行政公文格式及其组成部分

第二节　行政公文格式及其组成部分

行政公文的格式是指行政公文的整体格局的组成部分及其外部组织形态，是承载行政公文信息，并使其规范化的表现形式。国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》和国家质量技术监督局制定的中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》都对行政公文作出了规范。所以，和其他公共管理应用文相比，行政公文的格式更具权威性和规范化。

根据上面两个法规的精神，行政公文的格式应包括公文的文面格式、公文的用纸格式和公文的印装格式三部分。

一、行政公文的文面格式

公文的文面格式，主要指公文文面构成的各个要素的排列组合顺序和标识规则。通过文面格式的组合，形成一个庄重、权威、整齐的公文模板来承载公文的信息。根据国家质量技术监督局制发的《国家行政机关公文格式》的规定，公文的文面格式分为眉首部分、主体部分、版记部分三部分。眉首由公文首页的红色反线以上的各个要素构成；主体是由红色反线（不含红色反转线）以下的各个要素构成；版记，则由主题词及主题词以下的各个要素构成。

（一）眉首部分

眉首，是居于文件首页的上方三分之一的空间，常常用红色反线将眉首隔开。眉首又称文件头或版头，是整个文件最显眼、最体现权威性的部分。由发文机关标识、发文字号、份数序号、秘密等级、保密时间、紧急程度、签发人、红色反线构成。

1．发文机关标识

发文机关标识是指发文机关公文的固定称谓，又称为版头。一般由发文单位名称和文件两部分构成，用大号宋体字并套红居眉首部分的中间，如：“××省人民政府文件”“国务院文件”“××乡人民政府文件”等。有时发文机关标识只标明发文单位名称，如“××省人民政府”这种情况只适用于信函格式。

发文机关标识的名称要用全称，不能任意缩略，使用简称，要求是规范性、约定俗成的。如：“中国共产党××市委员会”，可简写“中共××市委”，如果几个机关联合行文，可用主办机关名称，也可以各个机关联置，主办机关排列在前。

2．发文字号

简称文号，是发文机关对其制发的公文编排的公文顺序号码，以便于引用和归档管理。发文字号由发文机关代字号、年号和序号三部分构成。如：“国办发〔2003〕11号”，“国办发”是机关代字号，指国务院办公厅发，“〔2003〕”是发文年号，“11号”指本年度发的11号文件。

机关代字号，是发文机关发文时的简称，一般不超过三个字，用最简单、最能代表发文机关特点的字。有时由领导机关对自己直属机关、单位的代字号进行统一确定，同时要和其他相近机关的代字号有所区别。年号，即文件发出的时间，要用全称，并用六角括号“〔 〕”括入。序号即文件在机关当年文件的编号，两者都用阿拉伯数字标识。在序号前面不用“第”，也不编虚号，如“002”。

3．份数序号

公文的份数序号指这份公文在整个公文印制数中的编号或顺序号，又叫份号。其目的在于掌握公文的印制份数、分发范围和对象，有利于对公文的查办、清退、归档及管理。一般用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行上。

4．秘密等级和保密期限

行政公文有的涉及国家机关机密或安全，一定要标识密级，发行时按密级来确定发行范围。秘密等级分为：秘密、机密、绝密三级。秘密文件必须标明份数序号，以便管理。

保密期限是对秘密文件的时间限定，超过了保密时间限定，文件就必须对外开放，秘密等级与保密期限中间用一“★”连接，“★”前标密级，后标期限，如“机密★三年”。用三号黑体字顶格标识在版心右上角第一行。

5．紧密程度

公文处理有时时间紧迫，可标识紧急程度，使受文机关明确公文处理的时间要求。紧急公文分为急件、特急，用三号黑体字顶格标识在版心的右上角第一行。如果文件同时标识密级，则紧急程度标识在密级下面第二行。

6．签发人

上报公文，要标识签发人的姓名。签发人一般指发文单位的主要领导人。签发人姓名应排列在发文字号右侧，这时发文字号向左移，居左空一字，签发人及姓名居右空一字，在签发人后用冒号引出签发人姓名。

7．红色反线

红色反线是一条通栏红线，又称间隔横线，其作用是把文件的眉首部分和主体隔开，使层次更分明。一般来说，政府机关公文是一条红色通栏线隔开，党的机关公文的红色反线中间常用一个红五星作标志，以示党、政文件的区别。

