应用文写作前的准备

第一节　应用文写作前的准备

应用文写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，就是为了写作提高心理与思维素养，锻炼分析认识问题的能力，调查研究的能力和文字表达的能力。狭义上说是动笔之前的准备，在下笔前要学会沉思，培养感情，做好材料。本节探讨的是动笔前的准备，对于公务写作的人来说，必须明白“预则立，不预则废”的道理。

一、学会沉思

沉思就是接到写作任务后首先封闭自己，认真、深入地思考，在寂静和孤独中对某个中心意念或意象从内心深处思量。通过反复思考同一件事，直到自己穷极一种思想，产生类似开悟的感受。

要沉思就要学会发问。在公务写作中，不以个人的意志为转移，通常是先被动接受，再根据要求化为主动，由一个心理变化过程。为了减少写作的障碍，就要敢于发问。问的内容要切入任务的中心，如这篇文章干什么用？是要发号施令、安排工作、知照事项、通报情况，还是总结经验、树立典型、推动工作等，只有这样才能有的放矢，才能不走弯路。

要了解领导的意图是什么。不同场合、不同受众、不同目的就有不同的风格与语气。领导是常规讲话，还是要用专业水准表述，否则文稿不合领导口味，就多了更多次的修改，反而影响情绪。

要了解文稿需要有多大的信息量。量的不同就有不同的谋篇布局，不同的量就有不同的陈述要求。不要因情况不明写得太长还要更多删减，写得太短又要更多充实，这样写作的绩效就不高。

根据发问得来的信息，酝酿动笔前应该做哪些事，怎么做，就得“苦思冥想”。老舍先生写文章前，总要认真地在头脑中理清思路，即便是写极短的文章，也要预先列写作提纲。英国大诗人雪莱曾谈过他有一部书“虽说写作只花了六个月功夫，构思过程却长达数年之久。”唐朝诗人王勃写诗前，总要躺在床上大“睡”一阵，很好地想一想一首诗怎样写出为最好；丹麦童话作家安徒生喜欢独自漫步在大森林中去构思他的童话。我国许多政策在出台前都要酝酿很长时间，做许多调查、预测、行情分析等报告，都要做好前期的准备工作，才能保证文章的顺利完成。

以广告文案为例，文案起草人员要思考一系列问题：

广告活动的信息内容是什么——是企业，是产品，还是服务？

广告活动的目的是什么——扩大企业知名度，增加产品的美誉度，还是直接配合产品的促销活动作销售促进？

广告活动的目标受众或目标消费者是谁——他或她有哪些群体特点、个性特征?他们的生活方式、消费形态、文化素养、阅读或接受外界事物的特点是什么？

广告文案的作用在整个广告活动中是什么——品牌构造?观念形成?功能显示?附加价值的体现？

广告文案的传播媒介是什么——是凭借阅读的报刊，是只诉诸于听觉的广播，还是视听两便的电视?新型的网络？

广告媒介组合和媒介运用策略中的时间、版面规定怎样——平面广告是多少版面、什么时间?户外广告是什么地段、什么媒体?电视广告是多少时间、什么时段、针对哪个区域？

广告文案的交稿和发布时间——在广告策划和广告计划中，广告文案的完成时间与发布时间是何时？

二、学会养心

人们常说“动以养身，静以养心”，所谓“动以养身”，就是进行适当的运动，身体得到锻炼，体质越来越强，身体越来越棒；所谓“静以养心”，就是做任何事情或待人都要心平气和，不要急躁，这样方可净化心灵，调养身心。写作需要静，就是心要静。写作前“养心”就是快速调整心境，排除杂念，为写作时做好心理、情感铺垫。

孟子说：“养心莫善于寡欲。”《孟子·尽心》）通过减少不健康的欲望，可以达到涵养心灵的作用。孟子还强调，“养心”一定要专心致志，持之以恒，不能一曝十寒。

孟子还说：“存其心，养其性，所以事天也。”（《孟子·尽心》）意思是，用心做人，凭良心做事，养育身心，涵养性情，才是对老天最好的交代（即“事天”）。作为公务应用写作主体要清楚认知自己所做的事是“天职”，必须用心写作，形成良好的心理习惯，只要接到写作任务，就要逐步达到心净，再酝酿感情，深沉思索，力求写作时才思敏捷，一气呵成。

