【范例阅读】
监守自盗的财务科长
慈溪市审计局在对该市环卫处审计过程中，查阅了胡某担任财务科长期间近10年的会计账册资料，有的账册未经整理，乱放在会计保管室，有的凭证残缺不全。检查人员发现有从市场上购买收费收据存根80多本。同时经银行核查，相关人员谈话取证等多方的核查，最终查实胡某1999年7月～2005年1月，利用自己保管收费之便，趁出纳离岗之机，采用抽出收费票据记账联自行保管、收入不入账的方法，先后15次侵吞收费员要其代为上缴卫生费收入(现金或现金支票)共计85 120元，同时查出2003年11月凭证中，胡某采用伪造环卫处新增道路保洁人员工资清单并仿冒单位负责人及经办人签名，骗取单位公款61 200元。
资料来源:百度知道。
互动问题:请分析:该环卫处的会计档案管理存在哪些问题?
一、会计档案的概念和作用
(一)会计档案的概念
会计档案是在会计工作中形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映组织单位经济业务的重要史料和证据。
其中，会计凭证是经济业务的证明材料，是登记账的主要依据;会计账簿是以会计凭证为依据，全面系统地记录经济业务状况的账目性材料;会计报表是对会计账簿加以归类、分析、汇总而成的报告性材料，用来综合反映立档单位某一时期经济业务和财务收支情况。
(二)会计档案的作用
会计档案记录着社会组织的经济活动情况，是反映单位经济业务的重要史料和证据。它的重要作用体现在以下几个方面:
1.会计档案为制定单位经济计划，做出科学的经济决策提供重要资料和可靠数据。
2.会计档案对保护国家和组织的财产，监督国家财务制度和财经纪律的执行情况，打击经济领域犯罪活动和反对不正之风，起着重要的作用。
3.会计档案是单位组织进行财务管理的必要手段和工具，也是研究单位组织经济活动历史的重要史料。
二、会计档案的整理与归档
(一)会计档案的类型
会计档案可分为四种类型:凭证类、账簿类、报告类和其他类。
1.会计凭证类
会计凭证是记录经济业务发生，明确经济责任，据以登记会计账簿的书面证明材料。一般指原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2.会计账簿类
会计账簿是以会计凭证为依据，全面记录一个机构经济活动事项的簿籍，主要有:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3.财务报告类
财务报告是以统一的货币计量单位，通过一系列指标，总括地反映一个机构在一定时间内资金活动情况、财务状况和经营状况的总结性文件。财务报告可分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。
4.其他类
其他类是指以上三类会计档案以外的会计文件资料，如银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等文件资料。
需要注意的是，与会计工作有关的预算、计划、制度、合同等文件材料不属于会计档案，而应按照普通文书材料进行归档管理。
(二)会计档案的整理归档
会计档案的整理工作主要由会计部门完成。档案工作人员应予以协助，并对归档后的会计档案进行检查，发现问题进行调整和修正，对案卷或案盒进行排列、上架。
1.分类
常用的会计档案分类方法有四种:形式(类型)—年度—保管期限分类法、年度—形式(类型)—保管期限分类法、年度—组织机构—形式(类型)—保管期限分类法、年度—会计业务类型—形式(类型)—保管期限分类法。其中比较常用的是第一种、第二种。
(1)形式(类型)—年度—保管期限分类法。首先，将本单位的会计文件材料按凭证、账簿、财务报告以及其他等形式(类型)分开;其次，将同一形式(类型)内的材料按照年度分开;最后，划分保管期限。按照这种分类方法整理会计档案，编写的案卷或案盒目录见表11-4。
表11-4 会计档案案卷目录
(2)年度—形式(类型)—保管期限分类法。首先，将会计档案材料按年度分开;其次，将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、账簿、财务报告、其他四大类;最后，划分保管期限。按照这种分类方法整理，编写的案卷或案盒目录见表11-5。
表11-5 2010年度会计档案案卷目录
2.组卷与装订
需要归档的全部会计档案按照选定的分类法进行分类，以件为单位进行组卷、装订。整理会计档案时，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封整理的应会同财会部门和原经办人共同拆封整理。
(1)会计凭证的装订。装订前首先应将凭证进行整理，主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠。按凭证产生的日期顺序排列整理。按凭证汇总日期归集，确定装订的本数。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸进行折叠。对于纸张面积过小的原始凭证，可先按一定次序排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上。
【小技巧】
用“三针引线法”装订
装订使用棉线，在左侧部位打上三个针眼，实行“三眼一线”打活结，结扣应在封面里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账簿及其附件保持尽可能大的显露面，以便事后查阅。装订凭证厚度一般为1.5cm。
(2)会计账簿的组卷与装订。除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理成册。一本账为一册，原则上保持原基础。活页账簿装订，用优质牛皮纸做封面、封底，装订成册。会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
(3)财务报告的组卷与装订。如果有下级机关财务报告的，首先将本机关财务报告与下级机关的财务报告分开，财务报告按时间组卷，将年报、季报、月报分开，如果季报、月报数量少，可将其合并组卷。组卷时应注意财务报告的文字材料必须与会计报表一起组卷。
3.填写案卷装具封面
案卷装具主要有案卷封面、案卷盒或案卷袋。这些装具封面所设置的项目基本相同或相似，填写要求也大体相似。会计档案案卷封面的主要项目有立档单位、案卷题名、起止日期、册数(数量)、财会主管、经办会计、全宗号、分类号、案卷号、保管期限等。
4.编制会计档案案卷目录
