账簿的格式和登记方法

第二节　账簿的格式和登记方法

一、账簿的基本构成要素

为了适应记录不同经济业务的需要，账簿的种类、格式是多种多样的。无论何种账簿，也不论其格式如何，账簿一般是由以下内容构成:

(一)封面

封面主要用来载明账簿的名称。

(二)扉页

扉页主要用来登记经管人员一览表，其主要内容见表7－1。

表7－1

(三)账页

账页是账簿的主体。经济业务不同，记录经济业务内容的账页格式也有所不同。但其基本内容应包括:

(1)账户的名称(会计科目、二级科目或明细科目)。

(2)登记日期栏。

(3)凭证种类和号数栏。

(4)摘要栏(记录经济业务的简要说明)。

(5)金额栏(记录经济业务的增减变动)。

(6)总页次和分户页次。

二、日记账及其登记方法

(一)普通日记账的格式和登记方法

普通日记账是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记全部经济业务的账簿。在复式记账产生以后，由于经济业务日益复杂，数量相应增多，为了防止记账差错，把每笔经济业务及其借、贷两方科目也列入日记账内，因此，普通日记账也称为分录簿。它能够全面反映一定时期的全部经济业务的情况，并作为登记总分类账的依据。普通日记账有“两栏式普通日记账”和“多栏式普通日记账”两种格式。下面仅对“两栏式普通日记账”加以说明。两栏式普通日记账的格式见表7－2。

表7－2　普通日记账(两栏式)

普通日记账登记说明:

(1)日期栏记录经济业务发生的日期。如业务发生日期和编制记账凭证日期不一致时，应以记账凭证编制日期为准。

(2)凭证号数栏应记录记账凭证的种类及号数，如表7－2中现金付款凭证20号记现付20;银行存款付款凭证10号记银付10;转账凭证记转19等。

(3)会计科目栏记录借方和贷方会计科目名称。借方会计科目记在上一行，贷方会计科目记在下一行。在记入本栏时，不再写借、贷字样，而把借方科目偏左，紧靠左线;贷方科目偏右。

(4)摘要栏的填写要求，可参照记账凭证的摘要栏填写。

(5)借方金额应和借方会计科目列在同一行，贷方金额应和贷方会计科目列在同一行。登账时注意每一分录借贷方金额是否平衡。

(6)每页日记账记满，应将借贷双方金额，分别加总计数，填入金额栏，并检验借贷双方的合计数是否平衡，同时在摘要栏写“过次页”字样。在合计数之上，应画一条红线，表示相加。在下一页日记账的第一行，应将上一页的合计数照数抄录，并在摘要栏内写“承上页”字样。如果日记账仅多余一行，不敷记载一个分录地位，或换新页，多余空白行次，可以画一条红色斜线，将空白处注销。

(7)每月月终时，应将全月累计的借贷方发生额分别记入金额栏，并在摘要栏写“本月合计”字样，在合计金额数之上，画一条红线，表示相加;在合计金额之下，再画一条红线，表示结束。

普通日记账的优点可以集中、序时地登记企业的全部经济业务，但由于这种日记账只能由一个人进行登记，不便于记账工作的合理分工，同时将日记账中每一组会计分录逐笔过入总分类账的各个账户，工作量又很大。在会计实务中，这种日记账目前已很少采用。

(二)特种日记账的格式和登记方法

由于一个企业或单位发生频率较高的经济业务是现金和银行存款的收付，现金和银行存款又是企业单位进行管理的重点，所以最常设置特种日记账是现金日记账和银行存款日记账。

1.现金日记账的格式和登记方法

现金日记账是按照现金收付业务发生或完成时间的先后，逐日顺序连续登记，用来记录现金的增减变动情况的原始记录账簿。现金日记账必须采用订本式账簿。现金日记账的账页格式主要有“三栏式”和“多栏式”。

