公共关系专题活动的共性流程

各类公共关系专题活动虽然主题不同，具体的公关目标也有差异，但它们之间存在一些共性，比如对组织而言总体公关目标是一致的，都是要传播组织的形象，扩大组织的知名度和美誉度；每一项公关专题活动的内容基本上也要具备共同的要素，才能使专题活动成功开展。

一、公关主题明确

公关专题活动在开展之前必须要明确具体主题是什么，因为专题活动内容繁多，只有先明确主题才能准备接下来的众多活动细节。如前所述，根据不同的公关主题基本可以分为赞助活动、庆典活动、新闻发布会、开放组织、展览会、举办会议等，这些不同的专题活动具体要求和注意事项以及筹备工作都有所不同，作为公关人员首先要明确开展哪一类公关专题活动能较为顺利地达到公关目标。

二、确定专题活动的时机

任何公关专题活动必须要抓准时机，良好的时机是公关专题活动成功的开端，所谓“机不可失，时不再来”，一般时机选择是社会公众共同关注的突发性的某话题某事件，具有较强的社会影响力，比如突发性的社会灾难事件，组织就应发挥企业公民的角色进行赞助活动，组织的突发性危机事件发生要及时召开新闻发布会；或者是每年固定常规性周期性的社会普遍关注的日子，比如春节、国庆、劳动节、高考，政府每年固定举办的展览会，等等；或者是组织本身值得纪念和庆祝的节日可以开展公关专题活动，比如组织周年庆典、新技术发明新产品上市的新闻发布会等等。

三、确定专题活动的地点

专题活动的地点非常重要，涉及是否有大量公众前来参加，能否达到预设的公关目标。因此地点一定要选取公交便利、停车方便、公众能较快捷地到达的目的地。当然不同的专题活动地点选择的要求是不同的，比如新闻发布会一般要求选择在交通便利的市中心，赞助活动最好能在事发地点，庆典活动最好能在组织所在地，因此地点选择也要看具体的环境、事件和当时当地的状况。

四、邀请对象明确

公关专题活动一般是有重点地邀请目标公众前来参加即可，不在于数量而在于公众的质量，以扩大影响为最终目的，以利益最大化为原则，因此根据具体专题活动的需要来确定邀请具体人员以及数量规模。比如新闻发布会就要确定具体哪几家与新闻发布会内容相符的媒体和记者，不能盲目邀请所有的媒体，庆典活动的嘉宾也是如此，选择对象要有依据，要有利于扩大活动的影响力和号召力。

五、做好前期宣传工作

任何公关专题活动的开展必须要有前期的准备工作，即宣传即将召开的专题活动，吸引目标公众前来参加，因此要进行必要的预告、铺垫、宣传、广告，使活动能形成良好的氛围。比如展览会的召开势必需要前期在媒体中做一系列宣传预热工作，新闻发布会也需要事先与媒体沟通洽谈好，组织的开放参观活动也要事先在媒体中进行宣传铺垫，比如农夫山泉在2009年7月7日至9日举行的邀请市民和记者去参观农夫山泉千岛湖水源地的活动，在6月份已在《浙江经视》等多家新闻媒体中进行宣传预热工作，在具体开展过程中就能达到事半功倍的效果。

六、编制实施活动工作程序表

编制实施公共关系计划的工作程序表，是制订专题公共关系计划中的一项工作量十分浩大的工作。这种工作，有如编计算机程序，把计划实施所采取的每一步骤的前后关系编制出来，使公共关系计划变成可供操作的具体化程序。

做程序时间表不可抽象化。要和具体的条件相结合，而且要一定能够实现的。如果程序表中的某一细节无法实现，就会直接影响到下一步细节的发展，进而影响到整个活动项目的实现。例如，某公共关系计划中的一个举行记者招待会的具体项目的行动日程时间表内容如下：

决定日期

确定记者招待会计划纲要

收集各招待场所报价及提供餐单

拟定邀请名单，检查核准各位的姓名

核对比较各酒店报价及餐单

视察可能选用酒店场所

选定及指定场所

设计请柬，决定措辞

邀印刷厂家报价印请柬

收到印刷厂报价，定印请柬及信封

确定所需的照片

收到、核校及交回请柬的校样

草拟总经理演说词

定制姓名牌、新闻资料夹、签名本

定制租用放映机、放映页、麦克风设备

看照片印样，定印照片

演说词取得主管批准

向媒体发出特别邀请

撰写新闻稿

印刷厂交来请柬及信封

写请柬、信封

递发请柬，订会场布置美术用品、演说者桌前名卡、标志牌等

登记参加者、不能参加者的名单

追校没有答复者和重要的不能参加者

将出席人数、座位及厅房布置平面图交给酒店

印新闻稿、演说词

装好新闻资料夹

七、坚守原则

1．真实性

公关专题活动主题必须具有真实性，即组织开展专题活动的动机和主旨要符合事实，不要搞噱头，要诚信可靠，提供给对象的信息是符合事实真相的，而不是为了盲目提高组织影响力和知名度带有欺诈公众成分地策划公关专题活动，比如展览会上商品的价格应该比市场要便宜，但有些组织参加展览会往往会在公众不知情的情况下提高价格欺骗公众；组织召开新闻发布会提供给自己的信息是虚假的，这些都不符合真实性原则。

