应用文写作主体的写作过程技能

第二节　应用文写作主体的写作过程技能

应用文写作主体最为核心技能就是写作技能。写作有一个过程，这个过程是从构思立意、表达到修改完稿的过程。在这过程中写作主体积极发挥主观能动性，凭借思维能力对材料进行加工成写作客体，将语言进行逻辑组织，并在一定的主旨下，在一定的构架里修饰成一篇完整的作品。写作的起始阶段也就是构思阶段。

构思是写作过程中根据一定的表达意图和文章体裁要求锤炼写作思路的一种特定的思维活动。构思是文章写作的初始阶段，也是最重要的阶段，包括确定主旨、选择材料、谋篇布局、语体选择、权衡文笔基调等，是对文章写作的整体酝酿过程。

要写好文章必须做到“意在笔先”、“凝神结想”、“心营意造”。晋人刘勰在我国古代集大成的写作理论专著《文心雕龙·神思第二十六》中说：“古人云：‘形在江海之上，心存魏阙之下。’神思之谓也。文之思也，其神远矣。故寂然疑虑，思接千载；悄焉动容，视通万里；吟咏之间，吐纳珠玉之声；眉睫之前，卷舒风云之色：其思理之致乎！故思理为妙，神与物游。”这段话及其全篇，描述了写作过程的重要现象“神思”，神思其实就是构思。

清代著名戏曲理论家李渔说：“袖手于前始能疾书于后。”（《闲情偶寄》）就是构思成熟之后才能顺畅地执笔行文。美国写作教材《写作中的思维训练》认为：“当我们致力于写作构思时，思考的问题最多也最严密，而当我们认识我们思考的基本模式时，我们的写作最流畅也最熟练。”“我们将把写作和思考看作互相联系、彼此作用和促进大脑活动的过程。两者互相紧密地缠结是人类特有的重要活动，正如作家兼教育家卡洛斯·白克所说：“学习写作就是学习思考。”初学写作者只有勤于运思，在多思多想中锻炼思维能力，才能培养良好的思维习惯。

应用文体写作的构思，遵循文章写作构思的一般规律，同时，具有自己的特点。

写作主体构思体现客观性材料。这是构思的前提所在，也就是收集材料，不管是从有目的有计划的调查，还是从生活经历中的观察和体验而得到。构思建立在对客观而又全面的材料进行分析的坚实基础之上。

写作主体往往体现群体性意识。一般文体写作，文章要表达的作者感受、见解或主张，体现的是作者本人的意志，因此在构思时的思维活动始终围绕着作者自己的主观意向。应用文体写作，尤其是行政公文、工作事务文书的写作，反映的是机关的意志、集体的主张，它的构思集中了来自领导和群众的各方面意见，是群体思维的结果。

写作主体往往体现定向性思维。在内容上要遵循党和国家的方针政策，要符合领导的意图、群众的意愿、工作的实际，构思时往往根据一定的意向确立主旨、材料和文笔基调；在形式上，应用文体对结构、语言和行文都有一定的要求，有些文体甚至有固定的格式。

写作主体体现指导性作用。这是构思的功效所在。构思的作用是对整体应用文写作活动起到指导、观照的作用。构思的成果主题意蕴将成为整个活动的核心，并不断现身。

应用文写作构思的方法主要考虑三方面问题，一是思考写什么？二是怎样写？三是询问写得如何？

思考写什么，就是明确主旨，确定材料；琢磨怎样写，就是谋篇布局，选择语言；询问写得如何，就是要反复修改。

本节主要分析研究应用写作中的主旨、写作客体、文章结构、语言表达和修改反思五个环节。

一、确定文种主旨技能

主旨是通过文章内容所表达的核心思想、主要意图或者观点主张，古人称为“意”，也就是现在通常所说的主题。不管称作主旨还是主题，作为一篇文章的核心思想，它是文章的灵魂。

应用文主旨的产生，一是主动的，是写作主体在生活、学习、工作实践中形成的想法，需要表达；二是被动的，或是客观需要，或是受人之托，或是完成任务，这样的写作状态下，写作主体中的写作者是被动的。作者的“头脑”这个时候是不由自己“支配”的，表达什么主旨不取决于本人。决定主旨后，写作主体常常根据决定好的主旨来调查研究，搜寻获取材料。

应用文的主旨，除了具有一般文章主题的特性以外，还有其以下独具的特征：

1．具有现实应用性。有些应用文，特别是行政公文的主旨，不是作者本人、或者某个领导个人的主张，而是体现党和国家的方针政策，代表发文机关的意志，处理和指导行政事务，具有法定的权威性和约束力。就是计划总结、各种报告等文种，也是源于实际，用于实际，具有很强的现实应用性。

2．具有直白显露性。应用文的主旨是要解决实际问题、指导实际工作、处理行政事务和规范现实行为的，因此不能像文学作品那样含蓄多义，而是要清晰明确。越是清楚明白，越容易理解，才能越是便于操作。

3．具有简明单一性。应用文的主旨要有一个中心贯穿全文，尤其是行政公文要一文一事，一题一议。即便是调查报告、工作总结，也要主旨单一，内容集中，具有鲜明的针对性。

应用文确定主旨应遵循以下原则：

1．正确：这有两层意思：一是指作者要明确写作目的，正确领会写作意图；二是指所确定的主旨必须体现党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，真实地反映客观实际，按客观规律办事，切实能解决问题。

2．新颖：一篇应用文如果是老生常谈，也没有意义，所以要新颖，有新意，在正确的基础上有所发现，有所创造，有所前进。要能够针对发展的现实提出新的问题，提出新的意见和解决办法，给人以新鲜感。

3．深刻：是指有深度，能够通过现象看到本质，即使是过去写过的事情，也能有精当的分析，讲出新的道理，挖掘别人见不到或者虽然看到了但缺乏认识的深度。

4．明确：应用文是要别人照着做的，其主旨必须确切无疑，必须一语道破真实情况，要概念清楚，观点明确。

5．集中：指中心要突出，主旨单一，不能多中心。应用文一般都是一文一事，主旨集中，不要有“副产品”或“搭车的”。

写作主体应该怎样提炼应用文的主旨呢？一般文章主题的提炼，也叫“炼意”，是对生活材料发掘提炼，进行理性升华，从而产生作者的思想见解。有人把这个过程比喻成“剥茧抽丝”，或者“采花酿蜜”，是很有道理的。应用文写作中确立主旨，其立意过程也类似“茧中抽丝”、“花中取蜜”，但与一般文章提炼主题相比，还有自己的特点。一是要定向定位。所谓定向，就是确定主旨时要把握一定的方向，包括对问题的处理、工作的主张、事情的观点以及对结果的预估都要有明确的意向。这个主旨的定向，宏观上要符合党和国家的方针政策，符合客观实际的发展规律；具体指向要符合所涉区域范围（具体地区或单位）的总体发展思路和行动路线。所谓定位，就是主旨的确立要有现实针对性，文章的目的、对象、要解决的问题以及对解决问题的原则、方法、见解或主张要十分明确。应用文的主旨一般具有指导性、约束性和操作性，不像一般文章的主题，只要理解就可以了，而更重要的是去做，去实施，去贯彻，只有定位明确了，才能使确立的主旨更有针对性、更有指导性、也就更有现实效力；二是要删繁就简。确立应用文的主旨时往往面对庞杂繁芜的生活材料，面对千头万绪的工作局面和形形色色的矛盾现象，要找出需要针对的主要对象，对准中心事件和核心问题，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，删繁就简，避散居要，经过深入研究提炼和确立主旨。不能期望一个文件、一篇文章解决所有问题，要善于理顺思路，抓住主要问题和主要矛盾，不能面面俱到。

提炼应用文的主旨首先应从深入的实践活动与丰富的材料中入手。深入的社会实践活动是写作主体写作材料的重要来源，也是应用文写作的最终目标，因此，深入社会实践，在实践中有所发现，有所发明，有所创造，才能发现应用文写作的主旨。同时，应用文写作撰制实践中，写作主体拥有的材料越多、越全面、越系统，他们分析、综合、比较、归纳的研究就会更深入、更接近真理、接近实际，写作撰制出实用价值大的文本。应用文还有一个鲜明的特点就是与时俱进的时效性较强，内容上的时代性也较强，所以，写作主体在确定应用文的主旨时就必须站在时代的高峰，准确地把握时代精神，反映时代特性，抓住事物本质意义。这对写作主体来说，首先要把反映对象置于广阔的时代背景之中去考察，去思索，对时代的要求、时代的特点乃至反映时代特点的语汇等都要能够掌握。这种时代精神和时代特征在应用文中应该得到直接或间接的反映，缺少这一点，应用文就不会有新的思考、新的发现，也不会写出新意，这就会失去其社会意义。

