（一）档案的存放方式
在将档案放入档案架柜时，档案的存放方式一般有竖放和平放两种。大多数的档案馆（室）采用竖放方式，平放比较适宜于保管珍贵档案以及卷皮质软、幅面过大、不宜竖放的档案。
另外，科技档案尤其是底图和蓝图类档案的存放方式选择更加要注意。底图应在特殊的底图柜中存放，其存放方式有两种：平放和卷放。平放方法能保证底图的平整，取放方便，但占用空间大；卷放方法能够节约空间，但取放不方便，容易造成底图的磨损。这种方法适用于特大特长幅面底图的存放。底图禁止折叠存放，以免出现折痕，影响图面的清晰度和准确度，并缩短其保管寿命。为保护底图不被撕破，可用胶纸通过压力机将底图四边包上。
蓝图纸张的机械性能比底图好，可以折叠。蓝图的折叠有一定的要求：一般以四号图纸幅面大小进行折叠，左面要留出装订线；折叠的图纸要向图纸正面以手风琴式方法折叠，不宜反折或卷筒式折叠；图纸的标题栏应露在右下角外面，以便查阅。折叠后的蓝图，若是不常查阅的，可以装订成册。不管是否装订，蓝图上所有的金属针都应去掉，以防生锈。折叠后的蓝图，存放在盒子里比较合适。蓝图柜可用一般的公文柜，在库房条件好的情况下，也可以用档案架。
（二）档案存放次序的管理
档案存放次序是指档案在库房及装具中的存放次序，目的是为了避免存放次序上的错乱，主要有两种方法。
1. 档案存放位置索引
档案存放位置索引是以表册或卡片的形式如实记录和反映档案在库房及装具中的存放次序情况。主要作用是便于档案人员迅速调归档案和其他日常管理，更有助于新手掌握情况，一般有两种编制方法。
（1）以全宗为单位编制的档案存放位置索引
指明各个全宗的档案分别存放的具体库房和装具方位，参见表6-1。
表6-1 以全宗为单位编制的档案存放位置索引表
（2）以库房和装具为单位编制的档案存放位置索引
说明各个库房和装具存放档案的具体情况，参见表6-2。
表6-2 以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引表
一般来说，档案存放位置索引比较适合于档案馆和存有多个全宗的档案室。特别是第二种样式，可采用大型图表形式张贴或悬挂在库房入口，便于随时参阅。
2. 档案代理卡
档案代理卡又称“代卷卡”，是档案保管人员编制和使用的一种专门指明案卷去向的卡片。档案代理卡既可以有效防止档案放错位置的现象，又可作为档案人员统计、分析档案利用情况的数据，见表6-3。
表6-3 档案代理卡
（三）全宗卷
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够记录和说明该全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。每个全宗都应建立全宗卷，各个档案馆（室）都必须将建立全宗卷作为一项基本的工作制度。
1. 内容构成
档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷。根据《全宗卷规范》（DA/T 12-2012）的规定，全宗卷的内容构成包括：
（1）全宗（馆藏）介绍方面的材料：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
（2）档案收集工作中的材料：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
（3）档案整理工作中的材料：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
（4）档案鉴定工作中的材料：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
（5）档案保管工作中的材料：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
（6）档案统计工作中的材料：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
（7）档案利用工作中的材料：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
（8）新技术应用中的材料：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
（9）综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，以及上述材料中涉及多个全宗的文件材料。
2. 全宗卷的整理
全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，必须注重平时积累，将全宗日常管理中产生的材料随时归入卷夹内，当材料积累到一定数量后进行整理组卷。
全宗卷内文件材料按“问题—时间”的方法进行系统排列。先将所有材料分成全宗介绍、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和新技术应用等类别，再按顺序排列，在此基础上参照文书档案目录编制卷内文件目录。
文件材料的编号由“全宗号—类号—件号”三部分组成，一般在文件材料首页上方的空白处进行编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。
3. 全宗卷的保管
档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗号顺序排列编制全宗卷目录。保管单一全宗的档案室，全宗卷可与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首，也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。
档案室建立全宗卷，应采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。
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