2．可行性

公关专题活动必须切实可行，具有可操作性，要从实际出发，考虑可能会发生的种种意外情况，做好一切准备，制订详细可行的活动方案。比如拟邀请嘉宾的人员是要确实能邀请到的，不要请那些根本不可能到达活动现场的人；活动细节也要具有可行性，比如嘉宾如果是老年人，那么要根据他们的体力和年龄特征准备他们力所能及的活动。

3．文化性

公关专题活动要具有文化内涵，符合组织的价值观和组织文化，符合社会道德，同时具有启发性和趣味性，让公众在情感上引起共鸣。比如赞助活动应以人为本，体现组织作为社会公民的社会责任和义务，切不可把赞助活动搞成作秀活动，引起公众的反感。组织参加展览会的活动现场布置也应与组织文化和价值观融为一体，不可太过花哨、庸俗。

4．创新性

公关专题活动要具有创新性，活动形式和内容体现新、奇、特，吸引公众的注意力，公关专题活动策划切忌不按本组织的特点与事件情况就一味模仿，公关专题活动的形式和内容都应在充分体现组织特色的基础上有所创新，独特，新颖。

5．经济性

公关专题活动需要花费一定的财力、物力和人力，要有计划有安排，控制经费开支、人员工作项目和时间安排，要达到利益的最大化，在活动经费的消耗上要保证组织的承受能力和投入产出比，因此，合理地编制活动预算方案是前期非常重要的准备工作。

知识链接

公益活动[1]

公益活动是指一定的组织或个人向社会捐赠财物、时间、精力和知识等活动。公益活动的内容包括社区服务、环境保护、知识传播、公共福利、帮助他人、社会援助、社会治安、紧急援助、青年服务、慈善、社团活动、专业服务、文化艺术活动、国际合作，等等。公益活动的主要特点：1．外在性。属于公益事业的部门和企业及其活动一般处在直接生产过程、个别经营活动和居民的日常生活之外，独立存在、并行运转，并构成相对独立的系统。2．社会性。大部分公益事业主要依靠社会投资和建设，资金依靠国家财政解决，投资主要表现为社会效益和环境效益。3．共享性。公益事业的服务是为许多单位和居民共享的。4．无形性。公益事业所提供的产品大多是无形的服务，而不是有形的物质产品。5．福利性。公益事业所提供的产品带有很大成分的社会服务和社会福利性质。

公益从字面的意思来看是为了公众的利益，是社会财富的再次分配。如搜狐微博曾捐赠200万元，携手中国社会科学院农村发展研究所教授于建嵘先生，以搜狐微博为平台发起和推出“搜狐微博随手公益平台”，成立“搜狐随手公益基金”项目，推动民间公益。作为对项目的支持，搜狐董事局主席兼CEO张朝阳先生个人捐赠100万元，号召网友积极参与到随手公益项目中来。在此之前，于建嵘教授在其微博上发起的“随手送书下乡”、“随手拍照解救乞讨儿童”等活动，与华民基金签订协议设立的“随手公益基金”，著名主持人崔永元在搜狐微博发起的“给孩子加个菜”免费午餐公益计划都是典型的公益活动。

美国通用汽车公司董事长约翰・史密斯曾经说过：“只有负担起对社会的责任，才能使一个企业卓尔不群。”企业对公益事业的投入简单地看并没有直接的经济回报，但是却是在无形中塑造了一种强大的“慈善”竞争力。不仅是一些在企业慈善方面有传统的外企公司重视自己的企业公民形象，相当多领先的国内企业也开始注重社会资本的投入。博雅公关公司曾经总结出成功的社会投资项目的6个原则。

第一，企业的社会投资项目要有非常明确的目标及受众，并且始终如一地做长线项目。否则，就会出现散乱不集中的问题，难以产生大的影响。

第二，任何项目都应当符合运营规模，大企业做小项目，似乎与自己身份不符，而小企业做大项目又容易让公众产生乱花钱的负面影响。在项目创立伊始就要做一个和企业相关的命名，做出品牌性，并让公众感到这个项目与企业的关联。

第三，所有项目应与企业运营理念及投入政策相符，要有统一的想法。比如一个能源公司自己都没有执行有关的环保政策，却在做支持环保的社会投资项目，这是搬起石头砸自己的脚。

第四，企业社会投资项目要与整个国家的战略性目标一致，比如西部大开发等。这样将会得到更好的效果。

第五，企业的社会投资项目应当注重持续性。

第六，这个项目应当能够协助企业更好地发展业务，要与企业熟知的领域、品牌价值能最大发挥相一致。除了资金，还可以有知识、人员等的投入。

[1] 资料来源：http：／／www．chinatat．com／new／184＿289／2009a8a21＿sync3093431191128900217442． shtml