会计档案保管届满可以直接销毁

(一)会计档案的管理部门

(1)单位档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责，在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

(2)财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

(二)会计档案归档范围

(1)会计凭证包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款 (借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

(2)会计账簿包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

(3)财务报告包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

(4)其他会计核算资料是指凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

(5)增值税专用发票和普通发票。

(三)会计档案的借阅使用

(1)财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

(2)凡需借会计档案的人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

(3)借阅会计档案的人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

(4)借阅会计档案的人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准；需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

(四)会计档案的整理

1.会计凭证

(1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

(2)分散装订:根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2.会计账簿

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。

(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其他内容。

(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

(4)会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整，不得有折角、掉页现象。

(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

(五)会计档案的保管

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起 (具体情况如表12-1所示)。

表12-1　企业和其他组织会计档案保管期限

(六)会计档案的销毁

会计档案保管期满后，各单位按规定销毁会计档案，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销，任何人不得随意销毁。其一般规定如下。

(1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(3)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

(4)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

但是，以下情形除外。

(1)保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

(2)正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。

单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

本章小结

会计是一项复杂的、细致的综合性经济管理活动。会计工作是指运用一整套的会计方法，对会计事项进行处理的活动。会计工作组织包括会计人员的配备、会计机构的设置、会计法规的制定与执行，以及会计档案的保管。

会计机构是指由专职会计人员组成的，直接从事和组织领导会计工作的职能部门。建立健全会计机构是保证会计工作正常进行，充分发挥会计职能作用的重要条件。会计人员是直接从事会计工作的人员。建立健全会计机构，配备具有从业资格的会计人员，是各单位做好会计工作、充分发挥会计职能的重要保证。设置了会计机构，就需要配备相应的会计人员。为了使会计工作有条不紊、优质高效地进行，首先必须明确会计人员的工作职责和权限，从而使会计工作人员有责有权，便于充分发挥作用，更好地完成各项会计工作。

会计档案，是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等材料。它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是国家全部档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。对会计档案要由专人管理负责；借阅要严格按照规章制度进行，不得随意借阅；不得随意销毁会计档案；按照规定的手续进行会计档案的交接。

课后习题

一、名词解释

1.会计工作组织

2.会计机构

3.会计人员

4.会计档案

二、单项选择题

1.会计法规包括 (　　)。

A.会计法、会计制度、会计准则

B.会计法、会计准则、会计制度和有关其他法规

C.会计法、会计制度、会计准则和公司法

D.会计法、会计准则、会计制度和税法

2.会计人员专业技术职称主要包括 (　　)。

A.高级会计师、总会计师、会计师和助理会计师

B.总会计师、高级会计师、注册会计师、会计师

C.高级会计师、会计师、助理会计师、会计员

D.注册会计师、高级会计师、会计师、会计员

3.企业财务机构的具体名称一般视 (　　)而定。

A.企业的行业特性　B.企业的规模大小

C.企业的组织形式　D.企业对财会工作的重视程度

4.我国开始实行会计专业技术资格全国统一考试制度的年份是 (　　)。

A.1990年　B.1993年　C.1991年　D.1992年

5.现行制度规定，应永久保存的会计档案是 (　　)。

A.年度会计报表　B.季度、月度会计报表

C.会计凭证　D.会计账簿

6.采用集中核算，整个企业的会计工作主要集中在 (　　)进行。

A.企业的会计部门　B.企业内部的各职能部门

C.上级主管部门　D.会计师事务所

7.企业单位记账凭证和汇总凭证的保管年限是 (　　)。

A.3年　B.5年　C.15年　D.永久

8.下列属于会计执业资格的是 (　　)。

A.会计师　B.注册会计师　C.会计员　D.高级会计师。

9.企业单位现金日记账和银行存款日记账的保管期限是 (　　)。

A.3年　B.5年　C.15年　D.25年

10.会计工作组织形式一般分为 (　　)。

A.集中核算和分散核算　B.永续盘存制和实地盘存制

C.应计制和现金制　D.确认、计量、记录和报告

三、多项选择题

1.会计工作组织的内容包括 (　　　)。

A.会计机构的设置　B.会计人员的配备

C.会计规范的制定与执行　D.会计档案的保管

E.会计人员的培训

2.《会计法规》定会计人员的主要职责是 (　　　)。

A.进行会计核算　B.会计监督　C.经营决策　D.保管会计资料

E.进行商业谈判

3.下列关于总会计师表述正确的是 (　　　)。

A.它是一个专业技术资格

B.它是一个行政职务

C.它是一个会计职称

D.它必须是由会计师以上专业技术资格的人员担任

E.总会计师直接对单位主要行政领导人负责

4.下列属于会计人员的违法行为的是 (　　　)。

A.伪造、变造、变质虚假会计资料

B.隐匿或故意销毁依法应当保存的会计资料

C.不依法进行会计管理、核算和监督

D.按规定发布企业会计信息

E.随意丢失会计档案

5.会计法规包括 (　　　)。

A.会计法　B.会计准则　C.会计制度　D.其他有关法规

E.企业财经制度

四、判断题

1.基本会计准则是制定具体会计准则的依据。(　　)

2.企业会计制度规定，既要以会计准则为依据，又要适应各个行业的条件。(　　)

3.会计工作岗位责任制要求一人一岗，以符合内部控制制度的要求。(　　)

4.会计人员专业技术职称分为以下几种:总会计师、高级会计师、注册会计师、会计师、助理会计师和会计员。(　　)

5.无论企业是采用集中核算还是非集中核算，其所属各车间、部门一般不能与外单位直接发生经济往来。(　　)

6.为了便于查阅历史证据，各种会计资料应永久保存。(　　)

7.一个实行独立核算的单位，其工作组织形式既可以选择集中核算形式，也可以选择非集中核算形式。(　　)

8.《会计法》是我国会计法规体系中最高层次的法律规范。(　　)

9.无论企业规模大小都必须设置总会计师。(　　)

10.目前，在我国取得注册会计师资格的唯一途径和前提是通过全国统一的注册会计师考试。(　　)