格式和文面

第四节　格式和文面

一、格式

目前，除了《国家行政机关公文处理办法》颁发的法定公文具有严格规范的格式之外，其余财经管理应用文应用文还没有国家法规明确的写作格式。但是，俗话说：“定体则无，大体则有”，其虽然指的是文学作品的创作，实际上也适用于衡量财经管理应用文的格式。

经过长期的写作实践和运用，财经管理应用文已经形成了相对稳定的固定格式和约定俗成的写作体例，这种固定格式和写作体例，不仅体现了其形式的规范性和严肃性，而且体现了其功能的实用性和效率性；既是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识和约定，也是一种文章写作审美趣味上的趋同和共识。为此，作者在写作财经管理应用文时，为了写作高质量的文章，必须自觉遵守财经管理应用文的格式和体例的要求；为了提高工作的效率，必须更好地发挥财经管理应用文的格式和体例的工具作用。毫无疑问，一切事物都处在不断地发展变化过程当中，财经管理应用文的格式和体例也会与时俱进、不断地创新发展，但是，保持财经管理应用文的格式和体例在一定时期内的相对稳态，不随心所欲地破坏否定和擅自颠覆其格式和体例，不断完善和增强财经管理应用文的格式和体例的特定功能，是当代经济社会发展、国家行政机关、社会团体和企事业单位或个人加强财经管理工作的客观需要。实际上，善于运用财经管理应用文的格式和体例特定功能，也是作者写作修养和学识水平的具体体现。

二、文面

（一）定义

文面一般是指汉字的书写、标点符号的运用以及行文格式的安排，是文章的外在表现形式。

财经管理应用文的文面涉及文字、数字、符号、图案、表格、公式、色彩等等。简明、整洁、美观、合适的文面有助于准确地表达内容，有利于激发人们的阅读兴趣，是作者写作个性和文化素养的体现，可以促进作者养成严谨认真、一丝不苟的工作态度和思想作风。俗话说：“文如其人”，“字如其人”，可谓确论。

（二）特点

1.程式美

所谓程式美是就文面格式而言的。财经管理应用文大多数都具有一定的惯用格式，《国家行政机关公文处理办法》颁布的法定行政公文更是如此。例如，财经管理应用文的标题必须居中，落款一般在正文的右下方等，都是一成不变的写作规范；特别是财经管理行政公文的各项要素标识用国家的正式标准固定下来，写作时有法可循，阅读时一目了然，能够迅速掌握要领。当然，也要经常关注财经管理应用文格式的变化发展：一是财经管理应用文的大家族中有新文种出现，格式是崭新的；二是在财经管理应用文原有文种格式要素的基础上增删修改。

2.形式美

所谓形式美是就文面标识而言的。财经管理应用文的格式要素如果对称标识就呈现对称美，如果不对称标识就呈现参差美，对称而又参差，均衡中有变化，二者共同构成了对立统一的文面美。此外，注重文面的布白，有黑字有白纸，虚实相间，再规定天头、地脚、订口、切口的尺寸，形成一种中国传统书画艺术的美感与意蕴，就构成了布白美。按照某些文种的格式要素套红彩印，例如，行政公文的版头、简报的报头即是，就形成了文字色彩美。财经管理应用文的落款处加盖单位的红色印章，也具有一种图案色彩美。

3.装饰美

所谓装饰美是就文面排版而言的。财经管理应用文的用纸、字体、字号、字色、字距、行距、线条、图案、表格、符号、公式、页眉、页脚、版心、版块等，都具有辅助内容表达的装饰性意义。例如，就大学生的本科毕业论文封面来说，规范化的文面一般要求用彩页，有图案，有文字，文字排列有竖有横，字号数值有大有小，字体讲究多种变化，使人们的阅读与观赏共同获得美感。特别值得一提的是，从封面设计与排版的美观与否，能够从一个侧面看出作者对写作毕业论文的时间、精力上的投入与思想、态度上的重视程度。

（三）内容

1.文字书写

文字是文面内容的主要组成部分，必须重视文字的书写。写作财经管理应用文，字形要合乎国家语言文字工作委员会、新闻出版署1988年3月联合发布的《现代汉语通用字表》的规定；简化字要合乎国家语言文字工作委员会1988年10月重新发表的《简化字总表》的规定。字要写得正确、匀称、秀丽或刚劲，每一个字占每一格的四分之三，居中。最好写楷书或行书，不要潦草、混淆或勾、改、涂、抹。在文字书写时，还要注意数字和法定计量单位的用法和写法。

2.标点符号

标点符号是书面文字必不可少的辅助工具。句号、逗号、顿号、分号、冒号占一个字的位置，写在该位置的左下方。问号、叹号也占一个字的位置，写在该位置左半偏下的地方。引号的前一半写在一个字所占位置的右上方，后一半写在一个字所占位置的左上方。括号、书名号的前一半写在一个字所占位置的右半部分，后一半写在一个字所占位置的左半部分。破折号、省略号占两个字的位置，写在行的中线上，中间不能拆开分写在两行。省略号只能写六个圆点。连接号、间隔号占一个字的位置，写在行的中线上。着重号、专名号写在相应文字的下面，不占字的位置，也不单独成行。

句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、叹号以及引号、括号、书名号的后一半不能写在行首。引号、括号、书名号的前一半不能写在行尾。间隔号既不能写在行首，也不能写在行尾。

使用引号时，如果引用的是几段连续的文字，可以在每一段段首用引号的前一半，最后一段段末用引号的后一半，不必在每段段末都用引号的后一半。引号内的文字必须每一个字、每一个标点符号都照原文抄引，一旦改动就不能再用引号；如果引文不独立，不论是否完整，引号的后一半前面都不能用点号，而后面用不用、用什么符号，要根据整个句子的句意和结构来确定。

