文件工作概述

（一）文件工作的基本任务

文件是国家机构和社会组织实施管理的工具，文件工作的基本任务就是科学地组织文件工作；形成、处理和管理工作中所产生的文件；提高工作效率，为社会主义现代化建设事业服务。

1. 科学地组织文件工作

这是一项组织工作，包括建立与体制相适应的文件工作组织，选择有一定素质的文件工作人员，建立健全统一和完整的文件工作制度，督促检查文件工作各项规章制度的执行情况、及时修订相关内容。

2. 形成、处理和管理工作中所产生的文件

这是文件工作最基本的内容，包括文件工作过程中的全部业务程序和环节，概括起来主要有三方面具体内容：一是文件的形成工作，包括文件的拟写、审核、签发、印制等；二是文件的处理工作，包括文件的传递、收发、登记、拟办、批办、承办等；三是文件的管理工作，包括文件的保管、查阅、系统化整理和归档等。

3. 提高工作效率，为社会主义现代化建设事业服务

这是文件工作所要达到的目的。文件是为了解决、处理事务形成的，具有明显的针对性和时效性。文件工作必须有科学、严密的组织，完备的规章制度，保证文件工作渠道畅通；工作人员必须具有工作的主动性、积极性，并应不断加强时效观念；单位还应不断更新办公设备，提高文件工作的自动化水平，进而提高工作效率。

（二）文件工作的性质

文件工作具有一系列特殊属性，正确认识这些性质是掌握文件工作规律性的基础。

1. 综合性

文件工作的综合性，首先表现为文件工作包括了许多性质、内容和做法各不相同的工作，比如，起草工作具有政策性和专门的业务要求，印制、收发、登记、传阅等工作具有事务性，而制订文件工作的规范、制度等又具有明显的专业性。其次表现为文件工作渗透在各项工作中。国家机构和社会组织均有自己的职能活动，比如，机关是参与国家事务的管理，企业是组织生产和商业活动，学校是从事教学和科研活动。文件工作总是与这些组织的行政管理活动和专门业务活动相渗透、相融合，它贯穿于这些活动的全过程，上至领导者，下至各部门及其工作人员，均需要依靠它获取、传递信息，处理各项事务。

文件工作的综合性要求文件工作必须实行集中统一管理，这样才能使单位内部文件工作步调一致，科学规范和有条不紊地进行。文件工作的综合性还要求单位领导、各部门以及所有参与文件工作的人员都要重视文件工作，做好文件工作，以保证单位文件工作的质量和效率。

2. 机要性

文件工作的机要性是由文件的属性决定的。文件的根本属性是信息记录。文件记录的信息体现着领导的决策，有些涉及党和国家以及公众的利益和安全，反映着社会经济、政治、军事和文化等方面的动向。而在企业、科研、财政金融等单位的文件中含有大量的经济、科技情报，这些信息涉及这些单位的经济利益、知识产权，甚至关系到它们的存亡。另外，有些与个人相关的文件，往往涉及个人的秘密和隐私，任何组织和个人均应根据法律保护这些合法的秘密和隐私。特别需要注意的是，文件工作的各个环节，从制作文件一直到文件的整理归档，每一个环节几乎都要涉及机密及要务，因此，文件工作的机要性是显而易见的。

文件工作的机要性要求文件工作必须有严格的规章制度，以保证任何环节不泄密、失密；要求文件工作人员应具有良好的政治素质及高度认真负责的工作态度，严格遵守保密规定。随着信息技术在文件工作领域的广泛应用，也要求文件工作必须具备利于维护其机要性的环境条件、设备与技术保障。

3. 事务性和专业性

文件工作也是一项事务性的工作，比如收发、登记、运转、送阅、传递、打印和校对。此外，文件工作也具有相当的专业性要求，比如制订文件工作的规章制度和标准，科学地组织文件工作，对文件工作的质量进行监控，对文件作出科学的价值判断。这些都需要运用文件工作的专业知识，其他知识是不可能取代的。此外，随着社会进步和科学技术的发展，文件工作还要融入单位的现代化管理，这也对文件工作提出了更高的专业要求。

