第四节 登记账簿的规则
一、账簿启用规则
为了明确记账责任，保证账簿记录的合法性和会计档案的安全性，启用新的会计账簿时，应填写“账簿启用日期和经管人员一览表”，表中载明单位名称、开始使用日期、共计页数(活页和卡片账可在装订成册后注明页数)、会计主管人员和记账人员姓名等，并应加盖公章，并由会计主管人员和记账人员分别签章。记账人员调换时，要在表中标明交接日期和交接人员姓名，并签名盖章。明确有关人员的责任，加强有关人员的责任，确保账簿记录的严肃性。
二、登记账簿规则
(1)为了保证账簿记录的正确性，记账必须以经过严格审核的记账凭证为依据。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，同时在记账凭证上注明所记账簿的页数，或画“√”符号，表示已经登记入账，避免重记、漏记。每笔经济业务登记完毕，记账人员要在记账凭证上签名或者盖章，以明确责任。
(2)各种账簿要按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生隔页、跳行时，不得随意涂改，应将空页、空行用红线，对角画线，加盖“作废”字样，并由记账人员签章。对订本式账簿，不得任意撕毁，对活页式账簿也不得任意抽换账页。
(3)除制度规定(如按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录;在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录)允许使用红色墨水登账的情况外，登记账簿要用黑墨水或者碳素墨水书写，不得用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。账簿中书写的文字和数字一般应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。
(4)记账凭证和账簿中的会计科目，必须使用全称，不得任意简化，不准使用科目编号代码。
(5)账簿记录要保持清晰、耐久，便于长期查考使用。记账过程中如果账簿记录发生错误，不得任意用刮擦、挖补、涂改或用退色药水等方法更改字迹，应根据错误的具体情况，按规定的方法更正。
(6)凡需结出余额的账户，应当定期结出余额。现金日记账和银行存款日记账必须每天结出余额。
(7)为了保持账簿记录的连续性和衔接性，每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。对“过次页”的本页合计数如何计算，一般分三种情况:需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数;需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数;既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。
三、更正错账的方法
(一)错账查找的一般方法
在结账、对账工作中，如果总账数字不平衡，或是总账数字与明细账数字不相符，说明账簿记录有错误，应该立即查错，以便予以更正。查找错账的方法，通常有全面检查和抽查两种。抽查方法主要有差额法、除二法和除九法。
1．差额法
差额法就是直接从账账之间的差额数字来查找错误的一种方法。有时，由于工作疏忽大意，漏计某个数字，使得账与账之间不符，其差额则为漏计的数字。如计提短期借款利息3500元，记账时漏计“应付利息”账户。在试算平衡表上，一方资产总额为680000元，而负债及所有者权益方则为676500元，其差额3500元是漏计“应付利息”的金额。查错时，应特别注意金额为错误差额的经济业务，看是否漏登。
2．除二法
除二法就是把账与账之间的差额数字除以二来查找错误的一种方法。有时由于疏忽，错将借方金额登记到贷方，或者错将贷方金额登记到借方，必然会出现一方(借方或贷方)合计数多，而另一方(贷方或借方)的合计数减少的情况，其差额应是记错方向数字的一倍，而且差错数为偶数。对这种错误的检查，可采用“二除法”，即用差错数除以2，得出的商数就是账中记错方向的数字。然后再到账目中去寻找差错的数字就有了目标。
3．除九法
除九法就是用账账之间的差额除以九来查找错误的一种方法。在登记账目时，有时会把数字的位数记错，如错将1500记为150，或者，将应记账的数字颠倒，如把28错写成82，两种错误造成的差额，均为9的倍数。采用除九法，就是要根据账账之间的差额是否能被9除尽，进一步判断错账发生的原因。
(二)更正错账的方法
账簿记录发生错误时，切不可随意涂改、刮擦、挖补或用化学药水等方法更改字迹。应根据错误发生的性质和具体情况，采用下列方法进行更正。
1．画线更正法
画线更正法是指用画线方式注销原有记录，以更正错账的一种方法。结账前，发现账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属笔误或计算错误，应采用画线更正法予以更正。
更正的方法是:将错误的文字或数字画一条红色横线注销，但必须使原有字迹清晰可认，以备查考;然后，在画线的上方用蓝字将正确的文字或数字填写在同一行的上方，并由更正人员在更正处签字盖章，以明确责任。画线时，要将错误的文字或数字全部画掉，不能只画其中错误字码。例如，记账人员张凡，将782元误记728元，应做如下更正:
而不应该这样更正(即只画2、8两个数码):
2．红字更正法
