原始凭证与记账凭证的填制与审核

第二节　原始凭证的填制和审核

一、原始凭证的基本内容

各种原始凭证应该具备以下主要内容:原始凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容;数量、单价和金额。

二、原始凭证的填制

(一)填制原始凭证的要求

1.填制原始凭证的基本要求

(1)凭证填写的内容要真实可靠。就是要实事求是地填列经济业务的内容。原始凭证上填写经济业务发生的日期、内容、数量和金额等必须与实际情况完全相符，不能填写估计数或匡算数。原始凭证是企业单位经济业务的真实写照，是具有法律效力的证明文件，不允许在原始凭证填制中弄虚作假。

(2)凭证填写的内容要完整。原始凭证中的所有项目必须填列齐全，不得遗漏和省略。尤其需要注意的是:年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写;原始凭证的基本内容和补充内容都应逐项填列，名称要写全，不能简化;品名或用途要填写明确，不许含糊不清;有关人员的签章必须齐全。项目填列不全的原始凭证，不能作为经济业务的合法证明，也不能作为编制记账凭证的附件和依据。

(3)填制凭证要及时。

(4)凭证书写要规范。在填制原始凭证时，书写文字说明和数字要整齐、清晰可辨，不能使用未经国务院公布的简化汉字，大小写金额要相同，数量、单价、金额的计算应正确无误。如果填写过程中出现文字或数字错误，不得任意涂改、刮擦或挖补，应按规范的更正方法予以更正。对某些重要凭证，如支票填写错误，则不能更正，更不能撕毁，应办理作废手续后重新填制，作废的凭证加盖“作废”戳记，按原编号顺序与其他存根联一起保存。

原始凭证的填制，除需要复写的外，必须使用钢笔或碳素笔书写，属于套写的凭证应一次套写清楚，做到不串格、不串行。阿拉伯数字应逐一书写，不得连笔。使用印有编号的原始凭证，应按编号连续使用。有关经办人员都要在原始凭证上签名或盖章，表示对该项经济业务的真实性和正确性负责。原始凭证上的签章应清晰可辨。

2．填制原始凭证的具体技术要求

填制原始凭证除符合上述基本要求外，还要遵守一些技术上的要求:

(1)阿拉伯数字，应当一个一个地准确、清晰地书写，不得连笔书写。十个阿拉伯数字要有严格区别，不得相互混淆，易于混淆的数字如1与7，3 与5，5与8，0与6等更要特别注意。

(2)货币符号的书写要求。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

(3)汉字大写数字的书写要求。汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字;大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。例如，人民币42680元，大写金额数字应为，“人民币肆万贰仟陆佰捌拾元整”，或为，“人民币肆万贰仟陆佰捌拾元正”;又如，人民币361.90元，大写金额数字应为，“人民币叁佰陆拾壹元玖角整”，或为，“人民币叁佰陆拾壹元玖角正”;再如，人民币4509.77元，大写金额数字应为，“人民币肆仟伍佰零玖元柒角柒分”。阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字;阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个零字;阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

(二)常用原始凭证的填制方法

下面以部分常用的原始凭证为例，说明其各自的填制方法。

1.收料单的填制

收料单是记录材料入库的一种原始凭证，属于自制一次性凭证。当企业购进材料验收入库时，由仓库保管人员根据购入材料的实际验收情况，按实收材料的数量填制“收料单”。收料单一式三联，一联留仓库，据以登记材料物资明细账和材料卡片;一联随发票账单到会计处报账;一联交采购人员存查。“收料单”的格式与内容见表6－1。

表6－1

2．领料单的填制

领料单是记录并据以办理材料领用和发出的一种原始凭证，属于自制一次性凭证。企业发生材料出库业务，由领用材料的部门及经办人和保管材料的部门填制，以反映和控制材料发出状况，明确经济责任。为了便于分类汇总，领料单要“一料一单”填制，即一种原材料填写一张单据。领料单一般一式三联，一联由领料单位留存或领料后由发料人退回领料单位，一联由仓库发出材料后，作为登记材料明细分类账的依据，另一联交财会部门作为编制材料领用凭证的依据。“领料单”的格式与内容见表6－2。

