电子文件概述

第一节　电子文件概述

自从1946年人类社会第一台电子计算机问世以来，计算机技术就开始影响人类社会生活。到了20世纪90年代，计算机技术又出现了新的飞跃，国际互联网的使用革命性地改变了人类社会获取信息的方式和效率。

计算机技术以其信息传递的高速性、高准确性和强大的存储能力而具有显而易见的优势。这种优势大大增强了社会生产力，为决策提供支持，降低生产成本。互联网的使用更是打破了国家、各大洲的间隔；消除了时间、空间的限制，使人类社会的生产力和创造的价值带到一个史无前例的高度。

在今天，信息和通信技术的发展已经普及到国民经济各部门和社会活动的各个领域，并逐步渗透到人类生活的各个方面，成为现代社会和现代生活不可缺少的一部分，整个社会在向信息化社会转变中。正因为这种转变，使国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在从事政治、经济、科学、文化、技术等活动中产生了大量的电子信息记录。这些电子信息记录直接形成、传递、使用于人们的各项活动中，真实、客观地记载了各项各类活动的历史过程。这些电子记录就是电子文件。

一、电子文件的概念

通常所指的文书，指的是各机关、团体、企事业单位在各种公务活动中形成并使用的书面材料。这种文书是纸质文书。

随着信息化社会的来临，产生了一类在性质、形态、存储方式等方面都不同于纸质文件的数字化信息记录方式，即电子文件。

具体来说，电子文件是在数字设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、光盘、移动硬盘等载体，通过计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传送的文件。

二、电子文件的特点

电子文件是能够为计算机等数字设备处理，并在网络中传递的文件，因而在与传统文件具有共同特征的基础上，又有与传统文件完全不同的特点。主要表现在以下几点：

（一）数字化的信息形态

电子文件在数字化设备及环境中产生和处理的，其信息形态是数字化的。电子文件从一种载体复制到另一种载体，从一种数字化设备传递到另一种数字化设备，都是以数字编码的形式存在。人们在各种显示器或打印纸上看到的电子文件，虽然由文字、图形、图像等构成，但这只是其输出形式。

（二）信息的非直接识读性

纸质文件的信息内容不需要其他中介，可以直接读识，电子文件则不同。电子文件采用数字式代码，人类无法凭借自身感官直接识别，只有借助数字化设备，才能转化为文字、图像、声音等人们可以识读的形式。

电子文件的非直接识读性主要表现在：

1．电子文件以数字式代码的形式记载在载体上。

2．载体上的数字信息经过特殊编码、加密，如果不通过解码、解密，也不能识读其内容。

3．对数字化设备和技术的依赖性。电子文件的形成、制作、归档和全部的管理活动都必须借助数字化设备环境和技术手段才能实现。电子文件必须依赖于一定的设备和技术才能被识别和利用，并随着技术环境的变化而不断变化。

4．信息与载体的可分离性。纸质文件的内容是固定在某一载体上的，信息和载体之间是不可分离的整体。但电子文件中的信息不再具有物理意义上的固定实体形态，也不再具有固定的物理位置。电子文件内容存储的位置是变化的，不固定的，甚至可以从一种形式的载体转换到另一种形式的载体上，其内容却不发生任何变化。而且，在互联网高度发展的今天，电子文件上的信息内容还可以通过网络传输给异地的一个或多个接收者。

5．信息的可变性。纸质文件的载体一旦与特定的信息内容合为一体，就不可分离。纸质文件的载体不仅是信息的承载物，而且还起到对信息的固化作用。信息的内容一旦记载在特点载体上，其原始内容就不能更改。但电子文件是以编码的形式进行记录和传输的，信息和载体之间具有可分离性，这使电子文件具有可变性和动态性。

