文书整理归档工作

文书整理归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。《党政机关公文处理工作条例》规定:“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。”通过公文整理归档，可以使公文从动态转入静态，为日后的工作提供查证和参考的依据，继续发挥公文的效用。

一、文书整理归档工作

文书整理归档工作是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并装盒归档使之有序化的过程。

理解这个定义，应理解清楚以下两个问题:

1.整理归档的文书，必须是办理完毕的

所谓“办理完毕”并不是说文书内容所涉及的事情已经全部办完，而是指文书处理程序上已经办理完毕。其界定要根据不同的具体情况。但总的要求是，没有处理完毕的文书不能整理归档。

2.归整的文书，必须具有一定的查考利用价值

文书部门进行文书整理，需剔除非重要的、临时性的文书材料，将重要的有查考利用研究价值的文书归档。文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。

【小技巧】

不同类型文书整理归档时间的确定原则

不同类型文书的整理归档时间不同。在确定其整理归档时间时可以依据下列原则:

第一，领导指导性的文书是从普遍意义上阐明问题的，不要求某一方面的机关马上回答， 如规定性文件以及重要决议、年度计划、长期规划等，从发文机关来说在文件发出前就可以将定稿和正本随即归整;如果是收文的机关，则经有关领导人阅知、下达或采取了措施之后，才算告一段落，然后再把文件归整。

第二，不必办复的收文，经机关有关负责人阅批或传阅后，即可归整。

第三，询问答复性文书，一来一往了事的，也可随时归整。如请示与批复，问函与复函等，有的在发文机关发出或对方机关单位收到后就算办完，可以归整。

第四，重大问题，可能要处理较长一段时间方能结束，但大问题是由许多小问题构成的，只要其中某项具体问题已解决，有关具体文件在处理程序上就算处理完毕，因此可以归整。

二、归档文件整理的原则

归档文件整理的原则是遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分文书的不同价值，便于保管和查找利用。

1.遵循文件形成的客观规律

文书是机关工作活动的客观、自然的反映。各个机关的工作活动都是有规律的、按计划来完成的。例如要完成一项工作任务，往往事先要有一定的计划布置，必要时还需向上级领导部门请示，执行情况要上报下达，工作进行过程中要总结经验教训，工作结束要汇报总结、统计整理等，各个步骤都会有相关的文书产生。机关工作活动的规律，直接决定了文件的形成规律。因此，整理文件时，应当按照文件的形成规律，以反映出机关工作活动的真实历史面貌，反映出各项方针政策的贯彻执行和各项工作的发展情况，使整理后的档案成为系统的历史记录。

2.保持文件之间的有机联系

每个机关都有自己的工作职能，在整个国家机构的组织体系中处于一定的地位。一个机关不是孤立地进行活动的，它同自己的领导机关、下属机关和许多有关机关，有上下左右、四面八方的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作、各个工作发展阶段之间，也是有联系的。这种活动和工作过程中的联系，决定了文件之间自然的、历史的联系，这种联系就是文件的有机联系，这种关系反过来又反映着机关活动和工作的联系。只要我们能把文件收集齐全，又按照其自然形成的规律，保持它们之间的有机联系，正确分类整理，就能反映出机关工作活动的真实面貌，反映出机关的主要业务工作情况。

3.区分文书的不同价值

机关活动中形成的文件很多，虽然都是历史的记录，但它们的记录价值不同。有些是需要永久保管的，这最能反映机关基本职能活动;有的则是较长一段时间内有查考利用价值的;有的则是短时间内有查考利用价值的。这就需要区分它们的不同价值，分开进行整理，以便今后对短期及长期文件到一定历史阶段，失去查考利用价值以后，进行销毁。

4.便于保管和查找利用

文书整理的根本目的，是便于保管和利用。失去这个目的，文书整理归档工作就变得毫无意义。所以，文书整理归档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保管和利用的方便。例如，一次会议或者一项工程形成了许多文件，整理时不能单纯从保持联系的角度去看，要将永久、长期、短期的文件分开整理。如有些文件虽然是一项工作，一次会议形成的，本来有一定的联系，但由于保管期限要求不同，就需要适当分开，以利于机关档案室日后的鉴定、利用、留存或销毁。

三、归档文件整理的质量要求

《归档文件整理规则》明确规定了归档文件应符合以下质量要求:

1.归档文件应齐全完整

齐全完整一方面是指所收集的文书材料应齐全、完整，没有缺漏，特别是有关重要文书材料应尽力收集齐全，否则就会造成损失。另一方面是指收集到的文书材料没有漏页及破损等情况。漏页的应找齐，破损的应予以修整，字迹模糊或易褪变的文书应予以复制。

2.整理归档文件要符合档案保护的要求

整理归档的文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐用等要求，以利于能够妥善地保管。