其次是依据正确的思想理论，包括邓小平理论和“三个代表”重要思想在内的政治理论、党和国家的方针政策、科学发展观指导下的当地发展的指导思想等等，应用文的主旨是主客观相结合的产物，没有正确的理论作为主旨的思想内核，也不能产生正确深刻的主旨。

第三要运用科学的方法分析提炼主旨，要在充分调查研究的基础上，以求真务实的态度辨证地分析研讨相关材料，然后确立主旨。

二、摄取写作客体技能

写作主体能生成作品，必须有写作客体，就如建楼堂馆所就必须有建筑材料。在谈及写作主体写作准备时有一个重要任务就是备材料，这里所说的材料就是为了写作的需要而搜集的一系列的事实和事理的素材，诸如人物、事件、数据、例证、公理、名言等等。这时的材料特点表现为范围广、内容杂、条目多，有用的、可能有用的，贴近范围的、接近范围的都可纳入视线，收集整理。在应用文写作中材料必须真实可靠，不能无中生有，胡编乱造。材料在应用文写作中有其重要作用，主要体现在：有了材料才能形成观点和主张。应用文是写作主体对社会现实生活中的材料，经过感知或分析研究，有了一定的理性认识、观点和主张，然后形诸文字或图表。有了这种由感性认识到理性认识的飞跃，才能进行写作。所以，应用文写作的过程，实际上就是作者通过积极的思维活动对各种材料分析研究、综合加工的过程。应用文中的观点、内容、主张，都是从材料中提炼出来的。没有丰富的材料，凭空臆造的观点，只能是空中的楼阁，不管多么美丽，都经不起检验。材料又是应用文内容的主要因素，应用文的写作撰制，不论任何文种，都离不开材料。清代文论家章学诚指出：“夫文史通义，立言之要，在于有物。”所以，材料是文章的基础，没有这个基础，写作者再聪敏也是水中捞月无所收获。散文作家秦牧说过：“一个作家应该有三个仓库：一个装生活中得来的材料；一个装间接材料的仓库，即装书籍和资料中得来的材料；另一个就是日常收集的人民语言的仓库。有了这三种，写作起来就比较容易。”应用文写作为社会生活服务，常须文稿写作者就要从生活中、工作中、学习中多积累材料，便于运笔中流畅。

我们在讲写作系统时，已简单表述了写作主体、写作客体、写作载体和写作受体，那么，前文所说的材料与写作客体是一个什么关系？在写作理论与实践中，我们经常谈及素材与题材，素材就是未经加工的材料；题材是经过作者加工成文章里的材料。我们探讨的写作客体就犹如题材。

在第二章中简单的表述了写作客体，即写作的对象，它包括一切被写作主体认识、描摹、评价的现实世界（物质世界和精神世界），泛指一切能够成为写作对象的人、事、景等客观对象。

客体是指被认识者，是存在于主体心灵之外的自在的客观事物。客体先于主体心灵世界而出现，有着不以主体的主观意志为转移并最终制约主体精神活动的自在性质。写作客体是指写作主体认识并表述的客观视野中的一切认识对象，即进入写作主体的实践和写作活动领域，并和主体发生对象性联系的那一部分客观存在。凡是写作主体没有观察过、感受过、体验过和孕育过的生活，没有灌注过作家心血和情感的生活，没有变为文字，都不能称为写作客体。只有与写作主体的审美心理结构相对应，只有进入写作者视野，进入写作者笔端，用文字符号表述出来的，才能称写作客体。

写作客体有其自在表现的形式及价值。我们可以按写作客体的自在性把其分为自然客体和社会客体。应用文写作是应用于社会生活，主要表现的就是社会客体。社会之所以成为写作客体，成为文章取材的主要方面，成为再现和表现的主要对象，是因为社会是一个有机体，它的产生、构成、变化等全部内容的有机性，都是人的有机性及人的存在和发展的表现。社会客体的内容相当丰富深广，写作取材于社会客体的某一方面，也就形成了某一种文体及某一种文体的个性特征。应用文写作服务于社会管理与社会秩序，服务于政治、经济、法律、管理等等，有相应的目的性，取材的范围，文体的使用也就有相应的规定性。不同于文学中的社会客体，主要取材于人的外部的和内部的行为。描绘事件，对事件进行情节性表现，对环境作具体描绘，这便是小说的特征。主要取材于人的情感，对人的情感作凝聚性表现，突出情感的节奏和力量，这便是诗歌的特征。

应用文写作客体中社会客体最为独特的就是“人”与“事”。当今社会应用文是人们须臾不可离开的，每个人都需要为“我”用文，每个单位都要为“事”用文，人与事或主或次，或交织在一起，只有通过不同的应用文种处理人与事，达到组织稳定、民众文明、社会和谐进步的良好效果。

人类在自己的实践活动中，将自己身外的一切及自己所建构的一切，都围绕着自己，以自己为中心地、有关系地组织起来，那么人要对外在世界进行改造，对社会进行改造，就必须同时改造自己，改造自己的内在世界，不断地提高自己，人也就是自己与之建构的各种关系的核心。应用文写作就是要对人这个客体中心关注，通过不同的文种传达信息。有值得表扬和批评的人与事既可以“通报”，让更多人知晓，也可以作“报告”，让更多人感悟；人与人之间要处理事情，或需签一份“合同”，或需打一张“条据”，或要走上法庭提交“诉状”，或需迎来送往准备“欢迎词”、“答谢词”等等。

写作客体反映的人与事，是现实的，不可虚构，这与文学作品的写作客体极为不同。文学可以虚拟一个人，可以刻画人的性格、心灵；可以虚构事件，渲染情节，制造悬念。应用文讲究现实与真实，通常情况下就是面对眼前所需办文办事。要创业就要到工商部门“登记”，有了发明就要专利“申请”，发现一些不利于稳定与发展的现象就要下发紧急“通知”，今天谈判就要你有今天的“备忘录”等等。这些问题就要当时处理，极具现实意义。所以。应用文写作虽然从不同角度认识和把握客体，以不同的文种来区分客体，但总是站在一个中心点上，以人的尺度，以服务于人的尺度来衡量客体，写作主体构建的写作客体，是以客观现实为依据，立足于人与组织这个中心。

应用文写作客体虽立足于“人与事”，从应用文的类别来讲具有“差异性”特点。文学表现人与事往往从共有的人性角度描述，应用文因不同的信息源，就显示不同的写作客体。信息来自于财经、科技、文教、医卫、司法、军事、农业等，就形成了专有的财经文、科技文、文教文、医卫文、司法文、军事文、农业文等。在某个行业就对本行业信息收集、加工、开发、利用成为写作客体就顺畅。如行政公文的写作客体主要是在行政管理过程中形成的包括政策法令、领导意图、决策内容等信息源，写作客体主要包括两个方面：精神依据和事实情况。精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情（过程、动向）、工作的进程（作法、经验）种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况，是第一手材料。此外，公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。

成为写作客体有一个渐进的过程，必须坚持“占有、筛选、运用”的原则。“占有”，一是要“尽”，就是尽可能广泛地占有材料，“贪多务得”、“竭泽而渔”、“韩信将兵，多多益善”；二是要“详”，就是详细具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响效果；一件工作的动因、背景；一个问题的正反观点、来龙去脉，都要尽可能详细具体地占有，写出来的才有说服力。

1．占有材料，就是个人现有材料储存的基础上，根据写作意图在较广的范围内搜集而来的材料。以公文写作为例，有三条途径：一是平时积累，就是积学储材。平素注意学习、观察积累，用时才能厚积薄发。古人所谓“积学”，指的就是这个道理。“得之在俄顷，积之在平日”（清。袁守定：《占毕丛谈》：“占”，看：“毕”，简册），说的是一个道理。平时学习、观察积累丰富，知识面广，写作时其构思就容易触类旁通、思路开阔，择优而用，妙绪泉涌；二是受领任务后，查阅文件，搜集资料。这样得来的材料，就是间接材料。搜集资料时应注意与撰写任务、与公文主旨的相关性，也就是说，要有一定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中央文件，进一步领会精神实质，然后查阅上级领导机关所颁布的相关政策、规定，最后翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的情况报道和国内外研究成果。这一过程中，始终应注意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关资料，做到：上下通达，全局了然于胸，命笔瞻前顾后；三是构思之前，实地调查，掌握第一手情况。这是最重要的一步。一般情况下，调查了解不仅可以核实已掌握的材料，而且可以发现新问题、新经验、新动向；重点情况，尤其要进行深入调查研究。实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与撰写者已经掌握的情况有出入，可以修正；出入较大，要尊重实际。即使发现实际情况与领导意图相抵触，也要尊重客观实际，采用恰当的方法，妥善协调。这是唯物主义者应有的态度，也是党性的表现。

