新常态下工商业务档案利用探究

林葵葵

(龙泉市消费者权益保护委员会)

摘　要:工商业务档案是工商行政管理机关登记管理工作的历史记录，在登记注册行政许可工作中以及各类经济活动中起着重要的依据、凭证作用。本文就新常态下如何加强工商业务档案利用进行探究。

关键词:新常态　工商档案　档案利用

龙泉市工商行政管理局成立于1978年，2014年统一并入龙泉市市场监督管理局。其中工商行政管理部门所收集保管的业务档案，主要是各类企业从开业到注销、吊销的原始档案，其独有的信息资源有着不可替代的作用。工商机关依法履行市场准入、市场监管、消费者权益保护职能，公、检、法机关办案，企业及自然人投资兴办企业及从事各类经济活动等都需要查询工商部门业务档案。

一、新常态下工商部门业务档案的特点

(一)档案生成量大

随着我国经济的迅速发展，市场投资环境的不断改善，市场上开办的公司数量越来越多。尤其是最近几年，随着市场经济的变化，工商部门在有关部门的配合下，不断完善相关政策、法规，扶持企业发展，优化市场投资环境，降低准入门槛，登记无收费且办证立等可取，新开企业登记数量逐年上升，又因企业经济活动频繁，需要不断对企业登记情况进行变更，这些都造成工商部门业务档案数量的急剧增加。截止到2015年底，龙泉市工商登记部门登记注册的业务档案就有4.8万余卷，130万余页。其中企业登记档案就有7000余户。

(二)档案利用率高

在工商事业现代化管理形成的庞大的信息资源中，工商部门业务档案信息资源具有凭证性、唯一性、可靠性和权威性，其独有的经济价值在社会活动中有着不可替代的参考和凭证作用。在工商部门内部:注册登记部门在进行企业变更时常常需要核对企业开业登记材料中的事项(例如股东签字等);企业监督管理部门在年检和日常对“经济户口”的管理中也经常要翻阅企业原始的登记档案;执法办案部门更是要复制工商部门业务档案原件作为证据材料。在工商部门以外:公、检、法、审计机关办理各类案件，需要查询工商部门业务档案;中、外企业及自然人投资兴办企业，签订经济合同，解决产权、股权纠纷，保护自身合法权益等也都需要查询工商部门业务档案;更有甚者，个人在进行工伤鉴定时，或者在办理个人养老保险进行工龄确认时也需要工商部门业务档案作为凭据。近年我局档案室接待查阅利用在1500余人次/年。

(三)档案连贯性强

工商部门业务档案同户籍档案、干部人事档案相类似，只要企业主体不消亡，变更次数多就会不断有新的档案形成。由于企业在经济活动中处于不断地运动变化之中，企业改制、重组、转产、兼并等活动日趋频繁，其经营地点、法人、名称、股东、资金、经营范围等也会发生变化，工商部门业务档案的收集、归档不是一劳永逸的。工商部门业务档案的管理必须随着企业登记情况的不断变化、企业状态的改变而采取动态的管理方式。业务档案的管理也必须紧紧围绕这个特点进行，以保证获取登记档案信息的准确性、真实性。

二、如何进一步做好新常态下工商部门业务档案的利用

(一)加快档案信息化建设，提高利用效率

鉴于业务档案利用率高的特点，传统的“你调我查”的利用模式已不再适应现代快节奏的工作需要，加快档案信息化是档案利用工作的必然趋势。

1.创建并完善工商部门业务档案的计算机管理系统。首先，工商部门业务电子档案的形成和利用必须依托功能齐全的业务档案电子化综合管理系统，该系统应具备档案电子化处理、档案综合查询、系统维护、业务集成、用户认证等功能，并与现有的经济户口综合管理系统无缝对接，突出系统关联、管理便捷、操作简便、节约成本等优点。其次，企业基本信息的查询需要一套不断优化、升级的经济户口综合管理系统，该系统是工商行政管理业务信息系统之一，以企业登记信息和企业监督管理数据为基础信息平台，由于系统开发和运用得较早，加上系统的不断升级，其对外部查询人员的作用日益凸显。

