编制工作程序

（一）准备工作

在编制文件材料归档范围和档案保管期限表前，应组织编制人员学习有关规定，在正确把握有关规定精神的基础上，对各部门、处室的工作职能、主要任务、业务分工、挂靠机构等开展调研和梳理。机关、人民团体可列出各部门、处室职能工作活动可能形成的文件材料大类，如会议材料、活动材料、制发的业务文件材料、行政审批材料、调研材料、财务管理材料、组织人事管理材料、后勤事务材料；企业可参照机关按机构列出各部门、处室文件材料大类，也可按企业职能列出经营管理、生产技术管理、行政管理、党群管理下一级类目材料，如党群管理类材料可分为党务工作材料、组织工作材料、宣传工作材料、统战工作材料、纪检工作材料、工会工作材料、共青团工作材料。

（二）起草工作

在确定各部门、处室（或问题、职能）文件材料大类的基础上，细化各类文件材料的具体内容，如内部工作会议材料可细化为通知、名单、议程、会议记录、纪要；大型会议的材料内容可丰富些，如请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话、交流发言材料、审议的草案、决议、简报。根据各类材料内容的重要程度，初步确定档案保管期限。

（三）征求意见

初稿编制完成后，应当充分征求各部门、处室负责人及兼职档案人员、业务经办人员的意见，反复讨论修改，并由部门、处室主要负责人审核确认，确保重要应归档文件材料不遗漏，尤其是本单位红头文件以外的工作统计材料、调研材料、内部管理材料、下级单位上报的重要材料等均纳入归档范围，档案保管期限划分科学。

（四）审批执行

根据国家档案局8号令、10号令规定，机关、人民团体、具有行政管理职能的事业单位编制或修订机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，以及国有企业总部编制或修订企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表须报同级档案行政管理部门同意后执行；对非国有企业、不具有行政管理职能的事业单位无此要求。此外，企业应按照归属关系，指导所属单位编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，并对其进行审批。