设置会计科目及系统参数

任务二　设置会计科目及系统参数

任务描述

神州光明机械制造公司2010年3月末的相关资料如下。

1）公司拥有银行账号3个，分别为：建设银行南苑分行（人民币账号：3212355555800800），中国银行鼓楼支行（美元账号：7898766633000220；港元账号：4565488844200010）。汇兑损益记入财务费用账户。银行转账结算方式有支票（包括现金支票和转账支票）、银行汇票、银行本票、汇兑、信用证、保函、转账通知等种类。

2）会计凭证按收、付、转或现、银、转分类。其中，收、付凭证或现、银凭证须经出纳人员签章。

3）公司业务涉及美元和港元，均采用期初固定汇率记账，月末一次性调整汇率。2010年3月末的汇率为：美元1:7.2，港元1:0.92。

4）公司业务处理控制参数设置要求如下。

①凭证参数：凭证制单时，采用序时控制；不进行支票管理；资金往来赤字控制；可使用其他系统受控科目；制单权限不控制到科目；不可修改他人填制的凭证；打印凭证页脚姓名；凭证审核时控制到操作员；出纳凭证必须经出纳签字等。

②账簿参数：账簿打印位数、每页打印行数等按系统已设定标准；明细账打印按年排页等。

③会计日历参数：1月1日至12月31日；其他：数量小数位和单价小数位为2位；部门、个人、项目按编码方式排序。

任务分析

在了解相关知识的基础上，以账套主管的身份登录财务软件，进行会计科目、凭证类型、外汇汇率等系统参数的设置。

相关知识

一、会计科目及其编码设置

设置会计科目是会计核算方法之一，也是账务系统初始化的关键。商品化会计软件必须具有通用性强的特点，而会计电算化系统的统一性主要取决于是否可以根据需要灵活地建立会计科目，各单位可以根据本单位的经济业务进行相应的设置。

（一）设置会计科目编码的原则

1．系统性原则

对总账科目和规范的二级科目编码的设置必须符合会计制度的有关规定，全部科目编码形成一个系列。

2．唯一性原则

要保证每一个代码对应唯一的一个会计科目。

3．简洁性原则

在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求使编码简单明了。

4．可扩展性原则

在设计编码时，一定要充分考虑各方面的要求。明细科目的代码长度通常是以这一级次科目最大可能达到的个数来确定的。

（二）设置会计科目编码的内容

设置会计科目的主要任务是对会计科目的增加、删除、修改等进行管理。

1．增加会计科目

录入会计科目时需要考虑并顺序输入以下内容。

（1）科目编码

会计科目编码是指在软件系统中为会计科目确定的统一编码。科目编码通常只用数字来表示，如“银行存款”科目编码为“1002”，“应交税费”科目编码为“2221”，“应交税金——应交增值税”科目编码为“222101”，“应交税金——应交增值税——进项税额”科目编码为“22210101”。

（2）科目名称

科目名称即输入会计科目的中文名称，要求科目名称与科目编码一一对应，不可重复，且必须输入。多数会计软件对会计科目名称都有长度限制。

（3）科目类型

企业的科目类型为六大类，即资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类。会计软件也将科目类型设置成六大类，可供选择。科目类型一般只在一级科目设置，下级科目的类型与其上一级的科目类型相同。

（4）账页格式

账页格式用于定义会计科目在账页打印时的格式，通常有三栏式、多栏式、数量金额式等。例如，用友软件提供金额式、外币金额式、数量金额式和数量外币式四种形式。

（5）助记码

助记码是帮助用户快速地记忆科目的代码。其作用是加快录入速度，减少汉字的录入量如“银行存款”的助记码为“YHCK”。

（6）科目特定核算——外币核算和数量核算

外币核算：系统提供会计科目是否进行外币核算的选择，并且要指定外币名称。数量核算：系统提供会计科目是否需要在数量上进行核算的选择，若选择则要输入数量单位。

（7）辅助核算

辅助核算是指除了进行总账、明细账的核算之外，科目本身还进行的其他一些核算。系统提供了数量核算、外币核算、部门核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算、项目核算等辅助核算项，以供选择。