（二）主体部分

主体部分是公文的具体内容，也是公文的主要部分，常常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文时间、公文生效标识等内容构成。

1．公文标题

公文标题，即公文的名称。新颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。”这就是说，一般来讲，公文的标题应由发文机关、事由和文种三个要素构成，这种形式也叫完全式标题。在具体运用中，通常在公文标题的事由前用介词“关于”引出标题内容。如：《××市人民政府关于限期拆除违章建筑的通告》，“××市人民政府”是发文机关，“限期拆除违章建筑”是事由，“通告”是文种。

有时公文标题可以省略其中一些要素，叫省略式标题。这种情况有三种形式：一是在公文标题中省略发文机关，由事由和文种两个要素构成，如《关于召开经济工作会议的通知》。这种情况通常是文件带有版头，标题不必再重写发文机关名称。二是省略公文标题中的事由，由发文机关和文种构成，如《××市公安局通告》。三是省略公文标题中发文机关和事由两个要素，直接由文种构成，如《通知》《公告》等，通常运用于一些发布性、知照性的简单公文。

公文标题一般标识在红色反线下空两行，用二号小标宋体字号居中排列。公文标题视字数多少可排一行或两行，最多不超过三行。每行不超过正文行的五分之三。标题要做到词义完整、排列工整、对称。

公文标题中除法规、规章名称需加书名号外，一般不用标点符号。

2．主送机关

即发文对象，是收受、办理公文的机关。使用时应用受文机关全称。上行公文，主送机关一般只能写一个；否则，容易造成责任不明，相互推诿。其他机关的上级单位，可在版记里用抄送形式。下行公文的主送机关往往是发文机关下属的若干机构，在排列上要依据法定职权或约定俗成的顺序排列。对于一些普发性的下行公文，如直接向本系统公众发布的公文，一般不用主送机关。

主送机关标识在公文标题下空一行，用三号仿宋体顶格标识，并用冒号承接下文。

3．正文

正文是公文的主要内容和核心部分。公文的目的、意图、任务、要求，都要集中在正文中体现，是写好公文的重要环节。由于公文格式的规范，正文的层次一般分为三个部分，即开头、主体、结尾。开头，一般交代公文的行文缘由、依据、目的。主体，是公文的具体事项和具体内容，有时可用一段，涉及内容多，可用几段。结尾，主要是提出希望、要求，根据不同文种，写明结语。

正文中常常要引用来文，引用时要规范、准确，先引来文标题，再引发文字号。公文中的数字，除标识成文时间外，应当使用阿拉伯数字，成文时间要用汉字标识。如要用数字标识公文层次结构，其用法应写为：

第一层“一”“二”“三”“四”……

第二层“（一）”“（二）”“（三）”“（四）”……

第三层“1”“2”“3”“4”……

第四层“（1）”“（2）”“（3）”“（4）”……

正文书写在主送机关下一行，每自然段开始空两格，回行顶格。数字、年份不能回行。

4．附件说明

公文如果带有附件，要在文中标识附件说明。附件是指对公文的附属材料的标注，是随公文的要件，常常是作为公文的补充、证明材料。转发、批转性公文的附件，实际是公文的主要内容，这类附件和公文具有同等效力，也是公文的有机组成部分。附件为受文对象理解、执行公文提供重要资料以供参考，但不是每一件公文都要有附件。

附件应在正文下空一行左空两字用三号仿宋体字标识附件的标题。附件较多，应用阿拉伯数字编号标注。附件应与公文正文一起装订。

5．成文日期

成文日期是指公文的定稿时间，一般以发文机关领导人签发时间为准。如果是电报行文，以电报发出时间为成文时间，如果要通过会议审议的公文，以会议通过时间为准，这也是公文生效的标志。

成文日期标注在正文右下方，右空四字，用汉字书写，要把年、月、日写全，“零”写为“〇”，如“二〇〇三年九月十日”。

6．公文生效标识

公文生效标识即印章，是发文单位的公章，是公文效力最权威的凭证。行政公文除会议纪要和以电报形式发出的公文外，都应该加盖印章。单一机关制发的公文在落款时不签署机关名称，只标注成文日期，加盖印章。印章应盖于成文日期之上，下压成文时间，骑年跨月，上沿应距正文2～4mm。

