一、档案检索工作的内容
档案数量庞大，内容繁多，在档案馆(室)内通常是根据它的自然形成规律，按照基本的体系整理和存放，而社会利用档案则是具体的、特定的、多种多样的。为了解决这一矛盾，需要编制各种检索工具，来揭示档案的内容和成分，以便于利用者分析、比较、对照，从而查找出自己需要的档案材料，档案检索工作应运而生。
档案的检索工作，是为了解决庞大的整理体系和利用者特定的需要之间的矛盾而产生和存在的，它在档案工作中具有重要意义。
档案检索包括档案信息存储和查找(检索)两个具体过程，这两个过程是密切联系的。存储过程即将档案中具有检索意义的特征标示出来，按照一定的顺序加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程。查找过程是指利用检索工具查找所需档案的过程。
二、了解检索工具
档案检索工具是揭示和介绍档案馆(室)保存档案内容和成分，记录、报道、查找档案资料的手段，是开发档案信息资源的工具。它的基本功能是存储和查找。
存储是指将档案的有关特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来。查找是指为利用者提供档案的线索，供利用者了解和查询档案。
【知识拓展】
检索工具的作用
1.桥梁作用
档案的数量庞大，并随着时间的推移而增加，内容繁杂，涉及社会实践活动的各个方面，对于利用者来说犹如档案之海，如果不借助于科学的方法和手段，便无法从中获取所需档案。档案检索工具在档案和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，沟通二者的供需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。
2.交流作用
档案检索工具中存储了大量的档案信息，它不仅可以提供查询，同时可成为档案馆(室)与利用者、档案馆(室)之间的交流工具。利用者借助它可以了解档案的分布、内容、价值等信息，档案馆(室)借助它可以互相了解馆藏情况，互通有无，提高服务质量。
3.管理作用
档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了馆藏情况，档案工作人员可以通过检索工具概要地了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。尤其是馆藏性检索工具反映档案实体顺序，在库房管理、档案数量统计等管理活动中直接发挥作用。各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。
三、掌握检索工具的分类
由于档案的内容和外形特点很多，人们利用档案的目的和要求也各不相同，单靠一两种检索工具很难全面揭示出档案的内容和成分，也难以满足利用者的不同层次和不同角度的利用需要，所以在长期的档案检索实践中，便形成了不同门类、不同内容和形式的检索工具。根据不同的分类标准，可以把档案检索工具划分为不同的种类。目前比较常见的分类方法有以下几种:
1.按编制方式分
根据编制方式的不同，检索工具可分为目录、索引、指南。
【提醒您】
目录与索引的区别
目录和索引之间没有严格的界限，一般来说，目录著录的条目内容比较全面，而索引著录的条目内容比较简单，一般只著录排检项及其出处两个项目。
(1)目录
目录是将所著录的条目按照一定的次序编排而成的检索工具。
【知识拓展】
常见的档案目录有哪些
1.案卷目录，是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。案卷目录一般采用书本式，其目录表包括:顺序号(案卷号)、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。
2.案卷文件目录，亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。
3.归档文件目录，为适应档案管理现代化的需要，《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)规定，归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
4.全宗目录，是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大、全宗较多的大中型档案馆。
5.分类目录，是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。
6.主题目录，是根据主题法的原理，将档案的主题按字序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
7.专题目录，是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。
(2)索引
索引是将档案的某一部分特征及其出处著录出来，并按照一定次序编排的检索工具。
【知识拓展】
常用的档案索引有哪些
1.文号索引，是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文号档号对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。
