商务谈判备忘录

第十四章　谈判文案

谈判文案是营销活动的一个重要组成部分，是记录谈判情况和结果的一系列文书材料。本章重点讲述了商务谈判文书、商务谈判方案、商务谈判备忘录、接待方案、业务洽谈纪要等内容。

◎商务谈判文书

一、概述

1．商务谈判的含义

商务谈判，是指在商务活动中，为使双方或多方的意见趋于一致而进行的当面洽谈磋商，如进出口商品成交、经济技术合作、工程承包等都经常需要谈判。

谈判是完成交易的一项至关重要的工作，而谈判文书就是为保障谈判顺利进行，促使谈判取得成功，记录谈判具体情况，落实谈判结果的一系列文书材料。

2．商务谈判文书的种类

(1)谈判方案。

(2)谈判纪要。

(3)谈判协议、合同。

(4)谈判总结。

(5)谈判备忘录。

二、格式与写作要点

1．纪实性

谈判文书是在双边或多边构成了一定的谈判关系的基础上形成的。它是双边或多边意志凝聚和集合，同时又是谈判情况的忠实记录。

2．法律性

谈判文书涉及的是双边或多边的契约关系，文书制作必须在一定的法律条文规范下进行。

3．条款性

谈判文书大都采用条款式结构形式，层次段落依靠意思表达的自然程序来安排或依据谈判程序来划分，不可随意调整或颠倒。

◎商务谈判方案

一、概述

商务谈判方案就是谈判计划，它是在谈判之前，根据谈判目的和要求预定谈判的内容与步骤的文书。

二、格式与写作要点

1．标题

一般由事由及文种构成。

2．主体

主体包括前言和具体条款。前言是谈判的总体设想、原则、说明谈判内容或谈判对象的情况。而具体条款应包括以下条款:①谈判主题;②谈判目标;③谈判程序;④谈判组织。

3．落款

落款无定式，有的写明日期和谈判小组即可。

三、典型范例

关于引进K公司矿用汽车的谈判方案

一、3年前我公司曾经经手K公司的矿用汽车，经试用性能良好，为适应我矿山技术改造的需要，打算通过谈判再次引进K公司矿用汽车及有关部件的生产技术。K公司代表于4月3日应邀来京洽谈。

二、具体内容。

(一)谈判主题

以适当价格谈成29台矿用汽车及有关部件生产的技术引进。

(二)目标设定

1．技术要求。

(1)矿用汽车车架运行15000h(小时)不准开裂。

(2)在气温为40摄氏度条件下，矿用汽车发动机停止运转8h以上在接入220V电源后，发动机能在30min内启动。

(3)矿用汽车的出动率在85%以上。

2．试用期考核指标。

(1)一台矿用汽车试用10个月(包括一个严寒的冬天)。

(2)出动率达85%以上。

(3)车辆运行375h，行程31250km。

(4)车辆运行达312500m3。

3．技术转让内容和技术转让深度。

(1)利用购买29台车为筹码，K公司无偿(不作价)地转让车架、厢斗、举升缸、总装调试等技术。

(2)技术包括:图纸、工艺卡片、技术标准、零件目录手册、专用工具、专用工装、维修手册等。

4．价格。

(1) 20××年购买K公司试用汽车，每台23万美元; 3年后的今天如果仍能以每台23万美元成交，那么定为价格下限。

(2) 3年时间按国际市场价格浮动10%计算，今年成交的可能性价格为25万美元，此价格为上限。

小组成员在心理上做好充分准备的情况下，也要坚持不能超过上限达成协议。

(三)谈判程序

第一阶段:就车架、厢斗、举升缸、转向缸、总装调试等技术附件展开洽谈。

第二阶段:商订合同条文。

第三阶段:价格洽谈。

(四)日程安排(进度)

4月5日上午9:00～12:00

　　　下午3:00～6:00

为第一阶段

4月6日上午9:00～12:00

为第二阶段

4月6日晚7:00～9:00

为第三阶段

(较长的谈判应每一阶段都有具体的方案)

