档案转让管理

（一）档案转让及其管理的含义

所谓档案转让，是指以一定的方式改变档案权属，使档案所有权由一方转归为另一方的行为。

我国档案法律承认并保护档案所有者对档案的所有权。但是，依照档案法律、法规，档案所有权并不等同于档案处置权，任何组织、单位和个人对即便归己所有的档案也不得任意处置。如果需要转让档案，必须严格按照规定办理或经过档案行政管理部门批准。

关于档案转让管理，需要把握的要点是：第一，档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。第二，未经批准或未按规定，档案不得以任何形式进行转让。第三，档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案行政管理部门。

（二）档案转让的适用

档案转让的因素和情形十分复杂，有不同动机和需要的转让、有决定档案不同流向和归属的转让、有不同所有权性质的档案转让等，并且，档案转让的后果也不尽相同，有的可能是消极的，有的则是积极的。因此，对档案转让行为，法律并不一味禁绝，而是要求严格监管，并针对不同情况分别对待。这便涉及在复杂情形下档案转让的正确适用问题。

依据《档案法实施办法》规定，档案转让的适用问题按下列办法把握：

第一，根据档案的所有权性质而定，即属于国家所有的档案，禁止出卖；属于非国家所有，即集体或个人所有的档案允许转让，但须经档案行政管理部门批准。

出卖国有档案为法律所禁止。但是，特殊情形下的国家档案的转让不仅难以避免，而且是合理和必须的。比如，在企事业单位，档案不仅是生产、科研、经营、管理等活动的必要条件，而且还是技术、产权、设备、厂房等要素的附属物，档案与企事业单位的活动以及档案内容所反映的对象具有不可分割性。当企事业单位出让房屋、设备、技术及其他产权时，或者因特别需要与其他单位合并时，其相关的档案必须随之一并转让，否则后果是不可想象的。因此，《档案法》和《档案法实施办法》规定，国家企事业单位资产转让时，可以按规定转让相关的档案。

档案法律、法规虽然并不禁止国有档案的转让，但并不意味着国有档案可以任意转让；相反，法律所允许的是有条件的档案转让，即国有档案的转让仅适用于企事业单位资产转让这一特殊情形，并且，国有企事业单位档案转让应当遵循国家档案行政管理部门制定的有关规定，不得自行决定。1998年3月，国家档案局和国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局联合制发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，是国有企业处理档案转让问题的一项重要依据。

第二，根据档案转让的流向而定，即国家准许档案所有者向国家档案馆转让档案，这种转让无须经过审批；向国家档案馆以外的任何单位和个人转让档案，必须经档案行政管理部门审批；严禁向外国人、外国组织以出卖、赠送等方式转让档案。

第三，根据档案材料的属性而定，档案材料的属性是指档案原件和档案复制件的不同性质。档案原件大多为孤本，失而不可复得，必须加以重点保护。因此，档案法律、法规对档案原件的转让作了严格的限制性规定。如前文所述，国有档案的转让仅限于特殊的情形，即便是非国家所有（集体所有、个人所有）的档案的转让，也须经过批准，而且，禁止出让给外国人、外国组织。而档案复制件的转让是档案信息的输出，不构成对档案原件的影响，因而法律、法规准许的范围明显放宽。《档案法实施办法》规定，凡是为了收集、交换我国散失在国外的档案进行国际文化交流，以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等需要，经档案行政管理部门批准，各级各类档案馆以及机关、团体、企事业单位和其他组织可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案复制件。显然，与档案原件相比，档案复制件的转让具有两个特点：档案复制件转让行为的主体不受限制，不仅仅限于企事业组织和国有单位，而是包括机关、团体、档案馆在内的几乎所有单位，转让的内容既可以是非国有档案复制件，也可以包括国有档案的复制件；档案复制件转让的流向不受限制，受让方可以是国内、国外的任何组织和个人。当然，档案复制件转让应当符合法定的需要，并且应经过审批程序。

（三）档案转让的审批

无论是档案原件转让还是档案复制件转让，都要履行审批手续：

非国家所有的档案需要转让的，必须由档案所有者提出申请、报经县级以上档案行政管理部门审查批准。

国有企事业单位产权变化需要转让档案的，按照国家档案局的规定办理审批手续。

档案馆和机关、团体、企事业单位等由于与外国交换档案、开展国际交流，以及经济建设、科技研究及其成果推广等特殊需要转让重要档案复制件的，审批权属于省级以上档案行政管理部门。由于转让的内容可能涉及国家档案馆和机关等十分重要的档案信息，并且档案复制件经转让可能流向国外，因此，档案行政管理部门还要严格审批权限，按照《档案法实施办法》“依据职权”作为，根据档案复制件转让的不同情况和档案管理权限，由国家档案局和省级档案局分级实施审批。凡不属省级档案局管理权限范围的，如一些特别重要的档案馆馆藏档案复制件需要向国外出售时，地方无权审批，必须报经国家档案局批准。