2．筛选材料，就是要不断地分类整理，分析研究，爬梳剔抉，进行筛选。筛选材料，贵在一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准：

一是材料的相关性。这是以写作要表现的主旨，即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料。与文章主旨有关联的材料，则取；无关的材料，则舍。在已经选取的材料中进一步筛选：与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分；与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略”；或主张“重则详，轻则略；近则详，远则略；点则详，面则略”。这些来自实践经验的认识，是颇有见地的。材料的取舍、详略，对于文章构思十分重要。不经过这一步，就很难搭起架子。

二是材料的典型性。这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨，说明观点。典型一词，在不同领域里有不同的含义，如在公文写作中就是指代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使文章的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服力。所以，筛选典型性强的材料对于构思文章十分重要，它可以使文章的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇文章质量的重要作用和影响。

三是材料的新颖性。选择材料不要老生常谈，要选择那些有特色的材料，能表现出新的认识、新的感受。现代生活日新月异，新事务、新现象层出不穷。即使属于一个类型的劳动模范，其个人经历、事迹典型、为集体荣誉的行为方式都不可能一样，就是要挖掘新意来。

3．运用写作客体，就是根据写作内容“必须、够用、合规”的原则，成为文章不可分割、非用不可的客体。有些写作客体不可以进入写作，不能真实地反映对象的客体，如违背自然界客观规律的认识，人们在认识事物中所形成不合科学和真实观点等。在写作思维时就要加以甄别否决。如新闻报道的失实，广告文的虚假，虽写成了文章，但因写作主体的人格缺失，也就失去了写作客体的本来价值，不能产生积极的社会效果，而于社会、国家或个人具有危害性，略举几例：

泄密——违反国家保密法规。我国政府于1951年公布的《保守国家机密暂行条例》即规定：“凡报刊公布、电台广播的新闻、论文、资料等，内容均不得涉及国家机密。”

侵犯公民权——侵犯公民人身权利、民主权利。如为了做广告侵犯名演员的肖像权；或一些名演员为了个人利益，做虚假广告，同样侵犯了公民的健康权；或在写作中，非法披露私人信件、私人生活等也属这一类。

伤害风化——犯罪淫秽等行为的细节，一经纳入作品便“产生消极的副作用，积累材料时，不应当把好奇心放在这上面。

三、架建篇章结构技能

结构是指文章内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料所进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。人们通常把主旨称作应用文的灵魂，写作客体称作应用文的血肉，那么结构就是应用文的骨架。一个人如果骨架有问题，就不能完美的“立”起来。文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。

刘勰对文章的布局谋篇，十分重视。他在《文心雕龙·附会》篇里，专门论述了这个问题。刘勰认为，布局谋篇的作用在于“弥纶一篇，使杂而不越者也。”这就是说，搞好布局谋篇，就是为了组成一篇完整的文章，使内容丰富而不混乱。“附会”篇是《文心雕龙》中探索作品的结构谋篇的专论。“附会”就是“附辞会义”的缩写，“附”主要是对“辞”而言的，即附丽辞采，“会”主要是对“义”而言的，会合事义。“群言虽多，而无棼丝之乱”，是说善于“附”；“众理虽繁，而无倒置之乖”，是说善于“会”。“附会”的意思是讲究“辞”与“义”的搭配如何成为一个整体的问题，就是“总文理”、“定首尾”之术。实际上也就是作品结构艺术问题。

架建篇章结构有以下作用：

一是使文章言之有体。“体”指体裁。应用文在长期的写作实践过程中，大都形成了比较固定的结构形态，也叫程式。

二是使文章言之有序。合理安排结构，就是根据一定的思路，将零散的材料组织起来，使之条理清楚，成为一个有机的整体。

三是使文章言之成文。通过精心安排结构，可以增加文章的文采，从而增强其可读性。

架建篇章结构有以下原则：

一是根据主旨进行布局谋篇。主旨是作者的写作目的、意图的体现，结构必须服从主旨的需要，为表现主旨、突出主旨服务。没有主旨，谋篇布局缺少灵魂，怎样安排开头与结尾、怎样划分层次与段落、怎样设置过渡与照应、怎样确定主次与详略等等就成难题，文章的框架就难构建。只有服从表现主旨需要，才能使文章组成一个严谨周密、内容形式统一的有机整体。

二是根据写作客体进行谋篇布局。应用文是对现实生活、客观事物的反映，写作客体反映客观事物发生、发展、结局的过程，作者在谋篇布局时对它的认识也要遵循一定的规律。这种规律性，也就表现为文章结构的基本形式。只有把具体的写作客体放到具体的框架中，清晰表达写作客体的相互关系，才能使文章的结构丰满起来。

三是根据具体的文种进行谋篇布局。应用文的种类繁多，文种不同，结构的样式和要求也会不同，有的结构形式差异很大，比如公务文书，法律文书的结构都是特定的，不能随意变动；有些事务文书和经济类文书的结构又是以图表或条文为主，还要体现文种的特点，不能强求一致。如果在谋篇布局时忽略这一问题，则容易导致文不对题。

架建篇章结构有以下要求：

一是格式规范。应用文的格式有不少是约定俗成的，一般的应用文体文章都有相对稳定的结构模式，有些特定文体，如行政公文、司法文书等，结构模式不容变动，这就要求写作主体熟练掌握这些格式要求，在这规范化中充实内容。

二是严谨自然。指文章结构精当严密，顺理成章。要求作者思路清晰，思维严密，以主旨贯穿全文始终，不枝不蔓。层次段落的划分要恰当，组织严密，联系紧凑，脉络畅通，行止自如。过渡和照应要自然，不能刻意雕琢，更不能牵强拼凑。

三是纲目分明。纲，是指构成文章主旨的核心内容，是主要内容；所谓目，是从属于纲的基本内容，是次要内容；在表述上要有层次，以纲带目，大多数应用文不要求行文曲折波澜，要求纲举目张、清晰醒目，以便读者把握要领。在写作实践中往往采用加小标题，分部分进行表述；或者采取条款的方式加序号排列，力求结构明晰。

四是匀称严密。指文章各部分要配置齐全，比例协调，详略得当，完整合理，重点突出。如文章一般都有开头、主体和结尾三部分，三部分比例要协调，主体要内容充实，不能虎头蛇尾；对并列内容的处理，要注意处理好详写和略写的关系，以保证结构的完整和匀称。文章结构之间要讲逻辑，逻辑线索要脉络贯通，顺理成章，做到文章的内部逻辑关系和外部的形式结构浑然一体，共同为表达主旨服务。

架建篇章结构包括以下内容：

结构安排一般包括安排层次与段落，开头与结尾，过渡与照应几方面。这里表述通常是就一般应用文结构而言。应用文可分文章式、图表式和文图式三类。文章式应用文主要是运用说明、议论、叙述、抒情、描写五种表达方式，按一定的文体结构，表达写作主体意图主旨的应用文，我们称之为文章式。实际上，前人也已经开始注意图表文本了。章太炎在《文学总略》中已指出文本应包括“无句读文”的图书（以图为主要表达手段的文本）、表谱（以表为主要表达手段的文本）、簿录（大体还是表的形式）、算章（非线性展开的平面排列方式）等。近人蒋伯潜在《文体论纂要》中，他认为文体中也应包含“不成句读”的体裁，如图表、簿记等。实际上，我们说《史记》篇，其中就有“十表”，所以，应用文应该有图表式、图文式。下面就一般应用文结构作分析表述。

1．层次与段落

层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。层次是文章中作者表达主旨的阶段和次序，是文章内容展开的次序。层次体现了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，又称为“意义段”、“逻辑段”、“章”、“节”等，层次是小于篇、大于段（有时也可以等于段）的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。

安排层次有三种模式：

一是纵式，也称递进式，即思路纵向展开的结构方式。具体有两种类型：时间顺序式和逻辑顺序式。前者是按照事物的生产流程、事情或事件的发展过程或时间的先后顺序安排层次。需要注意的是，采用这种结构方式，不能事无巨细地记流水账，要抓住事物发展的关键环节。逻辑顺序关系是按照事理内在的逻辑顺序安排层次。这种逻辑关系表现为：现象—本质，原因—结果，宏观—微观，个别—一般等。按照这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排结构，就是逻辑顺序。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。