（8）受控系统

若选择指定系统（如应收系统、应付系统、存货核算等）的名字，则该科目只允许指定系统使用，而其他系统不能使用。若选择无，则该科目可以在总账等系统中使用。

（9）其他核算

定义会计科目是否参加日记账、银行账的核算。

2．删除会计科目

被删除的科目需要符合以下条件。

1）科目未被其他设置项使用。

2）没有任何一张记账凭证用到该科目。

3）该科目没有建立明细科目。

3．修改会计科目

修改会计科目时应注意以下几点。

1）科目编码不能被修改。

2）科目已被其他设置项使用时不能被修改。

3）凡已建有下级科目的科目不能被直接修改。

4．查找会计科目

查找会计科目，一是在科目表中查寻指定特征的会计科目，二是查询某一科目的各项设置参数。

5．指定会计科目

由用户指定适用某一特殊功能的会计科目，这项操作被称为指定科目。例如，将“现金”科目指定为现金日记账科目，将“银行存款”科目指定为银行存款日记账科目等。

二、业务控制参数设置

账务处理系统中的系统参数设置将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。

（一）凭证参数设置

凭证参数设置通常包括以下一些项目。

1．制单序时控制

若勾选此项，则在制单操作中保存凭证时，系统默认凭证的编号必须按照日期的先后顺序排序，即日期和凭证号同步增加。若不勾选此项，则表示不按序时制单。

2．支票控制

若勾选此项，当制单时录入了未在支票登记簿中进行登记的支票号，则系统自动提供登记支票的功能。

3．资金往来及赤字控制

选择该项，当制单时资金及往来科目或全部科目的最新余额出现负数时，系统会自动给出提示或不允许保存；“赤字控制方式”选择“提示”，系统只提示该科目出现负数；若选择“严格”，则系统不允许保存该凭证。

4．可以使用应收受控科目

如果某科目是应收系统的受控科目，只允许应收系统使用此科目制单，而总账系统制单时不能使用，以防止重复性制单；但如果想在总账中使用这类科目制单，则可以选择。

5．自动填补凭证断号

若选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统会按照凭证类别自动查询本月的第一个断号并将其默认为新增凭证的编号。若没有断号，系统自动确认为新号。

6．批量审核凭证进行合法性校验

选择此项，则系统在执行批量审核凭证时自动进行二次审核，以确保凭证输入的正确性

7．凭证录入时结算方式及票据号必录

选择此项，当录入凭证时分录中出现了银行科目或往来科目时就必须输入结算方式和票据号

8．其他

除以上主要参数外，还有“凭证编号方式”、“现金流量参照科目”等内容。

（二）账簿参数设置

1．明细账查询权限控制

此设置主要是对操作员的查询和打印权限作进一步细化。例如，只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细账。

