结构和格式

第三节　结构和格式

一、结构

公文结构有两个方面的含义：

一是针对文本而言，从表述静止状态的名词来看，公文结构是指公文内容的组织与构造外化的文体形式。

二是针对公文写作而言，从表述运动状态的动词来看，公文结构是指公文作者对公文内容的组织与安排。质言之，公文作者为了明确的行文目的，根据表现公文主旨的需要，对所选择的公文材料按照一定的逻辑思路进行组织与安排，确定内容的先后顺序和详略主次，使之成为前后关联、逻辑严谨、详略得当、疏密有致的有机整体。这就是公文结构的全部过程。

鉴于公文结构有两个方面的含义，为此，人们应该结合公文的言语环境，或者说上下文，具体而有区别地认识公文结构的确切含义。

二、格式

公文的格式主要是指公文构成要素的书面表现形式。中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T　9704-1999）将组成公文的各个要素划分为三个部分，即眉首、主体、版记。

（一）眉首

公文的眉首部分又称为文头部分，主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。公文制发机关可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。

紧急程度是对公文送达时限的要求。公文按照紧急程度的不同，可分为紧急公文和普通公文。公文内容有时限要求，需要迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件又可分为“特急”和“急件”两种。

发文机关用红色标识，即人们通常所称的“红头”，又称公文版头。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称和“文件”二字组成，例如：“福建省国家税务局文件”。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。以下部门、机关和单位可以联合行文：一是同级政府、同级政府各部门可以联合行文；二是上级政府部门与下一级政府可以联合行文；三是政府与同级党委和军队机关可以联合行文；四是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；五是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。目前，发文机关标识普遍存在省略“文件”二字的情况。

发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一个年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份、发文序号组成，如“×府发〔2011〕12号”，“×府发”指发文机关代字，“〔2011〕”指年份，“12号”指发文序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

（二）主体

公文的主体部分又称为行文部分，主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、发文机关印章、附注等要素。

公文标题一般由制发公文机关名称、事由和公文种类组成，它们又称为公文标题的三要素。另外，通过介词结构“关于……的”将制发公文机关名称、事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子。例如：《国家税务总局关于加强货物运输业税收征收管理的通知》等等。公文标题中除了法规、规章或转发的规范化文件标题名称加书名号之外，一般不使用标点符号。转发上级机关的公文，不能引用上级机关公文的发文字号代替标题内容，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。

主送机关指公文的主要受理机关，是负有公文处理责任的受文机关。上行文一般只写一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式。下行文有专发性的和普发性的两种。专发性的公文是专门向某一个机关下发的公文，这种公文的主送机关只能有一个；普发性的公文是指内容的涉及面较广，因而需向多个机关下发的公文，这种公文的主送机关不止一个。如果主送机关比较多，则一般用规范的统称，按重要性依次排列。主送机关名称后采用冒号。

公文正文标识在主送机关名称下一行，在一份内容比较丰富的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。

附件是附在主件之后，对公文内容进行说明和补充的文字材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计数字、人员名单等等。附件名称后不用标点符号，如“附件：1.×××××”。附件是随文发送的材料，是公文的不可分割的有机组成部分。

公文的成文日期以机关负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的公文以会议通过日期为准。法规性公文以通过或者批准日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写，其中“零”写作“○”。

公文生效标识即发文机关印章。

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。

（三）版记

公文的版记部分又称为文尾部分，主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

主题词是用规范的词或词组来标引公文的主要内容，是进行文献标引、存储、检索等工作的工具。一份公文的主题词一般为3至5个词，最多不超过6个词。每个主题词一般为2字，最多不超过4字。排列次序为：第一个词表示公文内容的类别；最后一个词表示公文的文种；中间的词用表示公文关键内容的类属词，提示公文最关键的内容。

抄送机关是指除了主送机关之外需要协办或者了解、掌握公文事项的其他机关。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；机关之间一般按照党、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。

印发机关是指公文的印制主管部门。印发日期以公文付印的时间为准。