供应链管理系统初始化

任务一　供应链管理系统初始化

任务描述

为了实现企业财务业务、物流、资金流管理的统一，光明公司不仅启用了财务管理系统，同时也启用了采购、库存、存货、销售等现代化管理系统，要求企业的相关管理人员熟练运用各个系统对企业进行科学化管理。

任务分析

供应链管理是财务业务、物流、资金流管理的一体化管理。本次任务主要是理清供应链管理系统中各子系统之间的关系，运用电算化手段进行采购管理、销售管理、库存管理、存货管理以及应收应付核算的初始化设置。

相关知识

一、供应链管理系统认知

供应链涉及产品自原材料至最终用户移动过程中全部相关的活动。它包括资源、采购、产品设计、生产计划、物料管理、订单处理、库存管理、运输、仓储管理和客户服务。特别重要的是，它还包含了信息系统，信息系统在连接供应链各个环节中具有非常重要的意义。

供应链不仅是一条连接供应商到用户的物料链，而且是一条增值链，物料在供应链上因加工、运输等过程而增加其价值。这条供应链应该是一个围绕核心企业的网链，而不仅仅是一个简单的从供应商到用户的链结构。

供应链管理以企业购销存业务环节中的各项业务为对象，不仅记录各项业务的发生，而且有效跟踪其发展过程，为财务核算、业务分析、管理决策提供依据，并实现财务业务一体化全面管理，实现物流、资金流管理的统一。

二、供应链管理系统的功能模块

企业采用供应链管理系统，可以增加预测的准确性，减少库存，提高发货供货能力；提高生产效率，降低供应链成本；减少总体采购成本，缩短生产周期，加快市场响应速度。同时，提供了对采购、销售等业务环节的控制以及对库存资金占用的控制，完成了对存货出入库成本的核算；使企业的管理模式更符合实际情况，制定出最佳的企业运营方案，实现管理的高效率、实时性、安全性、科学性。

供应链管理系统主要包括采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等主要系统，同时，采购与应付款管理、销售与应收款管理也密不可分。所以，我们对这些内容在供应链管理系统中一并介绍。

三、供应链管理系统的数据流程

供应链管理系统的数据流程如图7-1所示。

图7-1　供应链管理系统的数据流程

四、供应链管理系统初始化

（一）启用系统

依次启用供应链管理系统（采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、应收、应付系统），如图7-2所示。

图7-2　启用供应链管理系统

（二）设置基础档案

存货核算系统是供应链管理系统与财务系统联系的桥梁，各种存货的购进、销售以及其他出入库业务，均在存货核算系统中生成凭证，并传递到总账。设置存货核算系统业务科目的目的是为了快速、准确地完成制单操作。

1．存货分类

在企业的日常购销业务中，经常会发生一些劳务费用，如运输费、装卸费等。这些费用也是构成企业存货成本的一个组成部分，并且它们可以拥有不同于一般存货的税率。为了能够正确反映和核算这些劳务费用，一般在存货分类中单独设置一类，如“应税劳务”或“劳务费用”。

2．计量单位

计量单位用于解决存货的财务计量单位、库存计量单位、销售发货单位等不同的问题。要设置计量单位，必须先增加计量单位组，然后再在该组下增加具体的计量单位内容。计量单位组可以分为无换算、固定换算、浮动换算三种类别。

无换算计量单位组的计量单位都以单独形式存在，即相互之间不需要输入换算率，而且全部缺省为主计量单位。

固定换算的计量单位组有多个计量单位，其中包括一个主计量单位和多个辅计量单位。

浮动换算的计量单位组有两个计量单位，其中包括一个主计量单位和一个辅计量单位。可以设置主辅计量单位之间的换算率，如一箱啤酒为24听，则24就是辅计量单位“箱”和主计量单位“听”之间的换算比。

3．存货档案

存货档案主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种存货信息，以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。本功能完成对存货目录的设立和管理，随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。存货档案编辑界面通常有四个页签，即基本页、成本页、控制页和其他页，如图7-3所示。

图7-3　存货档案编辑界面

以下是主要栏目说明。

1）“存货编码”、“存货名称”、“计量单位组”、“主计量单位”等四个栏目为必填项，且存货编码必须唯一。

2）库存（成本、销售、采购）系统默认单位：对应每个计量单位组均可以设置一个且最多设置一个库存（成本、销售、采购）系统缺省使用的辅计量单位。

3）销项税率：此税率为销售单据上该存货默认的销项税率，默认为17，也可以修改。

4）是否折扣及折扣属性：如果选择“是”，则在采购发票和销售发票中录入折扣额。该属性的存货在开发票时可以没有数量，只有金额；或者在蓝字发票中开成负数。

5）“存货属性”：设置存货属性的目的是在填制单据参照存货时缩小参照范围，如果未正确设置存货属性，则会导致相关业务开单或开票时无法参照该存货。

“内销”、“外销”：用于发货单、销售发票、销售出库单等与销售有关的单据参照使用，表示该存货可用于销售。

“外购”：用于购货所填制的采购入库单、采购发票等与采购有关的单据参照使用，在采购发票、运费发票上一起开具的采购费用，也应设置为外购属性。

“生产耗用”：存货可在生产过程被领用、消耗。生产产品耗用的原材料、辅助材料等在开具材料领料单时参照。

6）“劳务费用”：指开具在采购发票上的运费费用、包装费等采购费用或开具在销售发票或发货单上的应税劳务。

7）“是否批次管理”：对存货是否按批次进行出入库管理。该项必须在库存系统账套参数中选中“有批次管理”后，方可设定。

8）“是否保质期管理”：有保质期管理的存货必须有批次管理。因此，该项也必须在库存系统账套参数中选中“有批次管理”后，方可设定。

4．仓库档案

存货一般是用仓库来保管的，要对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理。因此，进行仓库设置是使用供应链管理系统的重要基础准备工作之一。

