档案保管期限表，通常由顺序号、条款（即归档范围）、保管期限、附注和说明等部分组成，其中，条款和保管期限是最基本的项目。为便于今后国家档案馆开展档案鉴定开放工作，对于党政机关，档案行政管理部门往往要求其在编制《文书档案保管期限表》时，另外增加一项“利用范围”的内容。
（一）顺序号
档案保管期限表的各条款按类别系统排列后，必须在各个条款前面统一编顺序号。编号的目的是固定各条款的排列位置，并作为鉴定人员使用档案保管期限表时引用条款的代号。编号方法一般使用层累编号法，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2……
（二）条款
条款是一组类型相同的档案文件的名称或标题，即应归档文件材料的具体内容，每一条款应当代表一组有内在联系的价值相同的档案文件。一般一类文件材料称为一个“条款”，如党组会议记录、纪要。条款的拟制，要求简明扼要，力求用比较精炼的文字概括出一组档案文件的来源、内容和形式。必要时，在条款中应当指明档案文件的用途和可靠程度。条款不宜过多过细，若保管期限表条款数量较多，可以对条款做适当的分类，使条款条理清楚，便于工作人员查找使用。
（三）保管期限
保管期限是档案馆（室）根据档案鉴定标准对档案所确定的保存年限，保管期限的划分是档案价值鉴定工作的主要任务，也是衡量鉴定工作质量高低的主要标准。按国家档案局第8号令和第10号令规定，文书档案的保管期限分为永久和定期两种。定期一般分为10年、30年。专业档案保管期限另行规定。档案保管期限的年限是从文件产生后的第二年开始算起。
（四）附注
附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要注解和说明。比如，对条款中“重要的”，可以注释为“重要的，是指方针政策性或重大问题的，具有科学历史价值的文件材料。”再如，一些合同、协议书的保管期限，往往需要从有效期满后算起，可以在保管期限后注明“失效后”的字样。
（五）利用范围
利用范围即由编制机关对保管期限为永久的档案满30年后是否可向社会开放提出“开放”或“控制”的意见，其中，“控制”的范围主要包括：标注“国家秘密”的档案、党政机关公务活动中的“工作秘密”以及涉及公民个人隐私的档案等。以机关文书档案和企业管理类档案为例，见表9-4、9-5、9-6。
表9-4 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
表9-5 企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（按机构排列）
（续表）
表9-6 企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（按职能排列）
（续表）
（六）说明
一般应当说明保管期限表的编制目的、各个档案保管期限表的使用范围、制定档案保管期限表的依据、保管期限表的结构、保管期限的计算方法、保管期限表的批准时间和开始使用的日期及其他应当注意的事项。
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