孙亚形
(余姚市第二自来水有限公司)
摘 要:部门立卷是档案工作的基本制度，是档案部门为加强部门对文件材料的收集、归档意识，遵循档案工作规律，确保档案的真实准确和完整齐全，利于档案的开发利用而对归档文件材料实施前端控制的有效途径。本文以笔者所在区域的国企单位为例，通过对部门立卷工作现状的分析，就如何防范部门立卷流于形式提出了相应的对策和建议。
关键词:档案工作 部门立卷 防范 对策
虽说国有企业的档案工作越来越受到单位领导的重视，特别作为民生企业，档案工作更是做得越来越规范，但有一个细节不容忽视——部门立卷作为档案工作的基础，有没有真正地实施起来，值得大家关注。因为一个单位部门立卷工作做得如何，直接影响档案的质量，从而关系到档案的开发和利用。本文是笔者结合工作实践，就如何防范部门立卷流于形式提出了相应的对策和建议，旨在提高公司档案工作水平，更好地为其他各项工作和领导决策提供服务。
一、公司部门立卷的现状及弊端
真正意义上的部门立卷是由各部门兼职档案员按照本部门的纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，独立完成收集、整理、(虚拟)立卷、归档、移交等一系列规范化的立卷归档工作。本公司虽然早已按照余姚市档案局下发的《余姚市机关综合档案室年检标准》推行了部门立卷，而且每年年初综合档案室都会向各部门分发《公司关于各部门做好年度档案材料移交工作的通知》，明确了归档内容、归档人、移交日期等，但实际操作中，除了财务部做得较规范外，其他部门的立卷工作基本还是由综合档案室统包统揽，多数兼职档案员每年将手头上积累的文件材料不经过主动收集和系统地整理就移交给综合档案室，有的甚至过了移交期限，要在综合档案室的再三催促下才匆匆完成移交工作。这样显现出来的弊端有:一是工作缺乏主动性，收集不完整，移交不及时。二是影响了档案质量和立卷效率。各部门熟悉各自的业务情况，了解文件材料的形成过程和历史联系，在鉴定文件价值时也最有发言权，仅靠综合档案室档案员凭着主观意识对文件材料加以整理立卷、归档，这样既不能保持文件材料的有机联系，又不能准确地确定文件材料的保管价值。三是增加了综合档案室档案员的工作量和工作压力，使他们没有更多的时间和精力投入监督指导及档案信息资源的编研、开发和利用工作。
二、产生部门立卷流于形式的主要因素
(一)主观因素
一是档案意识薄弱。各部门虽设有兼职档案员，但大多档案意识不强，思想上没有“部门立卷”的概念，认为档案工作是综合档案室档案员的分内事，工作缺乏主动性和责任心。二是综合素质欠缺。部分兼职档案员综合素质不高，业务能力不强，敬业精神欠缺，到了移交档案的日期，往往以“不会做”“做不好”为借口而推诿。
(二)客观因素
一是部分兼职档案员岗位变动频繁或兼职过多。参加过上岗培训且具有一定档案工作经验的兼职档案员常因工作需要被调到其他岗位，影响了公司档案队伍的稳定和整体素质。档案员兼职过多致使他们没有更多的时间和精力全面了解部门内的档案情况，无法静下心来投入档案的收集、整理等工作，影响了部门立卷的质量。二是考核方案有待完善，缺乏相应的激励机制。公司各部门的档案工作虽早已纳入年度考核方案中，但方案中涉及档案工作部分欠细化，而且只考核到部门，档案工作不能和工资奖金直接挂钩，导致兼职档案员责任心不强，积极性不高。
产生部门立卷流于形式的因素是多方面的，除了上述因素，还存在着软件、硬件功能实现的不足，以及各部门配合协作上的欠缺等因素。针对如何真正地实施部门立卷，使公司的档案管理工作步入正轨，下面提出了一些对策措施供大家参考。
三、如何防范部门立卷流于形式
(一)营造良好的档案工作氛围
1.加强学习宣传。根据实际情况，公司每年至少组织一次由公司分管档案工作的副总、部门负责人、部门兼职档案员及相关人员参加的档案学习工作会议。宣传档案工作和部门立卷的重要性，解读档案管理工作的新标准、新规定，讨论、明确各部门归档范围及保管期限，强调档案移交时须附移交清册等，增强相关人员特别是部门负责人和兼职档案员的档案意识和归档意识。
2.开展档案展览活动。借公司成立周年或档案日开展一些以“公司发展轨迹”等为主题的展览和宣传活动，营造良好的档案工作氛围。
(二)提升兼职档案员的综合素质和业务能力