表6－2

3．限额领料单的填制

限额领料单是一种一次开设、多次使用的累计领料凭证，是自制凭证。在有效期间内只要领用材料不超过限额，就可以连续领发材料。它适用于经常领用并规定有领用限额的材料业务。限额领料单应在每月开始前，由生产计划部门根据生产作业计划和材料消耗定额，按照每种材料，分别用途编制，通常一式两联:一联送交仓库据以发料;另一联送交领料部门据以领料。领发材料时，仓库应按单内所列材料品名、规格在限额内发放，同时把实发数量和限额结余数填写在仓库和领料单位持有的两份限额领料单内，并由领发料双方在两份限额领料单内签章。月末结出实物数量和金额，交由会计部门据以记账;如有结余材料，应办理退料手续。限额领料单的格式见表6－3。

4.普通发货票的填制

普通发货票是企业的外来原始凭证。当企业或单位从外单位购入材料物资或接受劳务时，由销货单位开具普通发货票，用以证明企业某项经济业务完成情况。普通发货票的格式见表6－4。

表6－3

表6－4　××市工业商业统一发票

5.增值税专用发票的填制

增值税专用发票是一般纳税人于销售货物时开具的销货发票，一式四联，销货单位和购货单位各两联。其中留销货单位的两联，一联留存有关业务部门，一联做会计机构的记账凭证;交购货单位的两联，一联做购货单位的结算凭证，一联为税款抵扣凭证。购货单位向一般纳税人购货，应取得增值税专用发票，因为只有增值税专用发货票税款抵扣联支付的进项税才能在购货单位作为“进项税额”列账。增值税专用发票的格式见表6－5。

表6－5　增值税专用发票

6．制造费用分配表的填制

在会计实务中，有一部分原始凭证是需要根据账簿记录进行整理编制而成的。如企业将制造费用计入生产成本时，需要编制制造费用分配表。该表由会计部门有关人员填制，依据“制造费用”账户本月借方发生额，并按已确定的分配标准，进行计算填列，合理地将制造费用归集到生产成本中去。这种费用分配表提供的内容主要包括成本计算对象、分配的标准和分配金额等项。制造费用分配表的格式见表6－6。

表6－6　制造费用分配表

7．发料凭证汇总表的填制

工业企业在生产过程中领发材料比较频繁，业务量大，同类凭证也较多。为了简化核算手续，需要编制发料凭证汇总表。编制时间根据业务量的大小确定，可5天、10天、15天或1个月汇总编制一次。汇总时，要根据实际成本计价(或计划成本计价)的领发料凭证、领料部门以及材料用途分类进行。格式见表6－7。

表6－7　发料凭证汇总表

续表

8．库存商品验收单的填制

库存商品验收单是商品流通企业购进商品验收入库的自制原始凭证。当商品运达企业后，企业业务部门应将发票与经济合同核对无误后填制“库存商品验收单”，一式数联，业务部门留存一联，其他各联连同“发货票”交供货单位到指定的仓库交货。仓库验收商品后，将实收数量记入“库存商品验收单”的“实收栏”，并加盖收货戳记，同时由验收人员签名或盖章。仓库留存二联“库存商品验收单”，据以登记商品保管账，其余各联交供货单位到财会部门结算货款。库存商品验收单的格式见表6－8。

表6－8　库存商品验收单

三、原始凭证的审核

及时、认真地审核原始凭证，是会计的基础工作，也是会计监督的重要环节。审核原始凭证的主要内容有:

(一)原始凭证真实性审核

所谓真实，是指原始凭证确实是本单位经济业务发生、执行或完成时的最初的原始证明。对于原始凭证的真实性审核包括审核原始凭证的日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实。同时，对外来原始凭证要注意审核凭证是否有填制单位公章和填制人员签字;对于自制的原始凭证，要注意审核凭证是否有经办部门和经办人员的签名或盖章。对通用原始凭证还应审核凭证本身是否真实。对于不真实的原始凭证会计人员不予以接受，并及时向单位负责人报告。

(二)原始凭证合法性审核

所谓合法，就是审核原始凭证所反映的经济业务是否符合国家有关法规和制度等，有无违法违规行为。对于违规的原始凭证，会计人员应拒绝受理。在审核中如发现弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改原始凭证等违法乱纪行为，应立即扣留凭证，及时向单位负责人汇报，以便严肃查处。

(三)原始凭证完整性审查

审核原始凭证中的所有项目是否填列齐全，手续是否齐备，有关经办人员是否都已签名或盖章，主管人员是否审核、批准。在审核中如发现原始凭证项目填列不全，手续不齐备，签名盖章有遗漏或不清晰，主管人员未批准等情况，会计人员应将该原始凭证退还经办人员，待其补办完整后再予受理。

(四)原始凭证正确性审查

审核原始凭证的摘要和数字及其他项目填写是否正确，数量、单价、金额、合计数的填写是否正确，大小写金额是否相符。