电子文件直接由计算机等数字化设备进行制作、存储、删改和传输，这使电子文件的处理高效、便捷。电子文件的内容可以随时更改，也可以删除，而且几乎不留痕迹。

6．信息媒体的多元集成性。纸质文件主要承载平面文字和图形信息，而电子文件可以通过多媒体计算机，将文字、图形、图像、影像、声音等不同媒体形式的信息集成在同一份文件上。多媒体电子文件集图文、音频和视频等多种功能于一身，能够达到声像并茂的效果，真实再现当时的活动情景。这强化了文件记载、再现和凭证等作用。当然，电子文件的这种多元集成性也给电子文件的保管提出许多特殊的要求。

7．电子文件的可共享性。一份纸质文件，在通常情况下只能在某时、某地由能够直接接触到它的人阅读。而电子文件不受时间、空间的限制，因为电子文件可以借助电子计算机和网络技术，让网络中的终端设备可以读取到存储在网络某一设备上的电子文件。同时，处于某一终端设备上的电子文件也可以发往若干个网络终端。通过这种在网络范围内的传递和交流，电子文件就可以提供给多个用户阅读、检索、利用，实现信息的共享。

8．电子文件信息的易逝性。电子文件信息的易逝性一方面是由其载体决定的。电子文件的载体为磁带、磁盘、光盘等形式。这些载体对存储环境的温度、湿度、磁场等条件要求较高。载体比较脆弱、不稳定。就目前而言，存储在磁带、磁盘、光盘等载体内的电子信息在比较短的时间内（大约30年）就会流失。

而且，由于载体本身及软件环境的不断技术更新，其兼容性也很不稳定。也就是说，在过时的电子计算机系统内产生的电子文件信息有可能会在以后更新的计算机系统中读取不出来。

三、电子文件的分类

对电子文件可以从不同的角度进行分类，主要有以下几种：

（一）按文件的内容形式分类

1．文本文件（text），是指由文字处理软件生成，记载文字、符号或数字的文件。

2．图形文件（graphic），即根据一定的算法绘制的图表，如计算机辅助设计（CAD）或绘画中产生的图形、设计模型等文件。

3．图像文件（image），指使用数字设备采集的画面，如用扫描仪扫描的原始画面，用数码相机拍摄的照片等。

4．数据文件（date），即存放机构化或非结构化数据的各种数据库文件。

5．影像文件，指用视频设备获得的影像文件，或者用动画软件生成的二维、三维动画文件。

6．声音文件，指用音频设备或声音编制软件获得的文件。

7．命令文件和操作系统文件，这是生成电子文件所依赖的。

8．超媒体链接文件。

（二）按文件的属性分类

按文件的属性分，电子文件可以分为普通文件、只读文件、压缩文件、加密文件、隐藏文件等。

（三）按文件的存储载体分类

按文件的存储载体分，可以分为磁带文件、磁盘文件和光盘文件。

（四）按文件生成的形式分类

按文件生成的形式分，可以分为由计算机直接产生的电子文件、对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等设备处理以后形成的电子文件。

在以上四种分类方式中，采用比较普遍的是按文件的内容形式分类。

四、电子文件的作用

电子文件有着与传统文件不同的特性，也有许多与传统文件无法比拟的作用。电子文件主要有以下几个方面的作用：

（一）电子文件可以提高办公效率

以往办公人员都是通过笔和纸来完成文字工作的，形成一份完善的文字材料，需要花费大量的时间精力。由于电子文件创建、修改、复制的便利性，以及电子文件可以通过网络进行传递，这些都大大提高了办公效率。

（二）电子文件可以集成多元信息

在以往的传统文件中，不同形式的信息只能记录在不同的载体上。如：文字在纸质文件中，图片文件记录在底片上，声像文件记录在录音带、录像带上。而运用多媒体技术，同一电子文件中可以集成图、文、音、像等不同形式的信息。

（三）电子文件可以被全方位检索

这里的全方位检索指的是可以被快速检索、全文检索和远程检索。只要借助电脑和网络，就可以方便地从不同的检索途径对电子文件实现快速查找，可实现全文检索和远程检索。

本章重点讲述常用的电子邮件和BBS电子公告栏的写作。

【思考与练习】

简答题：

1．什么是电子文件？

2．按文件的内容形式分类，电子文件可分为哪几类？

3．电子文件的特点有哪些？