括号前后其他标点符号的运用情况比较复杂，但是，总的要求是不影响内容的表达，不割裂句意。一般说来，用于句中注释词语的括号，其前面不加其他标点符号，其后面如有停顿可以加相应的标点符号；用于句末注释全句的括号，写在句终标点如句号、问号、叹号等之后。

有些标点符号连用时，在写法上应作一些变通，如括号中用括号的，里面的用圆括号，外面的用方括号；书名号中又有书名号的，里面的用单书名号，外面用双书名号；引号中又用引号的，里面的用单引号，外面的用双引号；连用三次引号的，最里面的用双引号，中间的用单引号，外面的还用双引号。

3.行款布置

行款格式是人们在书面交际过程中逐步形成的习惯或规定。不同的财经管理应用文在行款格式上有着不同的要求，此处只是说明一般文章的行款格式与布置，同样适用于没有特殊行款格式规定的财经管理应用文写作。

行款格式的整体布局应当注重纸张的大小、字数的多少等和谐一致。如果无格，则要在纸的上下左右如天头、地脚、订口、切口处留出适当的白边，以便修改。一般是上边和左边留得宽一些，下边和右边稍窄一些。究竟留多宽为宜，要视具体情况而定；但是，无论如何不能顶天立地、横贯左右，因为这样既缺乏美感也不便预留空白供批改之用。

在考虑整体布局的同时，要着重安排好以下八项内容。

一是标题一般写在格纸第二行的中部，两侧空格基本相等。字数很少时，字间可匀称地加大字距。字数太多需要转行时，既要注意不把词组拆开写在两行，又要注意把上下行的字数排列搭配匀称。副标题应写在正题的下一行，如果前面加破折号，破折号的位置应较正题首字退后两格；字多需转行时，首字仍对准上行的首字，不能与破折号对齐或有所超越。有时，副标题也可以写在正中，两侧空格相等，如新闻副标题的写法。根据内容表达的需要，标题内部可以用标点符号或用空格、提行来表示停顿，但是，末尾一般不用标点，确有必要也只能够加问号、叹号、省略号。

二是作者的署名一般写在标题或副标题下间隔一行，居中，下面再间隔一行写正文。作者的署名也可以写在正文的右下方，右边不能顶格，要适当留空格。根据内容表达的需要，署名前后可以写明作者的工作单位或职务、职称等等。

三是正文的每一个自然段开头必须空两格，无格时空两个字的位置。自然段之间一般不空行，有时根据内容表达的需要，可以留有适当的空行。

四是引文可以同正文连写，不分行，不空格，也可以单独成段。写法或同正文的其他段落一样，第一行开头空两格，其他行不空格；或第一行开头空四格，其他行均空两格。独立成段的引文可不加引号，但是，应该在引文前的正文末尾加冒号。

五是正文内容较丰富，可分部分、层次并列出小标题。小标题的书写可以同大标题一样，写在一行中间，但是，必须另起一行。小标题可编序码，也可不编序码。序码主要是用于分条列项，其写法和形式有很多种，如采用汉字、天干地支、阿拉伯数字、拉丁文、罗马数字等等。对此，目前尚未统一。一般地说，可以按照下列顺序使用：

一、二、三……

（一）（二）（三）……

1.2.3.……

（1）（2）（3）……

①②③……

内容层次少的可仅用“一”或“1”，仅有两个层次的也可用“一”和“1”。内容层次多的，还可用外文字母，长篇财经管理应用文还可以分章节等等。

在学术论文写作中，国际上通常使用规范的方法标明序码，以使内容清晰，条理性强。比较规范的大学生毕业论文通常采用这种方式。例如：

1

1.1

1.2

2

2.1

2.2

2.2.1

……

六是附于正文的注释。它有三种形式：文中注，即夹注，是紧接在被注释的句子后面加括号写出；页下注，即脚注，是把本页文中需要注释的内容分条写在本页的下端；尾注，即全文的附注，写在正文之后。后两种注释法必须在被注释词句后面的右上角用注码“①②③……”等进行标示，注码的序号与注文的序码必须一致。

七是成文时间一般写在正文的右下方；有的时候，也可以写在标题之下，居中。

八是全文超过一页的，要标出页码，其位置一般标在右上角或者右下角；也可以标在地脚，居中。页码用阿拉伯数字标出即可，不必加括号或圈等等。

（四）写作要求

第一，文字、标点符号书写要正确、工整、规范，不能错别字连篇、笔迹潦草。

第二，行款格式要正确、规范、合理、美观，以免影响财经管理应用文的表达效果。

第三，在计算机科学高度发达，办公自动化得到广泛普及的情形下，作者要熟练掌握计算机操作技术，充分利用智能主体提高文面的规范性和美质感。

思考与练习

一、名词解释

主旨　　文体　　结构　　文面

二、填空题

1.从材料的（　　）来看，有事实材料和理论材料。

2.“（　　）”是人们在社会实践活动中，为了一定的目的而形成并且使用的文字材料。

三、判断与改错题

1.财经管理应用文的写作形式坚持“一文一事”的基本原则。

2.结构要服从论题的统帅导引，实现观点与材料的最佳结合，使“灵魂”贯通全文，井然有序，统领全篇。

四、简答题

1.财经管理应用文大量运用习惯词语的意义是什么？

2.财经管理应用文内容的层次与段落之间有何关系？

五、论述题

联系实际，论述形式逻辑的基本常识对写作财经管理应用文的重要性。