(1)“三栏式”现金日记账的格式和登记方法。“三栏式”现金日记账是现金收入和支出同在一张账页上，各个对应科目不另设专栏反映的一种日记账格式，其三栏分别为“收入”、“支出”和“结存”。其格式见表7－3。

“三栏式”现金日记账是由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。其中“日期”栏登记经济业务发生的日期;“对方科目”栏登记现金收入或支出的对应账户名称;“摘要”栏登记经济业务的简要说明;“借方及贷方”栏登记现金的收入金额和付出金额。每日终了，应计算当日的现金收入及现金支出的合计数;“余额”栏在登记每笔现金收入或现金支出金额后，应逐笔结出现金余额，每日终了，应结出当日现金余额。

对于从银行提取现金的业务，为防止重复记账，只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而现金的收入数额应根据审核后的银行存款付款凭证登记现金日记账。为了及时掌握现金收付和结余情况，每日终了，必须结出现金日记账的账面余额，并将其与库存现金实存金额相核对。

下面以朝阳公司为例，说明“三栏式”现金日记账的登记方法。

例:朝阳公司20×6年5月31日发生下列现金收支业务:

①经理办公室购买办公用品若干，金额95元;

②业务员张林因公出差预借差旅费650元;

③收到零售销售款85元;

④职员刘镇报销差旅费320元(出差前未借差旅费)。

上述经济业务编制会计分录为:

根据所编制的会计分录登记现金日记账，见表7－3。

表7－3　现金日记账

(2)“三栏式”银行存款日记账的格式和登记方法。“三栏式”银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同，也是由出纳人员根据审核后的银行存款收款凭证和银行存款付款凭证，逐日逐笔按照经济业务发生的先后顺序进行登记。每日终了，应分别计算银行存款收入及支出的合计数并结出当日余额，以利于检查监督各项收支款项，也便于定期同银行送来的对账单逐笔进行核对。“三栏式”银行存款日记账格式见表7－4。

表7－4　银行存款日记账

(3)多栏式现金日记账和银行存款日记账。所谓多栏式日记账，就是将收入栏和支出栏分别按照对应科目设置若干专栏，即将收入栏按贷方科目设置若干专栏，支出栏按借方科目设置若干专栏。

在会计实务中，采用多栏式现金日记账和银行存款日记账，可以将多栏式日记账各科目发生额作为登记总分类账簿的依据。在收款凭证和付款凭证数量较多时，采用多栏式日记账可以减少收款凭证和付款凭证的汇总编制手续，简化总分类账簿的登记工作，而且可以清晰地反映账户的对应关系，了解货币资金的每项收支的来源或用途。多栏式现金日记账和银行存款日记账的格式见表7－5。

表7－5　现金日记账

2.转账日记账的格式和登记方法

转账日记账是根据每日的转账凭证按照时间顺序逐日逐笔进行登记。各单位是否设置转账日记账，可根据本单位的实际需要自行确定。特别是转账业务不多的企业，则不必设置转账日记账。转账日记账的格式见表7－6。

表7－6　转账日记账

三、分类账及其登记方法

(一)总分类账的格式和登记方法

总分类账是记载各类经济业务总括情况的账簿。实务上是根据会计制度规定的统一会计科目中的一级科目设置的。通过总分类账，可以概括地了解和考核有关企业、单位的生产经营情况或预算执行的情况，为编制财务报告提供依据。总分类账的格式，一般采用借、贷、余三栏式的订本账。其具体格式又可分为两种，一种是只有借、贷、余三个栏次，在借方金额栏和贷方金额栏不设“对方科目”专栏，其格式见表7－7;另一种则是在借方金额栏和贷方金额栏设“对方科目”专栏，以便能够反映设账科目的对方科目，其格式见表7－8。

表7－7　总分类账

表7－8　总分类账

总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以将各种记账凭证先汇总编制成汇总记账凭证或科目汇总表，再据以登记总分类账。如何登记总分类账，往往取决于企业、单位所采用的账务处理程序。

