公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务等职能活动。
公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。
一、公文管理的原则
1.完善制度
《党政机关公文处理工作条例》第二十八条规定:“各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。”可见，完善公文管理制度是确保公文严格管理和发挥效用的前提，是做好公文管理工作的基本原则。
各级党政机关公文管理单位或部门都必须以有关法规为依据，结合自身的具体情况，建立健全本机关公文管理制度，使公文管理工作真正实现制度化和规范化。
2.统一管理
《党政机关公文处理工作条例》指出:“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。”统一管理成为公文管理的又一要求。对公文进行统一管理主要表现在收文发文归口管理、统一公文办理规章制度、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。
3.安全保密
安全保密工作贯穿于秘书工作各项具体事务的始终。在公文管理工作中，负责管理公文的文秘部门或专人除应做好日常的安全保密外，还需符合以下两条原则。
第一，配备保密设施设备管理。这是针对设立党委(党组)的县级以上单位的特定要求。《党政机关公文处理工作条例》指出，设立党委(党组)的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第二，依照公文密级管理。《条例》规定:“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。”
【提醒您】
公文管理中怎样保密
保密工作在公文管理中尤为重要。在工作中，应该从以下几方面入手加强公文的保密管理。
第一，绝密级国家秘密载体公文应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理。
第二，未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得随意复制和摘抄公文。
第三，收发、传递和外出携带公文，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施。
第四，对接触、知悉公文的人员要做文字记载，禁止携带公文参加涉外活动或出境。
二、公文管理的内容和要求
公文管理的具体内容包括印发传达、复制汇编翻印、撤销和废止、清退和销毁、移交、发文立户等几方面。
1.印发传达管理
公文的印发传达范围应严格按照发布层次和发文机关的要求执行。印发传达范围若有需要变更的，应当经发文机关批准。
【小技巧】
公文公开发布的原则
公开发布是印发传达的一种常见形式，实际上是变更了公文的印发传达范围。公文公开发布时可以遵循以下原则:
第一，公开发布权限。公文的公开发布必须经发文机关批准。不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开发布的，公开时必须请示。
第二，涉密公文公开发布前应当履行解密程序。解密的不一定公开，但公开的一定是已经解密的。
第三，公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
第四，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
2.复制汇编翻印管理
在公文管理中会经常遇到复制、汇编、翻印公文等情况，文秘部门和专人应该按照《条例》的具体规定执行(文件翻印范例见图4-1)。
【提醒您】
公文复制汇编翻印管理的规定
图4-1 文件翻印范例
《党政机关公文处理工作条例》对公文复制汇编翻印管理做出如下规定:
第一，复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。
第二，绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者发文机关的上级机关批准。
第三，复制、汇编公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志并管理。
第四，翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。
3.撤销和废止管理
公文在使用过程中会遇到撤销和废止的情形。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文的撤销和废止由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效;公文被废止的，视为自废止之日起失效。
【范例阅读】
中华人民共和国国家卫生和计划生育委员会令
第2号
为了适应经济社会和卫生计生事业发展，维护法制统一，推进依法行政，经2012年3月19日原卫生部部务会议和2013年7月30日国家卫生计生委委主任会议讨论通过，决定废止《妇幼卫生工作条例》等7件部门规章(见附件)。
本决定自发布之日起施行。
附件:国家卫生计生委决定废止的部门规章目录(7件)
主任 李 斌
2013年9月6日
附件:
国家卫生计生委决定废止的部门规章目录(7件)
续表
资料来源:《中华人民共和国国务院公报》2013年第33号。
互动问题:
1.被废止的《卫生部卫生立法工作管理办法》从( )开始失效。
A.1999年10月25日 B. 2012午3月19日
C.2013年7月30日 D.2013年9月6日
2.被撤销公文的无效日期和被废止公文的失效日期分别从什么时候算起?
4.清退和销毁管理
清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期或不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。下级机关报送的涉密公文，一般不予退回，由上级机关销毁或暂存备查。有重大错情的公文一经发现即由主管机关立即全部收回，下级机关不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。
销毁是指对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所进行的毁灭性的处理。不具备归档和保存价值的公文可以销毁。销毁公文时，应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准后，送交专门的涉密载体销毁机构销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。机关自行销毁的，应严格执行国家有关保密规定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
5.移交管理
《党政机关公文处理工作条例》规定:“机关合并时，全部公文应当随之合并管理;机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退”。
公文移交的范围不只是“红头文件”，而是应将个人使用和管理的涉密载体和各种公文资料全部清理并退还原工作单位。涉密人员离岗、离职对知悉的国家秘密仍然负有保密义务，除做好清退移交外，还要签订离岗保密承诺书，遵守脱密期管理规定。
6.发文立户管理
发文立户管理是《党政机关公文处理工作条例》增加的内容，使公文管理从源头上就步入了正规。《党政机关公文处理工作条例》指出，新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅(室)提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。
发文立户总的原则是:严格控制，以属地管理为主，按照机构隶属关系和干部管理权限决定。
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