二是横式，也称并列式，即思维横向发展的结构方式。表现在形式上，它是把整体划分为若干相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同揭示了事物的整体面貌和主旨，或按照空间方位的变换，或按照材料的不同性质和类型，或按照问题的不同侧面等。这种结构形式，在应用文写作中运用很广泛，对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。述职报告、调查报告、总结等均可采用。

三是综合式，也叫纵横结合式。综合式结构是指把上述两种结构方式结合起来使用。或纵中有横，或横中有纵。在应用文的实际写作中，这种方式最为常用。通常一些内容复杂，材料涉及面宽的应用文采用这种方式，往往大的结构框架是纵式结构，而大层中的几个小层次则是横式结构。譬如事故报告、会议纪要等。或是应用文大的结构框架是横式的，分为几个部分，而每一部分则是纵式结构。譬如产品说明书、广告等。这种结构方式，正是由事物本身的复杂多样性决定的，它可以反映复杂的事物，以多层次、多方位，多角度的形式表现应用文的主旨。

段落，又称“自然段”，它是小于层次（有时也会有一个段落自成一个层次的情况）大于句子的结构单位。是组成文章、表达思想最基本、相对独立的最小单位。段落的形式是层次的再分割，是文章意思的间歇或转换，以换行为标志。两者有明显的区别，层次侧重于内容的划分，段落侧重于文字形式的表现。有时一个段落恰好是一个层次，有时几个段落表现一个层次或一个段落内有几个层次。

相对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适?这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割得七零八碎，读者也难以接受。一般说来，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度，特殊情况可以例外。

2．过渡与照应

过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在文章中起着承上启下、穿针引线的作用。过渡中有一种自然过渡，就是层、段之间有标题或序数提示内容转折，所以不用过渡段、过渡句、过渡词。另一种是“软过渡”，就是文本的层或段之间需要加上过渡性的语句、段落才能使文气流转自然，才能使文本浑然一体，增加文本的内在联系。

一般情况下，当内容由总到分或由分到总、意思转换以及表达方式变化时，需要安排过渡。过渡的形式有段落、句子或词语。如上下文空隙大，转折也很大，常用过渡段联结。过渡段，一般用于较长的应用文中，如工作总结，写完各种成绩之后，可以用这样的过渡段来转换，“但是，在成绩前面我们应当清醒地看到，无论在领导方法上，还是在工作作风上还存在着一些问题，主要是……”以这段话承上启下，使文章浑然一体。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”、“现将有关事项告知如下”、“为此，特制定本条例”等作过渡。在意思转折不大的情况下，多用关联词，如：“总之”、“因此”、“可是”、“相反”、“综上所述”、“由此可见”“因为”、“所以”、“但是”等作为过渡词。

照应是指文章内容的前后呼应和关照，即平常所说的“前有交代，后有着落”，可以使文章结构周密严谨，浑然一体，还能使某些关键内容得到强调，突出主旨。

在应用文中，常用的照应方法有：

首尾照应，即在文章的结尾处，把开头交代的事或提出的问题再次提起，有的进一步加以概括、归纳、补充，如部署工作的通知，开头提出工作目标，结尾处则要向写作受体发起号召，为胜利完成目标而努力工作，呼应了开头提出的任务。这种照应在论文、总结、调查报告等中常常用到。

题文照应，指标题要照应应用文的主要内容，要拟好标题，使题文一致。批复、请示、报告这类文种的标题，最好能直接标出公文的核心内容，这样一来，不仅仅是照应，简直是对应了。还要在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示。

文中照应，即文章自身前后内容间的照应，如某些细节和问题在行文中不断被提起，这样能强化印象，更好地实现作者的表达意图。

3．开头与结尾

开头是全篇文章的第一步，可以起到统领全篇，展开全文的作用。由于开头位置显著，引人注目，具有特殊作用。白居易曾说“首句标其目”，就是要给全文以眼目，确定全篇基调。高尔基对此有个形象的比喻，他说：“开头第一句是最困难的，好像在音乐里定调一样，往往要费很长时间才能找到它。”托尔斯泰也说过：“开头总是最难下笔的，因为你宝贵的思想，总怕把这思想一开始弄坏了。”应用文开头写好了，既可以把读者紧紧抓住，又对下文的展开起一种诱导作用，写起来就很顺当。应用文的开头，没有一成不变的写法，由于文种不同，内容不同，作者的修养不同，写法也各不相同。但无论哪一类文种，无论什么内容，在写开头的时候，都要考虑两条：一是紧扣主题，尽快引出主题，在开头第一句、第一段就要把读者的思想引到所要说明和解决的问题上；二是能吸引读者，像古人所说，“开卷之初，当以奇句夺目，使之一见而惊，不敢弃去。”机关应用文的开头也要使人一看就爱读，有兴味，愿意看下去。

常见的开头方式有：

一是目的式。就是开宗明义第一句就说明写作的目的和意义。一些公文常用这种方式，一般使用“为了……”、“为……”。

二是起因式。就是以交代行文的缘由作为开头，一开始就交代为什么要写这篇文章，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头。

三是根据式。就是开头阐明撰文的根据，一般多是用“根据……”、“遵照……”、“按照……”等开头，或根据某文件要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定；或引据政策法令和规定，或引述全文，或引据事实和道理等。

四是概述式。就是在开头部分对文章内容的背景、基本情况、主要内容加以概述。采用这一方式，能起到提纲挈领的作用。

五是结论式。就是将结论、结果先作交代，再由果溯因。

六是引述式。常用于有具体规定格式的文体中，如“合同”，或引述下级来文、上级指示精神，或有关政策法规，以此作为撰文的依据。如批复、函等常用这种方式。

有人不大重视开头，或者虽然重视，但缺乏经验，经常出现一些毛病。常见的问题有三个：

一是离题太远。公务应用文的开头，一般应当是开门见山，一下子就把话引向主题，不能东拉西扯，拐弯抹角，言不及义。更不能想写什么就写什么，或者不顾是否需要先发一通议论，或者自以为别人不懂，大段大段地介绍背景。古代有条谚语叫“博士买驴，书卷三纸，不见驴”，讽刺书呆子写买驴契约，洋洋洒洒写了三页纸还不见“驴”字，说不到正题上，这是应该避免的。

二是套话过多。应用文中有许多礼仪类、辞稿类文章，适当用一点客气话就很得体。但有人喜欢套话，如在一些集会上的讲话稿，一开头就用上几个“尊敬的”介绍来宾，再用上一串“在……关心下，在……领导下，在……支持下，在……努力下”表达感谢之情，用得太滥了，使人一看就倒胃口。

三是空话连篇。一提笔就从大原则说起，什么目的、意义、重要性，讲一些人所共知的空道理。虽然没有离题太远，但也浪费了读者的时间。

结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的。俗话说：“好戏在后头”，好的文章结尾铿锵有力，干净利落。反过来说，不好的结尾，经常会前功尽弃，就好比是一场大型晚会，尽管前面节目的演出水平很高，如果压轴好戏跑腔走板，整场晚会自然给人留下不好的印象了。文章的结尾和开头是密不可分的，有什么开头，必须有相应的结尾，才可以构成完美的整体。应当像兵家布阵那样，“击首则尾应，击尾则首应，击腹则首尾俱应”。首尾不能互应，顾头不顾尾，有头无尾，或者是拖泥带水，尾大不掉，都将影响文稿的效果。

常见的结尾方式有：

一是自然收。就是在主体部分写完之后，事尽言止，自然收结。比如法规，该写几条就是几条，最后一条写完即可收尾。汇报提纲把该汇报的内容讲清楚就可打住。会议纪要也是把会议的要点，分条分段写出，不必再加什么“尾语”。批示更是有什么讲什么，讲完为止。

二是固定式。就是在结尾处，采用特定的用语结束全文。

比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”，“当否，请示”等。指示和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门按照执行”，“把落实情况尽快上报”等。通知结尾一般用“特此通知”等等。

三是总结归纳式。指在主体写完后，对全文的主旨进行简要的概括，总结全文。它是依据正文的中心内容，进行概括总结，作出结论，点明主旨，以加深人们对文章的印象。这多用于总结、调查报告、通报等。例如：“灾区的党政军民在抗洪救灾中，万众一心，团结奋斗，取得了全面的胜利，充分展现了中国人民的力量和精神风貌。”在结尾对全文内容进行了归纳和概括，点明了文件主旨。