第一次使用本系统时，应先将本单位使用的仓库预先输入到系统中，即进行“仓库档案设置”。在本系统中，可以对操作员管理仓库的权限进行控制，包括查询权限和录入权限。

5．收发类别设置

收发类别设置是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而进行的设置，表示材料的出入库类型可以根据本单位的实际需要自由、灵活地进行设置。

6．采购类型设置

采购类型是企业对其采购业务的不同分类，主要是为了按照不同的采购类型进行统计的需要。

采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如：从国外购进、国内纯购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为在建工程采购等。

7．单据设计

单据设计是指对供应链管理系统中所使用的单据的编号方式、显示或打印格式的设计。应收款管理、应付款管理、销售管理、采购管理、库存管理、存货核算、GSP质量系统均使用单据、档案编码方案设置，且必须使用。因此，根据企业业务中使用的各种单据、档案的不同需求，由用户自己设置各种单据、档案类型的编码生成原则。

8．期初数据

各系统期初应录入数据，如表7-1所示。

表7-1　各系统期初录入数据

任务实施

实例7-1　启用光明公司的供应链管理模块。

操作步骤

1）以账套主管的身份登录“企业应用平台”，在“基础设置”页签中选择“系统启用”进入系统启用界面，在左边待选目录中勾选“销售管理”，系统弹出备选日历，如图7-4所示。

图7-4　“系统启用”窗口

2）选择启用日期，单击【确定】按钮，选择“是”，即可启用销售管理系统。

3）用同样的方法启用其他子系统。

实例7-2　根据表7-2的资料，设置光明公司的计量单位分组。

表7-2　光明公司的计量单位分组

1．增加计量单位分组

操作步骤

1）在“基础设置”页签中选择“基础档案/存货/计量单位”，进入计量单位设置界面；单击【分组】按钮，弹出“计量单位组”窗口，如图7-5所示。

图7-5　“计量单位组”窗口

2）单击【增加】按钮，录入计量单位组编码和名称，并在“无换算”、“固定换算”、“浮动换算”三种计量单位组类别中选择一种；单击【保存】按钮，保存添加的分组。

2．增加计量单位

操作步骤

在计量单位设置界面左边的计量单位组别列表中，将光标移至要增加的计量单位组，单击【单位】按钮，弹出计量单位设置窗口。单击【增加】按钮，录入计量单位编码、名称、换算率等。单击【保存】按钮，保存添加的计量单位。

温馨提示

存货档案中每一存货只能选择一个计量单位组，计量单位组保存后不可修改。

无换算计量单位组中不可输入换算率；固定换算的计量单位组，辅单位的换算率必须录入；浮动换算的计量单位组可以录入换算率，也可以为空。

每个辅计量单位都是和主计量单位进行换算的，数量（按主计量单位计量）＝件数（按辅计量单位计量）×换算率。

实例7-3　设置光明公司的存货档案。

存货名称“扁钢”，存货编码“QC102”，存货代码“211002”，计量单位“g”。

操作步骤

1）在“基础设置”页签中选择“基础档案/存货/存货档案”，进入存货档案设置界面。在左边选择一个末级的存货分类，单击功能键中的【增加】按钮，系统弹出“增加存货档案”界面，如图7-6所示。

2）在各页签中输入有关信息后，单击【保存】按钮，则保存当前输入信息。

图7-6　存货档案设置界面

温馨提示

系统提供自动复制功能。单击【复制】按钮，则每增加一个存货时，自动复制上一个存货内容。存货编号、代码、名称不复制。

保存存货记录时，如果发现该条记录的存货名称+规格型号与别的记录相同，则应提示用户：“该存货记录的名称+规格型号与×××记录重复，是否继续进行？”如果选择继续进行，则保存该记录，否则不予保存档案记录，且将光标停留在存货名称输入框中。

实例7-4　设置光明公司的收发类别。

操作步骤

1）在目录区树型列表中选择“设置/编码档案/收发类别”，进入“收发类别”窗口，如图7-7所示。

2）单击功能键中的【增加】按钮，屏幕上出现一空白行，在“类别编码”、“类别名称”栏目中输入适当的内容，并选择“收发标志”中的“收”或“发”，单击【保存】按钮或F6键，增加的收发类别就会在屏幕左边的窗口中显示出来。

图7-7　“收发类别”窗口

温馨提示

系统规定收发类别最多可分为三级,最大位数为5位，必须逐级定义。