电脑文件整理归档技巧

归档文件整理_文书处理与档案管理

文书整理归档是文书办理的最后一个环节，主要是对归档文件的整理，包括办毕文件的收集、判断、整理和归档四个主要步骤。这里所说的“归档文件”是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里所说的“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。

一、归档文件的收集

收集是公文整理归档的前提，没有收集齐全完整的文件材料，整理归档就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。文书管理部门和人员要及时归整平时处理完毕的文件资料，并应积极主动地经常催促文件承办人清退办毕的文件。

收集归档文件可以采取以下措施:

第一，立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”进行归档。

第二，检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如(1)会议材料:本单位年度工作会议材料(总结、计划)、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料;本单位在上级工作会议上的发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告等。(2)综合材料:会议记录本(党委会议，行政办公会议)等;各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表);各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合同等。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

二、归档文件的判断

立档单位将收集到的文件材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。

不归档的文件材料主要有三方面的文件:(1)重份文件。指本单位的发文及部分收到的重份文件。(2)普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。(3)未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

【知识拓展】

公文整理归档的范围

文书整理归档的范围是指在工作活动中形成的文书材料哪些应该归档，哪些不需要归档。

一、应该整理归档的文件材料

文书整理归档的范围，概括起来说，就是本机关在工作活动中形成的、办理完毕的、具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录，本机关编印的出版物原稿以及编制的图表、簿册等需要整理归档的文书。具体包括:

1.上级机关来文

包括针对本机关的指示性、指导性的文件，本机关必须贯彻执行的文件，或与本机关业务有关、需要参照办理的文件。如专门针对本机关的命令、批示，本机关必须贯彻执行的决定、决议、条例，本机关需要参照办理的规章(如劳动、工资、财务方面的规定)等。

2.本机关文件

包括反映本机关主要工作职能活动和基本情况及今后工作还需要查考的文件材料。

(1)党政工团会议文件、记录、讲话和为参加上级机关召开的重要会议准备的文件。

(2)本机关编制的反映主要职能活动的工作计划、总结、报告，调查研究材料及本机关填报或汇总的统计表和统计材料。

(3)对下级机关的指导性文件及与有关机关协商工作的来往文件。

(4)本机关专业活动形成的专业文件材料。

(5)外事活动形成的文件材料(包括请示、报告、计划、总结、重要简报、会谈记录、照片、来往文书及与外方签订的合同、协议等)。

(6)本机关或本机关批准的关于区域变化、征用土地的文件材料。

(7)本机关和本机关批准的关于机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件。

(8)干部任免及干部、职工的录用、转正、定级、调资、评定职称、退职、退休、离休、奖惩、抚恤、死亡等有关文件材料。

(9)本机关的组织规则、规章制度、人员编制，干部、职工、党团员名册，干部年报表，干部、职工转移行政、党团组织关系介绍信存根。

(10)本机关的历史沿革、大事记及反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带等。

(11)本机关财产、物资、档案等的交接凭证及产权材料。

(12)重要的人民来信和处理人民来信来访的记录、摘要单、处理报告等。

3.下级机关来文

指向本机关报送的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动及反映较长时间内全面情况的文件。如有关重要问题的请示和备案文件，典型的、重要的或年度和年度以上的工作报告、总结、统计报表等。

4.同级或非隶属机关的来文

指这类来文中，与本机关业务有关的、有参考价值的文件。如本机关工作中需要参考或作为依据的各种条例、规定、通知等。

5.其他文件资料

另外，还要注意机关内部使用的文件，如外出开会、检查工作等带回来的文件材料，涉及本机关职能活动的、有利用参考价值的文件，应进行整理归档。同时还要注意区分文件材料与内部刊物、图书资料的区别。一般刊物、图书资料不需整理归档，可作为资料留存。

关于文电统一立卷问题。电报也是机关文书的一种，只是传递的方式不同。文件和电报都是在机关工作活动中形成的，都是反映机关工作活动的文字记录，应同等看待，实行文电统一整理归档。

二、无需整理归档的文件材料

1.重份文件

同一份文件有时会有几份甚至许多份，包括一式多份的收文及本机关印制、复印的文书材料。整理时只须由主办单位或业务主管单位保存一份，其他多余的份数应当拣选处理。拣选时要注意保留上面有领导批示或有其他承办标记、说明的。同一份文件的草稿、定稿和存本，不能作为重份文件处理。

2.未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿

文件起草人在构思撰稿过程中起草的、未成文的、未经审批的一些提纲、素材、废稿等不需要整理归档。一般性文件写作过程中的修改稿一般不需整理归档，只有非常重要的、有查考价值的文件(如法规文件、重要的方针政策性文件、长远规划等)的历次草稿才需要都保存，以反映出讨论修改过程。

