文本和处理

第四节　文本和处理

一、文本

公文文本又称为公文稿本或者公文文稿。在公文写作过程中，有多种文字稿本产生，例如，草稿、草案、定稿、正本、副本、存本、暂行本、试行本等等。它们在内容储量、外观形式，特别是在效用方面有很大的不同。公文文本就是公文的各种文字稿本的统称。了解公文的各种文字稿本，有利于公文作者辨析公文的各种文字稿本的写作特点和要求，针对性地进行写作，充分发挥公文的功能和价值。

（一）草稿

公文的草稿是作者写作的未成熟的公文的原始稿件，是人们修改、讨论公文的基础。各种公文的草稿由于内容的重要程度不同，作者写作草稿的次数也不同。一般常规性往来的公文，由于内容相对比较简单，大多数只写一次草稿即可。而那些带有全局性的非常重要的公文，常常需要人们在一定的范围之内反复修改与讨论，才能够最后定稿。所以，公文的草稿按照修改与讨论的先后次序，可以分为：一稿，二稿，三稿，四稿等等；按照内容的性质，可以分为：修改稿，讨论稿，征求意见稿等等。

（二）草案

公文的草案是已经撰写成并且已经提交有关领导等待批准、通过、公布的或者业经公布试行的各种公文。公文的草案在不同情况下具有不同的性质。其主要体现在两个方面：一是提供讨论的性质。一些重要的公文，尤其是具有法规性质的公文，起草之后，印发给相关单位或者领导在较大范围之内进行修改与讨论。这种公文的草案属于草稿的一种，不具有实际执行的效用。二是一些重要的政策性很强的公文，起草之后，需要在一定范围内的实际工作当中试行一段时间，然后再根据试行的情况进行修改。这种公文的草案在试行期间，同正式公文一样，具有实际执行的效用。

（三）定稿

公文的定稿是公文的标准稿。它是对公文的草稿或者公文的草案经过修改与讨论通过，由行政机关主管领导签发的最后的完成稿。人们有时候也把公文的定稿称之为“原稿”、“底稿”，但是，一般来说，“原稿”、“底稿”，往往容易与原始的公文的草稿相互混淆，因此，还是统一称之为“定稿”为宜。公文的定稿作为公文的标准稿本，是人们印刷公文正本的标准的法定依据。任何人未经法定程序或授权，都不能对公文的定稿进行修改。

（四）正本

公文的正本是在公文的制发阶段，根据公文的定稿印刷或者缮写的供对外发出之用，并且具有法定的实际效用的公文文本。公文的正本根据国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布，2000年1月1日起实施的中华人民共和国国家标准，即《国家行政机关公文格式》（GB/T　9704—1999）进行制作，具有一定的格式。例如：公文排版的规格是正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。公文的正本是收文机关处理公文的依据。

（五）副本

公文的副本是公文正式签署本的复制本。它比较多地用于抄送有关单位或者送出供传阅、参考、备查之用。副本又称为抄件或者抄本。在实际工作当中，国家机关各级领导人常常会在下级机关上报的公文上作批示，秘书部门会将写有批示的公文翻印出复制本，然后将复制本发给有关部门作为办事和执行的依据，而不再另外行文。这种方法实际上是利用复制本传达领导的批示。副本在内容和格式上与正本一样，并且具有与正本同等的效用，收文机关可以将其作为执行的依据。公文翻印的规定和要求是：上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下级机关经负责人或者办公厅（室）、秘书科负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

（六）存本

公文的存本是发文机关在公文正本制作完毕之后，从中留存若干份，以便存档和考查的文本。公文的存本是公文正本的样本，与公文正本具有同等的法定效用。公文存本根据需要确定数量的多少，除了必须立卷归档的存本之外，其余都可以作为副本暂存备用。

（七）暂行本

公文的暂行本是指制发公文机关认为一时还来不及制定出周密完善的公文，但是，为了应急的需要，先发布一个暂时实行的公文。暂行本一般比较多地用于颁发法规性文件。公文的暂行本以“暂行”二字在公文的标题当中或者文种的前面写明。暂行本经过一段时间实践之后往往根据实际情况进行修订，例如《国家行政机关公文处理暂行办法》。暂行本是具有实际效用的正式公文。

（八）试行本

公文的试行本是指制发公文机关事先发布试行的一种文本。试行本主要用于颁发条例、办法、规章、制度等法规性文件，一般是制发公文机关认为文件内容尚不够成熟，需要通过在实践当中试行一段时间之后，认真总结经验教训，进行必要的修改所采用的一种办法。试行本也是具有实际效用的正式公文，在规定的时间和范围之内，应当认真贯彻执行。

二、处理

公文处理是指公文的行文、办理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（一）行文

行文主要是指公文的运转过程。根据不同的标准，可以对行文类别作不同的划分。

一是行文关系。行文关系是各级行政机关、各个单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。各行政机关和单位之间的相互关系，一般可分为同一系统内部上下级机关之间相互隶属关系，同一系统内部平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统机关、单位之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。

二是行文方向。行文方向是行文关系的反映。一定的行文关系规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。按照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、平行文和下行文三种。上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示等等。平行文是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函等等。通知、会议纪要有时也可用作平行文。下行文是指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等等。

三是行文方式。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。

（二）办理

行政机关公文办理的目标是要实行规范化、制度化、科学化。行政机关公文处理要树立政治观念，实事求是，精简、准确，及时、高效，安全、保密。做好行政机关公文办理工作是依法行政和加强机关建设的重要保证。

发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。发文办理是各级行政机关办公厅（室）工作的重要组成部分，是贯彻执行党和国家的路线、方针、政策，具体实现领导和开展工作的重要方式之一。发文办理工作做得如何，直接影响行政机关的工作作风、效率和水平。

收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等等。收文办理是公文处理工作的一项重要内容，也是行政机关文秘工作的重要组成部分。

（三）归档

公文办理完毕之后，应当根据《中华人民共和国档案法》及其有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料交本部门文秘人员整理（立卷）、归档，进行管理。公文归档是把一年之内的公文移交档案室集中保管，以保证行政公文的完整，便于查找利用。完成了归档工作，公文就正式转化为档案。

已实现办公自动化取消纸质公文运转的单位，应将机关领导人签发并加盖本单位印章的正式公文作为定稿归档。

归档文件的整理按照全国档案行业标准《归档文件整理规则》的规定执行。个人不得保存应当归档的公文。归档公文的保管期限分永久、长期、短期三种。永久保存就是无限期地保存下去，长期保存一般须保存16年至50年左右，短期保存一般15年以下。

思考与练习

一、名词解释

《国家行政机关公文处理办法》　公文　眉首　正本

二、填空题

1.狭义的公文即（　　）公文，指国务院2000年8月24日颁发的《国家行政机关公文处理办法》规定的，国家行政机关在处理公务时使用的公文。

2.公文的主体部分又称为行文部分，主要标识有公文标题、（　　）、正文、附件、成文日期、发文机关印章、附注等要素。

三、判断与改错题

1.公文的文种应当根据行文时间、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

2.发文办理是指以本机关名义接受公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

四、简答题

1.针对文本而言，从表述静止状态的名词来看，公文结构主要是指什么？

2.按照行文关系和行文方向的不同，可以将公文分为哪些种类？

五、论述题

请谈谈你对公文的实效性的认识。