(五)谈判地点

第一、二阶段的谈判安排在公司十二楼洽谈室。

第三阶段的谈判安排在××饭店二楼咖啡厅。

(六)谈判小组分工

主谈:张××为我主谈判小组总代表。

副主谈:李××为主谈判提供建议，或伺机而谈。

翻译:叶××随时为主谈，副主谈提供翻译，还要留心对方的反应情况。

成员A:负责谈判记录和技术方面的条款。

成员B:负责分析动向、意图，负责财务及法律方面的条款。

××公司矿用汽车引进小组

××××年×月×日

［根据本书作者编著的《国际推销大师成功秘诀》整理改编(中国国际广播出版社，2002年)］

◎商务谈判备忘录

一、概述

商务谈判备忘录是指在业务磋商过程中的一种提示或记事性文书，是在商务谈判时，经过初步讨论后，记载双方的谅解与承诺，以为进一步洽谈时作参考。

二、格式与写作要点

1．标题

标题写成“备忘录”或者“×××谈判备忘录”即可。

2．谈判双方的情况

包括单位、名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。

3．事项

即各自做出的承诺。

4．签署

即双方谈判代表署名。

三、典型范例

备忘录

××××年×月×日

中国××公司××分公司(简称甲方)与×国×××股份有限公司(简称乙方)的代表，于20××年×月×日在中国×市就兴办合资项目进行初步协商，双方交换了意见，达成了谅解，双方的承诺如下:

(一)依据双方的交谈，乙方同意就合资经营××项目进行投资，投资金额大约×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方所用作投资的厂房、场地、机器设备的作价原则和办法，亦待进一步协商。

(二)关于利润的分配原则，乙方认为自己的投入既有资金，又出技术，应该占60%～70%，甲方则认为应该按投资比例分成。没有取得一致意见。但乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，另定时间进行协商确定。

(三)合资项目生产的××产品，乙方承诺在国际市场上销售年产量的45%，甲方希望乙方提高销售额，达到70%，其余的在中国国内市场上销售。

(四)工厂的规模、合营年限以及其他有关事项，均没有详细地加以讨论，双方都认为待第二项事情向各自的上级汇报确定后，其他问题都好办。

(五)这次洽谈，虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月再行接触，以便进一步商洽合作事宜，具体时间待双方磋商后再定。

中国××公司××分公司　　×国×××股份有限公司

代表×××(签章)　　　　　代表×××(签章)

［根据本书作者编著的《国际推销大师成功秘诀》整理改编(中国国际广播出版社，2002年)］

◎接待方案

一、概述

来而无往非礼也。有时候，生产厂家主动上门来建立联系、了解情况、洽谈业务;或大宗商品购买客户上门来联络感情、洽谈生意;或上级主管部门派出人员做好接待工作。当然，这些厂家、客户、上级主管部门都是与企业的营销活动、经济效益休戚相关的，一般的来访者就没有这个必要了。

这些接待工作，具体地是指接送、安排住宿、参观、交流、洽谈业务、游览、娱乐活动、宴请、会见等，帮助购买车、船、机票。接待工作是商业企业营销工作中不可缺少的一部分，搞接待工作实际上就是在进行感情投资，这种投资体现了以长远为方针的营销特征。因此，在生产厂家代表、客商或上级主管部门代表到来之前，企业的有关部门准备怎样做好接待的安排日程、活动内容、参加者、次数、规格等的书面材料，呈报单位主管领导，经审批同意后，即按安排进行。这样的书面材料就是接待工作方案，简称接待方案。