四是号召式。就是在结尾部分提出希望，发出号召，展望未来，以鼓舞斗志。这多用于总结、决定、会议纪要等。如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》的结尾：“号召广大科技工作者向钱学森同志学习，号召整个社会自上而下地形成尊重知识、尊重人才的良好风尚。”

五是说明式。说明式，主要是对主体部分的未尽事宜做补充说明，或者对与内容有关的问题做一些必要交代。这多用于公告、通报、通告、规章制度等。如“本通告自公布之日起生效”、“这个通知精神，适用于政府机关和事业单位”之类的结尾语句，都是对有关事项的补充说明。而规章制度的附则部分相当于一个说明式的结尾，一般写明文件的实施日期，文件的修改权与解释权、具体实施细则的制定权以及其他需要说明的事项等。如“本合同一式两份，甲乙双方各执一份。本合同自签订之日起生效。”“以上只是征求意见稿，不作执行依据。”

六是展望式。即谈今后打算、设想，或是展望前景、预测未来。

有人不大重视结尾，易犯的毛病有：

一是画蛇添足。主要是该止不止，拖沓啰嗦的重复表述，自然无法引起别人阅读的兴趣。

二是节外生枝。文章结尾要求紧凑严密，如果东拉西扯，就会愈扯愈远，甚至离题了。

三是空洞无物。文章气势到最后最容易松弛乏力，也就是说了一大堆无关痛痒的话。

四是前后冲突。文章结尾要能和题目、正文互相呼应，不要前后矛盾，立场相反。

五是草草了事。文章结尾草草结束，甚至没有结尾，不了了之，造成虎头蛇尾的结果。

四、选择语言表达技能

语言是思维的外部表现形式，是写作的媒介，是文章用来表达思想内容的重要工具。孔子曰：“言之无文，行而不远。”从事写作的人，都希望有选择语言、驾驭语言的技能，便于更好地表述自己的思想观点或情感，并不断咬文嚼字，力求作品语言表达的完美。但是，天下文章因文体选择不同、因作者语言的敏感和语言的基本功不同，也就出现不同特点与风格的作品。中国古代文章通常分为有韵和无韵两种，现代文章其实也可分两大类，一类是应用文，一类是文学作品。应用文是用来主“事”的，而文学作品是用来主“情”的，可以说两类文章的功用相去甚远，因此，它们对语言表达的要求也就有相当大的差异。

1．应用文和文学作品语言比较

应用文是为处理事务必须应用的文章。务实应用是它在现实中的实际效能。也决定了它不崇尚言辞的华丽、含蓄、委婉，而且为了防止“以文害用”，必须强调“先质而后文”。也就是说，应用文应以内容的明白晓达与事理洞彻、周全为其第一要求，一切都要为内容服务，在此前提下再遣词造句。应用文的表达要求准确、简明、精练，具有平实的特点，对修辞手法的使用有一定的限制。

下面我们选取两段文字作一比较，体会应用文语言与文学语言的差异性。

邓小平的《中国共产党第十二次代表大会开幕词》：

同志们：

中国共产党第十二次代表大会现在开幕。

我们这次代表大会的主要议程有三项：（一）审议第十一届中央委员会的报告，确定党为全面开创社会主义现代化建设新局面而奋斗的纲领；（二）审议和通过新的《中国共产党章程》；（三）按照新的党章的规定选举新的中央委员会，中央顾问委员会和中央纪律检查委员会。

上面的例文用简洁明了的文字指出中国共产党第十二次代表大会的议程，毫不含糊，使与会者明白，会议就照此进行。这就是应用文的事务语体。

红楼梦中有一段写到：

一语未完，只听后院中有笑语声，说：“我来迟了，没得迎接远客!”黛玉思忖道：“这些人个个皆敛声屏气如此，这来者是谁，这样放诞无礼 ”心下想时，只见一群媳妇丫头拥着一个丽人从后房进来：这个人打扮与姑娘们不同，彩绣辉煌，恍若神妃仙子，头上戴着金丝八宝攒珠髻，绾着朝阳五凤挂珠钗，项上戴着赤金璎珞圈，身上穿着镂金百蝶穿花大红云缎窄袄，外罩五彩缂丝石青银鼠褂，下着翡翠撒花洋绉裙；一双丹凤三角眼，两弯柳叶掉梢眉，身量苗条，体格风骚：粉面含春威不露，丹唇未启笑先闻。黛玉连忙起身接见。贾母笑道：“你不认得他：他是我们这里有名的一个泼辣货，南京所谓‘辣子'，你只叫他凤‘辣子'就是了。”……

这段文字准确地描写了王熙凤的出场，未见其人，先闻其声。整段文字简洁、形象、逼真，使读者对这个人物有一个感性的认识。它就是文学作品的文艺语体。

针对同一个写作客体，应用文与文学的语言表达风格差异性极为明显，以长江三峡巫峡为例：

解说词：巫峡景区位于长江巫山县城下游，巫山距重庆水路481公里。巫峡长42公里，峡谷奇峰削壁，群峦叠嶂，挺拔秀丽，由3台8景12峰组成大峡谷画廊。巫峡12峰雄居两岸，南北各6峰。其中神女峰最俏丽，海拔1112米，神女石柱高约6.4米，乘船人多翘首以盼。

刘白羽《长江三峡》游记：抬头望处，已到巫山。上面阳光垂照下来，下面浓雾滚涌上去，云蒸霞蔚，颇为壮观。刚从远处看到的那个笔直的山峰，就站在巫峡口上，山如斧削，隽秀婀娜。人们告诉我，这就是巫山十二峰的第一峰。它仿佛在招呼上游来的客人说：“你看，这就是巫山巫峡了。“江津号”紧贴山脚进入峡口。红彤彤的阳光恰在此时射进玻璃厅中，照在我脸上。峡中，强烈的阳光与乳白色云雾交织在一起，数步之隔，这边是阳光，那边是云雾，真是神妙莫测。几只木船从下游上来，帆给阳光照得像透明的白色羽翼。山峡越来越狭，前面两山对峙，看去连一扇大门那么宽也没有，而门外完全是白雾。

同为巫峡，由于文体不同语言表达就不同，因此，我们可以说，在应用文中，语言艺术失去了它独立存在的价值，它必须依附于内容而存在，为内容的传达与事务的处理服务。文学作品是用来陶冶人们的情操的，是满足人们的审美需求的精神产品。

文学语言是文学形式的构成因素之一，它直接构成了文学作品诉诸审美感知的物质外观，并制约着作家的创作过程，而读者正是首先通过语言来欣赏和把握文学作品的。所以高尔基称“文学的第一要素是语言”，语言透射着“优而能壮、刚而能润”的风采，在文学作品中，语言具有自己独立的艺术价值，是作品美的有机构成因素之一，是作品中一道独特的风景线。

所以，在应用文与文学作品中语言有不同内涵：

一是应用文追求语言的直陈简明，而文学作品追求语言的含蓄委婉。社会生活中，人们在公、私务活动中经常传递信息，为了便于写作受体能准确解读，准确地按要求办事，就要直陈其事、语义简洁明了。如果语义理解为这样也可那样也行的摇摆状态，就让应用文的接受者难实施，尤其遇到歧义就可能因理解不同而引发官司或造成大的损失。如在50多年前的一次战争中，曾发生这样一件不幸的事。某部步兵营经过两天激战获得了胜利，并向团指挥所发去了电报：“我营一连数次发动猛攻，占领210、220高地，伤亡很大。下步如何行动，速批示。”团指挥所分析电文后认为：该营一连伤亡大，二连、三连仍有战斗力。于是回电如下：“一连休整，二连坚守210、220高地，三连速向235高地进攻。”谁知，原来步兵营电文中“我营一连数次发动猛攻”的“一连”是“连续”之意，即：我营连续数次猛攻，并非特指“第一连”。但军令如山，步兵营接到指示后，只得兵分三路，照令行动。结果，由于兵力严重不足，不仅没攻下235高地，而且还造成210、220高地丢失，人员伤亡惨重的后果。很明显，正是由于区区一词——“一连”的多义性，造成了如此大的悲剧。

但在文学作品中，通过语言创造境界，境界越美妙、越神奇越有韵味。王国维《人间词话》云：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界：‘昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路。’此第一境也。‘衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。’此第二境也。‘众里寻他千百度，回头蓦见，那人正在，灯火阑珊处。’此第三境也。此等语皆非大词人不能道。”这里所提到的三位大家的词，就是运用含蓄委婉语言表达的典范，读者都能在作者营造的特定语境中获得各自不同的审美体验。

