材料的重要性及其分类

第一节　材料的重要性及其分类

一、材料和调研工作的重要性

文秘人员特别是综合文字秘书要为领导服好务，首要的工作是要了解情况，搜集材料，研究问题，为做好文字工作，确立文稿内容打好坚实的基础。这是文秘人员特别是综合文秘人员做好领导的智囊、参谋和文字服务的一项基本功。只有这项工作做好了，才能够有丰富的写作素材、深刻的思想内容、超前的研究对策。改革开放以来，为了广泛地占有材料，深入地了解情况，进行科学决策，各级国家党政机关几乎都成立了专门从事文字工作的调研室、研究室和信息咨询机构，甚至一些部门单位也成立了自己的调研室、研究室及信息咨询机构。胡锦涛同志在2004年1月12日召开的中纪委第三次全体会议上，把建立健全调查研究制度作为全党大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风和开展党风廉政建设的重大举措之一。在2005年2月21日的中央政治局集体学习时，他又指出：“调查研究是我们的谋事之基，成事之道。”胡锦涛同志在这里所说的当然是对领导同志而言，而对于为领导提供参谋智能和文字服务的综合文秘人员来说，就更应该把了解情况、收集信息、开展经常性的调查研究作为自己头等重要的大事和第一位的工作来抓。

了解情况、收集信息、开展调查研究，说到底就是对材料的占有和研究。材料，又叫资料，是各种信息、情报、资讯、资证、咨询材料的总称，是人们说话、写文章、做决断的依据和构成要素，是一切思想成果的根据。其中，信息是最新的材料，而资料则是过去的信息。写任何文稿，如果不把材料工作做好，那么，文章就会成为无源之水、无根之木；材料的质量如何、力度如何，在一定程度上决定着文稿的质量。这就如同做饭一样，没有米面就无以下锅，所谓巧妇难为无米之炊；而没有好的米面蔬菜，也就难以做出好的饭菜，这是最普通的道理。一个重大决策正确与否，很大程度上取决于能否全面准确地把握相关的情况、资料。战争时期，准确可靠的情报资料往往决定着战争的成败，决定着无数人的生命财产是遭受损失还是受到保护。信息时代，资料、信息、情报则意味着市场份额、财富多寡，意味着发展的机遇，谁掌握了信息资料的主导权，谁就掌握了发展的先机和主动权。人们讲话、写文章、做决断，处处离不开信息和材料。讲道理要依据事实，引经据典；谈情况要列举事例，引证数据；即使写些应急性的讲话、报告，也要先凑凑情况，调度一下统计数字和有关资料；如果是要形成领导决策，那就更需要立足于充分的根据和坚实的现实基础。据报纸所载，山东省淄博市淄川区一位区长每遇到相宜的报纸资料就剪下来，光剪报就积累了厚厚的五大本，工作中经常地翻检，成为日常工作中不可缺少的借鉴和参谋。一位领导同志尚且如此，那么，作为为领导服务的文秘人员就更应该这样做。在某种程度上，写文秘稿件就是写情况、写材料，所以通常人们把为领导写讲话、写报告或起草文件，干脆称作“整材料”。家里有粮，心里不慌；有了材料，就有了文稿的内容，就有了依靠。没有材料，两手空空，空口说白话，说话底气就不足，有了材料，就有了发言权，就有了说话的分量和地位。公务员条例也规定，善于调查研究、把握材料，应该成为公务员的主要能力之一。

二、材料的分类

搜集材料，研究情况，还要了解材料的性质、来源，善于进行分类管理。材料的分类方法大体有两种：一是从材料的性质进行分类；二是从材料取得的渠道和来源进行分类。

从材料的性质上看，大体可以分为两类。一类就是平时我们所说的事实材料，它包括基本情况（即概况）、事例、数据、证据、现象和人们的行为等，是已经发生过的事实。另一类则是经典性、权威性的观点、看法、论断等；同时也包括一些被人们所公认的公理、俗谚、公论等。此外，党和国家制定的一些政策、法规，也常常是人们所引述的依据。有些人认为材料仅是“事实”、“数据”、“例子”之类，而不包括经典性的论断、观点，这是不全面的。实际上后者也属于材料之列，我们讲话、做文章经常引经据典，以加强自己的说服力，这就是证明。

从材料来源看，也可分为两类。一类是直接材料，又叫第一手资料，是作者直接从工作生活中经历或观察了解得来的。这类材料由于来自作者的亲身经历或亲自观察感受，因而具有直观性、生动性、鲜活性的特点，也就显得特别真实、可靠，具有很大的说服力，是最可宝贵的材料。另一类是间接材料，也叫二手资料。它不是直接由作者从生活工作中得来，而是来自别人之手，来自报纸、杂志、书籍、网络及其他资信渠道，是经过别人搜集、整理、加工过的。这些材料虽然是第二手资料，但由于它来自别人的调查、了解或经历，因而也具有可靠性，特别是那些已被实践证明的观点、论断等。对于文秘人员来说，第一手资料固然十分重要，但由于人的精力有限，时间有限，活动范围有限，不可能事事都要亲自经历体验一番，而是大量采用第二手资料。商业巨子李嘉诚总结自己经商和读书的经验时说：“我认为一个人凭自己的经验得出的结论当然是好，但是时间就浪费得多了，如果能够将书本知识和实际工作结合起来，那才是最好的。”（见《李嘉诚财智人生》，林炎著）文秘人员必须每天接触大量的信息资料，眼观六路、耳听四方，采八面来风，特别在信息全球化的今天，他必须借助各种媒体和资讯渠道，尽可能多尽可能快地获取各类信息资料，广泛地接触各种间接知识，做到秀才不出门，便知天下事。只有这样，才能把握时代潮流，运筹帷幄之间。为了叙述的方便，我们打算首先谈谈如何搜集间接材料，然后集中力量重点叙述直接材料的搜集问题。