公文的种类有哪些？

形成文书的目的是为了反映客观的社会公务活动，解决实际社会生活中的问题。现代社会的复杂性和业务活动的多样性决定了文书的多样性。我们只有把握文书的不同种类，明确不同种类文书的作用，才能正确使用文书，更好地发挥文书的效用。

一、文书种类的划分

关于文书范围的界定和种类的划分众说纷纭，尚难统一。但通常可以从文书的使用功能、来源去向、行文关系、种类名称是否法定、阅读范围和机密程度等方面进行分类。

(一)按文书的使用功能划分

文书可以分为通用类文书、专用类文书和杂用类文书三类。

(1)通用类文书是指各类机关和组织在行政办公或处理事务时普遍使用的文书，主要是指党的机关、人大机关、政协机关和军事机关等使用的文书，它具有普遍通用的性质，例如党政机关的通告、通知、通报、议案、报告、意见、函、纪要等，还有各类法律、规章、制度和条例等，这些文书都有具体的适用范围。

(2)专用类文书是指一定专业机构或在一定专项领域内根据特殊需要专门形成和使用的文书，相对于通用类文书而言，它具有专用性的特点，如司法类、科技类、财经类、外事类等的文书。司法类文书主要应用于公安机关、人民法院、人民检察院、公证机关以及审计统计机关等专业机构。科技类文书主要有专利申请书、专利说明书、发明申报书、科技建议书、科技考察报告、项目申请书等。经济类文书主要有经济合同、市场调查报告、市场预测报告、可行性分析报告、财经预决算报告、产品说明书、招标书、投标书等。此外，备忘录、照会、声明、国书、接受书、协定、条约等外事类文书也属于专用类文书。

(3)杂用类文书指在社会生活中工作、生活日常应酬和人际交往事务类文书，例如个人书信、证明信、贺电、日记、演讲稿、计划、总结、祝词、请柬等。

(二)按文书的来源去向划分

(1)收文。收文是指本机关收到的外机关发送来的公文。按来源划分，收文又可分为上级机关来文、下级机关来文、同级机关来文和非隶属机关来文。

(2)发文。由本机关制发的公文统称发文，按发文方向分为对外发文和对内发文。对外发文是发给外机关的公文，对内发文是发给本机关的内部机构的公文。

(三)按行文关系划分

(1)上行文。上行文是指下级机关向其所属的上级领导机关发送的公文，也就是自下而上的行文。例如某机关给上级机关的请示、报告等。

(2)下行文。下行文是指上级领导机关对所属下级机关、单位的一种行文。例如市政府对所属区政府的行文。

(3)平行文。平行文是指平级机关、单位或不相隶属的机关、单位之间的一种行文，其主要文种是函。

(四)按文书种类名称是否法定划分

(1)法定公文。法定公文是指《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种公文种类名称的通称。

(2)事务文书。事务公文是指法定公文之外的日常处理公共事务的一般性公文种类名称的统称，如计划、总结、简报、调查报告等。

(五)按阅读范围和机密程度划分

(1)公布的公文。这是向人民群众或国内外公开发布的公文，如公告、通告、公报等。这类公文需要广泛宣传，人人周知，可以利用广播、电视、报刊公开发表，也可张贴和口头传达等。

(2)内部公文。内部公文是指只在机关或组织系统内部使用的公文。内部公文按是否保密分为普通公文和保密公文。保密公文按机密程度分为绝密、机密、秘密三个等级。

【知识拓展】

我国古代公文种类

我国奴隶社会和封建社会绵延4 000余年，政府公文不仅数量巨大，而且形式也丰富多样。从公文制成的材料看，殷商王朝的卜辞刻在龟甲兽骨上，商周的铭文铸刻在青铜器上，秦汉时使用最多的是竹简和缣帛，东汉以后有了纸张，公文书写材料逐渐用纸张替代，一些特殊的文书还用金、铁制成，如武则天祭嵩山的金简文书，宋、明颁发给勋贵的铁券诰命等。从书写公文的文字看，唐宋以后楷书是公文书写的主要形式，有些公文对文字有特别的要求，如一般用于封赠的公文以篆书书写，用于罢免大臣的公文以隶书书写，有些朝代还规定不得用行书、草书书写国家正式公文。至于公文的种类更是名目繁多，主要有:

典、谟、训、诰、誓、命。它们是保存在《尚书》里的我国上古时期公文名称。典指国家的法典、法规;谟是谋的意思，指规划一类的文书;训是训示、训令;诰是告示、布告;誓是誓言、誓词，相当于后来的檄文;命是常见的命令之类。

制、诏、策(册)、戒、敕、旨、谕。它们是封建皇帝在政务活动中颁发的各种公文的名称。制书是皇帝用于颁布重大制度时所用的文书;诏书多用于对官僚的训示、答复臣僚的上奏、皇帝即位的布告;策书是用于封赠或罢免大臣的命令性文书;戒书是皇帝对臣下进行训诫所用的文书;日常政务活动中所用的命令性文书称敕书，即民间称谓的“圣旨”，明代则称敕谕。

奏、章、表、议。它们是文武百官向皇帝上奏的文书形式。奏是封建时代官僚向皇帝言事的主要公文形式。章多用于庆典时向皇帝致敬，官员就任新职，依例须撰写谢章感恩。同类的公文还有表、笺。议是臣僚向皇帝表达不同意见的文书。

启、移、谘、关、札、状、檄、露布。它们是政府衙署相互往来或个人与官署交往的文书。启是官府往来的书信或下级给上级个人的书信;移是同级衙署互相送达的文书;谘是两个衙署相互商量事情;关是此衙署通知彼衙署有关事情的文书;札是上级官员给属员的文书;状是百姓向官府申诉的文书;檄与露布是指军事行动中讨伐性文告。

我国古代各种不同类型和名称的文书之间有着继承和沿革的关系，文书种类繁多反映了国家政治事务的复杂多样。

资料来源:《语文报·大学人文版》， 2009年第1期。

二、文书种类的选用标准

每一类文书中，又有许多种，每一种又都有一个名字，即文书的名称，通常也称文种。行文中，必须注意这些文书种类及名称的正确选用。那么，如何正确选择文书的种类及名称呢?可以根据以下几条标准来选择。

1.执行公文处理有关规定

该用什么文种不能想当然，要按公文处理的有关规定执行。如按照《党政机关公文处理工作条例》规定，请示和报告是两个文种，应分开行文，就不应再用“请示报告”这个文种。“复文”已经不再是公文种类，应停止使用。有些文种，如总结、简报、信息、计划等，没有规定可依，也应按照共同的习惯用法为依据，切忌标新立异。

2.弄清发文的具体目的要求

每份文件都有特定的撰制目的，都是为了实现一定的工作意图和工作目标，因此需要根据不同的行文目的选择不同的文种。如“请示”或者“议案”等文种，虽然它们都是上行文种，但一个是就有关事项请求批准的文种，一个则是请求审议有关事项的文种。根据发文的具体目的和要求不同，我们应该选择不同的文种。比如，请求上级给予指示或批准某项要求时，必须选用“请示”而不应选择“报告”这个文种。不同的文种揭示了不同的发文目的，不同的行文目的都有相对应的文种。只有选择了正确的、体现了行文目的的文种，才有助于受文者准确地理解公文的意图和主旨，使公文发挥应有的效用。

3.依据发文机关的职权范围

文种的使用对不同层次的机关有一定的选择性。层次，权限不同的机关，应选用与自己职权范围相适应的文种。有些文种适合中下级机关使用，如请示，报告等;有些文种适合上层领导机关使用，如命令(令)，公告等。如公告，按照规定是“向国内外宣布重要事项或者法定事项”时才用。一般来说基层单位很难有什么重要事项需要向国内外宣布，但我们在报刊的广告栏里见到的各类公告很多，这显然是文种误用使然。

4.考虑发文机关与收文机关的行文关系

机关制发公文，或是对上行文，或是对下行文，或是平行行文，三种不同的行文反映了不同的行文关系，必须分别在上行文、下行文和平行文对应的文种范围内选择恰当的文种。如，向上级领导汇报工作时应选用“报告”，不能选择“命令”或“通知”，因为“命令”是下行文种，“通知”是下行或平行文种，都不能向上级机关报告工作。对被领导机关行文，针对下级的“请示”给予答复时，应选用“批复”，而不可能选择“报告”等上行文种，也不能选择“函”这种平行文种。平行或不相隶属的机关之间互相行文商洽事项时，宜用“函”，如果错用“请示”“决定”等上行文种或下行文种，就会打乱正常的行文关系，贻误工作。