3.事务性的、临时性的、没有查考价值的文件材料

例如;一般召开业务会议的临时通知;要求上报计划、总结、统计报表的公函;不相隶属机关的首长任命、到职及其他机关驻地迁移、启用印信的通知;了解工作、接洽业务的介绍信;承办人随手作的简单记录、摘录材料;不属本机关主要职能活动的文件，如卫生检查、节假日通知等，均不需整理归档。

4.与本机关或本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性文件

如某财政厅收到的有关社会治安、市场管理问题的文件及其他单位抄送来的供参考的文件材料(工作情况、经验总结等)。这些文件多半是不需要具体执行和办理的，不反映本机关的工作活动。

5.内容被其他文件所包括了的文件材料

如日报、周报、旬报的内容，已被月报、季报所包括的。这方面需要注意的是应看其内容是否真正被包括，不能一概认为那些远比年度总结详细具体的月份、季度总结或专题总结，都是已经被包括了的文件。

6.一般机关来往发文的信封

信封、封皮、封套通常不需保存，如果需要记录发文机关的地址，可以另行登记。除非有特殊意义的作者，才有必要保存来文的信封，如党和国家领导人的亲笔信、个别知名人物的来函等。

上述无需整理归档的文件材料，也可进行简单整理、登记，按规定经本机关的办公厅(室)主任或单位负责人批准后销毁。文件销毁涉及机密的，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失，不漏销。其中，销毁绝密文书(含密码电报)应当进行登记。

资料来源:赵映诚主编:《文书工作与档案管理》，高等教育出版社2007年版，第161～163页。

三、归档文件整理

归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

(一)细心装订

用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

不符合装订要求的归档文件要重新装订。

【提醒您】

归档文件的装订方法和要求

归档文件的具体装订方法和要求是:

第一，对于短期档案和已装订成册不便拆订的刊物、书籍等，可以保持原貌。

第二，装订方式和用品应符合档案保护的要求，对归档文件无损害，不影响档案的保存寿命。装订方式可采用线装、胶粘、不锈钢钉(夹)、燕尾夹、无酸纸封套等。

第三，装订顺序:正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后;汉文本在前，少数民族文本在后;中文本在前，外文本在后;有文件处理单的，可以放在文件之前作为首页。

第四，装订位置:在文件的左侧或左上角。装订时应将文件的各页按一定的方式对齐，左侧装订时对齐左边和下侧，左上角装订时对齐左边和上侧。

(二)按“件”分类

归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

【提醒您】

归档文件的分类方法

归档文件的分类方法分为年度、保管期限、机构(问题)三种。在实际操作中，允许公文处理部门根据实际情况进行组合或简化。

1.按年度分类是指将文件按其形成年度分类。

(1)年度以落款日期为准，一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。

(2)跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等。

(3)跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档。

(4)几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。

2.按保管期限分类是指将文件按划定的保管期限分类。

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年和10年。

3.按机构(问题)分类是指将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

(三)有序排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，以“件”为单位进行排列。

【小技巧】

归档文件的排列方式

归档文件的具体排列，一般有以下四种方式:

一、按事由结合时间排列

这里所说的事由可以是指一件具体的事，或是一个具体的问题。或一段较紧密工作的自然流程等。

文件排列一般应将相同事由的文件排列在一起，然后将相同事由的各“件”结合时间进行排列，即时间早的排在前，时间晚的排在后。这里的“时间”主要是指文件形成的时间，有些文件也可依据文件的处理时间，如工作计划等。

不同事由的归档文件排列，可以按不同事由办结时间的先后顺序排列。

二、按事由结合重要程度排列

首先将相同事由文件排列在一起，再把重要的文件排列在前，其他相应的文件排列在后，依次进行。

不同事由的归档文件排列，也可以按文件的重要程度排列。按重要程度排列，是指将主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作形成的材料排在后面。

三、成套性文件集中排列

会议文件、统一报表等成套性文件可以集中排列，即将会议文件依次排列在一起，各种统一报表集中一起，然后结合时间或重要程度进行排列。不可将成套文件同其他文件混排在一起， 但某份文件内表格除外。

成套文件还可以按责任者或承办部门集中排列，也可按不同问题分别集中排列。

四、短期保管的文件可按办理完毕后归档的先后顺序排列。

因故未及时归档的文件，可将其排列在相应类别的最后。

(四)归档文件编号

归档文件的编号，是将归档文件在全宗中的处置标志为符号，并以档案章的形式在归档文件上注明。文件经过系统排列后，应依分类方案和排列顺序逐件编号，以固定位置，统计数量，并便于保护文件和方便查找利用。

