计算机会计信息系统的时空观

第一节　计算机会计信息系统的时空观

会计的对象是社会再生产过程中企事业单位的资金运动。会计本身是什么?许多会计学家研究了这个问题。美国会计师协会(AICPA)所属的会计原则委员会(APB)在1970年发布的第4号《说明》中，对会计所下的定义是:“会计是一项服务性活动。它的职能是提供有关经济个体的数量信息，主要是财务性质方面的，这些信息，在企图作出经济决策时，肯定是有用的。 ”我国国内对会计的定义有不同的看法，其中与上述定义类似的一种是:会计是收集、处理、输送财务信息的一种信息系统。应该说，会计电算化系统是会计作为信息系统的划时代发展。

作为信息系统，会计是管理企业财务信息的。如果说管理的实质是驱使管理对象按要求的方式运动，那么管理信息的实质是驱使信息按要求的方式运动。唯物主义认为:世界是由物质组成的，运动是物质的存在形式。任何运动都是在一定时空中进行的，资金运动当然也不例外。并且，资金运动中的信息，也在一定的时空中运动。

一、资金运动空间

资金运动是会计的研究对象。资金运动的空间应如何定义?如何描述?在会计电算化系统中和在手工会计中有何不同?下面我们一起来讨论这些问题。

(一)资金运动空间及其描述方法

按考察的角度不同，资金的运动可以分为宏观资金运动和微观资金运动。企业会计主要考察微观资金运动，即企业资金的运动。

微观资金运动又可以分为资金所有权转移的运动(投资、分配等)、资金使用权转移的运动(债权、债务的发生与清偿)、资金位置转移的运动(从库房到车间、从车间到库房等)、资金形态变化的运动(从货币资金到实物资金、从实物资金到货币资金等)等。资金运动所达之处的集合称为资金运动空间。

会计的主要常规工作就是将资金在运动中产生的信息提取出来、记录下来、经过归集、汇总，最后报送出去。

目前，会计记录和反映资金运动的信息，主要采用三种语言，即三种编码方式(参见本章第五节:编码空间):准自然语言、账务语言和报表语言。

准自然语言主要使用在原始凭证中，在三种语言中是最能为普通人理解的语言。准自然语言可以看做是传统会计采集信息的语言。

账务语言主要使用在账务处理系统中，基本词汇是会计科目，记账符号，会计期间与时点，数字。这些都是加工会计信息的语言。

报表语言主要用于输出信息，原则是言简意赅。主要词汇是报表项目。现行报表语言与账务语言相差不远。这里主要讨论账务语言，下面简单地称作会计语言。

会计语言是计算机会计信息系统使用的最主要的语言。这是因为其具备科学、规范、简洁、清楚、明确、无二义、便于进行信息加工等优点。

会计工作的一个关键工序是将资金运动的信息用会计语言输入信息系统。传统上更多的是先将资金运动的信息记录在原始凭证中，再将其“翻译”(重新编码)成会计语言;将来更多的可能是直接将资金运动的信息用会计语言记录在信息系统中。

我们现在拥有的会计语言是经过上千年的进化，能够比较方便、准确地表达资金运动信息的编码方法。在这套语言中，会计科目表示资金运动空间中的位置，其中会计要素表示大区的位置，总账科目表示中区的位置，明细科目表示小区的位置。这为描述和记录资金运动的信息提供了空间位元(位置元素)的基础。为了表达资金运动的过程，我们用记账符号表示资金运动的方向，用数字表示资金运动的规模;为了表达资金运动的结果，我们用记账符号表示在资金运动空间某位元上资金积累的方向，用数字表示在该空间位元资金积累的规模。

为了能够完整地记录与反映会计主体的资金运动信息，我们设置的会计科目必须要完整覆盖该主体资金运动的空间，即无遗漏原则。

为了能够正确无误地记录与反映资金运动的信息，我们设置的每个会计科目之间必须没有重叠之处，即无重叠原则。否则涉及该处的资金运动的信息将无法确定用哪个科目表达。

为了能够详细地记录与反映资金运动的信息，我们设置的每个会计科目所覆盖的空间必须足够的“小”，即足够小原则。否则无法如此详细地表达该空间的资金运动的信息。换句话说，会计科目的详细程度决定了账务语言描述资金运动信息的详细程度。

我们称上述三条是会计科目设置的三原则。其中无遗漏、无重叠原则必须充分满足，这在手工计算机会计信息系统和计算机计算机会计信息系统中完全一样。第三个原则只能相对满足。在手工计算机会计信息系统中，由于核算劳动量随核算详细程度的提高而大幅度增加;而发生差错的可能性则随核算劳动量的增加大幅度提高。所以人们只能设置较“大”的会计科目，或把较小的会计科目设置到附属部门(如仓库、车间)，用牺牲信息的详细程度控制会计劳动的强度和差错。实现会计电算化后，从技术上突破了上述限制，所以理论上可以充分满足“足够小”原则。现在要考虑的是信息使用者的需要详细到什么程度。这实际上是对观念上的资金运动空间的拓展，或者说是描述资金运动的词汇的丰富。许多会计电算化软件已经在这个方面做了非常有意义并且有实用价值的探索，我们在以后有关章节将做介绍。同时，这也是今后需要专门研究的问题。

