秘书写作的范畴及其主要文体

第一节　秘书写作的范畴及其主要文体——综合文秘写作

现有的秘书写作教学或写作知识介绍之类的文本，大多把秘书工作与秘书写作混在一起来讲；又把秘书写作等同于公文写作，并把重点放在公文的形式、格式上。而对于秘书写作的基础性文体——综合文秘写作则很少涉及，对于如何在综合文秘写作内容的思想深度、广度、创意及其内在规律的探讨上下功夫则讲得更少。即有论述，也往往将它与一般的文体混杂在一起，作一般性简单介绍，很少进行深入研究，一般初学文秘写作者看了，仍觉一头雾水，帮助不大。其实，秘书工作和秘书写作并不是同一个概念；秘书写作与公文写作也不完全是同一个概念；而秘书写作指导的着力点也不应当放在公文写作的形式、格式上，而应当放在文秘稿思想内容的形成和确立上，其中，综合文秘写作的指导和历练乃是这一工作的基础。一般国家机关之所以设立专门的写作班子或政策咨询研究机构，把大量的人才集中在这里，就是因为人们充分认识到综合文秘写作的基础性、常用性及其思想内容的高难度要求，需要花费大量的人力精力去完成。正因为如此，文秘写作指导也应当把它作为一个重点，加以研究和介绍。下面我们首先把各类秘书、秘书工作、秘书写作、综合文秘写作等概念及其各自的作用简要介绍和比较一下。

先说秘书和秘书工作，实际工作中，秘书的角色和作用是多种多样的。在正式的国家机关中，有负责帮助领导进行工作联系、接待、上传下达领导的各种指示、信息和其他事务性工作的行政秘书；有主管综合文稿写作和政策调研的综合文字秘书；有负责收集、整理各方面信息，迅速将其摘编、传递给领导人的信息情报秘书；有对上级下行公文和同级抄报公文先行分类，再将它们呈送给有关领导阅办、阅批、阅读，又对下级部门呈报上来的各类文件草案进行审阅、修改、制作、签发，然后呈报给有关领导审批处理的文书或文书处、室负责人；有负责文牍档案管理和文件传递的机要秘书；有负责筹备各种会议会务和会议记录、纪要的会务秘书等。而对于基层单位来说，秘书只有一二个人，他们除了负责文字工作以外，上述各项行政性事务性工作都要管，都要做。而对于企业秘书来说，则还要承担起新闻发言人和对外协调联络等工作。但不管是哪种情况，总的来看，秘书的基本职能就是协助领导在进行各种决策、管理和执行公务时，给以必要的参谋、帮助和服务，这也就是中国古代所说的“佐政”，其核心的工作乃是为领导搞好服务。而就其工作的性质类别而言，秘书工作大体可分为三类，一是行政事务性工作，二是一般公文文书档案工作，三是智能性综合文字服务工作。如果进一步归纳，又可以分为两大类，一类是行政事务性工作，一类是文字工作。

撇开行政事务性工作不谈，单就文字工作而言，秘书所从事的文字工作就是秘书写作。而秘书写作中，真正以公文形式出现的秘书文体只能算是其中的一部分，其规模也不是最大的。所谓公文，实际上乃是由领导机关制定，具有某种法定权威性和规范性的书面文件或文书。在制作过程和行文格式上，它具有严格的程序和规范，如具有特定的文件头、编号、签发程序、密级、发送范围等；在内容上，它往往较为单一，采取一文一题方式。在正式的机关，它往往由专门负责文件起草和制发的文书人员拟稿或修改，并由具有相应职权的领导人负责审定签发。通常情况下，人们把国家行政机关系统的行政公文称作“公文”；把党的系统的公文称作“文书”；而把带有红色文件版头、编号、发放范围的公文，无论是国家行政机关还是党的机关又都称为“文件”。而在秘书文体中，这类文件和公文使用的频率和范围是较为有限的。对于它的写作方法和制发程序，国家都有明确具体的规定（详见国务院办公厅2000年8月24日颁布、2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》和中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》），秘书掌握起来也是较为明确和容易的。

而秘书写作的范畴是极为宽泛的，就我们日常接触的秘书类文字材料来看，凡是为领导机关和领导同志工作需要而起草、整理和提供的各类文字材料，均属于秘书写作的范畴。它既包括行文格式较为严格和规范的各类法律、法规、条例、政策、指令、函告之类的文件、公文；也包括内容形式较为宽泛、自由的领导讲话、会议报告、主持辞、发言稿、述职报告等；同时也包括领导同志了解情况、决策咨询所需要的各类调研报告、信息简报、内部通报、情况介绍以及具体工作中所需要的各类计划、规划、工作方案、工作总结等；此外，还包括应各类媒体要求而发表的领导人署名文章、社论、时评、评论员文章、新闻发布稿、新闻报道等，以及在日常工作中送往迎来而需要的各类应酬文体，如贺词、唁电、情况简介、人物事迹介绍、工作经验交流等。这些形式宽泛、体例自由、面广量大的各种文稿，通常被称做综合材料或综合文稿，对于它的写作，我们通常称为综合文秘写作，一般由负责综合文稿的秘书撰写。其中，那些最常见、文字量最大的领导讲话、报告、总结、调研文章等，是综合秘书写作中最重要、也是难度最大、使用最广泛、也最具代表性和典型性的文字服务工作。平时我们所说的领导机关写作班子，除负责情况调研和政策研究之外，主要负责综合文稿的起草和写作。综合文稿的难度不在形式和格式，而在于其思想内容的深度、广度、创意，在于为领导决策所发挥的参谋性、智能性服务的质量。这类文稿大都应紧跟领导的工作部署，集中系统地反映领导的战略思想、工作思路和工作进程的要求，随时解决和回答领导工作中提出的各种问题及要求，灵活机动地确立各种合适的文体体例和形式，使用的频率最高，文字规模也往往较一般文件和公文为大，在内容和结构形式的构思与写作上也最灵活，最难把握。所有这一切，才是初学写作者最感头疼和困难的事情。讲文秘写作不在综合文字材料的内容及其规律特点上求得突破，而只在文体体例、格式上下功夫，实际上是舍本逐末，根本无法解决初学者遇到的难题。只有紧紧抓住综合文秘写作的思想内容及其内在规律、基本要领和要素要求，进行深入探索和阐发，给初学者以脚踏实地的引导和启发，才能真正使之得到教益和提高。这一部分文稿写好了，得心应手了，其他文字量较小、内容较为单纯、格式较为固定的文体，也就不难解决了；即使那些文字量较大、格式比较固定的文件和公文，如法规、条例之类，也会由于思想内容的解决迎刃而解；至于其中的程式和格式，只需按照党和国家有关规定办理就可以了。

由此可以看出，综合文稿写作是一个涵盖面很大的范畴，对它的基本规律、特点和基本要素等基础性实用性内容的发掘和阐释，应该成为文秘写作指导文本的基础和主体。只有这样，才能有较大的覆盖面，较强的综合性，也才能够对初学者有真正的启发和帮助。有鉴于此，我们在介绍文秘写作时，即把重点放在综合文秘写作的思想内容及其内在规律、特点和要领要求的探索上，放在决定综合文秘写作的诸多关系和要素的研究上，如文秘工作与领导工作的关系、材料的收集调查与研究、综合文稿的构思谋篇及表现表达等，以期对初学写作者的写作实践有所助益，对选贤任能者也有所启发。