公文定稿定稿的基础

因为公文在内容、外观形式、效用等方面不同，所以同一份公文，在形成过程中，根据文件处理的不同需要，产生了形式、内容、作用上都有不同的公文稿本。

一、公文稿本的含义

公文稿本指的是同一文件在撰写、审核、印制过程中根据文书处理的需要而形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿和文本。

长期以来，人们对文书各种稿本的叫法名目繁多，理解也不尽一致，有同一稿本叫法不同的。也有同一叫法却是兼指不同的多种稿本的。

对文书各种稿本的不同称谓总的可以分为两大类:一类是从稿本的性质和作用上去区别、称呼它，如草稿、定稿、正本、副本等;另一类是从稿本的制作方式上去区别、称呼它，如手稿、抄本、复写本、打印本、复印本、影印本等。前一类主要是揭示稿本的性质、用途，所以要严格分清;后一类主要是揭示稿本在形式上、制作及材料上的不同特点和外形特征，区分的主要目的是便于做好文书档案的保管工作。本节主要介绍第一类稿本。

二、文稿

文稿主要是公文形成前期所产生的文字材料。文稿主要有两种:一是草稿，二是定稿。

(一)草稿

草稿分为广义和狭义两种。狭义的草稿主要指作者根据腹稿草拟成文的初始稿件。广义的草稿还包括讨论稿、修改稿、送审稿、草案、修正案等。

草稿、草案都是文件的原始稿本，它反映了文件的撰制、起草过程，主要供修改、讨论和审批使用。草稿在内容和文字表述等方面，都还未成熟，所以不是正式文件，主要在机关内部使用。规划、计划、章程、条例、规定等法规性公文的草稿，一般称为草案。草案一般是特重要的文件，这些文件虽经起草，有的还在一定范围内讨论、修改过，但未在法定机关审查批准或一定会议讨论通过之前，仍是草稿，这种草稿用“草案”表示，以示问题的重大和态度的慎重。草案有时也对外发出，但主要目的是征求意见，不产生实际执行效用。有些机关的文字工作人员，由于不懂这种稿本的性质和作用，以致将草稿或草案下发，要求别人贯彻执行。例如某大学教材科起草了一份《教材发放试行办法(草案)》的公文，报送给学校领导审批，并要求批转试行，学校在收到这份公文后，认为可行，于是做了批转，此时在批转通知的标题中，就应将“草案”二字去掉，但这份批转通知的标题却是:《××大学批转教材科关于教材发放试行办法(草案)的通知》，并在通知内容里写到:“望各单位严格贯彻执行”，这就欠妥当了。

(二)定稿

定稿是文件的标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，它是发出的正式文件的标准和依据。草稿经过审核修改签发以后，才能成为定稿。定稿的标志是领导人的签发字样，如“同意打印下发，共印××份。局长:××× 2013年×月×日”。联合发文，最后一个单位的领导人签发以后才可成为定稿。

定稿标志着文件全部酝酿时期的结果，最大限度地体现了文件形成者的思想成果。只有定稿，才能形成正式文件。文秘人员在制发文件时，应注意一定要有定稿依据，才能加盖公章向外发出。文件在印制过程中，如发现定稿有误，必须经过签发人同意后，方可修改。

三、文本

根据定稿印制的文件成为文本。文书文本主要有:

(一)正本、副本

正本是根据定稿印制或缮写的，供向外发出用的正式文件文本。正本应具有标准的格式，上面有发文机关盖章或发文机关领导人的签署。它是收文机关处理工作的依据，具有法定的实际效用。

正本具有三个特征:第一，它是根据定稿制作的;第二，它是发送给主送机关的;第三，它具有实际效用，具有行政或法律的作用。这三个特征是紧密联系、不可分割的，只有同时具备这三个特征的文本，才能称为文本。

文书形成后期，由于实际工作的需要，往往使正本文件产生许多衍生文本，这些文本如果是与正本全文相符的，统称为副本。副本又叫抄本(“抄送”即此意)，按原意它是根据正本另行复制、誊抄的，由于现代印刷技术的发展，副本往往是和正本同时印刷出来的。为避免多头主送，副本一般注明“副本”字样。没有“副本”字样的，凡发送给抄送机关的文件，或复制、翻印出的文件，刊登于报刊未注明“不另行文”的文件等，都可视为副本。副本的作用，主要是代替正本供传阅、参考和备查使用。例如，收文机关可以将收到的文件复制若干份副本，便于机关各位负责人、各有关部门传阅，以提高公文处理和运转效率。在机关向外发文时，为使收文机关便于阅读和处理，也可以同时对一个机关发送若干份副本。

关于正本和副本的使用，目前主要有三个问题值得研究:

一是正本、副本不分。如有些机关，不管什么文件，都要求下级报送一式10份，这显然是正本文件10份，如果收文机关收到文件后，划分出正本副本，处理时可能要好一些，如果不加区分，就会在公文处理上带来麻烦。10份正本文件都分别送有关领导和部门进行传阅处理，虽提高了运转效率，但是究竟以哪一份文件的处理意见为准呢? 如果是请示性文件，以哪一份文件的批示意见作为批复的依据呢?这样很可能产生许多不必要的意见分歧。最好的办法是使用副本，正本文件只报一份，其余作为副本。当然，有些文件也可以是多份正本。如上级机关向所有下级机关发送的执行性文件。文件处理的依据应是正本，副本可作为参考或供集中意见时使用，归纳意见或会议讨论决定的意见可在正本文件“处理签”上体现。

二是发文往往是只有一份正本，没有副本，这样，上级机关在处理文件时就要转圈传阅(上级机关亦没有复制副本)，这势必拉长文件的运转周期。下级机关在发文时如能提供若干份副本，有关领导同时阅文，然后再开会讨论，或者把意见集中起来，就会加快文件的处理速度。

三是上级机关下发的文件(指发文对象是一个机关)只有1份正本，没有副本。上级的文件是下级贯彻执行的依据，但一份文件往往传达贯彻很不方便，特别是批复性的文件，下级机关往往需要运用它找有关部门联系工作。如果只有一份正本，牵涉到需要找几个部门的，就很难联系处理。因为有的部门为了有依据，往往要将正本收回留存，再找第二个部门就失去了依据，本机关也同样失去了依据。如果上级机关在发文时，根据情况，同时下发一些副本，就会对下级机关的公文处理带来方便。当然，下级机关也可根据需要复制副本。

【知识拓展】

副本的功能及其使用

副本是对正本文字不加删改，按原样重新抄录的文字文本，就其所包含的内容而言，副本比之于正本来说，几乎没有任何意义，但对于保护信息源和保存信息的空间意义来说，副本又实现了正本所无法达成的目的。下面作正、副本目的、功能以及数量、持有人对照表，以明示两者之区别。

正、副本对照表

由上表可见，正本和副本，虽然它们本身所显示的文字内容相同，但是其产生的目的和功能却有差别。正本是文字记录的原始文本，其目的在于记言、记事和记数，具有延伸人类记忆的功能。文字记录除了有帮助人类的记忆之外，其留下的文本还具备了保留信息的直接作用，有学者概括文字的作用为“记录性”和“纪念性”不无道理。而副本制作的目的，不是为了记言、记事或记数，因为这一功能已经由正本达成。保留信息和让数人(或数个场所)持有相同内容的文本，才是副本的主要目的。因此副本在保留信息、备忘查证的方面，与正本的作用重叠，但是，副本使得数人或数个场所得以持有文本;或当正本不在的时候，副本成为正本最可靠的信息保留载体，从这个意义上说副本又是保护正本的谨慎做法。因此，如果人们为了记录历史事实、保留圣哲之言，保存本氏族的记忆，记录财产的数量，或者为了日后的查证监督，正本足以满足人类的这些社会需求。可是，当数人或数个场所同时需要相同的文本时，或者预知正本即将消失，而又必须保留正本内容的情况下，就产生了对副本的需求。

而副本所具有的任意空间保存文字信息的优势，在社会的行政管理中，尤其发挥了不可替代的重要作用。自春秋中期以来，晋、楚、秦等国在新占领的地区或新开辟的荒地，相继设立原、温、申、息、商等县，并且一改历来由王分封亲属、臣下领治的传统控制方式，采用了对地方社会直接支配管理的新手段，即郡县制度的萌芽。秦统一六国，“分天下以为三十六郡”，继续和完善春秋战国以来的这一新型的政治控制手段。以皇帝为首的中央政府，通过下达诏书、发布命令和法规法律，推行统治政策;地方基层的郡、县，通过对所辖土地山川、林木矿产资源的管理利用，对民众的人口、财产、劳动力的统计控制，做成文书，向中央报告。在郡县制的政治体制中，行政文书的上行下达，成为维系中央和地方、最高统治者与民众的主要纽带，更是维持郡县体制正常运转的主要手段。在金字塔式的政治结构里，当居于顶端的最高统治者，向全国的数十余郡、上千万县同时群发诏令、法规的时候，就需要通过制作诏书、法令的副本，来完成向全国郡、县各级的群发工作。

其次，副本文书也成为行政管理中不可或缺的重要依据，它对日后的备忘查证，考核统计，保留了最原始的信息源。《周礼·春官》在叙“内史”之职时就已经说到:“执国法及国令之贰，以考政事，以逆会计。”唐代贾公彦揭示副本做法所带来的后续作用时说:“因即句考其政事及会计，以知得失善恶而诛赏。”因此，副本所延伸的新功能——作为考察官吏业绩的依据，成为行政管理中必不可少的一项重要内容。在里耶古井中所出土的副本特征明显的秦代公文书，为我们展示了秦代成熟和发达的行政文书管理制度。这种制度上的周密和完善，成为秦代专制主义中央集权的国家机器得以正常运转的保证。

