文秘写作的工作特点和内容体式特点

第五节　文秘写作的工作特点和内容体式特点

领导工作的政治内涵和政治性质决定了文秘工作和文秘写作的本质属性，而领导工作的复杂表现和机关工作的务实、高效原则，则决定了文秘工作和文秘写作在角色、内容、形式、时效等方面的特点，这主要表现在以下方面。

拟稿人身份的虚拟性。文秘人员为领导拟稿，是代人立言，诚如一些领导同志所要求的那样：“不是市长，你却要以市长身份讲话；不是局长，你却要站在局长的立场发言；不是主任，你却要以主任的口气说话。关起门来，你就是市长，你就是局长，你就是主任。”正如演员一样，文秘人员拟稿时的角色具有一定的虚拟性。因此，作为文秘人员必须找准角色定位，使文稿的口气、内容、质量与领导者的要求相适应。在这一角色调整中，按照领导者的口气、腔调讲话并不难，难的是是否具有领导者的气度、胸怀、眼光、智慧，如领导者洞察时局的见识，统揽全局的气魄，务实创新的思路，科学有效的战略决策等。有了领导者所应有的眼光、气魄、见识和智慧，笔下的文字风格自然就大气，思想内容也就超凡脱俗。否则，口气和腔调再像，也难免出现虎皮而羊质的尴尬。也就是说，这种变化不仅是一种皮相的形式上的变化，更主要的是一种气质的思想认识水平的变化，是一种思想境界、综合器识的提高。要彻底解决这个问题，文秘人员必须时刻注意在实际工作中向领导同志学习，学习他们观察问题、分析问题、思考问题、解决问题的方式方法，学习他们在领导工作中所表现出来的智慧、策略和战略眼光，不断提高自己的思想认识水平，增长自己的知识和才干。

写作内容的综合性。我们前面说过，任何领导和管理工作都是一种复杂的系统工程，都具有一定的社会性，而社会工作又是多层面、多角度、多环节、综合性的。哪怕他只是某一方面的领导，其所负责的工作都不会是纯而又纯、直线条单角度的，他的工作内容一般总是多种多样的，这不但指他的工作环节和层次可能是多种多样的，而且，他要和各种各样的人打交道，他要做多方面的管理、协调、组织和服务工作。这就决定了为之服务的文秘工作和文秘写作在工作内容上的综合性、多样性，决定了其写作课题、题材方面的综合性和多样性，不管什么样的内容，只要是领导工作需要的，作为文秘人员都必须去写。比如，作为一级党委、政府的综合材料写作班子，其所写内容，实际上就是领导者所负责的各个社会领域，即以经济建设为中心，全面推进各项社会事业的发展和进步，工、商、建、运、服、科、教、文、卫、体、改革开放、社会稳定、精神文明、政治文明建设等，几乎无所不包，无所不有。所有这些领域，即凡是市场职能无法发挥作用的地方，凡是社会群众需要的各项公共事业，都需要去组织、管理、服务、协调，领导者要不断地了解情况，总结经验，制定政策，解决矛盾，部署工作，监督执行，跟踪服务，及时反馈施行情况和产生的结果。而领导工作需要什么样的课题，文秘人员就必须去调查研究和解决什么样的课题，领导需要的工作内容，就是他们写作的内容。

另一方面，就大多数文秘稿件特别是综合性材料来说，每个单篇的内容也往往具有综合性特点。如一年一度的政府工作报告、党代会的工作报告、部门和单位的工作报告、年度工作总结等，这些文稿都是大型的综合性材料，其涵盖的内容，有的包括党政领导工作的各个方面，有的包括部门单位工作的各个层面、各个角度和环节，概括性强，涵盖面广，具有全局性、综合性特点。撰写这类文稿，需要掌握的资料多，信息量大，把握的难度高，既需要各方面的综合材料，又需要撰稿人具备写作上的综合性素质，如综合概括能力、分析能力和综合结构能力等。

文章体例的多样性。秘书文体是一种实用性很强的文体，而其涉及领域的广泛性、全局性及内容的多样性、复杂性，也就决定了其体裁、体例、样式的多样性、复杂性。文秘人员必须适应领导工作多方面的要求，根据不同的工作内容，不同的议题要求，具体确定合适的体裁、体例和规格样式。这也是我们把综合文秘写作作为文秘写作的主体的主要原因。从格式上说，秘书文体既有要求较严格的各种法律、法规、章程、条例、典章制度及其他内容的文件、公文类体裁；又有在格式内容上没有严格要求，较为灵活自由的各类报告、讲话、文章。从规模体制上来说，秘书文体既有规模宏大、气势磅礴、内容复杂的重要工作报告、调研文章、大型工作经验介绍、优秀业绩介绍；又有小如针头线脑，一两行字、几句话就解决问题的命令、告示、通知、简报、短讯、消息、信函等。从语言风格、文字色彩上说，则更是形形色色、因事因文而异，有的庄严隆重，气势宏伟，如宣言、声明、决议、公告等；有的则热情奔放，气氛活跃，如节日庆典的祝词、贺语，大型场面的欢迎辞、欢送辞等；有的行文拘谨，语言规范，如合同、章程、契约文书等；有的则文笔活泼，风格多变，如政论、时评、新闻、通讯等。秘书文体始终处于社会政治生活的前沿，对传统的体裁形式，既有继承因循的一面，也有根据现实的需要不断改进创新的一面。但不论是继承还是创新，都必须因事制宜，因时制宜，因形制体，量体裁衣。

文秘工作的时效性。文秘工作特别是综合文秘写作的一个突出特点是应急任务多，突击性材料多。这种特点是为领导工作的高效运转的特点和工作内容的时限、效能要求所决定的。一般情况下领导工作的节奏都是很高的，特别是党委、政府的主要领导同志，大都日理万机，十分繁忙，其中有些工作是预先安排的，有些则是随时发生、临时安排的。特别是有些紧急会议，常常是头天晚上布置，第二天上午就开会。这样，会议上所需要的讲话材料，或处理临时事件所需要的资料，就必须连夜突击，务必事先预备好。此外，很多工作部署都是按计划分阶段进行的，一环扣一环，一个环节脱了扣，就会影响整个环节链条的运行，每一个环节都必须紧随整个工作链条的进度。再者，很多工作是在一定的机遇和条件下进行的，而机遇是可遇而不可求的，迟误一步，机会就会丧失。在目前各级领导都在抢抓机遇、加快发展的情况下，机遇就是财富，效率就是生命。作为为领导服务的文秘写作，就必须适应领导工作高效运转的这一特点，紧跟领导工作部署，做好文字工作，切不可贻误战机，贻误领导工作。另一方面，所出台的文件、讲话及其他材料，也是具有时效性的。一般领导讲话材料，大都围绕中心工作而发，在当时是有效的，而过了一段时间，就会失去效用；而有些工作则必须限时限刻完成。因而，在起草各类文稿时，都须注意它们的时限性，有的则要在文字中注明时限和时效。