一、数据清单的构建
(一)数据清单的概念
Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。
数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的 Excel工作表。
数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。
数据清单具有以下特点：
(1)第一行是字段名，其余行是清单中的数据，每行表示一个记录，如果本数据清单有标题行，则标题行与其他行隔开一个或多个空行。
(2)每列数据具有相同的性质。
(3)在数据清单中，不存在全空行或全空列。
(二)构建数据清单的要求
为了使 Excel自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的要求主要有：
(1)列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。
(2)同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。
(3)避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。
(4)尽量在一张工作表上建立一个数据清单。
创建数据清单的方法有两种：第一种是直接在工作表中输入；第二种可以利用记录单的方式命令。
例4-14 (单项选择题)下列关于数据清单的说法中，错误的是( )。
A.第一行是字段名，其余行是清单中的数据
B.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同
C.避免在数据清单中间放置空白的行或列
D.尽量在一张工作表上建立多个数据清单，以节省空间
【答案】D
二、记录单的使用
(一)记录单的概念
记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。
“记录单”对话框左半部从上到下依次列示数据清单第一行从左到右依次排列的列标志，以及待输入数据的空白框；右半部从上到下依次是“记录状态”显示区和“新建”“删除”、“还原”、“上一条”、“下一条”、“条件”、“关闭”等按钮。
(二)通过记录单处理数据清单的记录
1.通过记录单处理记录的优点
通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。
2.“记录单”对话框的打开
打开“记录单”对话框的方法是：输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一个单元格，点击“数据”菜单中的“记录单”命令。
Excel 2013的数据功能区中尽管没有“记录单”命令，但可通过单击以自定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。
将“记录单”按钮添入“快速访问工具栏”的方法是：单击“文件” →“选项按钮” →“自定义功能区”，从左侧上部“从下列位置选择命令”对话框下拉列表中选定“不在功能区中的命令”选项，找到“记录单”选项，单击“添加”按钮→“确定”。
“记录单”对话框打开后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，但无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。
3.在“记录单”对话框中输入新记录
在“记录单”对话框中输入一条新记录的方法是：单击“新建”按钮，光标被自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。在第一个空白文本框内输入相关数据后，按“Tab”键(不能按“Enter”键)或鼠标点击第二个空白文本框，将光标移入第二个空白文本框(按“Shift+Tab”快捷键则移入上一个文本框)，等待数据录入，以下类推。
输完一条记录的所有空白文本框后，按下“Enter”键或上下光标键确认，该条记录将被加入数据清单的最下面，光标被自动移入下一条记录的第一个空白文本框，等待新数据的录入。
在数据录入过程中，如果发现某个文本框中的数据录入有误，可将光标移入该文本框，直接进行修改;如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。
4.利用“记录单”对话框查找特定单元格
通过查询，符合条件的记录将分别出现在对话框相应列后的文本框中，“记录状态”显示区相应显示记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中，只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可。
5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录
查找到待核对或修改的记录后，在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。在确认修改前，“还原”按钮处于激活状态，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改。
6.利用“记录单”对话框删除特定记录
利用“记录单”对话框删除特定记录的方法是：查找到待修改的记录，单击“删除”按钮，弹出“显示的记录将被删除”的提示框，单击“确定”按钮，即可删除找到的记录。记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销。
三、数据的管理与分析
在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。
(一)数据的排序
数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据，通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的顺序。
1.快速排序
使用自动排序的操作步骤为：
(1)在数据清单中选定需要排序的各行记录;
需要注意的是，如果数据清单由单列组成，即使不执行第一步，只要选定该数据清单的任意单元格，直接执行第二步，系统都会自动排序;如果数据清单由多列组成，应避免不执行第一步而直接执行第二步的操作，否则数据清单中光标所在列的各行数据被自动排序，但每一记录在其他各列的数据并未随之相应调整，记录将会出现错行的错误。
2.自定义排序
使用自定义排序的操作步骤为：
(1)在“数据”菜单或功能区中打开“排序”对话框;
(2)在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序。
例4-15 (多项选择题)在数据清单下，可以执行( )等数据管理和分析功能。