(二)明细分类账的格式和登记方法

根据财产物资管理上的要求和各种明细账记录的经济内容，明细分类账的格式主要有三种，即“三栏式明细账”、“数量金额式明细账”和“多栏式明细账”。

1.三栏式明细账

三栏式明细账就是在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏的明细账。这种格式适用于需要进行金额核算，而不需要进行数量核算的所有者权益、债权、债务等科目的明细核算，如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“其他应付款”、“短期借款”、“长期借款”、“实收资本”等科目的明细分类核算。三栏式明细账是根据记账凭证和有关原始凭证逐笔进行登记。三栏式明细分类账的格式见表7－9。

表7－9　应付账款明细账

2.数量金额式明细账

数量金额式明细账的格式是在收入、发出和余额三栏下又分别设置数量、单价、金额三小栏。这种账页格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的“原材料”、“库存商品”等财产物资科目的明细核算。此外，这种格式的明细账为了确定有关人员的经济责任，更好地满足管理上的需要，在格式上端，还应根据实际需要，设置和登记一些必要的项目，如类别、名称、规格以及计量单位、计划单价、储备定额、最高和最低储备量等。通过这种明细账的核算资料，使我们便于了解材料、产品等物资的流动及其结存状况，以便进行日常的会计监督。数量金额明细账应根据原材料或库存商品等收发凭证逐笔登记。数量金额明细账的格式见表7－10。

3．多栏式明细账

多栏式明细账，就是根据经营管理需要，在明细账账页中的“借方”或“贷方”设置若干专栏，用以登记某一账户增减变动详细情况的一种明细账。这种明细账适合于“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“财务费用”、“营业外收入”、“本年利润”等账户的明细核算。多栏式明细账按其适用的经济内容和登记方法的不同分为:

(1)用于记录成本费用类账户的明细账。为了反映成本费用支出的构成，用于记录成本费用类账户的明细账一般都采用多栏式明细账。由于这类账户在会计期间内发生的经济业务主要都应登记在借方，因此成本费用支出类明细分类账按借方设多栏，反映各明细科目或明细项目本月借方发生额，如发生冲减

表7－10　材料明细账

事项则用红字在借方登记。月末，将借方发生额合计数从贷方一笔转出，记入有关账户。成本费用类账户的明细账格式见表7－11。

表7－11　管理费用明细账

(2)用于记录收入类账户的明细账。为了反映某一收入指标的构成，用于记录收入类账户的明细账一般都采用多栏式明细账。由于这类账户在会计期间内发生的经济业务主要应登记在贷方，因此收入类明细分类账按贷方设多栏，反映各明细科目或明细项目本月贷方发生额，如发生冲减有关收入的事项用红字在贷方登记。月末，将贷方发生额合计数从借方一笔转出，记入有关账户。收入类明细分类账的格式见表7－12。

表7－12　营业外收入明细账

(3)用于记录财务成果账户的明细账。财务成果类科目，在会计期间内既发生贷方业务，也发生借方业务。为反映财务成果的构成，借方和贷方都要设多栏，登记各明细科目或明细项目借方发生额或贷方发生额。财务成果账户的明细账格式见表7－13。

表7－13　“本年利润”明细账

四、备查账簿及其登记方法

由于备查账簿是在日记账、分类账登记范围之外，对企业某些经济业务进行补充登记的账簿，是对主要账簿的补充。与前面介绍的几种账簿不同之处是:①备查账簿不是根据记账凭证登记的;②备查账簿的格式与前面介绍的几种账簿格式不同;③备查账簿登记方式是注重用文字记叙某项经济业务的发生情况。备查账簿可根据各单位的具体情况和需要设置，其格式、登记方法由各单位自定。例如，某单位为了反映租入固定资产经济业务的情况，需要设置“租入固定资产登记簿”，其格式见表7－14。

表7－14　租入固定资产登记簿