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湖北省赤壁市社会劳动保险事业管理局 何银川 刘辉

近年来，随着社保事业快速发展，特别是退管服务工作的加强，退休人员档案管理工作越来越受到重视，遵照省养老保险局档案管理标准规范，要求档案管理以创建省一级为目标，实现档案管理系统化、规范化、现代化、服务社会化。为达到上述目标和工作要求，赤壁市社会劳动保险事业管理局从人员、机构、经费和措施等方面抓落实、打基础、强服务，使社保档案管理一次达到省一级标准。

一、建立专班，落实目标

首先，赤壁市社会劳动保险事业管理局成立了由局长任组长、分管副局长为副组长，办公室主任具体抓的档案达标工作领导小组，并配备了专职档案管理员，明确了分管领导、责任股室和工作人员。制订了工作规划，根据档案管理的要求和养老保险工作实际，制定了档案管理近期工作目标和远期工作规划，并实行三个“同时”，即：将档案工作纳入重要议事日程，年初由分管负责人提出具体工作任务，在局长办公会议研究布置工作的同时，与其它业务工作同时部署、同时检查、同时考核；将档案管理工作纳入年终目标管理，明确在三年内创建社保局机关档案管理省一级的工作目标，并组织职工开展学习宣传活动，增强档案管理法制意识。

二、增加投入，抓好硬件

在机关工作经费十分紧张的情况下，赤壁市社会劳动保险事业管理局将档案工作所需经费纳入机关经费预算，确保档案学习、宣传、管理等各项工作落实到位。近年来直接投入档案室建设，档案学习、管理的资金约10万元。一方面，建立了面积60平方米的综合档案室，包括档案库房、阅文室、办公室各一间，库房布局结构合理。一方面购置了档案柜、电脑、空调、除湿机、防磁柜、扫描仪、照相机等设备，还专门购置了兴档档案管理专业软件。通过增加投入，合理规划，使档案管理硬件设施上了一个新台阶，为提高档案管理效率和实现养老保险档案管理现代化奠定了较好的物质基础。

三、把好关口，严细保管

严把收集归档关，赤壁市社会劳动保险事业管理局科学制定分类方案、归档范围、保管期限表（简称“三合一”制度），强化档案收集归档。依据档案管理规定凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料、声像、图片、实物等均由档案室进行统一立卷归档编目，并按时清册入库集中管理；对各股室形成的业务档案，在局综合档案室的指导下，按照“谁产生，谁立卷”的原则，整理合格后向综合档案室移交，交接双方根据移交目录清点核对，并严格履行监交手续；对于涉密档案，严格按照《档案法》和《保密法》规定归档入库，做到密件密存。对社会劳动保险管理专业档案，由各股室整理后移交局综合档案室，统一进行分类线装归档，并将专业档案基础数据刻录成光盘。

由于严把档案的收集、整理、立卷归档关，确保了档案材料归集的系统性、完整性和规范性。目前，该局机关综合档案室归档的各种门类和载体的档案资料共1518卷（件、册），其中：文书档案176卷，专业档案414卷，会计档案858卷，电子档案15张，实物档案16件，资料37册，照片档案2册。

严把档案保管关。坚持做好库房温湿度记录，及时进行降温和除湿操作；坚持做好库房卫生，库房装具摆放整齐有序，库房内无霉变、虫咬和乱堆放杂物等现象；入库档案保管齐全完整，未出现丢失和损毁等现象。

四、科学管理，提高效益

随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得相对滞后。为此，该局以电脑管理为突破，运用兴档档案管理专用软件，对各类档案的分类号、主题词、形成时间等输入了电脑，并通过文档一体化计算机管理，将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接，形成了一个有序的整体，初步建成了数字化档案室。进一步加强了档案管理现代化建设，及时建立了档案数据库，其中：机读目录1430条，全文数据库9135幅面，基本实现了档案的数据库管理，大大提高档案管理效率和档案管理现代化水平。

赤壁市社会劳动保险事业管理局编制了文书档案归档文件目录、会计档案目录、电子档案目录、科技档案目录等各种齐全配套的检索工具索引，能够方便快捷地直接检索到文件。编写了大事记、组织机构沿革、基础数据汇编、发文汇编、专题汇编等较为齐全的编研资料，做到组卷合理，排列有序，编目规范，实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。年均接待档案利用者150人次，调阅档案资料430余卷（册），均收到满意效果。通过努力，赤壁市社会劳动保险事业管理局机关档案管理在省一级评审会上以94分的优秀成绩一次顺利通过评审，在咸宁市社会养老保险经办机构中，首家达到了档案管理省一级标准。