2.人名索引，是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。在档案利用中，检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人名，所以只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。
3.地名索引，是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。
(3)指南
指南是以文章的形式综合叙述档案情况的一种检索工具。
【知识拓展】
档案利用相关的指南通常有哪些
1.档案馆指南，是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。它是档案馆面向社会的一种宣传、报道性工具，借助这种工具，利用者可以较为全面地了解馆藏档案情况及利用档案过程中所需的各种信息。
档案馆指南从揭示馆藏的详略程度上可分为简明指南和详细指南，从揭示档案馆的范围上可分为单一档案馆指南和同一类型、同一地区档案馆指南。一般应包括6部分内容:(1)说明或序言，(2)目录，(3)档案馆概况，(4)馆藏档案情况介绍，(5)馆藏资料情况介绍， (6)附录。
2.全宗指南，是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。(1)立档单位和全宗的历史概况。在档案利用活动中，对立档单位历史的了解往往关系到对档案内容的理解。因为档案是历史的记录，不了解档案产生单位的性质、职能及机构设置情况，就难以全面认识该机关档案的价值。这一困难尤其发生在后代人利用前代人形成的档案中，同代人利用其他机关形成的档案等情况中。对立档单位情况的介绍主要包括单位名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。(2)全宗内档案概况。这部分主要包括档案的来源、数量、进馆日期、整理、保管、鉴定情况、完整程度、所编制的检索工具等。(3)档案的内容与成分。一般依原整理体系加以介绍，如果是按组织机构分类的，可按照机构逐一介绍;如果是按问题分类的，可按原划分的类目逐一介绍。这样介绍起来比较方便，而且由于与整理情况相对应，也比较清晰。介绍档案内容时原则上是以案卷为单位，亦可视实际情况灵活掌握，对于若干个问题相近或相同的案卷可合并介绍;对有特色和价值较高的文件可单独介绍。
3.专题指南，是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。专题指南的基本结构可由以下3部分组成:(1)序言，(2)档案内容介绍，(3)附录。
2.按载体形式分
根据载体形式的不同，检索工具可分为以纸张为载体的、以胶片和磁带为载体的两大类，其中以纸张为载体的又可以分为卡片式、书本式，以胶片和磁带为载体的包括缩微目录和机读目录。
(1)书本式检索工具
书本式检索工具是将著录的条目按一定的顺序排列后印在纸页上、装订成册的检索工具。这种检索工具的优点是体积小，便于管理;可印刷出版，便于传递和交流;编排内容紧凑，便于翻阅;成本较低。缺点是灵活性差，一旦装订成册，条目的增减及条目的调整都无法进行。
(2)卡片式检索工具
卡片式检索工具是将档案著录的条目写在卡片上，每一条目形成一张卡片，然后将卡片按一定顺序排列而形成的检索工具。这种检索工具最大的优点就是具有较大的灵活性，便于条目的增减和条目顺序的调整，查找功能较强。但由于卡片数量较多，体积较大，容易散失，顺序容易混乱，因此，这种检索工具不利于保管、交流和阅读。
(3)缩微目录
缩微目录是以胶片为载体的以缩微摄影方式制作的检索工具。检索时，可使用阅读器放大阅读。主要优点是存储密集，节约空间;体积小，便于携带交流;便于拷贝复制;耐久性好，便于长期保存和利用。这种检索工具需有一定的设备才能制作和使用。
(4)机读目录
机读目录是以磁性材料为载体供计算机识别的检索工具。使用时可以在荧光屏上显示，也可以打印出文字。其主要优点是存储密度高，检索速度快，可进行多途径检索。这种检索工具在制作时费时费力，工作量较大，费用也较高。
3.按检索范围分
按可检索的范围分，具体可分为:
(1)全宗范围检索工具
全宗范围检索工具是以一个全宗(或其部分)为对象的检索工具，有案卷目录、卷内文件目录汇集、全宗文件卡片(目录)、文号目录、全宗指南等。此外，登记全宗内档案成分与数量的“全宗单”，保存有关全宗历史材料的“全宗卷”，也可列入这一类。
(2)若干全宗范围检索工具
若干全宗范围检索工具是以档案馆(室)的全部(或主要部分)档案为对象的检索工具，有分类卡片目录、分类目录、主题卡片目录、主题目录(或索引)、档案指南等。此外，登记档案馆内档案数量和成分的全宗名册、全宗卡片以及档案存放位索引，也可列入这一类。
(3)以若干个档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具
以若干个档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具如联合目录等。
4.按功能分