为实现业务档案的远程查询，应创建一个以计算机和互联网为技术支持的外网档案查询平台。充分利用好红盾网、企业信用资讯网等，通过这些网站以达到企业基本信息齐全准确、数据更新及时、多途径查询、查询速度快等利用要求。

2.推行档案信息电子化工作，实现档案电子化查询。开展档案信息电子化工作必须先对原始档案进行科学整理。针对企业登记档案具有的特性，即伴随企业的变更、年检等活动，原档案会不定时地增加新内容，整个案卷始终处在一种不断庞大的状态，直至企业申请注销或被吊销，对档案实行一户一卷，卷内按不同的核准日期分为若干件，件内再细分为多项内容的整理方法。这种整理方法不仅符合档案专业的规范化要求，也使电子档案的目录简洁、有序，便于按需选择内容。另外，在电子扫描时，要确保生成的图像清晰度高，档案内容完整准确，在录入和数据导入时，利用相应路径使目录与图像准确链接，并及时处理新入库的档案(尤其是变更登记档案)。

(二)建立完善利用制度，规范查询利用

工商部门业务档案管理工作需要制定档案阅览制度、外借制度、保密制度等，以便对利用行为加以规范和约束。其次，应该在《工商部门业务档案资料查询办法》的基础上，制定符合实际且有效可行的查询规定，具体包括查阅手续、查阅对象、查阅内容、打印权限、注意事项等。此外，还需补充电子档案查询操作方法，制定档案工作人员收集和整理档案利用效果反馈信息、记录典型利用案例、对档案利用实行监督管理等方面的实施细则。各项档案利用规章制度和办法应严密而简明，便于执行，档案工作者要在实践中认真总结，不断加以充实和完善。

(三)加强工商档案队伍建设，提升服务水平

1.端正服务态度，树立服务理念。工商部门业务档案的用户构成复杂，利用者的文化水平、知识素养存在差异，而且许多利用者想通过查询档案来解决关于切身利益的问题，查档时心情迫切，情绪波动大。所以，档案工作者在提供利用时要始终做到诚恳热情、耐心周到，让所有利用者为寻求帮助而来，获得最大满意而归。如随着2000年以后电子档案的普及应用，用户可通过网络查询所需信息，给利用者带来了便捷。但对于保存年限较为久远的档案，存在部分资料不全或遗失的情况，档案人员需要通过翻看大量纸质档案，或根据目录记载在存量庞大的档案室内找出具体的档案资料，有些利用者(拆迁户)着急找到自己的资料，对于查询档案工作如此烦琐表示不理解，工作人员在耐心、细心做好解释的同时要做好档案服务工作。

2.熟悉档案，了解需求。工商部门业务档案中涉及的企业类型很多，内容十分复杂且随政策和要求的变化而变化，所以，档案工作人员要充分熟悉不同时期形成的业务档案的特点及构成，从而快速、有效地为利用者提供服务。如某执法机关办案人员想查询名称预先核准通知书的真伪，工作人员只根据该通知书的序列号构成的不符，即快速地认定该通知书系伪造。在熟悉档案的基础上，档案工作者还要深入了解利用者的需求，通过与利用者积极地沟通，引导利用者提供一些诸如法定代表人、企业名称关键字、成立时间、经营范围等有效的线索，以提高工商部门业务档案的查准率。

3.优化知识结构，提高综合素质。随着档案信息化建设的不断推进，档案工作人员除了具备档案学理论知识和企业法人登记业务知识外，还应加强对网络系统、数据管理知识的学习，不断掌握计算机操作、档案电子化处理等现代化管理技能。通过业务培训，自学及多种途径的交流学习，不断更新知识，提高职业素养。