5.兼顾发文机关的工作性质

文种的使用对不同性质的领导机关也有选择性。如党委机关一般不单独使用命令(令)，必要时可与行政机关或军事机关联合使用。行政机关不使用决议，党委机关不使用公告，通告等文种，这都是由机关性质和领导体制决定的。

【范例阅读】

民营公司口气大决定错向政府发

某民营保险公司的××分公司地处S省××市，因为有公务要向当地市政府请求批准，按照分公司经理办公司会议的决定，由该公司办公室主任起草一份文件报送市政府。办公室主任考虑到本公司是民营企业，与所在市的政府不具有上下级隶属关系，也不是市政府所属部门的下属公司，与市政府之间行文就应该摆脱领导与被领导关系和业务指导关系，于是按照本公司经理办公会议上对某问题决策内容，写了一份《关于××××问题的决定》发给了当地市政府。此事给该分公司工作造成被动，受到公司总经理的严厉批评。

【问题讨论】

公司总经理为什么要对××分公司的这份决定提出严厉批评?

【案例评析】

本案例涉及工作关系中的“统管与被统管关系”以及由此形成的行文关系。

如本案例中××分公司办公室主任的理解一样，有意见认为，当前我国公文的运行环境有变，上下级的区分变得不宜或不易了，对机关之间的隶属关系以及行文关系是否还存在提问了疑问，有的在行文中就出现了向政府行文乱用文种的现象。

如何理解当前公文的运行环境中发生的变化呢? 其一，上下级不是封建专制的“上下尊卑”，而是工作分工关系;其二，主张摆脱和舍弃行文关系和行文方向的观点，脱离和违背了我国宪法和有关法律的规定。今天的公文运行环境的确有变化，但行文关系是国家的领导体制问题，有什么性质的政权就有什么性质的行文关系，只要我国政权性质不变，行文关系就不会变;机关之间的隶属关系以及行文关系的区分并非“不宜或不易”。

除了原有的领导与被领导、业务领导、平行、不相隶属的工作关系之外，依照我国相关法律规定，当前社会组织之间的行文还应该注意其他关系。如本案例涉及的“政府与民营企业”的关系。政府与属地范围内一般有上级领导机关的国有企业单位的行文和行政机关之间的行文，但民营企业按法律关系不按行政关系行文。本案例中的当地市政府与民营保险公司之间应该按照属地范围内的统管与被统管关系来行文。

所谓统管与被统管关系，指设在地方党委、政府管辖区内的上级机关的派出机构，外地机关，企事业单位的派驻机构，与当地党委政府没有隶属关系的其他机关和企事业单位等与当地党委，政府之间的关系。在党的机关，有些是中央和其他上级领导机关垂直管理的机构，党组织关系在地方，在党的建设方面，这些机构应该接受地方党委的统一管理。我国《地方政府组织法》第六十七条规定:“省、自治区、直辖市、自治州、县、自治县、市、市辖区的人民政府应当协助设立在本辖区内、不属于自己管理的国家机关，企业事业单位进行工作，并且监督它们遵守和执行法律和政策。”按照这一规定，地方政府在向本辖区内不属于自己管理的国家机关、企业事业单位发文时，只要符合统管与被统管关系，不论有无隶属关系，收文机关应该接受发文机关当地政府的管理;当然政府也只能向本辖区内这些机关单位发限于自己职权范围内活动的公文。如中共××省委办公厅机关的户口、计划生育、绿化等方面工作属于机关驻地所在的××市××区人民政府的派出机构某街道办事处管理。

至于本案例，按照地方政府组织法，该民营保险公司所在地的市政府与该公司之间，存在统管与被统管关系，所以在政府职权范围内该保险公司只能向市政府行上行文请求管理与监督。而“决定”一般适用于“对重要事项或重大行动做出安排”的重要的下行文中，该分公司办文人员错把“决定”发给当地政府，难怪会受到公司总经理的严厉批评。

资料来源:杨戎主编:《公文处理案例精选》【案例3-5】，四川人民出版社2010年版。

互动问题:

1.怎样根据机关和机关之间的关系来行文?

2.怎样理解民营公司与当地政府的行文关系?