二、格式与写作要点

1．标题

常见的有3种写法:①接待×××酒厂代表团前来洽谈业务的方案。②×××酒厂代表团前来洽谈业务的接待方案。③对×××酒厂代表团前来洽谈业务的接待方案。

2．正文

介绍来访的缘起。

(1)需要说明是应我方邀请，还是来访者的要求。

(2)来访者的职务、一行人、负责人、访问时间、目的、对象、任务等。

(3)接待工作的原则及具体接待安排。

(4)结尾语:接待方案需呈报上级审批，因此，一般以“以上安排妥否，请批示”之类的句子作结。

3．附件

根据需要，方案可否附件。比如，一行人的名单，来访者与我方的友好关系材料，上一次来访者与我方的洽谈实绩，来访者的经营背景等。

4．落款

签上拟制方案并负责具体接待工作的单位和呈报方案的时间。

三、典型范例

×××酒业公司总经理前来洽谈业务的接待方案

应我公司邀请，×××酒业公司总经理等一行3人，将于本月6日到达我公司洽谈业务，时间暂定3天。该公司是我国西南地区的大型酒类生产厂家，产品在国内外市场上一直供不应求。该公司有多年的业务联系，系供应我×××酒的惟一厂家，对我公司业务往来积极，态度友好，每年均与我有成交实绩。

对他们此次前来洽谈业务，我方拟本着友好、热情、多做工作的精神予以接待，望洽谈卓有成效。具体安排如下:

1．客人抵离沪时，由有关业务人员迎送。

2．由我公司总经理、副总经理会见并宴请两次。

3．由我方总经理负责与其洽谈。

4．客人在沪期间适当安排参观游览、文化娱乐活动。

5．客人在沪费用由我公司承担。

以上意见妥否，请公司领导小组指示。

附件:×××酒业公司客人名单(略)

本公司接待人员名单

上海××酒业公司公关部

××××年×月×日

(根据综合资料整理改编)

◎业务洽谈纪要

一、概述

1．业务洽谈纪要的含义

洽谈纪要又叫“商谈纪要”、“会谈纪要”等。按照业务洽谈的实际情况，将洽谈的主要议程、议题、涉及的问题、达成的结论及存在的分歧等加以归纳总结，整理成书面材料，经双方代表签字确认后，便成为正式的业务洽谈纪要，它对买卖双方具有一定的约束力。

2．业务洽谈纪要的特点

作为一种双方建立某种经济关系的凭证性质、备忘录性质的业务洽谈纪要，是商品购进过程中一种常用的重要文书。它既可以作为就谈妥事项开展工作的依据，也可以是进一步洽谈签约的依据以及双方领导决策的依据。与行政公文“会议纪要”相比较，业务洽谈纪要具有以下特点:

(1)平等性。

(2)协商性。

(3)备忘录。

业务洽谈纪要需要全面记录洽谈中的所有相关事项，比如，双方存在的分歧以及双方所表达的欲进一步接触的意愿。尤其在那些未达成共识的事项上，业务洽谈纪要应充分体现出它的备忘性。会议纪要当然也有“备忘”作用，但这种行政公文本身就已经“忘”掉了会议中的许多内容仅将议决事项记录下来了。

二、格式与写作要点

专家提示

写作业务洽谈纪要，需要具备较高的业务素养、较快的反应能力、较强的归纳总结能力以及较好的语言文字表达能力。因为这种文书须在洽谈结束后的短时间内完稿，以便送交双方代表审阅并签字认可。

1．标题

在“企业洽谈纪要”的前面加上买卖双方的单位名称即可，如“××商场与××厂业务洽谈纪要”。

2．正文

由两部分构成:

(1)前言，介绍甲、乙双方简况及业务洽谈的缘起。

(2)主体，是纪要的核心部分，需将洽谈的主要议程、议题、涉及的问题、达成的结论、存在的分歧以及双方提出的要求等，加以归纳总结。

3．结尾

落上甲乙双方的单位全称或签字认可，并写上年月日及洽谈地点。

三、典型范例

广州××贸易公司与上海××制造厂的购销业务洽谈纪要

广州××贸易公司(以下简称甲方)同上海××制造厂(以下简称乙方) 就××产品的购销问题事宜，在上一次电话商谈的基础上进一步交换了意见，并达成以下结论:

……

2×××年×月×日

甲方:　　　　　　　 乙方:

广州××贸易公司　　上海××制造厂

(签章)　　　　　　 (签章)

◎业务洽谈方案

一、概述

1．业务洽谈的含义

业务洽谈主要是指企业的业务、采购、推销等营销人员与经营对象的代表达成采购或商品销售、劳务的活动方式。

2．业务洽谈的特点

(1)以谈话方式双方进行口头的协商以达成交易。

(2)洽谈双方保持直接的联系，每一方面都能面对面地观察对方的态度，随时调整自己的态度与意见。

(3)洽谈人员可以促进双方从纯粹的商品交易关系，发展到建立深厚的友谊，从而加强企业与客户之间的密切关系，稳定购销联系，不断实现与扩大商业企业的营销目标。

3．业务洽谈方案的含义

商业企业业务洽谈方案，是指商业企业(买方)为与卖方(生产者)达成某项交易，事先对洽谈的项目，交易条件，谈判的方式、方法、步骤，可能出现的问题，详细的措施等作出具体准备的书面材料。

4．业务洽谈方案的特点和意义

这种书面性材料属于计划类文书的一种，具有较强的行动指向性和计划项目的全面具体性特征，适用于短期的、立即要着手进行的商品交易专项工作，尤其是那些需要将具体做法报请上级主管部门审批的谈判活动。

二、格式与写作要点

谈判方案由标题、正文及落款三个大部分构成。如果需要附入对谈判方案的内容有补充说明意义的材料作为附件，还可在正文之后加上。这里有两个问题需要提起注意:一是谈判方案正文的基本内容一般以“三分式”安排——开头简述、分析基本情况，中间明确基本任务，结尾提出详细、可行的措施和步骤;二是谈判方案的制定日期必须写在正文(或附件)末尾右下方，并写明编制单位或部门的名称，有时还需要加盖公章。

专家提示

语言方面，一是措辞要明晰准确，即词义浅显易懂，不至于引起歧义和误读，也不至于增加理解的难度；二是语句简洁扼要，多用陈述句和判断句，少用描述句。多用单句和单层复句，不宜使用多层复句。

1．标题

由谈判双方、谈判内容和文种组成;用介词“与”和谈判对手、谈判内容、文件组成。例如，“与××厂经营部代表洽谈购进××商品方案”。

2．正文

此次谈判的缘起;介绍谈判对手的有关情况;谈判双方所涉及的态度、商品需求量、市场供求情况等问题，以及我方的意见及做法;难度较大的谈判，要对谈判对手的意图、心理作出分析，明确对策;可能会出现的问题，应变措施，让步限度;结尾语，一般用“以上意见当否，请××批示”。

3．附件

有必要则加上，没有则不要。

4．落款

执行方案的单位或主管部门单位。制订日期。

由于谈判双方所处理的事情往往十分具体，行动指向性很强，因此，行文总的要求是要体现出一种严谨务实的态度。

三、典型范例

与××服装厂洽谈服装进购协议方案

经双方商定，我部将于今年3月初前往××服装厂与其经销部洽谈进购夏季服装的协议。

××服装厂系我公司长期协作的友好厂家之一，专门生产四季服装，尤以夏装闻名，讲求质量和信誉。在以往的合作中，我们都获得了较好的经济效益。但是最近服装出厂价有所提高。我部此次前往洽谈是早有思想准备，应力争在价格合适的基础上扩大服装进购量，增加花色品种。此次谈判的初步方案如下:

一、长期协议问题

这次拟与××服装厂签订每年进购夏装的长期协议，具体事项如下:

……

二、具体合同签订及价格问题

每年度协议规定数量和质量，最好每年都签订具体合同，价格按当时国内市场水平签订，对双方都比较合理。若双方在价格问题上相持不下，还可另行商定时间和地点进行签约。

三、服装的质量及花色品种问题

……

以上当否，请公司领导审批。

附件:我部前往洽谈进货人员名单(略)

××百货公司服装经营部

××××年×月×日

(根据综合资料自行整理改编)