应用文的语言特点及修改

四、应用文的语言特点及修改

（一）应用文的语言特点

不同种类的文章，各有其不同功能，也就形成了不同的语言特点。应用文是以实用为目的，以交流沟通信息、传达政策指令为内容的文体，因此它的语言应具有准确、简明、质朴、生动、得体的特点。

1．准确

准确是指用词要切合语体，语言准确、连贯，逻辑性强，合乎语法修辞规范，不产生歧义。无论是对事物的说明、介绍，还是对事理的阐释，应用文写作都要求用语准确无误，特别是在写作过程中遇到概念、数字等，一定要恰当严谨，切忌使用“大概”“可能”等词。此外，在进行判断时，必须定性准确，用语严密，切忌言过其实。推理则要注意合乎事物和事理内在的逻辑关系，不谬不妄，有理有据。

2．简明

简明即简洁明了，应用文的语言反对繁文缛节的“八股腔”，也不必玩弄“书卷气”，要力求用最少的文字表达最丰富的内容。在写作应用文时，立意要清晰明了，用语要简洁明快，使人易读、易懂、易记。有时根据需要，在写作中还要使用如“敬请”“亟盼”“收悉”等特定的习惯用语，既合乎相应文种的规范，又合乎“简明”的要求。

3．质朴

质朴是指不用夸张性的语言，杜绝虚妄不实之词，保持写作的严肃性。实用性是应用文的本质属性，它的用语不追求华丽深奥，而强调朴实得体。质朴的语言用得恰当，也能产生很好的语言效果。当然，质朴不等于枯燥乏味，不排斥生动，关键是提供给读者的内容实实在在，满足其需要，便于接受理解。

4．生动

应用文的语言虽然讲究质朴，不能像文学作品的语言那样讲究文采，但也决不与生动相背离。在写作应用文时，应在表达准确的基础上，通过丰富词语、变化句式、使用修辞等达到生动的要求。

5．得体

得体即应用文的语言应因体而异，符合具体文种的格式规范。同时，应用文的语言还要顾及特定的阅读对象，符合受文对象的文化特征和接受心理。特别是公文的写作，选定了具体文种，也就确定了特定读者和用语风格。因此，应用文作者首先要摆正与读者间的关系，注意语境和对象，在遣词造句上一丝不苟。

（二）应用文常用的专用词语

1．称谓词

称谓词是指表示称谓关系的词。在应用文中，涉及机关时，一般应使用机关的全称或规范化的简称；涉及个人时，要称呼对方的职务或“××同志”“××先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门词语。

（1）第一人称：“本”“我”，后加所代表的单位的简称，如院、部、厅、局等。

（2）第二人称：“贵”“你”，后加所代表的单位的简称，如院、部、厅、局等。

（3）第三人称：“该”，可用于指代人、事物或单位，如“该同志”“该公司”“该厂”等。

2．领叙词

领叙词是指用于引出应用文撰写的根据、理由或应用文具体内容的词。应用文的领叙词多用于文章的开端，引出法律、法规及国家政策作为依据，或引出事实作为根据；或用在文章的中间，起过渡、衔接的作用。一般情况下，借助领叙词可以使应用文开宗明义。常用的领叙词有根据、按照、为了、惊悉等。

3．承转词

承转词又称为过渡语，即承接上文转入下文时使用的关联词、过渡用语。承转词用在陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案。常用的承转词有为此、故此、综上所述、总而言之等。

4．祈请词

祈请词是指用于向受文者表示请求和希望的词语。使用祈请词的目的在于营造友好、和谐的氛围，从而建立正常的工作关系。常用的祈请词有敬请、恳请、敬希、尚望等。

5．商洽词

商洽词是指用于征询对方的意见和反应，具有探询语气的词。这类词语一般用于公文的上行文、平行文中。常用的商洽词有当否、可否、妥否、是否可行、意见如何等。

6．经办词

经办词是指用来说明工作处理过程，表明处理时间及经过情况的词语。在使用时，应注意这类词语在表述次数和时态方面的差异。常用的经办词有业经、前经、即经、均经等。

7．受事词

受事词是指向对方表示感谢、感激时使用的词，一般用于平行文或涉外的公文。常用的受事词有蒙、承蒙、为荷等。

8．表态词

表态词又称为回复用语，是指针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。在使用表态词时，应对公文中的下行文和平行文严加区别。常用的表态词有同意、可行、不宜、不可、遵照执行等。