会计档案案卷目录的主要项目有案卷编号、案卷题名、起止日期、卷内页数、保管期限、存放地点等。案卷目录应单独装订成册，与案卷一同移交给档案室。
5.移交归档
会计部门将整理完毕的会计档案向档案室移交归档。在移交归档时，必须办理移交手续，填写会计档案移交清册。清册的内容项目主要包括案卷号、类别号、案卷名称、起止日期、卷内页数、存放地点等，见表11-6所示。
表11-6 会计档案移交清册
在移交过程中，会计部门工作人员、档案部门工作人员应同时到场，对照移交清册逐件核对清查每一个案卷，清点无误后，移交人、接收人在清册上签署自己的名字。
6.排列案卷
档案部门在接收会计档案后，需要合理排列案卷或案盒的顺序，以便保管和查阅。排列方法主要有四种:
(1)类别—年度法。即案卷按凭证、账簿、财会报告三类分开，再按年度内时间先后进行排列。
(2)年度—类别法。即将一年的会计档案按财务报告、账簿、凭证、其他顺序排列，然后再按年度的先后排泄。
(3)保管期限—年度—形式(名称)法。这种方法适用于会计类型单一，会计档案数量较多的单位。
(4)保管期限—年度—类型—形式(名称)法。此法适合会计档案类型较多的单位。
三、会计档案的鉴定与销毁
会计档案的鉴定包括三方面的工作:一是按照国家设定的原则标准，给每件会计档案划定正确的保管期限;二是对保管期限到期的会计档案复查鉴定其保存价值，确定是否延长保管期限或销毁;三是对于经鉴定已经失去保存价值的会计档案应予以销毁。
(一)会计档案的保管期限
会计档案的保管期限应按财政部、国家档案局2008年8月21日颁布，于9月1日起执行的《会计档案管理办法》规定的保管期限保管。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3年、5年、10年、15年、25年5类。属于永久保管的会计档案有:年度决算表、会计保管清册、会计销毁清册。属于定期保管的主要有会计凭证、会计账簿，银行余额调节表和银行对账单一般只需保存5年。具体可根据《会计档案管理办法》附件(见表11-7)的详细规定执行。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
表11-7 企业和其他组织会计档案保管期限
(二)会计档案的鉴定与销毁
1.会计档案的鉴定
会计档案的鉴定工作由会计部门和档案部门的领导负责，成立鉴定小组，由熟悉业务的会计人员具体实施，档案人员参与、协助和指导。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告。
2.会计档案的销毁
对于确无保存价值的会计档案，可以销毁。由于会计档案的重要性和保密性，销毁会计档案应严格按照以下程序进行。
(1)由本单位的档案机构会同会计机构提出销毁意见，要编制会计档案销毁清册，列明要销毁的会计档案的详细信息。
(2)单位负责人在会计档案销毁清单上签署意见。
(3)销毁会计档案时，应由档案机构和会计机构共同派员监销。
(4)监销人员在销毁会计档案之前，应当认真按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对。销毁后，应在销毁清册上注明销毁日期并签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
【提醒您】
不得销毁的会计档案:
1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证。
2.涉及其他未了事项的原始凭证。
3.正在建设期间的项目的会计档案。
四、会计档案的管理与利用
(一)会计档案的管理
会计档案的管理工作应根据我国《会计档案管理办法》的规定，明确以下几个问题:
1.严格管理
会计档案是一个单位记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
2.注意自身的特点
会计档案在内容和形式上的特殊性，管理工作不能等同于其他类型的档案。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
3.遵循会计档案的规律
会计档案的管理应严格遵循会计档案的规律。会计档案是一个单位重要的财务凭证和经济活动记录，移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
会计档案的管理工作主要由两个部门承担:会计部门和档案部门。二者对会计档案的管理的职责有所区别。
会计部门的管理职责是:
(1)按照归档要求，负责整理，装订成册，编制会计档案清册。
(2)当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
(3)未设立档案机构的单位，应在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
【提醒您】
会计年度
会计年度是以年度为单位进行会计核算的时间区间。我国《会计法》规定，会计年度自公历1月1日起至12月31日止。
档案部门的管理职责是:
1.监督指导会计部门开展会计档案的整理、装订、归档等工作。
2.接收由会计部门所移交的本单位会计档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
3.安全保管会计档案。
4.对会计档案提供查阅、复制服务。
5.对保管期满的会计档案会同会计部门进行重新鉴定，设定新的保管期限或提出销毁意见。
【提醒您】
随着经济全球化的发展，我国同世界各国的往来日益频繁，各种公务出差层出不穷，但需注意一点:我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。
(二)会计档案的利用
首先，会计档案可以为本单位的会计工作提供查考依据，是一个单位开展经济工作、实行预决算、进行财务监督的基本保证。
其次，为会计检查提供依据。会计检查有来自本单位的领导，也有来自上级组织和政府有关部门，称为审计。会计检查一方面是检查一个单位的经济活动是否合法，另一方面核查会计档案的真实性。
由于会计档案涉及一个单位组织的重要经济机密，会计档案一般不得借出，因此会计档案的提供利用的形式主要是查阅和复制。
要建立健全会计档案查阅、复制登记制度。如有特殊需要，须经本单位负责人批准，方以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
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