与客户签约的礼仪

在商务交往中，双方的意见达成统一后，必然是要举行公开、正式的签约仪式，主要是由相关的负责人在合同上签字。这是一种双方相互的承诺，意味着双方最终所达成的意向正式生效，双方各自的利益权利以及责任得到了保证和约束。因此，签约极受商界人士的重视。在这种庄严的场合，当然更不能在礼节上有所怠慢。

签约仪式的具体操作过程主要包括草拟阶段与签署阶段两大部分。下面我们分别详细解说一下这两部分中的一些注意事项和相关礼仪。

1.草拟合同时的礼仪

从严格的意义上来讲，合同的写作有相应的规范和格式要求。按照格式规范来草拟合同是签约礼仪中最基本的一条。它的主要要求是目的明确、内容具体、奖惩分明、用词标准、数据精确、项目完整、书面整洁等。从具体的格式写法上来讲，合同大体上有条款式与表格式两类。条款式合同是指以单列文字的形式来写，也就是用条款的形式来写；表格式合同无疑就是指以表格形式书写的合同。不管是哪种合同，在写法上都有各自的具体规范，因此，在实践中应当严格遵守。

在拟定合同的时候，除了在格式上要标准、规范之外，同时还必须遵守以下四个原则：遵守法律的原则；顾及对方的原则；符合惯例的原则；合乎常识的原则。从这四条原则上我们不难看出，商务人员在草拟合同的具体条款时，既要优先考虑自己的切身利益，又要替他方多多着想，并且尽可能照顾他方的利益。两者兼顾，才是促使合同被对方所接受的最佳途径。

2.签署合同的礼仪

签合同时的仪式礼仪规定，是为了使双方能够更好地重视合同、遵守合同。在这个过程当中，也是需要遵守一定礼仪规范的。

（1）签署合同前的准备礼仪

①布置签字厅。无论是在专用的签字厅，还是在会议厅、会客室进行签字，房间都要精心予以布置，一般是以整洁、庄重、肃静为主。这样才能够很好地体现合同的内涵。在商务活动中一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他陈设都不需要。按照仪式礼仪的规范，签字桌应当横放于室内。一般来说，正规的签字桌应为长桌，在签字桌上，应事先安放好待签的合同文本、席位卡、鲜花、话筒、会标、签字笔及吸墨器等。

②签字的座次。签字时各方代表的座次和位置，一般应由主方代为先期排定。在签字仪式上，座次问题关乎尊卑礼仪，我们一定要格外重视，避免出错。

举行双边签字仪式，我们可以用并列式或相对式的方法排座次。并列式排座次时，请双方全体人员并排站在签字桌后，双方签字者面门而坐，位置居中，主方在左，客方在右。相对式的座次安排就是，客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧，双方各自的助签人，应分别站立在各自一方签字人的后外侧，以便随时对签字人提供帮助。

如果是举行多边签字仪式时，参加仪式的所有人员都要背对正门、面对签字席就坐。签字时，各方人员按事先排好的顺序依次去签字席签字，完毕后回到原座。签字时，双方的助签人员要分别站立于各方签字人的外侧，随时准备提供帮助，比如为签字人翻揭待签的文件，为签字人指明应在何处签字。其他的各方陪同人员，应分别以一定次序站在本方签字人的身后。

③签字人员的规定。签字仪式是非常重要的，因此，签字仪式之前，我们必须慎重确定签字人和陪同人员。一般要求签字人的身份必须符合所签文件的性质，而且要有一定的身份。而且双方的签字人身份还应该相当。如果签字仪式意义重大，还要酌情邀请比签字人级别更高的人员参加，以示隆重。

国内一个颇有名气的游戏网站与某品牌电脑合作，最后达成协议，谈判成功。他们决定以新闻发布会的形式举行签字仪式。签字仪式是在一个星级宾馆的商务专用大厅里举行的，因为是新闻发布会的形式，因此当天到会的除了双方的签字人员，还有网站、报纸、杂志、电视等媒体记者。签字现场的布置是把签字桌横放在了大厅。签字时，双方的签字人面对着大厅正门，神情沉稳安详。左边是主方游戏网站的代表，右边是客方某品牌电脑的代表，双方代表的身后，各有两排各自的随行人员依职务和身份的不同而站，整个阵势看起来庄严而华贵。大厅里面对签字桌的空地上，放了几十张椅子，是用来给参加新闻发布会的记者和摄像人员坐的。因为这次签约仪式经过了精心的策划和大力的宣传，最终取得了特别成功的效果，游戏网站和某品牌电脑都打出了自己的品牌，赢得了可观的利润。

④预备合同文本。在正式签署合同之前，一般是由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本，这是商界的习惯。在决定正式签署合同时，所用的就应当是拟定完合同的最终文本。这个文本应当是正式的、不再进行任何更改的标准文本。按常规在签合同之前，为了防止差错，应为双方均提供一份待签的合同文本。待签的合同文本，应以精美的白纸精制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金属、软木等作为其封面。必要时，还可再向各方提供一份副本。这样才会显得庄重。

（2）签署合同时的程序礼仪

在签署合同中也是需要讲究一定礼仪规范的。一般来说，签字仪式的程序一共分为以下四项，下面大家一起来看一下。

①仪式的开始。仪式开始之后，有关各方人员按次序依次进入签字厅，坐在既定的位次上准备。此时，我们要保持得体的仪表和沉稳的态度。一般来说对签字人的穿着是有一定要求的。按照签字仪式的礼仪规定，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装，并且要搭配白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须配上单色领带，以示正规。即便是女士也应该穿颜色较深的正装。在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。

②正式签署合同文本。一般来说，首先应该签署己方保存的合同文本，然后再签署他方保存的合同文本。也就是说都要先签署需要由己方保存的文本，使己方签字人的名字位列首位，而后再交由其他参与签字的代表签署。这被称为“轮换制”，目的是为了保证公平、平等，因为可以让每一位参加签字仪式的签字人，均有机会在文本的签名排序上位居首位。还有提醒大家注意的是，签字时，不要节奏迟缓、犹豫不决。

③交换各方正式签署的合同文本。在签字人正式交换有关各方正式签署的合同文本时，各方签字人应热情握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔，以作纪念。这是商场上经常用的方式。最后全场人员鼓掌，表示签字仪式的圆满结束。整个过程当中一定要举止端庄，语言得体。

④互相道贺。这是国际通行的十分具有礼仪美感的重要环节。交换已签的合同文本后，按照国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法，有关人员，尤其是签字人要当场干上一杯香槟酒，然后与其他签字人，以及参与签字仪式的陪同人员逐一干杯，以示庆贺。随后双方参加签字仪式的人员通常会合影留念，当司仪宣布签字仪式圆满成功时，应提交有关方面进行公证，公正完毕后才正式生效。整个签字到此全部结束，所有参加人员应有序退场。先请各方最高级别的人员和客方人员退场，东道主最后退场。

签约仪式非常重要，因此在举行签约仪式的时候，我们一定要严格按照程序来进行，掌握好这些礼仪规范，每一步都不要出错。