智慧管理初探

博物馆是一个庞大、复杂的系统，如何调节各部门之间的关系，如何有效地组织和管理资源，如何动态调配技术、财力、人力和物力，如何在第一时间处理突发事件，如何对观众进行实时引导等都将影响到其实际运作的效率，关系到博物馆的可持续发展。因此，在智慧博物馆建设中，必须借助新的数据采集、管理和分析技术，优化博物馆管理模式和工作机制，为博物馆决策提供支持，实现智慧化管理。以博物馆中的资源类型作为划分依据，可将智慧管理分为以下几个方面：

1.藏品管理

藏品的智慧管理，体现在自藏品入馆之时开始，所有关于藏品本体状况、藏品本体存储、藏品解读研究、藏品基本保护、藏品展览外借等方面的信息都要进行有效地记录、组织和管理，并能让相关人员在各类与藏品有关的活动中及时掌握藏品的状况等。换句话而言，就是博物馆能够对藏品进行动态监控，跟踪到每一件行为、事件或活动，做到对藏品信息的实时掌握，并可以动态分配和管理相应资源。目前最为常见的方式是将RFID应用到藏品管理工作。主要将保存数据的电子标签附着在目标物体的表面，之后访问者可利用阅读器无接触地读取并识别电子标签中所保存的内容。在藏品管理中，即为每件藏品建立RFID标签，使其拥有唯一的身份凭证，加之将RFID标签与藏品数据库相结合，使管理人员能够实时获取具体藏品的详细信息，包括藏品基本属性信息、研究信息、库存位置信息、在展位置信息等。此外，可将多个标签通过读写器进行关联，如在每一个工作环节中只要使用读写器同时读取藏品标签和工作人员的标签，就可方便快速地将二者进行关联，能够更加清楚地把握环节中的人员分工情况。同时，可基于RFID实现门禁自动侦测系统，监测器可及时通知工作人员实时记录藏品出入库情况等，能够更加规范藏品的出入库制度。目前，秦始皇帝陵博物院、南京博物院等已将RFID应用于文物管理，将RFID标签与文物藏品数据库相结合，使管理人员方便进行文物查询、浏览和统计。同时，南京博物院还将RFID技术应用于库房管理，在文物入库前预先录入电子标签，此后文物进出库房，系统会进行自动扫描，并将扫描信息录入计算机，为库房管理提供有效的管理依据和手段^[27]。

2.展品监控

展品的监控不仅有利于布展人员实时掌握展品的空间位置变化，同时还可以为展品的安防和安保起到很好的支撑作用。展品的监控也可通过RFID技术实现。相关工作人员需要在布展时将展品的位置进行原始定位，在展览期间实时监控电子标签发送过来的位置信息，接收器一旦发现展品发生位置上的偏离或是不一致，与RFID相连的报警系统会发出警报信号，及时通知工作人员，工作人员依据具体情况采取相应策略。此外，还可依据展品标签发送过来的信号，进行展品的统计和盘点。