古人早就认识写作前心理准备的重要性。《荀子·解蔽》：“心何以知？曰：虚一而静。心未尝不藏也，然而有所谓虚；心未尝不两也，然而有所谓一；心未尝不动也，然而有所谓静。”刘勰《文心雕龙·神思》中讲到：“是以陶钧文思，贵在虚静。”在酝酿文思时，着重在虚心和宁静。作为应用文写作主体只有虚心，才能采纳不同意见；只有专一，才能专心体察，看到问题；只有静心，才能看得细致。所以在酝酿文思时，重在虚心和宁静。

东坡《送参寥》有云：“颇怪浮屠人，谁与发豪猛。细思乃不然，真巧非幻影。欲令诗语妙，无厌空且静。静故了群动，空故纳万境。咸酸杂众好，中有至味永。诗法不相仿，此语当更请。”这里讲创作以前的精神准备和创作时的要求，苏轼在这里提出：“欲令诗语妙，无厌空且静”，即着重虚静。“静故了群动，空故纳万境。”心静不浮躁，才能仔细观察。了解了各种各样的活动，吸收了各种各样的境界，才能反映各种新的生活，写出新的境界，才能使诗语妙。

对于写作的人来说，没有感情就不会写出好的作品。笔者认为写作前养心的过程也就是培养感情的过程，写作前要准备好感情。列宁指出：“没有人的感情，就从来没有也不可能有人对于真理的追求”。我们也可以说，没有丰富的感情，是无法写作的。古今中外的作家、文章家对于感情在写作中的重要作用，早已有所论述，《毛诗序》中谈到“情动于中而形于言，言之不足故嗟叹之，嗟叹之不足故咏歌之，咏歌之不足，不知手之舞之、足之蹈之与。”刘勰《文心雕龙·情采 》中曰“情者文之经，理者文之纬；经正而后纬成，理定而后辞畅。”鲁迅也说过：“能爱能憎才能文。”巴金对香港中文大学的师生谈自己创作的体会时说：“生活靠勇气，写作靠感情。”

那么，感情是什么?《礼记·礼运》说：“何谓人情？喜、怒、哀、惧、爱、恶、欲，七者弗学而能。”用科学的语言说：感情是人们对与人发生关系的客观事物（包括自身状况）的态度的体验，感情受人的社会性的制约，毛泽东在《在延安文艺座谈会上的讲话》中说过：“世上绝没有无缘无故的爱，也没有无缘无故的恨。”爱憎的产生皆有缘有故，这缘故就在于人是社会的人，是社会诸关系的总和，写作者的感情和其他人的感情一样，都受着自己存在的国家、时代、社会和自己从属的民族、阶级、集体、地域的制约。

感情在应用文写作中的表现不如文学那么鲜明、突出，但在应用文写作前同样需要培养感情：一是要有热爱写作的感情，把写作情感融入工作中；二是接到任务后要培育感情，对即将要成为的写作对象产生感情；三是要选择一个感情基调为后面的写作服务。

三、学会筹划

一篇文章完成得质量好、速度快、有品位，通常取决于事前的准备与筹划，材料从何处来，要产生什么观点，如何布局？从文章形成的难易度来说，写作前或起草一写作方案，或列一写作提纲，很有必要，不打无准备之仗。

材料的筹划。这是应用文写作的基础，俗话说，“秀才空腹不能文”、“巧妇无米不能炊”，没有材料，就办不成事，写作就无从谈起；材料不充分，也不可能写出好文章。“兵马未到，粮草先行”，材料就是粮草，在写作前应把所需要的材料准备好。

材料准备的过程就是写作主体信息采集的过程。写作主体运笔流畅与写作主体信息采集能力有直接关系，要学会运用多种方法采集信息。主要有实地调查、文献检索、问卷调查、网上调查等。

实地调查。这是调查者凭借感官或仪器及其他技术手段，到现场直接对对象进行考察调查的一种方法。它的特点是耗费较少的人力、物力，却能采集到真实、细致的第一手材料，因而被广泛应用。现实中，人们对中心事件和突出事件的调查常采用这一调查方式。

文献检索。文献资料是人们在长期的社会生产实践中记录、保存的文化知识和信息资料的总称。作者通过对文献资料的检索，可以获得大量的原始数据、理论资料和文件材料。如本单位的收发文件和内部使用公务文书，本系统和相关省市及中央的理论政策和实践活动记录方面的资料，本专业的理论知识等。要迅速查到所需资料的文献线索，还要学会运用检索文献资料的方法，如利用一些索引、文摘、目录检索等。