联合行文时，上报公文由主办机关加盖印章。联合下发公文，发文机关都应加盖印章。如果联合行文机关超过两个，应将发文机关名称按加盖印章的顺序排列在相应的位置，并盖上相应的印章。在排版时，务必使正文和印章在同一版面上，二者不得分页。

7．附注

附注指公文需要标注说明的其他事项。如公文发行范围，常用“此件发至县团级”使用的具体要求，常用“此件不得翻印”或“此件可翻印”以及引文出处或名词术语的解释等。

附注标识在成文时间下方左侧，居左空两字，并加圆括号标注。

（三）版记部分

版记，又叫公文的文尾部分，位于公文的末端，是由主题词、分栏线、抄送机关、印发机关和印发时间组成。

1．主题词

主题词是表明公文主题和内容以及归属类别的关键词或词组，主题词可以编成主题词检索工具，有利于文件检索引用。同时，作为文件信息可以输入计算机，有利于电子政务和信息化管理。按照《国家行政机关公文处理办法》规定：上行文必须标注主题词。主题词应参照《国务院公文主题词表》（1994年4月修订），选择最能反映公文内容的词语，一般不超过五个。主题词标注在文尾分界线上并顶格书写，后面用冒号，词与词之间空一格，不用标点。

标注主题词的顺序，一般先标类别词，即能反映公文类属的词，再选择反映文件内容的词，最后是选择反映文件形式的词，如《国务院关于做好2003年普通高等学校毕业生就业工作的通知》的主题词是教育、毕业生、就业、通知。

2．分栏线

主题词以下，每栏均用分栏线隔开。

3．抄送机关

抄送机关是指与主送机关有关系，需要知晓和执行的机关，可用抄送的方式发文。《国家行政机关公文处理办法》规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”“受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。”

抄送机关应使用全称或规范化简称，位置在主题词下一行，用仿宋体字标注，后加冒号，抄送机关间用逗号隔开。

4．印发机关和印发日期

印发机关通常是发文机关的办公厅（室）、秘书处等行政机关，因而要注明印发机关，标注在抄送机关下一行居左空一字。而印发日期则居右空一字，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标注。要注意的是，印制日期与成文日期可同时，也可在成文日期之后，但不能在前。

如文件需要标注印制份数时，可在印发单位下一行右侧标注。

如图9-1至图9-3所示。

图9-1　公文格式示意图

图9-2　上报公文首页版式

图9-3　公文文面格式组成要素示意图

二、行政公文的用纸格式

公文的用纸直接影响着公文效用的实现，并决定着公文的寿命。公文的职能完成后，很多要进入档案系统，成为历史文献，长期保存，因此，公文用纸选择及印刷方式等都必须符合适用、耐久的原则。公文的用纸格式主要指公文用纸的纸质及技术指标，公文用纸的幅面及版面尺寸等格式要求，这些指标要求，国家质量技术监督局制发的《国家行政机关公文格式》作出了明确的规定。

（一）公文用纸主要指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m²～80g/m²的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5～9.5。pH值，指纸的酸碱度，上述pH值的纸，指接近中性的纸，这种纸不易变质，易保存。

（二）公文用纸幅面及版面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。目前，国内行政机关一般采用幅面为184mm×260mm的纸张，应采取必要措施，尽快地符合标准的具体要求。

公文的页边及版心尺寸规定：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码），公文中图文颜色规定：未做特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。

三、行政公文的印装格式

为了保证公文的法定效力和长期保存的需要，公文的印刷、装订要求很高。

公文印刷一律采用从左至右横排的格式，如果是少数民族自治地区，行政公文可以并用汉字和通用的少数民族文字，少数民族版的公文可按其习惯书写排版。公文排版规格为：正文用三号仿宋体字，文中如有小标题可用三号小标宋体字或黑体字，一般每两面二十二行，每行排二十八个字。印刷要求为：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。

公文的装订要求规定：公文应左侧装订，不掉页；包本公文的封面与书芯不脱落；后背平整、完整。为防止公文散页，因装在最后的一页易丢失，应包本装订，不能散页明订。两页页码之间误差不超过4mm。骑马钉或平钉的钉位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各四分之一处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm～5mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平整牢靠，后背不可以散页明订。装订成品四角为直角，误差±1mm。