(二)会计电算化系统中科目级次结构与手工会计中的区别

会计科目级次结构的形成取决于对会计信息的需求形式和管理方式。会计科目的级次结构一旦确立，又规范并制约了会计信息的管理方式。我国目前的会计科目级次结构是在长期手工核算方式下形成的，而利用计算机进行信息管理的原则与此大相径庭，这严重地阻碍着会计电算化的发展。为此，有必要讨论建立符合现代会计的科目(账户)级次结构，以避免理论和实务中的混乱，加强会计人员和计算机人员的沟通。

1.传统手工会计的科目级次结构

目前在我国，一级科目和部分明细子科目直接按照财政部颁布的《企业会计制度》的统一规定设置，其余大部分明细子科目则根据制度的规定结合本单位的核算内容自行设置。在传统的会计实务中，根据一级科目开设的总分类账户是会计核算的核心和主线。总分类账户提供总括的会计信息，所有的核算内容都分归于相应的总分类账户。为了强调作为“纲”的总分类账户的重要，我们常把总分类账户称作其下所属明细分类账户的“控制统驭账户”，把明细分类账户称作所属总分类账户的“辅助说明账户”。为了后面讨论方便，我们把其级次结构用图12-1所示金字塔形结构示意之。

传统手工会计账户级次结构的特征归纳如下:

(1)整个结构下大上小(图中上方表示较详细的科目级次，下方表示较概括的;水平长度表示覆盖空间的大小。下同。)，总分类账户覆盖全部运动空间，各级明细分类账户则只覆盖部分需要详细描述的空间;且总分类账户只有一级，明细分类账户则可根据需要设置多级，每个更低一级的明细账户所覆盖的空间都是其上级账户的子集。

图12-1　传统手工会计账户级次结构示意图

(2)就各级账户内部关系而言，总分类账户可以自成体系，各级明细账户不能自成体系，必须依附于相应的总分类账户。所以我们在两者之间用粗实线分开，而各级明细账户之间用细实线分开。

(3)一级科目和明细科目的区别从概念(本质)上而言是对会计对象(空间)划分的详细程度的不同。请注意，这种“程度”实际上是人为规定的。相对于各个级次而言，这里最重要的是一级科目。

(4)就操作而言，总分类账户一般是经过汇总登记，而明细分类账户一般是根据记账凭证或原始凭证逐笔直接登记。

(5)之所以把总分类账户作为手工会计核算的核心和主线，这是因为:

①总分类账户覆盖全部运动空间，可以试算平衡;

②财务会计提供信息的详细程度与其非常相近;

③最根本的，由于人工系统制约信息详细程度的是人力投入量及由于增加人员产生的差错率上升，所以只能选择较“粗略”的级次进行全面核算，即所谓“重要性”原则。

2.会计电算化系统中的科目级次结构

在计算机信息系统中，由于拥有“海量存储”和“高速运算”两大优势，所以一般是以最详细的信息作为系统主信息，而以较概括的信息作为辅助信息(二次信息、输出信息)，这是与手工信息系统的本质区别之一。因此，会计实现电算化后，在形式上虽然(不得不)沿袭了传统手工会计的会计科目级次结构，但由于数据处理方式不同，所以在科目使用上发生了本质的变化。为了说明两者的区别，让我们先试着构建一个会计电算化系统的科目级次结构。

我国会计电算化系统科目级次结构的最早探索者应该属于我国第一个专业会计软件开发公司——用友公司。在该公司开发的核算软件中，提出了一个科目级次的新概念即“操作级”。当时，“操作级”是一个为方便软件操作的实用性概念，原意是指在进行输入操作时使用的科目级次。“操作级”科目与传统的明细科目是有区别的:

(1)“操作级”科目覆盖全部核算对象，明细科目则不能。

(2)在会计电算化系统中，必须用“操作级”科目输入会计分录，而在手工会计中，则不一定必须使用明细科目编制会计分录，例如:

①有些账户没有明细科目;

②有些明细账户直接根据原始凭证登记，会计分录中可不作反映等。

本书沿用“操作级”的名称，具体指输入计算机子系统时限制信息详细程度的科目级次，换言之，“操作级”科目的详细程度就是计算机子系统会计信息的详细程度。除上述的“操作级”科目外，本书提出“汇总级”科目的概念，所谓“汇总级”是指汇总反映“操作级”或较低“汇总级”的会计信息的科目级次。据此，我们构建会计电算化系统科目级次结构如图12-2所示倒金字塔形。

图12-2　会计电算化系统科目级次结构示意图

将图12-2与图12-1对比，我们可以很直观地看出两种科目级次结构的区别，会计电算化系统科目级次结构的特点是:

(1)整个结构上大下小，“操作级”账户覆盖全部资金运动空间，各“汇总级”分类账户则只覆盖部分需要归纳说明的空间;“操作级”账户只有一级，“汇总级”分类账户则可根据需要设置多级，每更“高”一级账户所覆盖的空间都是较“低”级所覆盖空间的子集。

(2)就各级账户内部关系而言，“操作级”分类账户覆盖全部运动空间，各“汇总级”分类账户不能覆盖全部运动空间，所以必须依附于相应的“操作级”分类账户，图中在两者之间用粗实线分开，而各“汇总级”之间用细实线分开。