文件工作的事务性和专业性不仅要求人们具备良好的政治素质和高度的责任心，还要求人们充分认识到文件工作的专业性特点，以及现代科技对文件工作的影响和挑战，努力学习专业和科技知识，不断进取，以适应形势发展的需要。

（三）文件工作的作用

文件工作是单位工作不可缺少的组成部分，它对单位的现实意义和对档案事业的历史意义使它在单位工作中占有重要的地位。

1. 实现单位职能的重要条件

任何单位在行使职权、实施管理时均离不开文件。上传下达、交流经验、商洽工作离不开文件；监督财产、经费使用、货币收支离不开文件；考察、选拔、任免人员离不开文件；工程建设、组织生产、科学研究离不开文件。可以说文件和文件工作渗透到单位工作的各个领域，无论是单位领导还是业务部门，在实际工作中都离不开文件，没有文件工作的支持，其他各项工作将难以开展。

2. 国家档案事业的重要基础

当文件办理完毕后，其中的部分文件反映着单位主要职能活动和基本历史面貌，对于单位今后各项工作有着不同的查考利用价值，并进一步按照文件在价值上、在等级上的不同将其划分为永久和定期两类。这些文件经过规范化整理并办理一定的归档手续后向单位档案室移交，成为单位档案工作的重要基础。根据档案法规，相关单位保存的永久以及部分长期保存的档案，到了一定年限需要向档案馆移交，这是为国家积累档案财富最重要的渠道。可以说，文件是档案部门档案的重要来源，文件在归档时的质量将对档案和档案工作的质量产生重要的影响。

（四）文件工作的基本原则

为了确保文件工作顺利开展，使文件工作达到规范化、制度化、科学化的目标，文件工作必须按其自身的客观规律进行。文件工作有其特定的内容和要求，有其独特的运行方式，因此，要做好文件工作还应遵循准确规范、精简高效、安全保密的原则。

准确规范是指质量上的要求；精简高效是指时间和管理上的要求；安全保密是指政治上的要求。这十二字原则是不可分割的整体。准确规范是文件工作原则的基本核心；精简高效是准确规范处理文件的必备条件；安全保密则是准确规范和精简高效地处理文件的根本保证。

贯彻执行十二字原则的时候应当注意：所谓准确规范，就是要求文件工作做到有法可依、有章可循，单位文件工作必须按法律法规和规章制度进行，向国家和行业的标准靠拢，不出任何差错；所谓精简高效，就是要求从实际出发，精简不必要的文件和文件处理程序，科学划分单位内各部门的职责范围与工作任务，杜绝办文过程中的推诿、扯皮现象，提高文件工作的现代化水平，提高办文效率；所谓安全保密，就是要求单位加强保密纪律教育，落实保密措施，研究保密技术，为保密需要而配备必要的仪器和设备，并按保密工作要求对文件工作进行检查，文件工作人员乃至单位全体工作人员都应当加强保密意识。

（五）文件工作的组织

文件工作是单位工作的重要组成部分，因此每个单位都设置一定的机构，配备一定的人员，采取一定的组织形式，建立一定的规章制度，对其做出科学有效的安排。

文件工作有一个显著的特点，就是它不是任何单位内设机构的专门业务，而是各个单位内设机构都需要运用的一种实现自身职能的工作手段。它关系到单位的各个内设机构，而每个内设机构又不能独立完成，需要得到整个单位的协调和配合。因此，文件工作需要有统一的做法、统一的要求、统一的规范、统一的领导，才有利于整个单位工作的运转。单位内部文件工作必须实行统一领导的原则。通常情况下，文件工作由单位的办公厅（室）主任负责统一领导，单位的文件工作机构和文件人员，要以办公厅（室）为核心构建文件工作组织体系，由办公厅（室）进行统一指导和监督。在此基础上，采取恰当的组织形式，建立健全文件工作制度。