二是应用文追求语言的规范得体，而文学作品追求语言的灵动鲜活。应用文写作以规范为上，得体为重。在长期实践中，形成了应用文语言的社会化、稳定化和简便化的特征。不同的文种都有自己的模式化语言，标题句的语序排列，起首句常用词，衔接句的连接词，结束句的专用语等等。不同文种都有不同的规范要求，尤其专业文书离不开专业术语的表达，语言表达的逻辑思路也常模式化。

但在文学作品中，为了更好地唤起人们的艺术感受，引起读者兴趣，使人们意识得到升华，就要用灵动的语言给人想象的空间，用鲜活的语言表达不同的创作个性与新颖的事物。灵动鲜活就能产生文学的动态美。莱辛在《拉奥孔》中说，动态之美是一纵即逝却令人百看不厌的美，比一般的美能产生更强烈的效果。正因为如此，“好雨知时节”、“两岸青山相对出”、“春风又绿江南岸”这些古代“以静写动”的佳句，才那么脍炙人口，流传不衰。写作中灵活的作“化静为动”的描写，让静物活起来，富有生气、充满活力，文章自然就会活力四射，大放异彩。鲜活灵动的语言是有文采的标志，语言若没有文采，读起来就会使人感觉索然无味。

3．应用文强化语言的表“意”功能，文学作品突出语言表“情”功能。应用文是以客观、真实、明了地传递信息，满足实际需要为其追求，因而，它要尽量利用并强化语言本身的表意特征，使语言符号本身所指称事物与作者欲指的客观事物相吻合，并且符合客观事物的实际，经得起客观生活的检验。应用文的言辞主要是表意的，就要力求“达”。《仪礼·聘礼》：“辞无常，逊而说。辞多则史，少则不达。辞苟足以达，义之至也。”它所谓“辞”，是指使臣聘问的外交“辞令”而言；它要求“达”，就是能把自己的意思表达出来。这和孔子所说的“辞，达而已矣”（《论语·卫灵公》），意思一致，“达”就是要明白，不含糊。以应用文的标题为例，“文革”之后，中共中央曾作为一项重要决议：标题中“关于建国以来党的若干历史问题的决议”，“关于”表示它后面的“建国以来党的若干历史问题”是一个词组（“建国以来”限制“党的若干历史问题”），“关于”同这个偏正词组组成介词结构，为文种词“决议”的定语，其含义既确定又清晰。若不用“关于”，这个标题就有歧义。在结构上，“建国以来党的若干历史问题”既可以分析成作为一个词组来作“决议”的定语，也可以分析成两个词组，即“建国以来”和“党的若干历史问题”分别作“决议”的定语，这样就产生了原标题所没有的“建国以来”作出的，包括建国以前在内“党的若干历史问题”的一个或几个决议的意义。

文学作品之所以让人品味无穷，把一个个生动的形象展现在读者面前，最为关键的就是字字句句饱含“情感”，文学的情感性越浓烈，越能感染读者，就越富有艺术魅力。列夫·托尔斯泰曾经这样说过：“在自己心里唤起一度体验过的感情，在唤起这种感情之后，用动作、线条、色彩、声音以及言辞所表达的形象来传达出这种感情，使别人也能体验到这同样的感情——这就是艺术活动。”李清照词通常渗透着“情”字，“昨夜雨疏风骤，浓睡不消残酒。试问卷帘人，却道海棠依旧。知否？知否？应是绿肥红瘦。”（《如梦令》）词中写女主人和卷帘人的对话，意味隽永，波澜曲折，深闺少妇内心深处的伤春惜别情怀和小丫鬟天真无邪的神态，栩栩如在眼前。全词字面上无一“愁”字，而深深的离愁别恨却渗透在整个艺术形象之中，特别是“绿肥红瘦”一语，极富于形象美，写出了作者主观上红颜易老的感慨。

2．应用文语言特征

应用文作为一种实用性文体，语言有自身的要求，有人把应用文语言表达称为“犹如戴着镣铐的舞蹈”，是在一定的模式、规范下的一种合矩度、合目的、合规律的语言，主要表现出准确、简练、朴实、得体、多元等特征。

准确。准确是应用文语言的基本特征和本质要求，是应用文首要的语言品质。具体表现在以下几个方面：

一是用词准确。用词准确才能反映出事物之间的细微差别。要做到用词准确，得养成辨析词义的习惯。

二是造句合乎语法与逻辑。一句话通不通，关涉到语法的规范性问题。一句话对不对，关涉到逻辑的严密性问题。一句话的准确表达，必须是既“通”且“对”。但在语言实践中，由于不遵循语法规范和逻辑规律而损害公文语言准确性的句子也经常出现。

三是慎用模糊词语。应用文讲究用词的精确，避免出现含糊不清、模棱两可的词语。然而在需要的情况下，恰当地运用一些模糊词语却能收到积极的表达效果。

简练。“简”本来是战国至魏、晋时代的书写材料，是削制成的狭长竹片或木片。由于这种书写材料制作的困难，就要求作者必须言简意赅，尽量争取以少少的文字，溶进多多的意思。“练”指把丝麻或布帛煮得柔软洁白，这里是要求文字写得明白。应用文语言的简练表现为言简意赅、要言不烦、不枝不蔓，即用尽可能少的语言表达尽可能丰富的内容。刘勰在《文心雕龙·附会》篇中指出：“随事立体，贵乎精要，意少一字则义阕，句长一言则辞伤。”这句话强调了文贵精要，同时要服从于表意的需要。列宁曾经提出过：“写报告、文件要像电报那样写得简短”。创造应用文语言的简练，需注意以下几点要求：

一是删繁就简，即从特定目的、对象出发，删去多余的话。这就是鲁迅先生在《答北斗杂志问》一文中所说的：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”从北京三次申奥口号比较看，更体现了简练的特征。1991年申奥口号共7条107字；1992年申奥口号为6条67字；2000年申奥口号仅2条18字。第一条是“新北京、新奥运”仅6个字，两个短语，第二条是“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”12个字，三个短语，两条口号鲜明地突现出北京申奥的新理念。

二是词义要明确。应用文十分强调选用意思明确的词语，忌用一词多义、容易产生歧义和误解的词语，即使用了，也要作必要的解释和说明。这就要求写作时要精心炼字炼词，根据文章表达的需要，从丰富的词汇中挑选最为准确恰当的字、词，把它放在最合适的位置上，以确切表情达意。我国古代有“二句三年得，一吟双泪流”，“为求一字稳，耐得半宵寒”的美谈，不仅仅指文学创作的炼字炼词，同样适用于应用文写作。

三是恰当运用缩略语。应用文中适当使用具有规范化简称的缩略语，也是使应用文语言简洁的有效方法。缩略语是由较长的词语缩短省略而成的。在应用文中使用缩略语，主要是对一些内容特定的长句或专用名词进行简缩。如将实现我国和平统一的“一个国家、两种制度”的方针简缩为“一国两制”；将“中国共产党中央委员会”简缩为“中共中央”等等。这种高度的简缩，既节约了文字，便于使用，又准确地表达了原意，易读易记。但缩略语的使用一定要约定俗成，讲求规范，不能滥用。

朴实。应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”。所以语言要求朴实无华、开门见山。文学作品属形象思维范畴，主要用场景渲染、人物描写、心理刻画等手法塑造出活生生的艺术形象来感染读者，即“以情动人”。语言上特别重视积极的修辞手法，特别讲究动词、形容词的锤炼。这两者区别明显。在应用文中需要陈述事情就要表明“做何事、怎么做、做得如何”，需要陈述个人工作就要表明“该干什么、干了什么、干得怎么样”，不展开论述，不夸张、不掩饰、更不能虚构。大多数的应用文中不宜用比喻、比拟、借代、夸张等修辞手法。叶圣陶先生在谈公文写作时说：“公文必须写得一清二楚、十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么”。例如我国的《现金管理条例》第一条是：“为了改善现金管理，促进商品生产和流通，加强对社会经济活动的监督制定本条例。”直截了当地回答了为什么制定此条例。

得体。就应用文而言“得体”含有两层意思：一层意思指语言得合文体。语言表达符合文种要求，不同文种就有不同的语言要求。文种的差异性带来语言在语气运用、习惯用语、语言的逻辑关系等方面都有个性；第二层意思是指在特定的语言环境中，运用恰当的语言，以合乎特定的表现方法、场合、对象、目的以取得最佳的修辞效果，下面重点分析这一层内涵。

语言得体一般必须符合两个方面的要求：一是符合语境（大语境，即外部语境）要求；二是符合语体要求。具体说，这就是围绕一定的内容，为了一定的目的，针对特定的对象，根据特定的场合、情景，对语言材料和表达方式作出适当的选择安排，以适应交际的需要。