(3)“操作级”科目和“汇总级”科目的区别从概念(本质)上而言是对会计对象(空间)划分的详细程度的不同。同样地，这种“程度”也是人为规定的。这里更有实际意义的是“操作级”的详细程度。

(4)就信息处理过程而言，“操作级”账户是根据记账凭证直接“登记”，反映的内容的详细程度与记账凭证相同;而各“汇总级”账户则需经过汇总后再行“登记”，反映的内容比记账凭证概括。

(5)之所以把“操作级”账户作为计算机会计核算的核心和主线，这是因为:

①“操作级”账户自成体系，可以试算平衡;

②计算机子系统所能提供信息的详细程度取决于“操作级”的详细程度，而所能提供信息的概括程度则是任意的;

③计算机的“海量存储”和“高速运算”使得加工任意详细程度的信息成为轻而易举的事。制约信息详细程度的是输入环节。

3.从会计信息管理看两种科目级次结构

会计科目实际上是归集会计信息的口径。会计信息的特征及其变化必然决定并导致科目体系的特征及其变化。一般而言，人们希望信息愈详细愈好，但也并非多多益善。从信息论的角度看，信息可分为有用信息和噪音。凡是(某一)信息使用者不需要的信息，无论其多么来之不易，都可称之为“噪音”。例如明细科目包含的信息，对企业外部的信息使用者而言，大多就是“噪音”。为了保证最有效地提供信息，人工系统和计算机系统采用完全不同的思路，下面试作简单对比。

作为一个信息系统，会计从手工到电算化发生了很大变化。手工计算机会计信息系统以人为主，辅之以凭证、账簿、报表等信息载体，构成很简单。会计电算化信息系统则复杂得多，至少包括人员、硬件、软件、信息等几大有机要素。如果把会计电算化系统分为人工操作子系统和计算机处理子系统，则人工操作子系统包括会计信息进入计算机以前由人管理并加工(例如原始凭证的填制等)的部分;计算机处理子系统指进入计算机以后的部分。

从信息加工的特点看，传统手工会计的信息加工属于分散加工方式，步骤很多，加工过程都包含在同一(人工操作)系统中，薄弱环节是大量的人工操作难以避免的差错，采取的对策是加强核对，核对的标准和核心是经过试算平衡的总分类账户。电算化会计的信息加工步骤大大减少，但被分割在人工和计算机两个子系统中，凡是没有进入计算机中的信息，都无法利用计算机的优势处理加工，凡是进入计算机中的信息，都是采用集中处理方式，计算机处理数据发生差错的概率几乎为零，但输入错误将灾难性地破坏整个系统的信息输出。换言之，进入计算机中的信息的详细程度和正确性决定了系统输出信息的质量。所以其薄弱环节是信息输入计算机的环节。

从信息形式(信息载体)上看，传统手工会计基本上都是“白纸黑字”，非常单一。信息的传递、加工甚至复制都靠人工抄写，费时费力。在会计电算化系统中，人工子系统的信息形式没有(也不会)发生变化，在计算机子系统内则是以“磁信号”为基础，以屏幕输出和打印输出为主要可视输出形式的多种信息形式。由于“磁信号”可以很便捷地转换成电信号、光信号或机械信号，所以计算机子系统内的信息传递、加工甚至复制都非常迅速方便。

从信息加工的思路看，传统的科目级次结构是先用一级科目分类归集原始信息，再从一级科目逐级向下细化，即原始凭证(最详细的书面信息)→一级科目(最总括的信息)→各级明细科目(从最概括到最详细两者之间的信息)的思路;会计电算化系统的科目级次结构则是先用“操作级”科目归集原始信息，再逐级向上汇总，即原始凭证(最详细的书面信息)→“操作级”科目(计算机内最详细的信息)→各汇总级科目(计算机内从最详细到最概括的各级信息)的思路。就全过程而言，前者迂回;后者简直。

从信息的详细级次上看，人工系统对每项经济活动都可以向两方面拓展加工，即既可以归纳成更概括的信息，也可以追究分析出更详细的信息。而计算机系统则以输入信息的详细程度为界，只能向上归纳概括，无法向下追究分析。顺便说说，在信息的详细级次上，原始信息和各级科目所记录的信息有质的区别:如果说原始信息是用自然语言表述的，那么会计科目所记录的信息则是用会计专用语言表述的，后者是对前者的规范化描述，也可以说从前者到后者是一个不可逆的“翻译”过程。从理论上说，如果输入计算机的是原始信息(凭证)，计算机系统可以输出任意详细程度的信息，但目前做到这点是有困难的。这里涉及“大量”和“无限”的区别。计算机几乎可以处理任意“大量”的信息，但必须是事先定义好格式的信息。会计科目正是这种事先定义好的格式，无论科目的数“量”有多“大”，都可以“逐一”“告诉”计算机。但原始凭证的非规范性，决定了其格式种类是“无限”的，这是向计算机子系统输入原始信息的主要障碍。解决这个问题的途径有二:使用规范化的原始凭证或使用“智能化”的计算机。

4.“统一”的科目级次结构

从数学上看，图12-1的“上包络线”就是图12-2的“操作级”分类账户;图12-2的“下包络线”就是图12-1的“一级分类账户”。由于计算机内的数据是按图12-2的结构组织的，而广大会计人员一般都习惯于图12-1所示的级次结构。为了协调这种关系，通过增加一点儿“冗余”，把图12-2的最高级汇总账户的覆盖范围扩大到整个核算空间，可形成图12-3所示的“统一的科目级次结构”。