问卷调查。亦称“书面调查法”，或称“填表法”。用书面形式间接搜集研究材料的一种调查手段。通过向调查者发出简明扼要的征询单（表），请填写对有关问题的意见和建议来间接获得材料和信息的一种方法。问卷一般由卷首语、问题与回答方式、编码和其他资料四个部分组成。

网上调查。进入知识经济时代，计算机技术和通信技术相结合而发展起来的计算机网络技术，为高速方便的全球一体化信息交流提供了可能。因电脑具有检索性特点，将电脑联入因特网后，可以在网上调查检索世界各地图书馆、政府部门、情报部门、大学、企业联网的数据库，以方便迅速地找到和下载所需的信息材料。

通过多种信息采集方法，对收集的材料归类与核实。归类是为了在写作中便于筛选、比较，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。比较出哪些材料是主要的，哪些是次要的，分析材料在行文时，哪些应该用上，哪些可能用上，这样写作客体就会来之容易，不要在写作时再停下来做信息采集工作。

所以，信息采集中尽可能多的占有材料，是写作前准备工作的重要步骤。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集，做到“多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。

思想观点的筹划。写作前要加强积累，建立好 “素材库”、“思想库”和“语汇库”这三大写作仓库，并要定期盘点、整理、分门别类，不断充实、扩容。“思想库”来之于每一次的思想观点的思考与筹划的积累，每一次都要明确写作的目的性、针对性，文章的主题和中心，在多种不同观点的比较与反复思索中才能认定等等。比如，在撰写通报前，必须确定它要起什么作用，是表扬好人好事、批评错误和歪风邪气，还是通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。明确其目的是交流经验、吸取教训，还是教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。在什么范围内应用，是仅仅局限于某一范围，还是作为某一方面的典型公之于众，以便统一思想，提高认识。是希望解决某个具体问题，还是仅仅提供一点情况，这些都要事先弄明确。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确，偏离了写作的主旨，就可能出现成文后推倒重来的后果。

思想观点的准备需要分析综合能力，就是写作主体对信息材料进行分解、剖析，揭露事物内在矛盾，从而从整体上把握事物本质和内部规律，初拟写作主旨。如我们要写一篇总结，就得将材料分成：基本情况、主要成绩、具体做法、主要经验、主要体会、存在问题、今后方向等几个部分。通过材料的关联性，预先提炼出经验与体会中的观点。又如某企业写的一篇经济活动分析报告，主要分析企业产品销售困难的原因，经过最初的分析综合，已找出有多方面原因，如质量较差、价格较高、装潢粗糙、售后服务也跟不上等。但要找出影响企业产品销售的主要原因，不仅需要在此基础上再次进行分析综合，更需学会从事物的联系中去分析综合。如不能只孤立地从企业自身找原因，还须联系市场上的情况，联系同类产品生产厂家的销售情况进行比较分析，这样才能找出企业产品滞销的主要原因，或是此类产品生产过剩，供大于求；或是售后服务不及别的厂家完善；或是产品质量低于同类产品等。因此，有了材料就能逐渐明确思想观点，为确立主旨和拟写提纲创造前提和条件。

思想观点的筹划往往在准备写作的过程中不断变化与调整。如调查报告，一开始调查目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是针对什么问题讲的，即文件的针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。

思想观点的筹划还需听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻见解或不同看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究，这叫“吃透两头”。一是“吃透上头”，包含上级机关的要求，含中央有关文件和领导讲话在内。包含领导同志的意见，一般来说领导对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐；二是“吃透下头”，干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。这样上下结合，集思广益，就可能把文件写得更全面，更深刻，更有思想性，更具有实际意义。

谋篇布局的筹划。有了材料，又有了明确的主题思想，就应当考虑谋篇布局。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。

列提纲是写作前必备也是最好的一种方法。写作列提纲，好比建造高楼先画好图纸。画好图纸，一座高楼的层数及每层的楼房布局就设计好了，再按图施工，不但可以缩短工期，而且使楼房的建造更坚固、更实用、更美观。同样如此，写作列提纲，可以通观全局，构架结构，做到心中有数，再正式写作时省时、有效，避免丢三落四，前后重复，本末倒置。可以避免犯选材不好、形式不美的毛病。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说：“尽管我们只要写两、三千字，也需先写出个提纲，安排好第一段说什么，第二段说什么……有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章；先麻烦点，后来可省事。”当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规条例等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如工作计划等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，像简报、通知等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之规，可按文章长短，每个人的写作习惯，写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。