人事档案的保管与利用

（一）人事档案的保管

人事档案的库房管理与其他门类档案基本相同。在职、非在职和死亡人员的人事档案应当分开保管，死亡人员的人事档案由组织、人事部门保管五年后，应当向综合档案机构移交，其中应当向中央档案馆、各级档案馆移交的人事档案按照《干部档案工作条例》有关规定实施。

人事档案的保管单位因管理对象的身份、就业情况不同而不同，并非所有单位都具有人事档案管理资格，《干部档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》《流动人员人事档案管理暂行规定》分别规定了人事档案管理的对象和范围。根据《干部档案工作条例》有关规定，县以上（含县）机关、国有企业、事业单位的组织、人事部门应当建立干部档案管理工作机构（即具有人事档案保管权限），县以下企事业单位以及外商、民营企业、私营企业等不得自行保管人事档案，应当委托县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构代为管理，如市、区县人才中心。非上海生源进沪就业的高校毕业生以及上海生源就读外省市高校的回沪毕业生，其人事档案可委托市教委所属的市学生事务中心管理；毕业离校时暂未落实工作的高校毕业生，高校可为其最长保管两年档案，两年后还未落实工作的，退回入学前户籍所在地人才流动服务机构管理。无业、待业人员人事档案应当由市、区县、街镇就业促进中心代为管理。任何情况下，都严禁个人保管人事档案。

（二）人事档案的利用

鉴于人事档案内容机密的特点，人事档案主要用于提供组织、人事等部门对员工进行考察、任免、聘任、政审、调动、处理、入学、入党、入团、出国、调资、退休等管理过程中使用，其他目的一般不予查阅、借阅。根据《干部档案工作条例》有关规定，查阅、借阅人事档案必须填写《查（借）阅人事档案审批表》并办理审批手续，不得凭借调查证明材料介绍信查阅、借阅人事档案，个人不得查阅、借阅本人或其直系亲属的档案。人事档案管理单位应制订人事档案查阅、借阅制度，对查阅、借阅范围、审批程序、登记、归还手续等作出具体规定，并严格执行。

（三）人事档案的转递

干部、职工调离原单位，人事档案必须按规定及时转递到新的人事档案管理单位。转出的档案必须齐全完整，不得扣留材料或分批转出。转递档案前必须填写《干部档案转递通知单》，加盖转出单位档案公章，严密包封，通过机要或派专人送取，不得邮寄或交本人自带或由亲属代领。批量转递档案时，须逐一登记、密封，并附转递清单。接收单位的管理部门应当对转进的人事档案认真清点、核对无误后，在回执单上签名盖章并立即退回。转出单位应及时跟踪、收集档案转递回执并妥善保管，对逾期一个月未返还回执的接收单位，应及时催办。有条件的单位，应建立档案转递信息数据库，以供查考。

人事档案原则上应当 “档随人走”，便于管理。随着干部人事工作改革的不断深入，就业岗位多元化，人口流动快速增加，在流动人员人事档案管理工作中，“人档分离”的情况越来越多，容易造成“无头档案”或档案丢失，甚至引起诉讼或纠纷，最终损害个人切身利益。因此，规范人事档案管理不仅是各级党政机关和其他社会组织的责任，也是每个公民应当引起重视和关注的问题。为此，人事档案主管部门应当加强政策宣传，积极探索解决新形势下人事档案管理的新问题。2014年12月，中共中央组织部、人力资源社会保障部、国家发改委、国家财政部、国家档案局联合印发《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号），进一步明确了流动人员档案管理的各项要求，全面取消流动人员人事档案管理收费，标志着党和政府对人事档案管理的关心和重视。人事档案的形成和保管单位必须担负起管理人事档案的责任，本着以人为本、对人负责的态度，加强人事档案工作组织领导，慎重处理每件档案材料，认真查、转每份档案，从严管理，推进新形势下人事档案管理工作规范化、科学化。