图12-3　统一的科目级次结构示意图

统一的科目级次结构具有如下特征:

(1)整个结构体系上下一般大，总分类账户和“操作级”分类账户都覆盖全部运动空间。两套账户中有部分账户的核算内容(空间)是完全一样的，其余则根据核算的需要，设置若干级次的“中间”账户。

(2)从本质上说，只有“操作级”账户真正覆盖全部运动空间，但从形式上看，总分类账户和“操作级”账户都覆盖全部运动空间。至于各“中间”级账户，实际结构可以非常灵活(图中用虚线表示)，本书仅简单套用图12-2结构。

(3)各级账户的区别仍然是对会计对象划分的详细程度的不同，只有“冗余”账户例外(图中用细实外框线表示)。

(4)就信息加工过程而言，总分类账户一般是汇总后登记，而“操作级”账户是根据记账凭证逐笔直接登记。这里顺便把“汇总”的概念澄清一下。就字面而言，“汇总”可以从时间和空间两方面进行。从时间方面汇总是指把一段时间内同一会计科目的发生额加总起来;从空间方面汇总是指把同一会计科目下属的明细科目的发生额加总起来。传统的会计学从概念上只承认前一种“汇总”，但在操作上实际又默认了后者。例如“汇总记账凭证会计核算形式”和“科目汇总表核算形式”都是按前者的含义实施“汇总”，但由于“汇总”只在总账级别进行，实际上就已经包含了第二种含义的“汇总”。这种默认从理论上说至少会引起一种信息缺陷——在整个账户体系中，不开设明细账的总账账户所记录的经过“汇总”的经济信息，无法找到逐笔的详细记录。这种缺陷在图12-3所示的结构中得到了弥补。可以在所有“操作级”账户中进行逐笔详细登记;在所有总分类账户中进行“汇总”(两种意义上的)登记。从这个角度看，不开设明细分类账户的总分类账户和与其核算内容相同的“操作级”账户所反映的资金运动的详细程度(时间)是不同的。就此而言，这种账户的重复开设已经无所谓“冗余”，而成为有意义的了(图中用一条贯通水平线表示)。

二、信息空间

信息是什么?近几十年来，人们给出了几百个甚至上千个定义。其中最权威的要属消息论:“信息是指对消息接受者来说预先不知道的报道。 ”(参见【中国百科大词典】“信息论”条目)但上述定义难以令人满意。至少存在如下问题:

(1)核心词是“报道”，等于把非“报道”的信息形式全部排除在外;

(2)“消息接受者”，暗指“人”，等于把非“人”的信息传送目标全部排除在外;

(3)“预先不知道”，用“消息接受者”自身的状况界定信息，缺乏客观性。

其他的定义还有很多，如“信息是用来通信的事实，在观察中得到的数据、新闻和知识”，“信息是音信、消息”，“信息是信号”等。现在看来，这些定义或者偏于狭隘、或者较为含糊、或者有自我定义之嫌。

比较恰当的定义是:“从客观世界的本体层次上观察，信息最本质的概念应是客观事物属性的表征。 ”接着说:“事物属性包括事物的内部结构属性和外部运动属性，也包括事物互相联系的反映属性。在人类社会产生以后，信息的事物属性表征概念不仅包括自然界的自然属性信息，还包括人类社会的社会属性信息和人造技术世界的技术属性信息。这种本体层次的信息是表征客观事物属性并依附于客观事物本体而客观存在的，我们可把它简称为属性信息。 ”并提出:“随着社会信息化进程的发展，信息在社会发展中的实际作用越来越重要，信息的概念也势必向更广泛、更深层次的方向拓展。这其中有两个相互联系的方面:第一，信息概念在人类主观世界中认识层次的拓展，研究信息与认知和知识的关系，探讨消息之源;第二，信息概念在客观世界中本体层次的拓展，研究信息与物质、能量的关系，探讨人类认识之源。 ”

我们以为，信息是客观事物的质的规定。客观事物的内在属性是信息的源泉。迄今为止，人们关于信息的一切努力，无不是为了更好地了解和掌握客观事物的内在属性。因此，客观事物的特征及其运动状态等内在属性(即“消息”的源泉)才是信息最本质的含义(狭义)。“消息”在运动过程中的各种形式都可以看做是信息的各种存在形态(广义)。

总之，信息是一种客观存在，不随人们的认识程度和主观意愿而改变。

与信息密切相关的概念是数据。

数据是人们用符号化的方法对现实世界的记录，是用可鉴别的符号记录下来的现实世界中客观实体的属性值。或者说，数据是指按照一定的规则将信息中蕴含的事物某方面属性进行编码以使得其可以通过媒介传送、存储和加工的信息表达形式。数据是虚拟世界中的信息，是脱离客观事物独立存在的信息。

信息有其自然属性和社会属性。信息的自然属性主要表现在宇宙万物运动产生的信息及其相互关系，也即信息的客观性。信息的社会属性主要表现在:(1)人类社会活动产生的信息;(2)各种信息对人类的影响;(3)人类对信息的驾驭;(4)其他。信息的社会属性主要反映信息的主观性。