2．打印位数设置

此操作主要是对摘要、金额、外币、数量、汇率、单价等栏目宽度进行设置。

3．每页打印行数设置

可对凭证每页的行数及明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。

（三）权限设置

1．制单权限控制到科目

若勾选此项，表明制单时操作员只能够使用具有权限的科目进行制单。若不勾选此项，则表明制单权限不对科目进行控制。

2．制单权限控制到凭证类别

需要预先设置科目权限，再勾选此项，表明制单时系统只显示当前操作员有权限的凭证类别。

3．操作员进行金额权限控制

若勾选此项，则系统会对不同金额权限级别的人员进行金额大小的控制。

4．凭证审核控制到操作员

若勾选此项，则只允许某个有审核权限的操作员审核本部门操作员填制的凭证；反之，不予控制。

5．出纳凭证必须由出纳签字

若勾选此项，则要求出纳凭证即有现金、银行存款科目的凭证必由出纳员签字后方能记账；反之，则不签字即可记账。

6．凭证必须经由主管会计签字

若勾选此项，则要求所有凭证必须由主管会计签字后方能记账。反之，则不签字即可记账。

7．允许修改、作废他人填制的凭证

若勾选此项，则操作员可以修改、作废他人填制的凭证；反之，则不允许修改。

（四）其他参数设置

1．会计日历设置

会计日历设置用于查看各个会计期间的起始日期与结束日期以及启用会计年度和启用日期。账套启用后，会计期间与启用日期就不能再被修改。

2．小数位数设置

小数位数设置用于设置系统中所涉及的数量、单价等内容的小数位数。多数软件的默认小数位数都是2位，个别软件提供了2～6位小数供用户选择。

3．排序方式设置

排序方式设置主要遵循显示或打印部门、客户、员工等项目内容的排列规则。

三、凭证类别及结算方式设置

（一）凭证类别设置

1．凭证分类方式

在进入账务处理系统录入之前，必须先设置好凭证类别。每个单位可以根据自己的记账习惯来设置凭证类别。常见凭证分类方式有以下几种。

1）只设通用记账凭证类型。一般来说，这种设法适合于业务量较少的单位。

2）按凭证所反映的业务类型，将凭证划分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三类。

3）按凭证是否涉及现金或银行存款的内容，将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证三类。

4）将上述凭证进一步细分为现金收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和转账凭证五类。

2．设置凭证类别的限定条件

一般来说，通用财务软件可以对凭证类别的科目范围进行限制。通常情况下，财务软件系统提供以下五种科目限制条件。

（1）借方必有

制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目发生。

（2）贷方必有

制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目发生。

（3）凭证必有

制单时，此类凭证借方或贷方至少有一个限制科目发生。

（4）凭证必无

制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目发生。

（5）无限制

制单时，此类凭证可使所有合法的科目发生。

例如，将收款凭证的约束条件设定为“借方必有科目”、“1001，1002”，将转账科目的约束条件设定为“借贷必无科目”、“1001，1002”。

（二）结算方式设置

一般的通用财务软件提供设置结算方式的功能是为了提高对结算方式的管理和与银行对账的效率。该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式设置包括结算方式编码、结算方式名称和票据管理标志的设置。

1．结算方式编码

此操作用以标志某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，而且录入值必须唯一。

2．结算方式名称

用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，而且录入值必须唯一。结算方式名称一般用汉字或英文字母表示。

3．票据管理标志

用户可以根据实际情况，通过单击复选框来选择该结算方式下的票据是否要进行票据管理

四、外币及汇率设置

外币及汇率设置的主要内容有币别设置、汇率方式选择、折算方式设置、汇率小数位数设置等内容。

1．币别设置

币别设置用于定义所使用外币的符号与名称。例如，美元符号为“USD”或“$”，名称为“美元”；日元货币符号为“JPY”等。

2．汇率方式选择

汇率方式选择即选择使用固定汇率还是浮动汇率。

3．折算方式设置

外币汇率的标价方法有直接标价法和间接标价法两种。

采用直接标价法汇率的折算公式为：本位币=外币/汇率。

采用间接标价法汇率的折算公式为：外币=本位币×汇率。

4．汇率小数位数设置

此操作用来定义各种外币汇率的小数位数。

5．最大折算误差设置

最大折算误差设置即确定系统折算误差警示功能的误差极限。

6．记账汇率设置

记账汇率是指操作员在平时填制凭证和记账时所使用的汇率。

7．调整汇率设置

调整汇率设置即月末时以该汇率对外币进行折算，并将折算额与外币账户的期末余额进行比较，从而计算出该期汇兑损益额的汇率。

任务实施

实例2-2　设置光明公司的会计科目。

1．增加会计科目（以增加“100201”工行存款户为例，说明如何增、改和删会计科目）

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”窗口中，执行“基础档案”功能。在“财务”菜单下，选择“会计科目”项目，即可进入“会计科目”窗口。在“会计科目”窗口，单击工具栏上的【增加】按钮，或者执行“编辑”菜单下的“增加”命令，弹出“新增会计科目”对话框，如图2-6所示。

图2-6　“新增会计科目”对话框

2）在“新增会计科目”对话框中的“科目编码”、“科目名称”里分别输入“100201”、“工行存款”，“科目类型”、“账页格式”栏一般由系统自动选择；勾选“日记账”、“银行账”两项。单击【确定】按钮后可保存退出。以同样的方法可继续增加其他科目。

