综合文秘写作的基本职能和作用

第三节　综合文秘写作的基本职能和作用

从历史演进发展的过程和当代文秘工作的实践，我们可以看出，秘书写作是领导思想、理念、意志、决策和实施领导及管理的最严密、最完善、最深思熟虑的体现，是实行领导的主要方法，它之所以被从领导手中分离出来，成为文秘人员的专职工作，就是因为它是领导工作中最重要最核心最需要慎重对待和集思广益的部分。在从领导手中分离出来之后，秘书工作虽然也属于一种服务性工作，但在各类秘书服务工作中，文秘写作则是一种最高层次的智能性服务。通过文秘人员的专门研究、加工整理和参谋益智性劳动，它应该能够将领导者的思想意志、政策理念、策略措施体现得更加充分、更加完美、更加深刻，使领导者的协调、管理、监督、服务等各项职能发挥得更加完善、科学、高效，这才是领导者设置文秘人员和写作班子的目的和初衷。其中，综合文秘写作则又是文秘写作中的集中代表者和体现者。具体而言，它的基本职能和作用主要表现为以下三个方面。

一、领导意旨的传达者和立言人

领导者（包括领导机构和领导成员）之所以设置文字秘书，成立写作班子，目的就在于利用其专司文字工作和研究工作的精力和专长，更深刻、更准确、更系统地反映自己的意志，顺利地实施自己的领导意图。其对文秘人员的最起码要求是，必须想领导之所想，急领导之所急，言领导之所言。具体地说，就是要能够准确地记录和把握领导者的各种理念、思想、意识，以及他们的工作思路、决策成果和实施过程，并通过加工整理，把它上升到理性和政策的高度，从而体现出领导者的最高意志和水平。从这一意义上来说，文秘写作，特别是综合文秘写作，应当成为领导者思想意志的传声筒，成为以文字语言为领导立言的人。这应当是综合文秘写作工作的最基本的职能。作为一名文字秘书或一个写作班子，必须首先具备这种职能和作用，做一个合格的传声筒和立言人。而要做到这一点，作为一个文秘人员除了应当具备相应的个人素质和条件之外，还必须利用一切机会和条件，随时参与了解和把握领导人表露各种意旨、愿望、想法、策略及工作思路等意念的各种过程，参加领导人参与的各种公务活动。如通过参加各种会议，包括领导人的内部会议，听取领导的各种讲话、报告和以各种形式发表的各种意见，参与领导举办的各种政务活动及调查研究等，并把领导者表露出来的各种思想理念、工作思路、政策措施等及时地记录下来，还要随时观察追踪领导工作过程的具体变化，加以思考、领悟、研究、分析，根据领导的要求进行整理和加工，及时反映到各种文字中去。只有这样，才能准确地反映领导的各种意愿、看法、思路和策略。至于一些企业或社会团体的文秘人员，有时则要直接充当领导的对外发言人，如对外发布新闻，回答外界咨询等，这实际上成了领导的代言人。作为领导者，也应当尽可能为文秘人员提供合适的场合和条件，让他们参加各种由领导者参加的内部会议和活动等，使他们有机会了解领导工作的具体情形和思想、理念、政策、措施等，成为领导者的知情人、知心人，才能进而使他们真正成为领导者的立言人或代言人。