反映运动的过程及其结果的是信息。运动本身在一定的时空中进行。信息本身也在运动，进入信息时代后，这种运动在速度、规模、范围、频率等方面都空前地提高和扩大，即社会属性的强化。信息运动所达之处的集合我们称做信息空间。这里的信息主要指脱离主体的信息即数据。

作为信息时代主要工具的计算机，主要以文件方式管理信息。从不同的角度，可以将计算机文件做不同的分类。由于分类是认识对象的一种有效方法，所以下面让我们作为会计电算化系统的用户一起来讨论计算机中的文件是如何分类的。

总体上，计算机中的文件分为软件文件和用户文件。软件文件指计算机工程师编写的用于“指挥”计算机工作的文件。用户文件指用户信息存储在计算机中形成的文件。具体说，图12-4中［会计软件］子目录下的启动文件、执行文件等和［格式文件］子目录下的文件可以看做是软件文件;而其他子目录下的文件可以看做是用户文件。但有时两者又有交叉。例如，会计信息本身属于用户信息，但对会计信息进行加工(输入、输出、存储等)又需要一定的格式，如输入需要输入格式、存储需要存储格式、显示需要显示格式、打印需要打印格式，等等。这些格式如果是计算机工程师设计并形成文件的，按上述分类标准就可以将之归于软件文件。但这些格式又在会计信息的处理过程中作为信息的形式与信息一起形成用户文件。

众所周知，没有软件的计算机什么工作也做不了。软件是指挥计算机运行的命令(程序)的集合。软件产生于计算机工程师的大脑，存储于存储器(磁盘、光盘、纸)中，传输于各种运输工具或网络，运行于计算机中。整个过程是个运动的过程，运动所达之处的集合即为软件运动空间，简称软件空间。软件空间是信息空间的一个子集。具体说，计算机工程师将设计好的软件以软件文件为单位存储在软磁盘或光盘或网络服务器中，借助于这些载体，用户得到工程师的思想并将其安装到自己计算机的硬盘中。用户每次使用计算机时，通过一定的操作(例如命令)将硬盘中的软件文件调入内存空间，在此(软件空间的特定位置)软件才能真正“指挥”计算机工作。至此，软件在自己的空间内运动了一周，到达了目的地。软件中的信息是以方便计算机“阅读”的方式编码的。

生产力的三要素是人、工具、劳动对象。运行中的车间是生产力，运行中的信息系统也是生产力——像车间——工具是计算机硬件和软件，加工的对象是信息。用户将自己管理的信息(用户信息)交给计算机，就形成了用户文件。用户信息来自:(1)用户的思想;(2)用户主管的业务;(3)与用户业务有关的部门的业务;(4)其他。用户文件中存储的信息是为了:(1)给别人使用(在人际空间运动);(2)为将来使用(在时间空间运动);(3)进行加工，例如归集、汇总(在形式空间运动);(4)其他。整个过程是个运动的过程，运动所达之处的集合即为用户信息运动空间，简称用户信息空间。用户信息空间是信息空间的一个子集。用户信息是以方便人阅读的形式编码的。如果把软件工程师看做计算机用户，那么在软件开发、设计阶段，软件中的信息也可看做用户信息。

在信息空间中，软件和用户信息各有自己的运动路线，两者相交于运行中的计算机会计信息系统。

以信息运动空间的观点观察会计信息的运动，可以发现一些很有趣的现象。

首先，计算机信息系统中的人，不仅仅有操作者，更应包括软件开发设计人员，应该认为在更大成分上是软件开发设计人员在操作计算机——虽然通常在操作台前看不到软件开发设计人员——通过软件空间，他们的思想、意志被传递到信息系统中。

对照考虑传统的手工计算机会计信息系统。表面看起来也只是企业会计人员在加工处理本企业的会计信息。实际上几百年甚至上千年全人类在实践和研究中的思想、智慧成果经过去粗取精、去伪存真、由表及里地加工提炼，才形成了我们现在的会计思想、会计理论、会计规范及会计方法。这就是手工计算机会计信息系统中的“软件”。将这些“软件”输入到企业会计人员的头脑中，企业会计人员再结合本企业的特点和核算要求，正确完成会计信息的加工。从这个意义上说，即使手工计算机会计信息系统中的信息加工者，也不仅仅是本企业的会计，更应包括世世代代的会计先驱们。

其次，也是更重要的，让我们来比较一下不同的信息运动路线并从中得出一些初步的结论。

在传统的手工会计系统中，会计信息经历了这样一个运动历程:资金运动的操作者们把资金运动的信息记载到原始凭证上;会计们把原始凭证中的信息翻译成会计语言并“抄写”到记账凭证中，按明细科目归集并“抄写”到明细账户中，按总账科目归集和按时间汇总并“抄写”到总账中，按项目再“抄写”到报表中。这里的“抄写”具有复制(copy)的含意，或者是会计人员们常说的“数字搬家”。实际上是指把相同的信息用不同的格式整理在书面上。特别应该注意的是这里信息内容和形式的连锁，即格式的每一次改变，都必然要求会计人员劳动的付出。由于每种格式都有其存在的理由，所以这些烦琐重复的会计劳动就成为必不可少的了。不仅如此，为了应付经理们的“临时需要”，会计人员往往不得不连夜突击，赶制临时报表。说到底，这些临时报表无非是一些“非标准”的格式。