9．结尾词

结尾词是表示正文结束的词语，使用结尾词，有助于文章表达更简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄严、严肃的色彩。常用的结尾词有此致、此复、特此报告、特此函达、请批复、望……执行等。

（三）应用文的修改

应用文的写作要经过一个不断修改、完善的过程，修改是保证文章质量必不可少的环节。开始写作时，作者通常按照自己的思路，一鼓作气地将文章写出来，出现不恰当或错误的地方是难免的。因此，应用文写作，必须经过反复修改才能定稿。

1．修改的标准

修改文章要综合运用写作基础知识，掌握衡量文章好坏的基本标准。修改文章的标准可以归纳为以下几项。

（1）思想内容是否充实具体，是否符合现行的方针、政策，思想是否深刻。

（2）立场观点是否正确（是否贯彻了单位领导的意图）。

（3）中心思想是否突出，材料有无多余或不足，主次详略是否恰当，是否紧扣中心。

（4）条理层次是否清楚，结构是否完整，布局是否恰当，各部分之间的衔接、过渡是否连贯、自然。

（5）有无错别字、错用的标点符号，不贴切的词、不通顺或表达不清楚的句子，语言是否得体、准确、简洁。

2．修改的方法

（1）诵读法　诵读不仅可以加深记忆，还能很容易地从文章中发现写作的问题。一篇应用文写好后，在诵读过程中语意不当、衔接不畅、句式不齐的问题会造成语塞，自然可以发现问题，及时改正。

（2）求助法　一篇文稿完成后，除了作者本人修改之外，不妨向其他人征求意见和建议，博采众长。公文有时就是集体创作的产物，更要经过几番征求意见、修改的过程才能定稿。

（3）冷却法　有时作者在写作完毕后，由于思路的一贯性，难以发现问题，修改好文章。如对如果不是急用的稿件，不妨暂时放下，等头脑冷静下来后再修改，往往会有更广的思路，突破之前的框框。

3．修改的原则

（1）调查研究，仔细核对　在修改文章的过程中，如果发现一些较突出的问题或对一些材料有怀疑，就要考虑文章是否准确、恰当地反映了客观事物或问题，就要仔细核对，对客观事物或问题进行再调查、再研究。如果关起门来改稿子，一些问题是不能得到真正解决的。材料准确无误，才能发挥材料对读者的说服力和感染力。

（2）从大局出发　修改文章要从全局到局部、从大处到小处，逐一解决问题。这就要求在实际修改的过程中，先看主题表达、谋篇布局，再看材料选择和语言运用，再到标点符号的使用。这样做既符合人们认识事物的规律，也符合文章写作的规律，思路清楚，有条不紊，能收到事半功倍的效果。

（3）精益求精　修改文章的过程其实也是应用文作者自身不断提高的过程，是一个由自我满足到自我挑剔的跨越。同时，应用文作者个人对客观事物的认识毕竟有一定的局限性，因此，作者必须认真征求有关人员的意见，虚心听取别人的批评。可以说，一篇文章是作者形象的物化，只有在写作中精益求精，才能养成认真负责的良好品格，不断提升自己的写作能力。

4．应用文经常使用的修改符号

（1）删节号　用来表示删去的字、词、句。

（2）增补号　用在需要增补字、词、句的地方。

（3）移位号　用在需要移动位置的地方。

（4）调换号　用在需要调换的字、词、句的地方。

（5）分段号　用在需要分段的地方。

（6）复原号　用在表示删除的文字下，表示复原。

【思考与练习】

1．通过本章的介绍，你对学习应用文写作有何认识，如何提高写作应用文的水平？

2．结合具体例文，了解应用文对主题、材料、结构、语言的基本要求。