二、领导的眼睛、耳朵和手足

文秘人员和写作班子不但应当成为领导思想的语言文字传达者，还应当成为领导者了解各方面情况、反馈决策实施效果及各种群众意愿的信息谍报员、情况调查员和政策咨询员。领导者处于领导工作的位置上，需要随时了解各方面的信息，洞察自己工作范围之内的各种情况变化，才能作出全面的分析、准确的判断、正确的权衡、科学的决策。但他们又日理万机，工作时刻处于高度紧张状态，难以事事处处去亲自搜集信息、了解情况、调查研究。这就需要文秘人员深入基层，亲临现场，走进工作前沿，通过现场考察、开座谈会、个别走访、查阅资料、报表、电话询问等方式，打听了解新近发生的各种新情况、新问题和新矛盾，考察总结各种新人物、新气象、新经验，调查研究各种新变故、新事件、新动向，写成信息、简报、调查报告及其他文章等，供领导参阅。为此，往往需要建立一套行之有效、反应迅速灵敏的信息网络，组成一个由上而下、由内到外的专业内行人士组成的信息网络机构、调查研究机构和咨询机构，利用现代通信工具，如互联网等形式，形成互通声气、息息相通的信息咨询研究网络，随时捕捉和掌握各种情况与信息。为此，文秘人员要有一双敏锐的眼睛、耳朵和一个善于思考的大脑，随时注意发现工作生活中那些新的苗头、新的倾向和有价值有意义的东西，随时整理成相应的文字材料，送到领导面前，供领导参阅。只有这样，才能够使领导随时了解各种有用的情况，掌握现实中种种细微的实质性变化，及时抓住可能出现的机遇，避免可能遇到的风险，迅速应付各种挑战，掌握工作的主动权。在这里，信息就是财富，信息就是机遇，信息就是工作的主动权。谁掌握了信息，谁就掌握了发展的战略制高点；谁掌握的信息越多，谁的主动权就越大。作为文秘人员来说，谁为领导掌握了有价值的信息，谁就会在领导心目中占有一席之地；谁掌握的信息价值越大，谁在领导人心目中的地位也就越高。因此，文秘人员要尽可能通过各种形式和手段，搜集各种有价值的信息和资料，并进行认真分析、精心筛选和妥善处理，及时交到领导手上，要确实能够让领导听得进、用得上，见到实实在在的效果，使自己在领导心目中成为须臾不可离开的眼睛、耳朵和感应的手足。

三、领导的智囊、参谋和助手

我们说文秘人员应该准确地反映和传达领导者的意志，并不等于说他们应当成为领导者唯唯诺诺、唯命是从的顺从奴隶和工具，对于领导工作，文秘人员完全有条件有能力充分发挥自己的主观能动性和聪明才智，把文秘工作变成施展自己才能和主观创造性的广阔舞台，在帮助领导决策的过程中，做一个高明的参谋、助手和足智多谋的服务者，特别对于那些从事综合文秘写作的同志，那些专门从事综合调研和政策研究的同志来说，更应如此。比如，他可以在了解了领导的思想理念、工作思路和政策措施想后，通过系统整理、加工、提高，使之更科学、更完善，更富有思想性、政策性、策略性。他还可以在领导决策之前，未雨绸缪，就某些工作事项进行先行性调查研究和分析，提出自己的意见、建议和设想，以供领导者决策时进行参考。在领导决策之后，他可以进行追踪性调查研究，验证政策的执行效果和反应，及时进行信息反馈，提出新的对策建议等。有时他还可以凭借自己丰富的经验和对事物内情的深刻了解，补正领导认识上的错误和工作中的缺失。这种情况在现实的工作中比比皆是，随时都可能出现和发生。正因为这样，人们常常把领导身边的写作班子和综合文秘写作人员称作领导工作的智囊团和人才库。这种文字上的参谋、助手和智囊作用，实际上就是古代所说的“佐政”。对于这种佐政作用，中国古代不少文秘人员是发挥得相当充分、表现是十分卓越的。据史料记载，清朝康熙初年，水利官员靳辅总督黄河道时，专任幕友陈潢。陈潢则十分重视黄河上游的治理，并提出兴修西北水利的计划，经过历时十七年河务治理，黄河得以大治。靳辅向皇帝上奏时说：“径治上游实出陈潢一人之见。”陈潢遂被任命为河务佥事（引见潘庆云《中国法律语言学鉴衡》，汉语大词典出版社）。由幕友而迁升河务佥事，没有对河务工作的卓越见解、出色参谋和贡献，皇帝是不会对他如此格外垂青的。由此可见，文秘工作特别是综合文秘写作，不应当只是单纯的鹦鹉学舌，而应当是一种创造性思维，一种智能性帮助，因而有人又形象地称文字秘书或写作班子为领导的智囊和军师。