文件编号以归档章的形式在每件文件首页上端的空白位置注明。归档章不能压住文件字迹，也不要与批示文字或收文章等相交叉。文件首页无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。

归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见表5-1。表中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置)。填写归档章时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，也可以使用打号机打号。

表5-1 归档章样式

【小技巧】

归档章项目的填写方法

归档章的各个项目应按照如下方法逐一填写:

全宗号，填写档案馆给立档单位编制的代号。已由档案馆给定全宗号的立档单位可以填写;没有全宗号的立档单位可将此项空留，待档案移交进馆给定全宗号后再填写。

年度，填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2014。

保管期限，标注“永久”“长期”“短期”或使用其简称“永”“长”“短”。或标注代码，对应的代码分别为Y、C、D。

件号，即文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号。室编件号是归档文件分类方案的最低一级类目内的顺序排列号，需在归档文件整理时编制。室编件号的编制方法是在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号是在档案移交进馆时，按进馆要求编制标注。一般单位，同一年度、同一机构(问题)、同一保管期限下从"1"开始逐件流水编号。永久保管文件较少的单位，永久和长期保管的档案可以从"1"开始混编成一个流水号。

机构(问题)，是作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。归档文件按组织机构分类的，填写形成或承办该文件的组织机构全称，如机构名称太长，可使用机构内部规范的简称。按问题分类的，直接填问题的类名。

(五)编制归档文件目录

归档文件排列完毕后，需依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，用于介绍盒内文件的成分和内容。

归档文件目录一般包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见表5-2)，其纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽:297mm×210mm)。

表5-2 归档文件目录

【小技巧】

归档文件目录的填写方法

归档文件目录的各个项目应按照如下方法填写:

件号，即每件编一个号，填写室编件号。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

责任者，填写制发文件的组织或个人(也就是文件的发文机关或署名者)。责任者名称过长，可写通用的简称。

文号，填写归档文件的发文字号。

题名，填写文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号， 以示同其他文件标题的区别。

日期，即文件的形成时间，一般用8位阿拉伯数字标注，如20130213。

页数，填写每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，空白页不计数。

备注，填写文件的变化和需说明的情况及问题。

归档文件目录应装订成册，一般一年一本，并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见表5-3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

表5-3 归档文件目录样表

文件目录统一制作完成后，案盒内应存放本案盒归档文件的目录，并置于归档文件最前面以方便查找。同时另备一份， 同其他盒内目录按“件”号顺次装订成总目录，以供文件的检索利用。检索项目为:“全宗号—年度—机构(问题)—保管期限—件号”。

(六)归档文件装盒

整理好的归档文件需按档案室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1.装入档案盒

档案盒应采用无酸纸制作，其外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

档案盒一般根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号(档案馆给立档单位编制的代码)、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项目，还可设置机构(问题)等选择项目。

【小技巧】

档案盒的填写方法

档案盒的各个项目应按照如下方法逐一填写:

全宗号，按同级档案馆给定的全宗号填写，暂时未给全宗号的可先空置，无进馆任务的可不印制此项目栏。年度，填写盒内归档文件的形成时间。

保管期限，填写盒内归档文件的所属保管期限，用汉字全称表示。

起止件号，填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“-”号连接。

盒号，即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制标注。

机构(问题)，填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称。

2.填写备考表

备考表(样表如表5-4)置于盒内文件之后，用以说明盒内文件的状况及其他需要说明的问题等。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备考表由整理人负责填写。

表5-4 备考表

【小技巧】

备考表的填写方法

备考表的各个项目应按照如下方法逐一填写:

盒内文件情况说明，填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人，填写负责整理归档文件的人员姓名。

检查人，填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期，标注归档文件整理完毕的日期。

四、归档

文书经过整理后，形成了系统的案盒，这时应向机关档案室进行移交。归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。移交时要注意办理好移交手续。

国家档案局发布的《机关档案室工作业务规范》具体规定了文书的归档制度，主要包括归档范围、归档时间及案盒质量要求。

1.归档范围

归档范围即文书整理的范围，凡属整理归档范围的文件，一律归档;不属于文书整理归档范围的文件，不需归档。不归档的文件可按制度销毁。

2.归档时间

文书部门或相关的业务部门，一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案，对一些专门性的文书或驻地比较分散的个别业务单位的文书，为便于日常查找和利用，也可根据实际情况商定适当的归档时间。

3.归档质量要求

应归档的文件材料收集齐全、完整。

按照文件之间的有机联系和保存价值，科学地整理归档。

归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求。

编制移交目录，至少一式两份;接双方经过清点案盒，履行签字手续。