A.排序
B.筛选
C.分类汇总
D.插入引文
【答案】ABC
(二)数据的筛选
数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。
筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息，用户可以快速查找数值。用户不但可以利用筛选功能控制需要显示的内容，而且还能够控制需要排除的内容。
1.自动筛选
“自动筛选”也叫“快速筛选”，一般用于简单条件的筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。
使用自动筛选的操作步骤为：
(1)在数据清单中选定任意单元格或需要筛选的列;
(2)执行“数据”菜单或功能区中的“筛选”命令，第一行的列标识单元格右下角出现向下的三角图标;
(3)单击适当列的第一行，在弹出的下拉列表中取消勾选“全选”，勾选筛选条件，单击“确定”按钮可筛选出满足条件的记录。
2.高级筛选
高级筛选一般用于条件复杂的筛选操作，其筛选结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录将被隐藏起来。也可以在新的位置筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，便于对数据进行对比。
使用高级筛选的操作步骤为：
(1)编辑条件区域;
(2)打开“高级筛选”对话框;
(3)选定或输入“列表区域”和“条件区域”，单击“确定”按钮。
3.清除筛选
对经过筛选后的数据清单进行第二次筛选时，之前的筛选将被清除。
(三)数据的分类汇总
数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。分类汇总采用分级显示的方式显示数据，可以收缩或展开工作表的行数据或列数据，实现各种汇总统计。
Excel中，分类汇总的方式有求和、平均值、最大值、最小值、偏差、方差等十多种，常用的是对分类数据求和或求平均值。通过分类汇总可以得到需要的统计信息。在进行分类汇总前，必须先对数据清单进行排序，使同一类的记录集中在一起。
1.创建分类汇总
创建分类汇总需设置采用的“汇总方式”和“选定汇总项”的内容，数据清单将以选定的“汇总方式”按照“分类字段”分类统计，将统计结果记录到选定的“选定汇总项”列下，同时可以通过单击级别序号实现分级查看汇总结果。
创建分类汇总的操作步骤为：
(1)确定数据分类依据的字段，将数据清单按照该字段排序。
(2)排序完成后，在数据菜单或功能区中打开“分类汇总”对话框。Excel 2003中，单击“数据”按键，选定“分类汇总”菜单命令；Excel 2013中，依次单击“数据”、“分级显示”功能组中的“分类汇总”命令按钮，如图4-20所示。
(3)在“分类字段”下拉列表中选择分类依据的字段名，设置采用的“汇总方式”和“选定汇总项”的内容，单击“确认”按钮后完成设置。
2.清除分类汇总
打开“分类汇总”对话框后，单击“全部删除”按钮即可取消分类汇总。
图4-20 “分类汇总”设置
(四)数据透视表的插入
数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。
例4-16 (判断题)数据透视表可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。( )
【答案】√
1.数据透视表的创建
数据透视表的创建步骤为：
(1)打开需要创建数据透视表的工作簿；
(2)在“插入”选项卡中单击“数据透视表”命令，打开“数据透视表”对话框，如图4-21所示。在Excel 2003中，可从“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”打开；
(3)在“选择要分析的数据”中，选中需要透视的区域，单击确定按钮。
数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成，可以通过需要选择不同的页字段、行字段、列字段，设计出不同结构的数据透视表。
图4-21 数据透视表的创建
2.数据透视表的设置
(1)重新设计版面布局。在数据透视表布局框架中选定已拖入的字段、数据项，将其拖出，将“数据透视表字段列表”中的字段和数据项重新拖至数据透视表框架中的适当位置，报表的版面布局立即自动更新。
(2)设置值的汇总依据。值的汇总依据有求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值计数、标准偏差、总体偏差、方差和总体方差。
(3)设置值的显示方式。值的显示方式有无计算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)进行数据的筛选。分别对报表的行和列进行数据的筛选，系统会根据条件自行筛选出符合条件的数据列表。
(5)设定报表样式。数据透视表中，既可通过单击“自动套用格式”(适用于Excel 2003，单击“格式”菜单后进入)或“套用报表格式”(适用于Excel 2013)按钮选用系统自带的各种报表样式，也可通过设置单元格格式的方法自定义报表样式。
(五)图表的插入
框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表，选择“插入”菜单中的“图表”菜单，按照相关步骤操作可完成图表的插入。
图表不仅可以根据需要分别输入标题和各轴所代表的数据含义，而且可以适当调整大小及其位置。
Excel 2003中，插入图表的操作步骤为：
(1)打开Excel文件，框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表；
(2)选择“插入”菜单中的“图表”菜单，并点击“下一步”按键；
(3)选择图表源数据，由于第一步已经选择，此处可直接点击“下一步”；
(4)输入图表标题和各轴所代表的数据含义；
(5)给图表加上网格线；
(6)选择图例所在的位置(默认为靠右)，设置完成后，点击“下一步”；
(7)选择插入的位置，默认为当前的页；
(8)根据工作需要调整图表的大小，将图表拖动到Excel中合适的位置；
(9)保存Excel文件。
Excel 2013中，插入图表的操作步骤为：
(1)打开Excel文件，框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表；
(2)选择“插入”选项卡上“图表”组中的图表类型；
(3)Excel界面上出现一个空白框，双击该空白框，打开“选择数据源”对话框：
(4)选择图表源数据，由于第一步已经选择，可直接点击“确定”；
(5)给图表加上网格线；
(6)根据需要调整图表的大小，并将图表拖动到Excel适当位置；
(7)保存Excel。
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