符合语境要求，即是针对对象、场合、目的等正确使用语言。

符合语体就应用文而言就是要求符合公文语体和事务语体要求，其他文章就必须分别对应政论语体、科技语体、文艺语体等。

所谓看对象，即辨清读此文章或听讲话的人的身份、地位、职业、文化层次、性格、需求、与说话、写文章人的关系（如长幼、尊卑、感情等）等选择恰当的语言。所谓看场合，是指辨清说话的场所、时间、环境气氛、听话者的情况（如社会公众场合、私密场合、工作单位、商业娱乐场所、会议、演讲辩论场合、行政机关、法庭、家庭等）。场合不同，用语当不同。所谓看目的，即根据说话、写文章的不同目的（如宣传、沟通、说服、教育、批评、勉励、辩驳、警策、告诫等）选择恰当的语言。

得体的语言无处不在，刘勰在《文心雕龙·诏策》中论述道：“治戎燮伐，则声有沉雷之威；眚灾肆赦，则文有春露之滋；明罚敕法，则辞有秋霜之烈。”可见应用文语言的得体，是溢于言表的感情色彩，与它所表述的内容相得益彰。如在上下级关系上，行文就要考虑对象是上级机关、下级机关、平级机关，还是社会公众等。对象不同，语言、语感相应就要变化，如对上级机关就要用请求用语“恳请”、“拟请”等；对平级机关要用谦敬用语“恭请”、“谨请”、“承蒙”等；对下级机关常用“此令”、“此告”等肯定兼命令用语。在书信中，给长辈写信措词应讲究必要的礼节，用语谦逊。给同辈写信，语气应亲近、委婉，充满友情。如称呼对方叫“足下”、“阁下”，称对方的家叫“府上”，称对方家里的人要加上一个“令”字，如“令尊”、“令堂”等；问对方的年龄称“高寿”、“贵庚”、“芳龄”等等。

多元。一般应用文是用文章式文本表述，但随着社会经济的发展，人们要掌握科学、熟悉生产、了解经济，仅文章式文本满足不了社会需求，在应用文中数据式、图表式说明越来越多，可谓“各领风骚，相互交融”。特别是财经类应用文则大量采用数据、图表。数据可以比较价值大小，可以反映效益增减，可以反映速度快慢，可以体现成本、质量、效率、水平，甚至可以反映兴衰成败。但是，运用数据要简练、准确、科学、实在，要有可比性，要能说明问题。例如：“某银行储蓄网点1999年储蓄存款新增1650万元，员工人数15人，人均存款增量110万元；1998年储蓄存款增量为1200万元，员工人数12人，人均存款增量100万元。1999年比1998年人均存款增量增长了10％。” 这样的内容非得用数据表述不可。

图表式应用文本在现实中越来越多。这是因为人类社会发展越来越快，信息社会带来的信息量骤增，因而人们接受信息的方式也在改变，那种由文字文本所传播的线性展开信息的方法已不适应人们的接受要求，所以，非线性的、立体的、直观的图表应用文本越来越受到人们的青睐。图表式应用文本包括表格式、图示式和形示式三种。与文章式应用文本相比，图表式应用文本的特点有：表格式是行列形式展开的信息，图是几何形体展开的信息。这和以线性传递信息的文章式应用文相比较，信息的容量大，传递的速度快。形示式应用文本直观，信息传达准确、简明、生动。图示式应用文本以信息的传播科学、规范的特点，便于受众接受理解。如：我们平时把这种图形称为“示意图”。表格式应用文本是按设定的项目，用行、列形式建立的信息资料，阅读主体从表格中可以清晰地看到客观事物的现状以及规律性。表格式应用文本分为文字式表格、数字式表格、符号式表格三种。形示式文本主要强调用形象直观地展示需要说明的信息资料，如生物标本图、示意图、说明性图画示意图、建筑设计效果图等，乃至现今传媒上、广告中大量出现的以物体形象传播信息资料的文本。

五、练就修改反思技能

文章的修改是写作技能中不可缺少且最重的一环。人们在写作时，按着既定目标写作，语言是经过大脑顺势流淌下来的，是思维中理应表达的记录再现，但排除不了思维与语言中存在“漏洞”，就难免出现不完整、不完美情况，修改就成最后的“守关人”。

俗话说：文章是改出来的。古往今来，凡有成就的作家，没有不重视文章修改的。两千多年前的荀子说：“人之于文学也，犹玉之于琢磨也。”曹雪芹写《红楼梦》，披阅十载，增删五次，“字字看来皆是血，十年辛苦不寻常”。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风，他说：“文章写好之后，也不多看几遍，像洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛像个才子，实则到处害人。”作家巴金说：“写到死、改到死；用辛勤的修改来弥补自己作品的漏洞。”丹麦物理学家玻尔写《光与生命》，反复修改9遍，一直到他认为每个字句都完全表达了自己的本意，才正式发表。美国海明威把《老人与海》的手稿反复读过近200遍才最后付印。由此可见，修改是写作中一个非常重要的环节，从某种意义上可以说是具有决定性作用的环节。

1．应用文修改的重要意义

修改是应用文写作中贯穿始终的重要环节，有利于养成写作主体办文做事的良好习惯。

修改从形式上看是写作的最后一道工序，是文章的完善阶段，但是从总体来看，修改是贯穿于整个写作过程的。写作一般可分为写作前准备、写作中和写作后三个阶段，在每一个阶段都应该加强修改功夫。

第一阶段，以列提纲为修改核心，如何确立中心、选择题材、谋篇布局等等，都要经过反复思索。如果确定了一个严密的提纲，搭起一个好架子，文章思路与结构就不会有大变动。动笔前如果不深思熟虑，就会在写作中摇摆不定，有时不得不再停下来思考，影响写作速度和写作的连贯。

第二阶段为动笔后的修改。落笔以后就进入作者的封闭状态，按照预先的设定进行思维与语言的交织，内容与形式的融合，形象与逻辑的交用，层次与段落的衔接，句式与词汇的斟酌，语言表达方式与文种语气表达的选择都要边写边分析、对比、抉择。

第三阶段为初稿后的修改。成稿后要逐字逐句，逐层逐段的审读，作通盘的修改。在修改中不仅要字斟句酌，还要从立意、观点、材料、结构、语言等方面修改。所以，修改是一项工作，从这个过程中可以看出一个人做事的态度、质量。文章问题多，语言文字差错率高，就是修改未到位，更是责任心不强的表现。

修改是一个反复认识的过程，有利于提升写作主体认知客观事物的水平。

应用写作是面对现实，现实是复杂性，认识不清楚就会出问题。毛泽东在《反对党八股》中指出：“文章是客观事物的反映，而事物是曲折复杂的，必须反复研究，才能反映恰当；在这里粗心大意，就是不懂得做文章的起码知识。”因为，在写作中要发挥主观能动性，认清客观事物的内部矛盾，不要主观臆断犯片面性的错误。人们对研究对象的认识有个由现象到本质、由片面到全面、由不够深刻到比较深刻的过程。而且人们对研究成果的反映也有个由不够准确、恰当，到比较准确、恰当的过程。应用文写作的结果应该是真实的，能将信息准确的传递给写作受体，就决定必然有一个修改的环节。列夫·托尔斯泰说过：“黄金要经过淘洗才能得到，精辟的、被表达得很好的思想也是这样。”由此可见，修改文章符合人的认识规律。写作，从本质说是一个认识过程，它包括由客观事物到人的主观认识的“意化”过程和从主观认识到书面表现的“物化”过程。在意化过程中常常出现“意不符物”，即主观认识未能完全、正确地认识客观事物；而在物化过程中又容易发生“言不达意”即写成的文章不能完整、准确地反映作者的观点。因此，多一次修改就多一次认识；多一次修改至少可以减少失误和克服不足。正如作家老舍所说：“文章必须修改，谁也不能一下子就写成一大篇，又快又好。”