红字更正法是用红字冲销或冲减原记数额，以更正或调整账簿记录的一种方法。红字更正法适用于以下两种情况:
(1)记账后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，且记账凭证同账簿记录的金额一致，应采用红字更正法。更正错账时，先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并用红字登记入账，冲销原有错账;然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证(注明“更正×年×月×日×号凭证”)，据以登记入账。
例如，企业领用材料15000元，用于生产车间一般消耗。填制记账凭证时误做会计分录如下，并已登记入账。
更正时，应先填制一张与原记账凭证内容完全相同的红字凭证，并以红字金额登记入账，冲销错账。
同时，再用蓝字填制一张正确的记账凭证并据以登记入账。
(2)记账后，发现记账凭证中应借、应贷的会计科目、记账方向没有错误，只是记账金额发生错误，而且所记入账簿的金额大于应记正确的金额，可采用红字更正法予以更正。
更正方法是:将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的借贷方向，应借、应贷会计科目相同的记账凭证，并以红字登记入账以冲销多记的金额。在账簿摘要栏注明“注销×年×月×日×号凭证多记金额”。
例如，企业收到购入的材料一批，价值45000元，编制记账凭证时，误将金额写成54000元，并已登记入账，编制会计分录如下:
更正时，应将多记金额9000元(54000－45000)填写一张会计科目、记账方向与原记账凭证相同、金额为9000元的红字凭证，并登记入账，编制会计分录如下:
3．补充登记法
补充登记法是指用增记金额的方式以更正错账的一种方法。记账后，发现记账凭证中的会计科目无错误而是所记金额小于应记的金额，可采用补充登记法进行更正。更正时可将少记的金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证会计科目、记账方向相同的凭证(凭证摘要栏注明“补充×年×月×日×号凭证少记金额”)，并以蓝字登记入账，补足少记的金额。
例如，企业计算本月应交税金3000元，编制会计凭证时误将金额记为300元，并已登记入账，编制会计分录如下:
更正时，先计算少记金额2700元(3000－300)，然后编制一张蓝字记账凭证，并登记入账，编制会计分录如下:
思考题
1．何谓账簿?设置和登记账簿的意义何在?
2．账簿按其用途是如何进行分类的?按其形式又是如何分类的?
3．简述设置账簿的原则。
4．账簿的基本构成要素包括哪些内容?
5．日记账是如何进行分类的?简述现金日记账和银行存款日记账的格式及登记方法。
6．分类账是如何进行分类的?简述总分类账的格式及登记方法。
7．简述明细分类账格式、登记方法及适用范围。
8．何谓对账?对账的主要内容是什么?
9．何谓结账?结账前应做好哪些准备工作?结账的主要内容是什么?
10．账簿启用规则的主要内容是什么?
11．账簿登记规则的主要内容是什么?
12．查找错账的方法有哪些?更正错账有哪三种方法?它们各自的适用条件是什么?
练习题
习题一
资料:某企业本月发生下列经济业务:
(1)用银行存款支付行政管理部门的办公费300元。
(2)经批准，将盘盈材料450元冲减管理费用。
(3)用现金支付离退休人员的工资900元。
(4)计提本月行政管理部门使用的固定资产的折旧320元。
(5)月末，结转本月发生的管理费用。
要求:根据上述业务编制记账凭证(即会计分录)，根据记账凭证登记管理费用总分类账和明细分类账，并结账。
总分类账
多栏式明细分类账
习题二
资料:某企业“原材料”账户期初余额为34000元，其中甲材料600公斤，单价30元;乙材料800公斤，单价为20元。“材料采购”总分类账及其所属明细分类账期初无余额。本月发生下列有关经济业务:
(1)购入甲材料500公斤，单价30元，价款15000元，增值税税款2550元，价款和税款已用银行存款支付，材料尚未收到。
(2)购入乙材料600公斤，单价20元，价款12000元，增值税税款2040元，尚未支付，材料已验收入库。
(3)仓库发出甲材料800公斤，单价30元，共计24000元。其中生产产品领用20000元，车间一般耗用3000元，厂部耗用1000元。
(4)仓库发出乙材料1000公斤，单价20元，共计20000元。其中生产产品领用16000元，车间一般耗用2500元，厂部耗用1500元。
(5)购入的甲材料500公斤，验收入库。
要求:
(1)根据上列所述业务，分别编制会计分录(要求列出明细分类账户);
(2)开设并登记“原材料”总账和明细账;
(3)开设并登记“材料采购”总分类账;
(4)编制“原材料”总分类账户与明细分类账户的发生额及余额对照表。
习题三
资料:
(1)用银行存款6900元支付短期借款利息(利息已预提)，所编制的会计分录为:
(2)开出现金支票850元购买办公用品，所编制的会计分录为:
(3)结转已销售产品的生产成本56000元，所编制的会计分录为:
(4)用现金支付退休人员工资2600元，所编制的会计分录为:
登账时，其“管理费用”科目借方所记金额为2900元。
要求:检查上述经济业务处理是否正确?如有错账请予以更正。
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