1.优化档案队伍。将相对文化素养较高、责任心较强的员工充实、调整到部门兼职档案员队伍中，且尽量保持档案队伍的稳定性，同时为使兼职档案员安心做好部门立卷工作，部门负责人应尽量让兼职档案员少兼其他工作。
2.抓好兼职档案员的业务学习和实际操练。公司既要采用“请进来”的方式，适时邀请市档案局督导科老师来公司进行档案业务培训，注重立卷知识与实际操作相结合;又要采用“走出去”的方式，如支持兼职档案员参加档案上岗证培训及继续教育培训，或到其他档案工作先进单位取经学习。同时公司内可尝试组织现场面对面交流经验、切磋操作技能等活动，不断完善兼职档案员的知识结构，使他们逐渐成长为能独当一面的档案员。
(三)细化年度考核方案
在公司领导的重视和支持下，结合实际，将已纳入年度考核方案中的档案工作部分再进行完善和细化，真正建立起对立卷部门和兼职档案员有效的激励、约束机制和档案工作考核验收监督机制，为实施部门立卷提供制度保障和监督保障。
公司考核方案中个性部分(部门)考核由“指标”“工作标准”“考核标准”三部分构成，建议对个性部分(部门)考核中的“工作标准”依据《余姚市机关综合档案室年检标准》中的相关要求，以及公司综合档案室制定的《公司各部门归档材料移交归档内容及时间表》进行细化，主要涉及“归档时间”“材料齐全”“整理规范”“案卷数量”四块内容，全面涵盖部门立卷工作的各个环节，对文件材料(电子文件)的收集、数量和质量进行控制，对档案材料的整理、立卷、归档工作进行统一监督。“考核标准”明确了每一项工作标准并赋予相应分值，以分值多少直观提醒各部门立卷归档工作的重点。随着档案工作内涵的发展和各部门收集工作的重点不同，每年对该细化部分进行适当调整。年终，兼职档案员工作好坏、工作量的多少将通过考核标准评定得以体现，并直接和其收入挂钩。同时，每年评选档案工作先进集体和个人，对责任心强、业务熟练、工作成效明显的部门和档案员给予行文表彰和物质奖励。上述举措将充分调动兼职档案员的工作积极性和主动性，逐渐消除档案员默默无闻奉献于档案事业却得不到公司领导和同事的肯定和支持的委屈心理。
(四)软件与硬件功能上的实现
为适应多形式载体档案管理的需求，从根本上提高部门立卷工作的质量和效率，保证档案工作的信息化、科学化和高效化，开发设计一个相对完整又便于操作且切合公司实际的档案立卷管理系统已成为必然趋势。
1.档案立卷管理系统的功能。该系统由部门兼职档案员负责本部门档案资料的收集、归档工作，综合档案室负责案卷审核、保管和借阅管理，可包括用户登入登出、系统管理、档案立卷、档案查阅、档案打印、档案备份各项功能模块。该系统对文件(电子)材料、档案进行统一管理，在局域网内部实现档案的存储与全文检索。实现各部门同步建档，综合档案室进行超前管理，全过程控制，对部门立卷各环节进行网上检查、监督、指导和移交接收。
2.档案立卷管理系统支撑平台。建立支撑档案立卷管理系统运行的硬件和软件平台，包括存储各类档案信息的数据存储服务、提供档案信息网络化利用的服务器，以及备份电子文件的存储介质，如光盘等。
3.信息集成实现。建立包括数据导入、数据转换、数据迁移、数据装载等功能在内的集成接口系统，实现对电子归档文件数字化后形成的电子档案的集成化管理。
(五)加强部门间协同配合工作
1.争取获得各部门的支持和配合。因部门立卷具有复杂性、协调性和特殊性，所以要做好部门立卷必须先得到各部门的支持和配合，对档案工作不重视、不配合的部门，建议由分管档案工作的领导做好其思想工作。
2.加强立卷工作中的督导和协调。综合档案室应加强对部门立卷工作的指导、监督和检查，帮助部门确定立卷方案，提出文件材料立卷的质量要求，做到前端控制和全程管理，在文件材料形成、收集过程中提前介入，发现问题及时沟通协调，以提高档案质量和立卷工作效率。
总之，部门立卷的实施是做好档案工作的根本，而构建实施部门立卷保障体系是真正意义上实现部门立卷的关键。相信通过我们的共同努力，部门立卷制度的实施将越来越顺畅，立卷归档工作由“要我归档”转变为“我要归档”，“积极收集、规范整理、及时移交”成为部门立卷工作的常态，使公司档案更好地为社会、为余姚西北地区的供水事业服务。
参考文献:
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