修改是写作品质的表现之一，有利于提高写作主体的写作技能。

古人说：“善作不如善改”，修改文章，是写作的一种基本训练，而且是一种有效的训练。鲁迅把领悟“不应该那么写”——即修改初稿的方法，称为是“极为有益的学习方法”。从某种意义上说，会不会写文章，可以用会不会修改来衡量。只有到了会写也会改的时候，才可以说具有一定的写作水平和能力。正如契科夫所说：“写得好的本领，就是删掉写得不好的地方的本领”。通过修改，可以进一步提高构思布局、遣词造句、逻辑推理的技能。修改技能的提高要依赖于养成良好的写作品质。写文章是给别人看的，会对社会产生一定的影响。因此，作者必须抱着对读者对社会的高度负责精神认真修改文章。鲁迅作品就是在修改中逐步达到炉火纯青的地步，他说过：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”他的著名散文《藤野先生》，修改的地方有160～170处。马克思写《资本论》长达40年，中间经过多次修改，现在的前二卷的前一部分原稿，光保存下来版本就有8种之多。保尔·拉法格在《忆马克思》一书中说：马克思“绝不出版一本没有经过他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受他未完成的东西公之大众的这种思想。要把他没有做最后校正的手稿给别人看，对他是最痛苦的事情。……有一天他对我说，他宁可把自己的手稿烧掉，也不愿半生不熟地遗留于身后。”正因为学会修改，重视修改，才能出杰作。叶圣陶在培养学生作文水平上历来强调“自改”的重要与必要，对老师改作文颇有感慨：“教师改作文是辛苦的，几十本，一本一本改，可是劳而少功。”⁽¹⁾他在《大力研究语文教学，尽快改进语文教学》中也论述过：“我当过教师，改过学生的作文本不计其数，得到过深切的体会：徒劳无功。” 所以，他多次在文中倡导让学生自己改作文，发挥学生的主体功能，他有一句精辟的话，那就是“教是为了不教”，教学的最终目的是“自能读待老师讲；自能作文，不待老师改。”⁽²⁾只要养成良好的写作品质，就会逐步提高写作技能，最终写与改就成为“知心爱人”。

2．应用文修改的主要范围

应用文修改是非常重要的一环，是对写作者思想、行为结果的最后一次审视。要看一看这文章为谁写，价值何在；要看一看思想观点有没有偏差，是否误导写作受体，产生负面社会效果；看一看文章构建是不是完整、完美，衔接得自然；看一看语言上有没有毛病，是否合规得体等等。写作者都希望文章臻于至善至美，这样表现力强，自然就会发生好的社会效应。下面主要从改立意、改观点、改材料、改结构、改语言几个方面分析。

改立意。任何文章都要立意明确，就是说，文稿要说明和解决的问题要清楚。如果中心不突出，目的不明确，提出解决问题而没有措施，让人看了不得要领，那就说明这个文稿还远不成熟，还需要进一步研究，动较大的手术。立意的修改需要重点思考以下几个问题：

看文稿有没有“靠船插篙”，即应题而作，有针对性，形成明确的贯穿全文的主题思想；看有没有主次不分，总想什么问题都要解决，结果在有限的篇幅内，什么都不突出或说不充分；看有没有另起炉灶，甚至漫无边际，就是常说的文不对题；看有没有随意引申，有时为了避免平淡，将内容随意引申，结果扩大或缩小立意范围；看有没有游离文题，即立意与文题若即若离、貌合神离；看有没有模糊片面，让写作受体看不清，缺乏科学的分析。

改观点。任何文章要求观点正确，思想观点是文稿的灵魂，就是说在基本理论上站得住脚，符合客观实际。观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的价值。因此，要用提取法，将文章的观点显示出来，看是否言之成理，立论有据，辩驳不倒。观点修改需要思考以下几个问题：

一是看文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背毛泽东思想，是否符合辩证法。尤其工作报告、工作总结、调查报告一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美；在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。讲“激励”时，把物质鼓励说得很通神，似乎“金钱万能”；在用精神奖励时，回避人们的物质需求，夸大精神作用和人的品味等等。

二是看文稿的基本精神和各项措施，是否同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。如有与上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，就会给工作造成矛盾，带来混乱。《合同法》规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。

三是看文稿本身的观点是否始终如一，不能有自相矛盾的地方。我们阅读一些文件时有时会发现观点“相互打架”，造成观点混乱，有时“自打嘴巴”。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，数据矛盾司空见惯。

改材料。文稿中的材料我们一般称写作客体，写作客体为写作主旨服务，写作主体就要有驾驭写作客体的技能。文章中每一块材料对作品观点的论证、事实的陈述、情况的说明等至关重要，观点再好没有材料验证，语言再美没有材料支撑，一切都是虚的，所以，要反复查看材料，从以下几个方面作修改：

一是看材料若堆砌过多，则应删繁就简突出主旨。二是看材料若叙事不具体、说理不充分，说明不清楚，则应增添材料，充实丰润；三是看材料若不真实、不准确、不典型，则应求真凿实，典型可靠。四是看材料不能为观点服务，则收集与之匹配的材料，更换之。

改结构。修改结构的目的在于使文章严谨、畅达、匀称、完整，做到条理清晰，段落之间逻辑性强，层次分明，前后衔接紧凑，开头结尾有照应，文章一气呵成，浑然一体。因此，结构修改要考虑两种情形，一是全篇结构若欠妥，就要打乱重来，重新组合，力求布局合理，线索清晰，起承转合流畅。二是部分结构若欠妥，则应做部分调整，没有每个局部美，也就不能显示整体美。

改语言。在修辞学中将修辞分为消极修辞和积极修辞，这两者都是强调语言的功能。说简单一点，消极修辞就是语言要用“对”，积极修辞就是语言要用“好”，也自然形成“对的文章”和“好的文章”。修改不仅要把“不对”的修改成“对的”，还要把“对的”修改成“好的”。首先修改语言首先要从整体上把握是否用对语体，语言基调是否得体。其次从语句上分析，前后是否衔接连贯，一句话换个说法是不是内容更准确、感情更真实、语言更美。第三从词语上推敲，看有没有可有可无的字、词，有没有添字漏字，有没有晦涩冷僻的词语等。所以，语言的诊断包括多方面，词语的选择、运用、搭配，句子成分的搭配，句式的选用等方面。

3．文章修改的方法

写作主体修改文章各有各的方法与习惯，但从写作主体修改的态度来分析，有5种方法利于修改好文章。

一是“趁热打铁”法。此种方法就是趁着对文章的草成，还沉静在写作的回味中，一切均有比较清楚的印象，立即对文章进行回头看，再次形成兴奋灶，在第一时间发现问题、解决问题，进行“热处理”。

二是“冷却处理”法。每一个写作主体在草稿完成后都有不同的心理状态，写文章时，往往会大脑兴奋，灵感频发，但完稿后就会产生疲劳，怕再动笔。如果时间允许就把文稿放置一段时间，再对文章进行修改。这样可以较为冷静地审视原稿在构思和写作时存在的不足，以便对文章做出更为科学、全面、冷静的修改。

三是“反复诵读”法。文章写完后，修改必不可少，通过反复阅读自己的文章，就可以发现文章中不通顺、不连贯、衔接不好等方面的毛病，不恰当的字、词、句等都能“读”出来。由于每人阅读习惯不同，就有默读中修改和朗读中修改两种。这两种中朗读修改效果更好，不仅可以凭借语感发现文章存在的问题，还可以在诵读品味中找到解决问题的办法。

四是“能者为师”法。这种方法就是让别人对自己的文章进行修改。凡写作者都有这样一种心理：文章是自己写的，哪有“王婆卖瓜”不“自卖自夸”的，甚至不愿忍痛割爱。“三人行，必有我师”，自己的思路毕竟有限，让他人修改文章，可以拓展作者思路，丰富文章内容，深化作品主题。由于每个人都有自己的优势，尤其对语言的敏感程度不一样，总能对别人的作品看出一些错误，所谓“当局者迷，旁观者清”。

五是“会诊评议”法。由于应用文写作主体的特殊性，有时为群言作者，或代言作者，就不能为执笔者独揽，需要“会诊评议”。会诊的最好方法就是“头脑风暴”，每个人都可以对文章的修改发表见解，所谓“仁者见仁，智者见智”。需要说明的“头脑风暴”后必须有一个共同意向，便于执笔人有一个修改目标。中央到地方出台许多利好文件，发表许多重要文章，都是群体作者反复会诊评议的结果。但执笔三分主，既要学会采纳合理建议，又不要失去“自我”这个主体。

六是“网络互动”法。互联网为写作带来许多利好，借助网络平台，请网友修改也是一条很好路径。当你的文章写成后，你认为可以放到网络论坛上，不妨与网友们共同探讨。能够做到集思广益，能在接受他人评文和为他人评文中不断写作，就会促进文章逐步走向成熟。但对网友的评点要学会辨析，也不能全盘接受，要用挑剔的眼光筛选。

【注释】

(1)《叶圣陶语文教育论集》，教育科学出版社，1980年8月版，第494页。

(2)《叶圣陶语文教育论集》，教育科学出版社1980年8月版，第717页。