我国会计理论和实践都很重视会计的管理职能。实际上传统会计的确在企业的经营管理中发挥着特殊的作用。这个作用可以分为两个方面，即在实际业务方面和在预测决策方面。仔细分析会计在其中发挥作用的原因就会发现，这很大程度上是因为会计比其他人员掌握更详细更全面的资金运动的信息，即对信息的“垄断”。因为在传统会计中，信息每改变一次表达格式，就需要投入大量的会计劳动，提供信息的边际成本很高。相比较而言，让会计直接参与“管理”成本就低得多了。

在成熟的计算机信息系统中，会计信息的运动历程要简单得多:资金运动的操作者们直接把信息留在计算机存储器中(小到通过超级市场的POS机进行买卖活动留下的信息，大到国际贸易中通过“电子商务”、“无纸贸易”等留下的信息)，会计信息的使用者只需敲几下键盘，就可得到按自己要求的格式组织的信息。在这个信息系统中，所有人“在信息面前一律平等”。会计人员不仅失去了往日因“垄断”信息而拥有的特殊地位，甚至连财会室本身在企业中的地位也要发生异化。

目前我国的会计电算化的发展还处于初级阶段，人们还在竭尽全力地用计算机模拟人工系统的流程，即虽以计算机为主要工具，但仍设法让会计信息的运动路线与人工的相同。这是先进的计算机技术向古老的会计习惯的妥协。这种妥协使得会计电算化在我国得到迅猛的发展。但这种妥协是暂时的，信息浪潮将席卷一切障碍，奔涌向前。

三、磁盘空间

计算机的软件系统和用户的信息以及辅助信息都以文件为单位，以磁信号的形式存放在磁盘上。为了存放这些文件，磁盘上必须拥有一定的空间，这就是磁盘空间。磁盘空间可以看做是信息空间的一个断面。是信息存储空间的一个子集。

磁盘空间依不同的需要可以归结成两种结构。

第一种结构叫做“物理结构”。按这种结构，整个磁盘空间被分为若干“面”，每个“面”又分为若干“道”，每个“道”又分为若干“扇区”，“扇区”是最小的存储单元，可以存储若干“比特”(Bit)的信息。磁盘上的每个面、道、扇区都有一定的编号，面、道、扇区的编号合起来的组合编号对应唯一的存储单元。磁盘上专门开辟若干存储单元作为目录区，每个文件存入磁盘时将在目录区中记载该文件名和占用的若干存储单元的组合编号及其顺序。将来要调用该文件时只要按顺序从若干存储单元中取出磁信号即可。

组合编号及其顺序就像科学编码，计算机用起来很方便，但人用起来就很不方便了。为此，人们将磁盘的结构做了另一种安排，叫做“逻辑结构”。按照“逻辑结构”，磁盘被分为若干目录(文件夹。下同。)，每个目录还可以有下级目录，每级目录中都可以存放若干文件。磁盘本身有个“根目录”，用户可以在其下创建“子目录”。如果把目录看做树根、树干、树枝，文件就是树叶，整个结构像一棵倒挂的树，所以被形象地称为“目录树”。利用目录树结构，用户可以方便地把大量的文件分门别类地存储和管理。

图12-4示意性地给出一个简单的会计电算化系统软件的目录树。

图12-4　一个会计电算化系统磁盘空间的结构示意图

［会计软件］中的［格式文件］子目录，是用来存放在传统的会计工作中已经习惯使用的各种账、证、表的格式文件的，好像是一个会计账簿商店。每创建一个新账套，这些格式文件就被复制到该账套中，好像该账套(核算单位)购买了需要的空白账、证、表似的。

当然，任何会计电算化系统的计算机硬盘中的内容都要远远多于图12-4所显示的。因为这里仅列出了会计电算化系统所必需的结构和内容。

在上述两种结构中，“物理结构”应该看做是实际的结构，“逻辑结构”是观念的结构，或者说是一种“索引”，是为方便人们使用而设计出来的。

磁盘空间仅是信息空间的一个断面，是信息在计算机中存储的形式。

四、时间空间

时间是一维的，在其上的一点是时点;其上两点间的距离是期间(习惯上也称之为时间)。两者统称时间。

任何运动都发生在一定的时点并占用一定的时间。资金运动也不例外。

会计将资金运动中的信息复制(利用信息的可复制性)到“自己”的信息系统中，从此，信息摆脱其生成环境，在信息系统中运动。信息在信息系统中运动，也发生在一定的时点并占用一定的时间。计算机会计信息系统中存储着各个时点上资金运动的信息，信息加工者和使用者们在另外一些时点上加工和使用信息，这些也同时占用一定的时间。所有上述时点和时间的集合，我们称作时间空间。

由于资金运动与其信息的分离、信息存储加工与使用的分离，所以时间空间呈现出多样性，本书以为需要注意实际时间、业务时间、操作时间、系统时间、登录时间及会计期间等时间的区别与关系。

(一)实际时间

也可称作绝对时间，这是宇宙运行决定的时间。在日常生活中，我们接触最多的是实际时间。实际时间是一维的和不可逆的。在计算机会计信息系统中，实际时间可以表示资金运动的时间，也可以表示加工信息的时间，还可以表示使用信息的时间。在某些情况下，需要专门说明。

