账务处理系统初始化认知

任务一　账务处理系统初始化认知

任务描述

目前，神州光明机械制造公司手工资料的整理已经初步完成，会计电算化管理制度已经建立并逐步完善，现在需要启用各种账簿，并核实各账簿的期初数据，为下一步的日常处理做好准备。

任务分析

神州光明机械制造公司已经初步建立会计电算化账套，需要启用各子系统，并将已经整理好的各子系统的初始数据依次输入到计算机中，进行试算，才能顺利完成账务处理系统初始化工作。

相关知识

一、账务处理系统概述

为了适应计算机管理的需要，将设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的子系统称为账务处理系统。账务处理系统是会计电算化系统的一个子系统，在有些会计软件系统中也称作总账系统。

（一）账务处理程序

账务处理程序是指从收集、整理原始凭证开始，通过编制或输入记账凭证，登记账簿，并为编制会计报表做好准备的过程。

1．手工方式下账务处理的程序

手工方式下账务处理的程序如图2-1所示。

图2-1　手工方式下账务处理的程序

2．电算化方式下账务处理的程序

在手工处理流程的基础上，电算化账务处理的具体操作步骤归纳如下。

1）将有关会计凭证（包括由手工输入的记账凭证和由系统自动产生的机制凭证）输入或转入到账务处理系统，并存入临时凭证数据库。

2）对记账凭证进行审核签字后，进行自动记账处理，形成记账凭证文件和账簿文件，同时按会计科目汇总数据并更新科目汇总文件。

3）按照设置的输出条件，生成各种正式的总分类账、日记账、明细分类账账簿和科目汇总表。

电算化账务处理系统数据流程如图2-2所示。

图2-2　电算化账务处理系统数据流程

3．电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较

电算化账务处理程序是在手工账务处理程序的基础上，根据计算机数据处理的特点形成的。两者之间的差异表现在以下几点。

（1）账务处理流程的灵活性不同

手工方式在一个会计年度内只能产生一种账务处理程序的会计信息；电算化方式下可以在一个账务处理系统中完成多种账务处理流程，并能产生多种账务流程下的账簿信息。

（2）会计数据的存储方式有所不同

手工方式下会计数据都保存在纸介质上；而在电算化方式中，更多的会计数据被保存在磁介质（如计算机硬盘、软盘）或光电介质上。

（3）会计数据与会计信息阅读方式不同

在手工方式下，会计数据与会计信息阅读环境的要求不高；而在电算化方式下，用户必须借助于计算机程序和会计软件进行阅读。

（4）数据处理的起点不同

手工方式下的账务处理是从原始凭证的填制与审核开始的；而在电算化方式下，账务处理过程中输入的可以是原始凭证，也可以是记账凭证或其他子系统自动生成的机制凭证。

（5）会计数据处理过程的规范性不同

手工方式下的会计数据处理的规范性不高；而在电算化方式下，实现数据在系统规范方式下的标准化处理，使数据变得十分规范。

（6）会计处理结果的正确程度不同

手工方式下的会计数据处理容易发生差错；而电算化后，则可以保证在记录、计算、汇总等操作或处理环节的正确性。

（二）账务处理系统的功能结构

通用账务处理系统的账务处理程序包括系统设置、凭证处理、记账结账、账证输出、辅助核算及系统服务等功能。账务处理系统的功能结构如图2-3所示。

图2-3　账务处理系统的功能结构图

账务处理系统各功能模块的主要作用如下所述。

（1）系统设置

系统设置的作用包括账套初始设置、将通用软件转化为适合具体单位特点的专用软件。

（2）凭证处理

凭证处理是账务处理系统会计数据的重要入口，只有保证输入的凭证准确无误，后面的明细账、总账等才不会出现手工方式下的一些常规的数据转登的错误。

（3）记账结账

记账结账是账务处理系统会计数据处理的核心，其主要工作由系统自动完成。

（4）账证输出

账证输出是为用户提供财务信息的一个重要出口，通过它可以同时查看各种明细账、总账科目汇总等内容。

（5）辅助核算

通过辅助核算，实现会计核算软件向会计管理软件的过渡。

（6）系统服务

系统服务用来维护账务处理系统数据的安全和完整。

二、通用账务处理系统的操作过程

通用账务处理系统的账务处理数据流程如图2-4所示。

图2-4　账务处理数据流程

1．新建核算单位

首次使用通用账务处理系统时，用户必须先在系统中建立本单位会计核算需要的账套。

2．账套初始设置

用户首次进入新建账套时，必须对通用账务处理系统进行一系列的初始设置，将其转化成本单位专用的账务处理系统。

3．编制记账凭证

经济业务发生后产生的原始数据，必须先以“记账凭证”的形式录入系统。

4．审核记账凭证

为了防止将错误的凭证记账，应对已录入的记账凭证进行正确性审核，即审核记账凭证是系统自动记账的前提条件。

5．记账

系统自动将已审核的凭证及其数据在有关库文件之间进行转移、传递和更新，以备用户进行财务管理。

6．账证输出

用户通过查询和打印机内有关账证表数据来获得各类财务信息。

7．自动转账及自动结转汇兑损益

系统期末自动将用户定义的“结账类”自动分录生成机制凭证，并审核记账或直接记账；有外汇核算业务的单位，应进行期末结汇处理；机制的结汇凭证也要审核记账或直接记账。

8．自动结转期间损益

系统期末将“损益类”账户的余额自动结转为零，机制的结转损益凭证也要审核记账或直接记账。

9．试算平衡与对账

在结账前，系统自动进行试算平衡和对账。

10．结账

本期经济业务全部处理完毕后，用户应按期结账。结账后，用户也可以进行账证输出操作。

11．辅助核算与管理

用户根据财务管理的需要，在基本账务处理的基础上，进行银行对账等有关账务辅助核算和管理。

三、账务处理系统初始化的内容

企业在由手工会计系统向会计电算化系统转化的时候，为了保持不同会计期间会计数据的连续性，需要将手工会计下形成的会计数据输入到财务软件当中来，这个过程就是初始化的过程。账务处理系统初始化包括会计科目设置、系统参数设置、辅助核算设置和账务系统初始数据录入等内容。

任务实施

实例2-1　启用光明公司各子系统，并查看各操作员的操作权限。

系统启用是指设置各子系统开始使用的日期。系统启用有两种方法：当用户完成账套的创建时，可以立即进行系统启用的设置；如果未选择立即启用，则需要在“企业应用平台/基础设置”功能中进行设置。

操作步骤

在“系统启用”对话框中，在需要的功能模块如“总账”前进行勾选，出现对勾并弹出如图2-5所示的“日历”对话框，选择好启用年度、月份和日期，单击【确定】按钮。系统提示“确实要启用当前系统吗？”，单击【是】，完成系统启用。

图2-5　“系统启用”对话框

温馨提示

只有系统管理员和账套主管拥有系统启用权限，系统启用的会计期间必须大于等于账套的启用期间。