档案利用中的安全管理

档案利用的方式比较多，目前主要有档案阅览服务、档案展览和档案外借等。

（一）档案阅览服务中的安全管理

档案利用是档案工作的一项专门活动，档案工作人员与用户在档案利用服务中，除应当遵守档案馆相关规定与要求外，还应当注重利用中的档案安全，确保档案不丢失、不损坏，档案信息不失密、泄密。

1.档案在提供利用过程中，必须制定管理规章制度。阅览室的规章制度及借阅手续必须始终如一，坚持不渝地贯彻执行。

2.做好档案利用登记，限定用户利用范围，严格审批手续；提供利用时，一般档案尽量用复制件，珍贵档案必须用复制件；重要档案和珍贵档案的原件一般限于在馆内使用，不得借出馆外。建立完整的登记、借用、归还等手续。

3.使用单位对摘录、复制的档案要严格登记，妥善保管，不得散存在个人手中，不得扩散和转让。严禁擅自摘抄、复制档案，因工作需要从档案中取证的，必须按查阅档案审批权限经审查批准后才能复制（或拍摄）。

4.强化档案阅览的保护工作

阅览室管理人员应告知利用者有关档案借阅的规定、程序、阅览室须知等规章制度。利用者进入档案阅览室时要登记，所带物品均应集中放在指定地点，不准随身带进阅览室，并在表格上签字以示接受管理。对于那些等待保护处理的易破碎档案，或者尚未登记入册的档案，管理人员应拒绝提供利用。当有复制品时，应对原件的使用作一定限制。只有查阅原件才能解决问题的特殊情况下，方可借阅原件。

严加控制利用者一次可借阅的档案数量。对于价值高的档案，可以规定每次只能借阅一卷或一件。在借阅整盒或整卷档案时，应认真清点卷内文件的件数，防止出现档案丢失情况。

5.利用者必须爱护档案，不得有任何损害档案的行为，离开阅览室时，必须交还所有借阅的档案资料。在档案利用场所安装摄像监视器，严防利用者在档案上涂改、圈划、抽取、折叠、裁剪、撤换。违者要追究当事人责任。档案利用者不准向无关人员泄露档案内容。

6.档案库房不对任何利用者开放。利用者在使用档案时应接受监督。档案资料不得传阅，即便是馆内人员也不例外。阅览室应时刻有人值班。有条件的档案馆可在阅览室等区域安装遥控电视监视系统。

7.收回档案时，仔细翻阅检查被利用的案卷和摘抄的内容，发现问题及时处理并使档案安全责任落实到人。

（二）档案展览活动中的安全管理

1.档案展览活动中，由于活动范围广、接触对象多、档案展览形式多样，在使人民大众获得优质服务效果的同时，也增加了档案受损和破坏的概率，加强档案展览过程中的安全管理非常必要。

2.档案展览场所应配备安全设施和保护设备，防止档案被盗、被损坏、被破坏等情况发生。

3.注重档案展览的保护工作，建立展览的规章制度是保护展品的必要措施。

（1）做好档案展览的保护计划。无论展览规模大小，档案展品保护问题必须作为展览计划的重要内容加以考虑。①考虑哪些档案作展品，用原件还是用复制件。一般情况下，复制件能达到与原件同等效果时，用复制件作为展品；巡回展出或当展品的安全和必要的环境条件得不到保障时，则只能选择复制件。②考虑参展档案的实际状况。判断档案是否达到展出的强度要求，是否需经修裱后方可展出，字迹及色泽在光照下是否褪色或造成严重损坏的后果。③考虑展区的地理位置和安全要求等。

（2）确定展厅的光源及照度，这对展览中的档案是非常重要的。展览库区一般要求照度为50勒克斯左右，展柜内辅助采用感应光源照明，确保展品清晰识别，并增加弱光保护措施。展出时必须采用紫外光防护措施，如贴紫外光过滤膜，安装紫外过滤器，以及采用有机玻璃展柜等。

（3）控制好展柜内微环境的湿度，使其保持在适合存放档案的温湿度范围。展柜不应密封，防止因空气不流通导致的热量或湿度聚集，不利于展品的保护。可在柜子底部凿一两个小的通气孔，以解决通风的问题。控制展品柜内温湿度最有效的办法是使展览室保持适宜的温湿度。

（4）避免任何展品的长期展出。避免档案展品长期暴露于光线之下，引发光照理化反应损坏档案。若需要较长时期展览，可采用相似展品进行轮换展出。特别珍贵的档案不要轻易展出原件，若非展出不可，应采用特殊保护措施。

（5）加强档案展品准备、包装及安放过程中的保护。展出前需进行表面去污、加固、修裱等防护处理。用于镶嵌的全部材料都必须牢固和安全，一般使用中性或弱碱性、不含机械木浆的纸板相框。聚酯相框、聚酯封套和薄膜是布展中较理想材料。胶黏剂和压敏胶带不能直接接触档案材料。

4.制订档案展览中灾害防护和突发事件应急处置方案，监管展览中的档案安全，防止档案展览过程中人为损伤、展览环境变化、用户不当操作等因素对档案的破坏，确保档案安全。

（三）档案外借（转递）中的安全管理

1.出借给单位或个人的档案复制件、摘抄材料，必须加盖档案馆（室）公章。

2.档案馆（室）要检查与控制借出的档案，除做证明使用的档案复制件、摘录材料外，不允许利用单位或个人长期保存，用毕一律退回。利用单位或个人借用的档案，要严格登记，妥为保管，不得扩散和转让，确保档案安全。

3.加强档案外借的保护工作。借出的档案必须保留副本。档案借给外单位用于展览或其他用途时，必须签订借展或借用合同，合同上要写明借出条件，内容包括：借出时间、实际展览或使用期限、归还时间，标明档案的材料、价值及质量情况，借还时所用的运输方式，安放展品或档案使用的方式，明确档案在整个外借过程中必须采取的保护方法与措施等。

4.因特定原因，需要转递档案的，应遵守下列规定：

（1）转递档案，应当安全保密，手续齐全。转递档案必须进行相关项目的详细登记，经档案管理部门负责人审批并严密封包后，加盖密封章发出。

（2）确保安全的转递方式。档案由其档案管理部门通过专人送取，不准邮寄或交本人自带；转递档案，通常以机密件邮寄；成批转递档案，须派专人护送。未经批准，不得将档案交用户本人自带。

（3）转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

（4）转递档案，应当对档案袋密封盖章，填写“档案转递单”，并严格登记。接收单位收到档案核对无误后，应当将“档案转递单”回执签名盖章并及时退还，防止出现档案丢失或损坏的情况。