(二)业务时间

指资金运动的时间。有两个问题需要注意:一是时间的准确性;二是时间的范围即期间的大小。前者是指有时人们习惯上(在手工会计中)或技术上(会计电算化系统中)用记账凭证的编制或输入时间当做业务时间。但实际上一般的记账凭证的编制时间可能是业务的实际时间，也可能不是。这在需要计算利息或按日对账的情况下尤其重要。后者是指有些资金运动占用的时间很短，只需指明发生时点或结束时点即可(如采购、入库、筹资等);但有些很长，就需分别指明发生时点和结束时点，即资金运动期间(如折旧、工资、管理费用等)。准确地指明业务时间是会计信息完整的重要方面，实现会计电算化后，技术上已经允许归集和汇总并输出任意期间的(例如跨月)数据，这一点就更加重要了。

(三)操作时间

也称作信息加工时间，指处理会计信息进行操作的时间。例如，编制输入记账凭证的时间、记账时间、汇总时间、查询时间、打印时间、编制报表时间等。

操作时间经常用自然时间考察。例如，某月某日输入的凭证、某月某日记的账、某月某日编制的报表等。

有时也用相对时间考察。如审核以后才能记账、记账以后才能编制报表等。

在计算机计算机会计信息系统中，我们还会遇到如下一些时间。

(四)系统时间

也称计算机系统时间，指计算机操作系统时钟所指示的时间，也是计算机自己能“意识”到的实际时间。但系统时间可以与实际时间一致，也可能不一致。例如，当时钟发生误差、或调整错误、或为回避病毒有意调错、或为处理特殊业务有意调错等情况时，系统时间和实际时间就会不一致。由于系统时间是可以调整的，所以是可逆的。许多会计软件以系统时间作为审计线索加以记录和保存，按照我们在这里的分析，似乎是有问题的。

(五)启用时间

即计算机计算机会计信息系统的启用时间。在手工会计中启用时间客观上也是存在的，只是由于这个时间与会计主体产生的时间往往一致，所以很少单独提出罢了。但我国大多数会计电算化系统的启用时间与会计主体产生的时间不一致，所以需要予以说明。会计电算化系统作为计算机信息系统，一旦开始使用，就有大量信息存储在计算机存储器中。为此，系统在开始存储这些信息之前，就需要开辟存储空间，确定存储格式。根据会计期间的划分，会计信息也是分别存放的，所以需要确定时间起点。有了系统启用时间，计算机系统将以此为起点，按照会计期间依次开辟存储空间，必要时还要为恢复以往的数据提供空间。而在启用时间之前，计算机系统就不用考虑了。

启用时间分为年、月、日三级。一般情况下，启用年之前的信息不予任何处理(即不能进行任何方式的输入、存储、加工、输出等);启用月之前的本年信息允许进行部分处理(如汇总数据等);目前启用日应该为1日，以避免会计数据过于零乱。启用日期可以与实际日期一致，也可以不一致。更多的情况是不一致。为了加快会计电算化工作的进度，可以将启用日期设置成早于实际日期;如果工作太忙，时间上安排不过来，也可以将启用日期设置成晚于实际日期，以便有较充分的时间进行初始化工作。

启用时间是计算机计算机会计信息系统时间空间的边界，一经确定，永远不得更改。

(六)登录时间

是指操作者进入系统的时间。可以看做是信息系统时间(相对于计算机系统时间)。可以与系统时间一致，也可以不一致。根据工作需要设置。

(七)会计期间

在我国传统的计算机会计信息系统中，以日历年、季度、月份作为会计期间的划分标准，这也是报表期间的划分标准。这样考虑大致有二:一曰统一口径、规范操作;二曰限制会计劳动的强度。从信息需求者的角度考察，这种划分是很难令人满意的。但这种状况之所以作为一种常规存在，应该看做是计算机会计信息系统的运作者和会计信息使用者之间“博弈”的结果。

实现会计电算化后，至少从技术上已经突破了上述限制，可以输出任意期间的信息，例如，任意10天或100天的会计信息。至于如何更有效地使用这些信息资源，恐怕还需突破一些观念上的束缚。首先是我们会计人员自身的观念需要更新，应该明白，我们作为信息系统的运作者，我们的“上帝”是信息的使用者。只有当我们的产品——会计信息——被“上帝”更多地需求时，我们存在的价值才能得到体现。其次，正因为如此，我们应该引导“上帝”们提出更多的需求，例如任意会计期间的信息等。

五、编码空间

如前所述，经过编码的信息叫做数据，同一信息，编码的方式不同，形成的数据也不同。例如桌子上有三个苹果，为了表达桌子上苹果的数量信息，可以用“3”、“三”、“叁”、“Ⅲ”、“11(二进制)”、“three”、“THREE”等不同编码方式形成的数据。这还只是符号形式的数据(文字)，另外还有声音形式的数据(语言)、图形形式的数据(静态)、图像形式的数据(动态)等。本书把编码方式的集合称作编码空间。