四、行政公文的特定格式

在公文的格式规范中，有一些公文如命令（令）、公告、信函、会议纪要等，在具体运用中常常不采用公文的一般文面格式，而形成自身常用的一些简明格式，我们把这些公文格式叫公文的特定格式。其主要格式有下面一些：

（一）命令（令）格式

命令（令）格式，由于文种常被国家最高权力机关使用，可称为行政公文中的最高形式。《国家行政机关公文格式》规定：“命令标识由发文机关名称加‘命令’或‘令’组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空两行居中标识令号；令号下空两行标识正文；正文下两行右空四字标识签发人签名章，签名章左空两字标识签发人职务；联合发布命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空两字标识成文时间。其他要素从本标准相关要素说明。”根据上述规定，命令（令）格式的不同点主要有以下几个方面：

1．发文机关标识由发文机关+文种组成。一般公文的发文机关标识是发文机关+文件，而命令（令）格式是发文机关直接加文种，如：“中华人民共和国主席令”发文机关要用全称，用红色小标宋体字，但字体不能超过上级同类型公文的版头字号。

2．发文机关标识应放在版心线下方20mm外，即离纸顶部57mm外，发文机关标识名称下空两行距离，标识发文字号，居中排布，用黑体字。发文字号的顺序号不受年度限制，也不标注年号，标注时在令号前加“第”字，如“第12号”。

3．命令（令）版头与正文之间没有红色反线，令号之下空两行，距离开头空两字标识正文内容。

4．由于命令（令）的权威性和被高层领导机关所运用，公文的签署和一般公文有所不同，它的签署不用单位印章，而是机关主要领导人签写姓名或加盖签名章，以权力机关的法定代表，来签署发布公文的效力。签署的位置在正文之下空两行，用红色签署，右空四字。签名章左空两字标识签发人职务，如：主席、总理、部长、省长等，签发人应是正职一把手，副职不能代签。签名章之下空一行标识成文日期，成文时间右空两字。

5．如有几个单位联合命令，格式应与上述要求一致，但几个发文机关要在发文机关标识中排列出来，把文种“命令”或“令”居中排放。下面的签发要依次签名，主办单位领导人放在第一位。如图9-4所示。

（二）信函式格式

信函式格式公文，主要用于商洽工作、咨询问题，在行政机关中用得很多。和一般公文的格式相比，它的不同点主要体现在以下方面：

1．发文机关的标识不同，信函格式公文的发文机关标识只标注发文机关名称，不加“文件”字样，即只有发文单位，没有文种，如“×××省人民政府”。标识要用行政机关名称的全称。

2．发文机关名称标识在距纸顶端30mm处，上边空白留得较少，字体字号仍为小标宋体，字大小不超过15mm×22mm。在发文机关名称下空4mm处印两条红线，上粗下细，一般称之为武文线。其作用与一般公文的红色反线相同。在距下页末端边20mm处印两条上细下粗的红线，叫文武线，两条红线均长170mm，形成信函格式。

3．份数序号、密级、紧急程度、发文字号等与一般公文的标识位置不同，而是在武文线之下。而份数序号、密级、紧急程度在武文线之下左上角顶格，发文字号在武文线之下右上角顶格。

4．信函式格式第一页不编页码。因为信函格式是事先印发的，编页码易与底下的文武线相交错。如图9-5所示：

图9-4　命令（令）版式

图9-5　信函式版面格式

（三）会议纪要格式

会议纪要是行政公文中运用较为广泛的一种公文，其格式与一般公文格式有所不同，主要体现在会议纪要的标识是由“××××会议纪要”或直接用“会议纪要”标识，字体为红色小标宋体字。其标识位置在发文机关标识上边缘至版心边缘25mm处。字号由发文机关确定，常常是由主持会议单位名称、会议日期、发文号组成。

图9-6　会议纪要版面格式

另外，会议纪要有时有标题，有时没有标题，写作较随意。会议纪要的标题书写位置可采取一般公文格式的位置。但会议纪要不盖单位印章，只写成文时间。如图9-6所示。