设备仪器文件的组卷和设备档案案卷

（一）设备仪器文件的组卷方法

按设备台（套）分别组卷是设备仪器文件组卷的基本方法，但很多情况下，单台（套）设备形成不止一个案卷，实际工作中，以下组卷方法可供参考。

1. 按设备仪器管理的阶段、流程组卷

对单台（套）设备仪器而言，从申请购置（或自制）直至投入使用，要经历一系列的阶段，尤其是非标类设备仪器（非标类设备仪器一般指根据设备使用单位特殊需求制作的设备，非市场上现有的、统一化的“货架”设备），相对而言更复杂。因此，可根据设备仪器的申请、购置、开箱、安装、运行等工作阶段或流程组案，例如，某台（套）非标类设备按照购置（或自制）设备的申请、招投标、设计阶段、设备仪器开箱验收阶段、安装、培训、使用、测试阶段等组卷。

对包含着多系统、多专业、多台（套）设备，按照总体设计实施的生产线工艺设备升级改造项目而言，其项目阶段划分类似建设项目的前期、竣工、竣工验收这一大阶段的框架，再根据有关阶段形成文件材料的数量，按照台（套）组卷。

2. 按设备仪器所属的系统、专业、工序等要素组卷

按照总体设计实施的生产线工艺设备升级改造项目，不但包含多台（套）设备仪器，有时在设计时首先将项目划分为若干系统、专业、工序等，在各系统、专业、工序下，才是若干台（套）具体的设备仪器，例如，某企业投资一个以购置和安装工艺设备为主的生产线工艺设备升级改造项目，按照该项目的总体设计，其划分了传送系统、控制系统、防护系统等若干系统。在项目具体实施阶段时，可先区分各系统，每个系统中再根据台（套）组织案卷。

如项目并不划分系统、专业、工序等要素，则可查考本单位设备仪器通用分类方案等管理制度，从而了解该项目中各台（套）设备仪器从属哪些设备大类，再按照台（套）组卷。

（二）设备仪器档案案卷和案卷内文件排列

设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

关于设备仪器档案案卷内文件排列，除了执行《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的有关要求外，具体工作中可充分应用某些带有汇总、目录功能的文件，作为案卷内文件排列的参考，例如，在一些单位中，设备仪器开箱验收记录单这一材料，通常都被设计成统一化的表单样式，其中就有设备随机文件材料验收项，通常罗列说明书、合格证、保修单等具体文件材料。组卷时，如设备开箱验收记录单与这些设备随机文件组成一卷，则可按照开箱验收记录单上设备随机文件罗列顺序，作为这些文件的排列顺序，这样，本单位所有设备仪器的这类随机文件案卷内文件排列比较统一，也便于检查和利用。

（三）设备档案案卷装订和编目的注意事项

由于设备仪器文件材料在规格、样式、载体上有一些个性化特点，因此在设备仪器档案案卷的装订和编目工作中，需注意以下情况：

1. 进口设备仪器的装箱单、操作说明、合格证明等通常为外文材料，在案卷题名、文件题名的拟写等编目工作中，应同时附中文翻译。

2. 一些较厚的且已装订成册的文件材料，如说明书、操作手册，不必拆开整卷装订，而直接按件装订。

3. 一些形状、大小不规则的设备仪器随机资料，如合格证标牌、金属铭牌，组卷时应按照档案整理和保护技术的有关要求作必要的处理，例如，对小尺寸的设备合格证，可将其贴于符合档案保管要求的A4幅面纸上，该A4幅面纸作为衬底与案卷中其他文件一起装订。

4. 安装光盘、操作说明光盘等非纸质载体的文件材料，应按照档案保管、保护的有关规定，与纸质载体采取不同的保管措施，并在卷内目录、备考表中，作好必要的备注说明。