在人工信息系统中，各种信息通常用文字进行编码，即用词组表达概念，这样做的好处是便于书面记录且在交流中便于各方面的人们理解和记忆。但在计算机信息系统中，这些信息如仍都用文字词组来表达，虽然能够保留上述的优点，但也容易产生一些问题:例如用汉字表达的这些信息输入速度较慢、由于汉字表达的特点概念之间有可能混淆、汉字概念的简称和别称的定义往往很不一致、计算机很难识别人们习惯上常用的代用字甚至错字白字等等。另外用汉字表达信息编码往往较长(字数较多)，必将消耗更多的计算机资源。因此，对于某些信息，计算机信息管理技术往往是采用本书称之为科学编码的方式来解决。

简单地说，科学编码是指用有格式的、较简单的、计算机便于使用的方式进行的编码。本书以为，与科学编码对应的是自然编码。自然编码是指用人们习惯的，便于理解、记忆和人际交流的方式进行的编码，例如传统的语言、文字等。

像自然编码那样，科学编码也可以分类，比如按使用的代码元素，仅键盘可以直接输入的就有数字码、字母码、混合码等;按编码的方法可以分为顺序码、组码、群码等。

其中数字码是指用0，1，2，…，9等10个数字符号进行的编码。其优点是大小关系清楚、便于设置校验位、便于对数字敏感的会计人员使用。缺点是表现力较低，一位数字符号只能表达10种信息(最大为10进制)。字母码是指用A，B，C，…，Z等26个字母符号进行的编码。其优点是表现力较高，一位字母符号可以表达26种或52种信息，且较便于利用汉语拼音或英语的缩写与自然编码沟通。混合编码是指用数字和字母符号混合进行的编码。

顺序码是指按信息出现的先后顺序进行连续性编码的方法。自然数序列是最常见的顺序码。其优点是码位简短、编制简单、易于管理，尤其是便于计算机自动编码。缺点是按此方法形成的数据本身信息含量低，只有顺序信息。在手工计算机会计信息系统中，记账凭证的编号就属于顺序码，会计电算化系统仍然沿用了这一编码方法。

组码是指在将信息(管理对象)分类的基础上，给每类信息一个编码区间，在区间内按顺序编码的方法。例如用2002 ＊＊＊＊(*代表任意数字，下同。)表示2002级学生学号、用2003 ＊＊＊＊表示2003级学生学号等。组码比顺序码占用的位数多，但信息含量较大。

群码是指组码和顺序码的混合编码方法。在会计电算化系统中最典型的要数会计科目的编码。通常用前3位表示一级科目，第4、5位表示二级科目，第6、7位表示三级科目，……群码的优点较多:层次性高、信息含量丰富、便于计算机处理等。主要缺点是占用位数多。群码是使用较广泛的编码方法。

实际上，自然编码和科学编码并无本质上的不同，两者的最大区别在于服务对象不同:自然编码注重向人传递信息;科学编码注重方便计算机管理信息。

为了保证信息在人际空间、时间空间、人机空间(之间)的畅通运动，许多人试图创建同时符合两种原则的编码方案，但至今成效甚微。作为现实的解决办法之一，是同时保留自然编码和科学编码，在计算机内通过索引技术将两种(或多种)编码建立联系，做到既方便人阅读，又方便计算机管理。例如，进行会计科目管理时，可同时用科目的编号、名称、助记码进行编码，并在三者之间建立索引，使用任何一种编码都可以确定某个科目。

上述索引实际上是在编码空间中各点之间建立的联系。

六、功能空间和状态空间

计算机初学者常问:计算机能做什么?答曰:任何事情。

更准确地说:任何信息方面的事情。

计算机初学者亦常问:这个键是干什么的?答曰:不一定。

或曰:视状态而定。

如果你对上述答案还不满意，就让我们从“功能空间”和“状态空间”的角度来讨论上述问题的答案。

计算机通过提供特定的“功能”为我们做指定的事情。随着计算机技术的发展，计算机提供的功能越来越多，能为我们做的事情也越来越多。这些功能的集合组成“功能空间”。

任何一项功能，都是计算机软件“指挥”计算机硬件提供的。一般地，每个软件都能提供若干功能，这些功能的集合组成“功能子空间”。其中的每一功能都是软件中某模块或某程序段或某命令运行的结果。应该注意到，上述模块或程序段或命令往往都必须在指定的状态下才能运行或才能被调用。

在这里，状态是指在指定硬件上运行指定软件或其模块或程序段或命令而形成的环境状况。

在计算机能提供的诸多功能中的每一项功能，都需在特定状态下调用;另一方面，计算机的每一特定状态，都只能提供某一或某几个功能。

计算机的所有状态的集合，组成“状态空间”。“状态空间”与“功能空间”是通过命令建立影射关系的两个空间。

例如，在会计电算化系统中的查询状态，可调用各种账、证、表的查询功能，但不能调用输入、修改等功能。

在多数情况下，“状态空间”的结构像一棵树(类似于目录树)。计算机硬件是树根，计算机软件是树干和树枝。每个状态是树上的一个分枝，计算机系统所提供的功能是这棵树上的树叶。每个状态支持一组(若干个)功能。如果你能以最简捷的路线在这棵树上(状态空间)进退、跳转，你就能从容不迫地调用计算机所提供的各种功能。

你的计算机拥有更多、更好的软件，你就拥有了更大的“功能空间”。换句话说，此时计算机就可以帮你做更多的事情。