式可以减少工作量，但在实际业务中，我们仍建议自动转账凭证采用“日常”使用方式，结账采用“简单结账”。因为自动转账凭证采用“结账”使用，结账时系统自动编制凭证登账，无需人工审核，无法检验凭证的正确性。而且，一旦“结账顺序号”错误，将会导致自动转账数据错误。

三、往来账核销

往来账核销功能是专门针对往来业务而设计的，当应收款业务已收到款或应付款业务已付清款，就可以进行核销(勾账)。综合业务中所有往来业务都是通过辅助核算中往来管理进行统一管理，在往来管理中提供了两种往来账核销的方式:手工核销和自动核销。

(一)手工核销

通过菜单“辅助核算”，选择“往来管理”，出现“手工核销往来账”功能，选择本功能后，点击进入，则出现“选择科目和往来客户”窗口，如图11-6所示。

图11-6　手工核销选择科目和往来客户窗口

选择某一往来科目及往来客户，单击“确认”按钮，进入“往来销账”窗口，如图11-7所示。

在图11-7中，与华兴有限公司发生的2008年1月5日与2008年1月23日业务属于同一笔业务的销售和收款，发生金额相等且方向相反，可以相互核销;同理，其他四笔业务相互之间也可能相互核销。点击“核销”按钮，在“往来业务”窗口的标志栏显示“√”字样，表明此业务已核销，核销完成的应收账款往来账如图11-8所示。

图11-7　往来销账窗口1

图11-8　往来销账窗口2

若单击“未销”按钮或按F5键，在“往来业务”窗口当前行的标志栏中抹去“√”字样，表明此业务未被核销。在图11-8窗口，点击“退出”按钮，出现“销账提示信息”窗口，如图11-9所示。

点击“是”按钮，若核销业务借贷方总金额相等，就可以保存本次核销及全部操作。否则可单击“否”按钮，放弃本次全部操作;如果继续进行操作不退出，可以单击“取消”按钮。

图11-9　销账提示信息窗口

特别提醒

如果本次核销的所有业务的借方总金额不等于核销业务的贷方总金额，则系统提示用户继续核销或放弃本次操作;只有核销业务借贷方总金额相等，系统才能保存核销操作。

(二)自动核销

通过菜单“辅助核算”，选择“往来管理”，选择“自动核销往来账”功能，点击进入，出现“往来业务自动核销”窗口，如图11-10所示。

图11-10　往来业务自动核销窗口

如图11-10所示，自动销账可以选择原始单据号、逐笔、总额三种匹配方式销账:“原始单据号”就是对同一客户原始结算号相同的业务进行比较，如果这些业务的借方之和与贷方之和相等，则将这些业务自动核销;“逐笔”就是对于每一笔业务，系统查找金额一致、方向相反的另一笔业务，如果找到，两笔业务进行自动核销;“总额”是指当某一客户的所有未销账的借方发生额之和等于所有未销账的贷方发生额时，系统则将这些业务进行自动核销。此处，我们选择“逐笔”，再选中“相同科目的往来业务才能核销”信息，点击“确认”按钮，计算机自动对每一往来客户核销符合匹配方式的有关业务并出现“提示信息”窗口，如图11-11所示。

图11-11　自动核销提示信息窗口

点击“确定”按钮，则所有应核销而未核销的业务系统都会自动核销了。

特别提醒

哪些业务已核销，哪些业务未核销，在往来明细账、往来业务综合查询均可以看到。