先秦、秦汉社会中，关于副本，除了上述盟书和行政文书两类场合下的使用和流行以外，书籍的写副行为亦已出现。关于书籍的写副，《汉书》中记录了一件有趣的事情。《汉书·景十三王传》河间献王德传中记载，“河间献王德以孝景前二年立，修古好学，实事求是。从民得善书，必为好写与之，留其真，加金帛赐以招之。”颜师古注曰:“留其正本，而以付本、写本付还于民之有书者。”此事发生在汉初景帝年间。当初秦始皇听从李斯建议，推行燔书令，秦以外所有记录思想言论、历史经典的书籍，均被付之一炬，行文化上的专制政策。待汉朝建立，首先否定秦的文化政策，汉惠帝四年(前191年)颁布除挟书令，“三月甲子，皇帝冠，赦天下。省法令妨吏民者;除挟书律”。于是，从朝廷到民间，从王室贵族到学儒庶人，出现了寻访收集六国书籍的热潮，也引发了伏生、张苍等文人献自藏之书，以及像河内女子等不懂文字书籍的百姓，发老屋得逸书不毁而献的佳话。在爱书、惜书、搜书和藏书人中，汉室河间献王刘德，堪称成绩辉煌的代表人物。景帝二年(前155年 )刘德被立为献王之时，就开始向民间征购善书。其凭借王侯的实力，用金帛之利悬赏收集古书，所以“四方道术之人，不远千里”，给刘德献上藏书。而刘德在得到善本古书以后，极为珍视，费力保存。他专门请人将善本书籍一一誊抄，把复制的副本还给献书人，而留下真本收藏。献王藏书之多之优，可与汉王室相比。

在雕版术未发明之时，人们传诵阅览的经典传记，应该是一种传抄本。就形式而言抄本也是一种副本。正如所知，现在已经出土的各种楚竹书、秦汉竹简帛书，绝大多数都是抄本。通过书籍的抄录写副，书籍得到不断的复制，可让更多的阅读者看到喜爱的先圣言语、传记、故事和日常用书，使得书籍在更大的范围内传播。而书肆的出现，可能使得这种书籍抄副的行为商业化和规模化。我们知道，至少在东汉的时候，洛阳已经有出售书籍的市场， 谓之书“肆”。《后汉书·王充传》记载:“(充)家贫无书，常游洛阳市肆，阅所卖书， 一见辄能诵忆，遂博通众流百家之言。”扬雄在《法言·吾子》说:“好书而不要诸仲尼，书肆也。”因此，陈梦家推测在东汉有职业的抄书人，叫作“佣书”“写书”。

资料来源:《中国古代文书副本之考察》，吕静，《史林》2010年第5期，略有删改。

(二)存本

存本指的是发文机关留存的印制本，它是作为发出的正本的样本留作查考用的。存本是由正本转化来的，其转化的条件就是它失去了“发给主送机关”的特征，而被作者自己留存下来，作为与定稿相对照和检查正本文件发出后是否达到了预期目的之用。当发生疑问时，用存本与定稿核对，以分清内部责任;用存本与正本相核对，以分清与外部的责任。所以，保留存本时，应与定稿留存一起，同时整理归档。

(三)试行本、暂行本

试行本和暂行本主要是用于条例、规章、办法等法规性的文件。试行本是在文件制发机关认为文件内容还不够成熟，有待于通过实践总结经验，才能最后修改定稿时，为了稳妥起见，往往先用试行本的方式发布试行。暂行本是制发机关认为一时还来不及制定详细周密的规定时，先发一个暂行的文件，经过一定时期，积累经验，经过修订后再发布正式规定。

试行本和暂行本在本质上没有区别，但试行本着重强调试行，暂行本着重强调时间。试行本和暂行本不同于草稿、草案，它们都是具有实际执行效用的正式文件，在试行和暂行期间，有关单位应认真贯彻执行，不能因为是试行和暂行而在执行中打折扣。

目前在试行本和暂行本的使用上，制发机关应该注意:既然是试行，在取得经验和经过修改趋于成熟以后，就应发布正式文件，试行本即行作废;既然是暂行，就不应当长期不动，应当在充分调查研究、广泛征求意见的基础上，尽可能制发正式规定。试行本和暂行本如果使用太多，周期太长，往往影响文件的执行效用。

(四)两种以上文字文本

同一份文件，有时也有两种以上文字的文本。如在我国少数民族自治地区，有时就需要同时使用汉文文本和其他兄弟民族文字文本，以便于汉族和兄弟民族与群众阅读。在外事工作中，也往往同时使用中文和外文文本，为避免文字解释上的争议，有时还规定以哪种文字文本为准。

文稿和文本的使用是一个很重要的问题，应该从性质和作用上，认真加以区分，正确使用。