按功能和作用的主要方面可以分为馆藏性检索工具、查找性检索工具和介绍性(报道性)检索工具。
(1)馆藏性检索工具
馆藏性检索工具是反映收藏档案的整理体系及其排列顺序的检索工具。其主要功能是反映档案整理的顺序和原则，档案馆工作人员可据此了解馆藏情况及查找档案。其缺点是检索途径单一，只是按照整理的顺序提供查找途径，同时检索深度较浅。
(2)查找性检索工具
查找性检索工具是指专门为查找而编制的检索工具。它不受档案实体排列顺序的限制，以档案的某一内容或某一形式为检索途径而形成的检索工具。其优点是可以打破档案实体排列的顺序，打破全宗、案卷的界限进行检索，可以从不同的角度标志档案，提供多种检索途径;可以选择任意的检索深度。
(3)介绍性检索工具
介绍性检索工具也可称为报道性检索工具，是指专门用于介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具。这种检索工具一般是全面概括地介绍档案的情况，客观地评价档案的价值，向利用者提供一定的内容线索，但它不给出档案的检索标志和检索项，一般不能直接用于查找。
此外，按信息处理的手段，可以分为手工检索工具和机械检索工具;按使用对象的不同，可分为公务性检索工具和开放性检索工具;按排检方法的不同，可分为分类法的检索工具和主题法的检索工具等。需要特别指出的是，随着计算机技术在档案工作中的应用，很多传统的手工式的目录被计算机数据库形式所取代，它们已经或即将退出历史舞台，不需要单独编制了。但了解一下传统的目录，对理解和建立数据库是有帮助的。
四、了解档案排检方法
1.分类法
以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。优点是同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。
2.按作者排检法
把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。
3.按文号排检法
按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一些历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。
4.按字序排检法
编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合这几种方法。(1)部首偏旁法，这种方法采用不多，因为它在排列上相当有难度，很多偏旁难以掌握。(2)笔数、笔形法，其困难在于繁简字的问题。(3)四角号码法，全国的人名、地名卡片采用此法较多，但此法的普及面不广。(4)音序法，按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。
5.按地序排检法
按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多，如清代的奏折、地质档案、农业档案等。
6.主题法
按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第4种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。
【提醒您】
如何区别分类法和主题法
目前在档案界，比较推崇的排检方法是分类法和主题法，两者各有优缺点。
分类法是以反映档案内容职能特性的类目为基础，并用分类号进行检索的一种档案检索语言，它的检索词汇是分类号，检索词典是《中国档案分类法》(1996年版)。《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。中华人民共和国档案分类表由主表和辅助表(综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成，以社会实践活动的职能分工为基础，紧密结合档案记述和反映的事物属性关系进行划分。分类表结构体系由19个大类组成，每一类的类目名称以分类号为代码，类目之间的关系主要有从属关系和并列关系。分类表的每一类目都配有符号，称为类号。类号的作用是表征档案的内容和固定各个类目在分类体系中排列的次序，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字的混合号码编制，如“E91边界、领土”“HP1891中国近代史、现代史”等。档案工作人员根据《中国档案分类法》中的分类体系，以卷或件为单位赋予档案相应的分类号，然后将分类标引的条目组成分类目录。
主题法是以主题词进行检索的一种档案检索语言。它的检索词汇是主题词，检索词典是《中国档案主题词表》。它是由反映档案内容的规范词目组成的，词目按照汉语拼音结合汉字字形排列。《中国档案主题词表》(1995年版)主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成，并指明主题词在《范畴索引》中的范畴分类号及主题词的范围、观点和含义等。范畴索引是将主表中的全部主题词按照既定的类目分类排列而形成的一种索引，借助分类索引可满足按类查词和族性检索的要求。
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