法律规定的含义和要求

（一）明确了文件归档管理的主体

文件材料的归档管理与档案管理有着密切关联和有机联系，但毕竟处于不同阶段，具有不同的管理对象、内容和任务，因此，它们的主体不同。认识这一点，对理顺工作关系、划分和落实工作责任至关重要。《档案法》明确规定，归档工作的主体是组织、单位内的文书或业务机构，而非档案机构。所谓文书机构，是指集中统筹文件运转的部门；业务机构则为具体承办、处理和形成文件的业务操作部门。由文书或业务机构负责归档工作具有明显的优势，因为这些部门在本职活动中直接接触、承办并产生大量文件材料，熟悉文件材料的形成规律、内容特点和相互联系，因而易于对文件材料的完整收集和系统整理。因此，就归档工作的本质而言，是这些部门的职责之一，是文件运转、处理和部门业务工作的重要基础、必要环节和有机组成。

推行文书、业务部门立卷、归档，是我国在文件、档案管理工作中长期坚持的一项业务要求，《档案法》的颁布实施更使之有了严肃的法律规定。因此，文书、业务部门是否认真履行文件材料立卷、归档职责，是衡量其是否遵守档案法律、法规的重要标尺。

（二）明确了文件归档管理的具体内容和任务

文书、业务部门负责文件归档管理工作的具体内容和任务分为三个方面：第一，凡是具有保存利用价值、需要归档的文件材料，由形成或者办理的部门负责收集齐全。第二，文件材料归档之前，应进行系统化整理，使紊乱的文件材料变得有序，便于科学管理和有效检索利用。第三，凡需归档的文件材料，由文书、业务部门经过整理之后，应当完整齐全并及时地移交单位的档案部门、档案人员集中管理，任何部门、个人均不得以任何理由拖延甚至拒绝归档。

需要强调的是，我国档案法律、法规按照文件材料归档管理的客观流程及其中的工作环节和相互联系，十分明确地把文件材料归档管理归纳为收集、整理和归档等三个工作环节，并将其全部职责赋予文书、业务部门。因此，应当以文件材料归档管理的全程上来认识和落实部门的任务、职责。但是，从实际看，业务部门不依法履行文件材料归档管理职责的现象时有发生，突出表现为：一是部门归档制度执行不力，一些机关、企事业单位的业务、技术部门推卸文件材料归档前的系统化整理工作的责任，将成捆成堆紊乱的文件材料推由档案部门代为整理；二是文件材料应当归档时拖延归档、拒绝归档或截留部分材料不归档。这些都属失职甚至违法行为，负面影响显而易见：前者人为增加了档案部门的工作负担，影响了本职业务工作的正常开展；后者则会直接降低文件材料的归档质量，甚至导致档案的流散，妨害档案的完整与安全。这些问题需要在全面贯彻法定要求、严格落实文件材料的部门管理职责的过程中着力加以解决。

关于文件材料归档整理的方式，《档案法实施办法》提出了“立卷”的概念和要求，对此不应机械地加以理解。长期以来，传统纸质文件材料的整理较多地适宜于组卷方法，其保管单位的形式多为案卷。但是，由于文件材料形式的多样性，特别是信息记录技术的快速发展，非纸质载体文件材料大量产生，组织案卷显然不是唯一甚至不是主要的整理方法。此外，近年来推行的文件材料整理方法的改革，正在改变传统的“立卷”方法。因此，应当正确地解读而不能机械地理解“立卷”的含义。今天，我们对“立卷”的概念应主要从立法的本意上去把握。“立卷”的基本要求是，文件材料归档前应当经过整理，形成适于管理的档案保管单位。“整理、立卷”的本意在于强调文件必须经过系统化整理，即便一些单位选择按照有关规范标准，采取不组卷的方法，但仍需对文件材料进行系统整理。而“立卷”形成的保管单位的具体形式则也应是灵活多样的，如卷、册、袋、盒等都可以是档案的保管单位。

（三）明确了文件材料归档应当遵循有关规定

文件材料的归档管理直接关系着档案的质量甚至档案资源建设，因而不只是一种单位行为，不完全由一个单位支配，而应按照统一规定进行。第一，文件材料管理的责任和程序应当符合规定，归档文件应先由业务部门系统整理然后向档案机构移交。第二，各级组织、单位文件归档的范围和内容应当符合规定，不得任意决定归档或不归档的内容。第三，归档管理工作应当统一遵循国家档案行政管理部门的规定，如国家档案局8号令、10号令。