3.博物馆人员工作管理

博物馆人员是博物馆维持日常事务运行的主要执行者，对于工作人员的有效管理、工作业务的动态规划和紧急事件的处理是非常重要的方面。一是可以借助RFID技术建立工作人员门禁考勤系统，为博物馆工作人员每人配置RFID电子标签一张，该标签既是门禁考勤卡，也是通行证件。只要标签处于识读器有效识别范围，则识读器便可自动识别该标签信息。二是利用近场通信（Near Field Communication，NFC）技术为每位工作人员配备一张门禁卡或支持NFC的手机，建立门禁系统。工作人员只需要将门禁卡或手机放在门禁读卡器前，就可被认证。门禁系统若判定信息为有效，则通知管理系统自动记录考勤信息，若判定为无效，则启动报警装置。此外，检测系统也可以通过红外探测等检测到非法入侵，并发出报警信息。基于证件卡、门禁卡等使用的进一步延伸，博物馆管理人员可以掌握工作人员的活动情况，及时了解其活动时间、活动位置和活动空间范围等。以工作人员的这些活动信息为基础，借助博物馆内的有线、无线通信系统，以及涉及藏品资源库、主题知识库在内的各类资源库和相应的信息系统，可以建立工作人员的协同作业平台，将藏品信息、展品信息、展览信息与各方面工作联系起来，使博物馆内部各业务模块能有效而及时地围绕着藏品/展品等直接相关物件开展协同工作，扁平化信息流程、全局化工作视野。在协同工作中，每一位博物馆工作人员能够及时了解自身所处的位置，了解总体业务流发展动态和现状，实时调整自己的业务进度和信息产出情况以更好地配合其他环节整体性发展。在整个工作流中，工作人员彼此互通，资源按需动态分配，工作脉络清晰，下可延展上可回溯，阶段任务清晰，人员责任明确。当出现问题或差错时，可找到相应的环节，对应具体的责任人或执行者。当发生突发事件时，可在第一时间做出响应，动态调配人力、财力和物力等，控制或引导事情的发展，将损失减少到最低程度。

4.观众参观行为管理

观众的参观人数、流量分布、行进路线、速度、停留等情况可以反映出其对展览、展品的态度、想法如何。传统博物馆难以获取观众参观行为数据，因此很难第一时间掌握观众的参观情况。智慧博物馆一方面可以利用射频识别技术，另一方面也可以使用视频跟踪和识别技术等对参观者进行无干扰的检测，通过合理部署传感节点，收集参观者自入馆之后的行动轨迹、参观路线、停留区域、停留时间、速率变换、往返次数等数据。这些数据通过馆内局域网或无线网等传输到后台处理中心，由计算处理平台进行数据的统计和分析。数据处理平台在基本数据分析的基础上，可进一步使用贝叶斯网络、神经网络等工具进行数据关联分析，寻求监测数据的合理解释，深入挖掘观众行为数据间可能存在的逻辑关系，以供博物馆工作人员参考。通过检测系统的反馈，在总体参观方面，博物馆工作人员可以实时掌握馆内观众保有量、出入口流量信息，如遇到突发事件，可以第一时间做出响应，给出疏导方案。此外，博物馆工作人员根据客流变化的趋势，可以动态调配人力、物力资源，根据观众流量分布，合理安排参观路线，以保证参观的秩序。在个体参观方面，博物馆工作人员可以详细了解观众在每个展项或展品前的停留时间，从而进一步了解观众最为喜欢的展项或展品是哪个（件）；可以了解观众不同展厅的时间分配情况，从而进一步了解观众更为关注的主题是什么；可以了解观众的参观路线的实施情况，从而进一步分析与所设定的参观路线发生出入的原因，以便发现潜在的问题并进行及时调整；可以掌握观众操作互动装置的时间、步骤等，从而进一步分析操作说明书的易读性如何、互动装置设计的可操作性如何等。苏州博物馆、陕西历史博物馆等已开始建设较为完善的观众行为管理。

5.财务动态管理

财务动态管理是博物馆非常重要的方面，实际操作中往往出现规章遵循不严，变化反应滞后，资产被随意侵占、闲置或浪费等情况。智慧博物馆构建了物、人、数据之间的互通，在博物馆各部门之间搭建了多渠道、多方式联动平台，为财务动态化、智能化管理奠定了基础。博物馆的财务管理系统与综合业务管理系统相结合可使管理者对于资金流的动态跟踪和检测、固定资产的内部控制更加方便，可以及时掌握各环节流动资产的变化、固定资产的状况，并完成流动资金的清理和审查，对资产的使用进行合理配置。大数据和云计算平台可以更加有效地揭示博物馆财务活动的规律、更加准确和客观地分析预算执行情况，并能可靠地为进一步的财务支出进行科学预测，为财务管理者提供决策依据，提高博物馆的财务分析管理水平。