温馨提示

若在建立账套时勾选了“按行业性质预留科目”，系统就会自动提供标准一级会计科目，企业在设置会计科目时可根据自身需要修改部分会计科目便可使用；如果在“系统管理”中未勾选“按行业性质预留科目”，就需要会计人员根据企业需要来自行设置全部会计科目。

在增加会计科目时，应先设置上级科目再设置下级科目。会计科目一经被使用（如已经录入了余额或填制了凭证），就不允许进行科目升级处理。

2．复制会计科目

（1）个别复制科目（以复制“100201工行存款户”为“100202农行存款户”为例）

操作步骤

在“会计科目”窗口中先选择被复制对象，在工具栏“编辑”菜单的下拉菜单中单击“复制”。在出现的“新增会计科目”对话框中，直接修改相关栏目的内容后，如图2-7所示，单击【确定】按钮，再单击【关闭】按钮返回“会计科目”对话框。

图2-7　个别复制科目

（2）成批复制科目（以将“6001主营业务收入”的下级科目“600101B产品”复制成“640主营业务成本”的下级科目为例）

操作步骤

在“会计科目”窗口的“编辑”菜单中单击“成批复制”。在“成批复制”对话框中，输入源科目（被复制科目）的一级编码：6001，再输入目标科目（要复制的科目）的一级编码6401，如图2-8所示。还可根据需要勾选“数量核算”、“辅助核算”等内容。最后单击【确定】按钮，即可实现成批复制。

图2-8　“成批复制”对话框

温馨提示

如果想加快科目输入速度，可以利用复制会计科目功能，把性质相近的科目进行单个或成批复制，然后稍加改动即可完成增加会计科目的工作。

当某一会计科目的下级与另一会计科目的下级内容相同或近似时，可以将某一科目的下级科目成批复制到另一科目中作为其下级科目，再略作调整即可。

3．修改会计科目（以“1001库存现金”科目修改为例）

操作步骤

1）在“会计科目”窗口中将光标指向需要修改的会计科目上，单击【修改】按钮，或者双击该科目，或者执行“查看/修改”菜单，即可弹出“会计科目_修改”对话框，如图2-9所示。

图2-9　“会计科目_修改”对话框

2）单击下方的【修改】按钮，进入修改状态后，根据需要进行修改。再单击【确定】按钮，完成修改。最后单击【返回】按钮，可回到“会计科目”窗口。

温馨提示

已经使用过（已制单或已录入期初余额数据）的科目不能进行修改，若要修改，必须先取消使用状态（录入余额清零、取消制单）后，再进行修改。

非末级会计科目的编码不能修改和删除，已经使用过（已录入余额或已制单）的末级会计科目无法修改科目编码。

4．删除会计科目（以删除“1123预付账款”科目为例）

操作步骤

在“会计科目”窗口中将光标定在某一科目上，单击【删除】按钮，系统弹出提示对话框，如图2-10所示。单击【确定】按钮，即可将该科目删除。

图2-10　删除科目

温馨提示

如果会计科目已被制单或已录入期初余额，则不能删除；如果想予以删除，则需要取消使用状态，即取消制单或将该科目余额清零。被指定为“现金”、“银行科目”的会计科目不能删除，如果想删除，要先取消指定。

5．指定会计科目

操作步骤

1）在“会计科目”窗口中选择“编辑”菜单，单击“指定科目”菜单，出现“指定科目对话框，如图2-11所示。单击“现金总账科目”单选按钮。在左框“待选科目”中，选“100库存现金”科目后，单击【>】按钮或双击该科目，右框“已选科目”中显示该科目的内容单击下方【确认】按钮即可完成“库存现金”科目的指定。

2）“银行总账科目”、“现金流量科目”的指定操作同上述步骤。

图2-11　“指定科目”对话框

温馨提示

系统只有指定科目后才能执行出纳签字，从而实现库存现金和银行存款管理的保密性，才能查看库存现金和银行存款日记账。

6．设置会计科目辅助项目

操作步骤

1）在“会计科目”窗口中选择需要设置辅助标志的科目，单击【修改】按钮，进入“会计科目_修改”对话框。在“会计科目_修改”对话框中单击下方的【修改】按钮，进入修改状态。

2）选择“辅助核算”选项框中的“客户往来”复选框，单击【确定】按钮，如图2-1所示。

图2-12　辅助核算标记

3）其他辅助核算的设置与以上步骤相同。

实例2-3　设置光明公司的业务处理控制参数。

1．凭证参数设置

操作步骤

1）在企业应用平台“业务工作”中执行“财务会计”功能，单击“总账”菜单下“设置”中的“选项”，系统弹出“选项”对话框，可以进行各项参数设置。

2）如图2-13所示，在“选项”对话框中单击【凭证】标签按钮，进行“制单控制”、“凭证控制”和“凭证编号方式”等参数设置。设置完毕，再单击【确定】按钮即可返回主界面。

图2-13　“凭证”标签页

2．账簿参数设置

操作步骤

1）在“选项”对话框中单击【账簿】标签按钮，屏幕显示为如图2-14所示的对话框。

图2-14　“账簿”标签页

2）单击【编辑】按钮，进行相关选择后单击【确定】按钮返回。

温馨提示

凭证、账簿套打：可以选择打印在普通白纸上，也可以打印在用友公司提供的专用纸上。

3．会计日历及其他参数设置

操作步骤

1）在“选项”对话框中单击【会计日历】标签按钮，可以查看启用会计年度和启用日期屏幕显示为如图2-15所示的对话框。

图2-15　“会计日历”标签页

2）在“选项”对话框中，单击【其他】标签按钮，在“数量小数位”、“单价小数位”、“本位币精度”栏内分别输入“2”，并选择部门、个人、项目的排序方式，单击【确定】按钮即可。

温馨提示

部门排序方式：在查询部门账或参照部门目录时，可以按部门编码排序，也可以按部门名称排序。

个人排序方式：在查询个人账或参照个人目录时，可以按个人编码排序，也可以按个人名称排序。

项目排序方式：在查询项目账或参照项目目录时，可以按项目编码排序，也可以按项目名称排序。

实例2-4　设置光明公司的凭证类别及结算方式。

1．凭证类别设置

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“财务”菜单下单击“凭证类别”项目，即可进入“凭证类别预置”对话框，如图2-16所示。

图2-16　“凭证类别预置”对话框

2）在“分类方式”框中，点选“收款凭证　付款凭证　转账凭证”选项。单击【确定】按钮，弹出“凭证类别”对话框，如图2-17所示。

图2-17　凭证类别设置

3）单击工具栏上的【修改】按钮，在“类别字”框中点选“收”选项，在“类别名称”栏内输入“收款凭证”，双击收款凭证后边的“限制类型”栏，在“限制类型”下拉框中选择“借方必有”；双击“限制科目”栏，弹出“科目参照”窗口，依次选择：1001，1002。单击【确定】按钮。

4）其他两种凭证类别的设置与上述步骤相同。全部内容设置完毕后，单击【退出】按钮返回到账务系统主菜单。

温馨提示

当选中凭证类别后，需要设置该种类凭证的限制条件。所谓限制条件，指的是限制该类凭证的使用范围，包括限制类型和限制科目；如果限制科目是非末级科目，则制单时其所有下级科目都会受到同样的限制。

2．结算方式设置

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“收付结算”菜单下选择“结算方式”项目，进入“结算方式”窗口进行设置，如图2-18所示。

图2-18　“结算方式”窗口

2）单击工具栏上的【增加】按钮，在右侧“结算方式编码”中输入“202”、“结算方式名称”中输入“转账支票”，选中“是否票据管理”复选框。输入完成后，单击【保存】或【增加】按钮。

3）以同样的方法输入其他结算方式。

实例2-5　设置光明公司外币汇率。

操作步骤

1）在企业应用平台“基础设置”页签中执行“基础档案”功能，在“财务”菜单下选择“外币设置”项目，即可弹出“外币设置”对话框，如图2-19所示。

图2-19　“外币设置”对话框

2）在“外币设置”对话框中选择“固定汇率”；在“币符”栏内输入“USD”；在“币名”栏内输入“美元”；在“折算方式”下选择“间接汇率”；在“汇率小数位”栏内输入“2”。单击【确认】按钮。设置完成后，单击【退出】按钮返回“基础档案”窗口。

3）其他外币汇率的设置与上述方法相同。