如何搜集间接材料

第二节　如何搜集间接材料

面对此如铺天盖地的信息量，平时工作始终处于高度紧张状态的文秘人员，不可能面面俱到地全方位搜集各方面的信息，只能根据工作的需要，有针对性有选择地搜集积累有关资料。那么，哪些信息是文秘人员所必须搜集积累的间接资料呢？

一、要搜集经典性、权威性的文献资料

做文秘工作，首先要注意那些事关宏旨、事关大局，具有方向性、指导性的东西。什么是方向性、指导性的东西？一是关乎党和国家的路线和大政方针方面的文献，如中央历次党代表大会的报告，国家关于五年、十年计划的规划部署，历年中央全会的精神、中央工作会议精神、国务院政府工作报告等。这些重要文献，是各级党政领导的指导方针，也是文秘人员写材料的指导方针，下级党政领导的每一次会议，每个讲话和文件，都离不开这些文献的指导。因而作为文稿的起草人，必须时刻注意收集保存这方面的资料，并注意认真学习领会，使之真正成为写作的指导思想，文稿的指导思想。二是经典理论和权威性著作。除了体现马列主义、毛泽东思想基本原理的一些经典著作之外，目前最重要的是邓小平关于中国特色社会主义理论和“三个代表”重要思想。当代中国的一切改革开放政策、一切路线方针，都来自邓小平理论。没有邓小平理论，中国改革开放的航船就会失去方向、失去舵手。而“三个代表”重要思想，则是在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论的基础上，结全合当今中国和世界形势的特点，对党的基本理论和工作方针作出的高度概括，是指导一切工作的方针。系统搜集、学习和把握这方面的资料，无论对理解党的政策的精神实质，把握形势发展趋势，都具有十分重要的意义。这决不是唱高调，说大话，而是文秘工作的工作性质所系、职责所系，只有认真学习掌握了这些重要的基本理论和党的路线、方针、政策，把握了它们的精神实质和要领，我们的各项工作才有头绪、有方向。作为拟稿人，不但要一般性地了解，对一些重要论点，还要做到深刻领会，了然于心。只有这样，才会在浩若烟海的材料中找到方向，找到头绪，抓住要领。

二、要搜集各级党政领导指示精神、工作部署和重要政策法规等方面的资料

上级领导特别是直管领导的工作部署、决议、有关规定及指示等，是下级党政领导赖以制定本地区、本部门、本单位工作任务、目标、规划和工作部署的指针，是党和国家大政方针的地区性、行业性、阶段性体现。只有全面系统地搜集、整理和研究这些部署、决议和规定等，也才能全面系统地贯彻执行上级领导的指示精神；有些指示精神直接包含着关于本地区本部门本单位的具体部署，那就更应该认真收集、整理、学习和贯彻了。比如上级党代会的主要领导同志的讲话及有关文件，一年一度的政府工作报告，经济工作、农村工作会议精神等，对起草本级党政会议的文件、讲话等，都有直接间接的指导作用和参照价值。文秘人员应当随时把它们收集起来，认真整理，作为本地区、本部门、本单位起草文件、讲话的参考。

此外，还要随时收集整理本级党政领导的有关工作部署、决议、文件和出台的重要政策、规定等。这样做，一方面可以使文稿内容和领导的工作部署接轨，便于利用已有的成果和基础，使工作保持政策上的连续性、衔接性；另一方面，也便于领导和拟稿人深化和发展已有的工作思路，推进工作局面的开拓创新。

三、要全面系统地搜集积累反映本地区、本单位的基本情况的有关资料

本地区、本单位的基本情况资料又叫地情资料，如本地区的地理位置、行政区划、人口构成、自然资源、气候物候、人文资源、经济社会发展状况及前景，发展的优势和劣势，软硬环境等。单位情况则包括单位构成、成员结构、职能职责、运行现状、工作成果、存在问题、发展历史及将来发展前景等。地情资料和本单位基本情况资料是最基本的材料工作，是文秘人员写作的立足之本。向上级汇报工作、向别人介绍情况、对本地区本部门的工作进行决策、部署等，都必须依据自身的基本情况。熟练地掌握这类材料，应该成为文秘人员的看家本领和基本功，使之在用到时如探囊取物，如数家珍，随用随取。对于一些基本的数据，应当像温家宝总理讲话时随时引用的各种国民经济的数据那样，能够熟记硬背，张口即来。不能用数字表示的，也应尽可能抓住其突出特点和关键，用高度简洁的语言，提纲挈领，加以概括和熟记，以备写作和工作过程中，随时需要随时应用。应当指出，一个地区、一个单位的基本情况，有些情况是固定的，如区位、自然环境、自然条件、历史条件和历史发展过程等；有些情况则是不断变化的，如经济社会发展状况，各种经济社会指标，一个单位的运行态势等。对固定的情况资料，应下工夫熟记，做到一劳永逸；对随时变化的情况和资料，则应当在与过去的不断对比中加以强化记忆，时间长了，也会记忆深刻牢固。

四、要搜集各地先进经验和典型材料

进入市场经济和信息时代以来，任何一个地区和单位都不能关起门来搞建设、搞改革，必须广泛地吸收和借鉴各地的先进经验、管理方式和发展模式，利用各方面的信息资源和智力资源为我服务。文秘人员既是各级领导的文字材料的提供者，又是领导者的智库、参谋，必须随时注意学习和收集来自全国各地乃至世界各地的相关经验、发展思路、管理模式及其他信息，了解收集相同级别的地区、单位，在经济社会发展方面的最新经验和信息。这样做，一方面可以不断充实自己的思想库、材料库，为写好领导讲话、报告和文件提供营养和素材；另一方面，对一些有价值的东西，可以直接向领导推荐，这对时刻工作在第一线，并时刻关注、探索本地改革、发展思路的领导同志来说，往往具有重要的参考价值和启发意义。如外地城市发展建设的先进经验，结构调整的成功经验，区域经济跳跃式、跨越式发展的经验等，都是领导所高度注意和关心的，但由于他们工作繁忙，来不及全面系统地翻阅报纸、杂志，文秘人员就有责任进行系统搜集、整理，有选择地向领导推荐。

五、要搜集整理周边地区和单位经济社会发展情况的相关资料

2003年6月初，山东省委、省政府提出了建设山东半岛制造业基地和半岛城市群的目标。为此，对以下三组数字与长三角、珠三角进行了比较：国土面积，山东半岛8个城市7．3万平方公里，长三角10万平方公里，珠三角4．15万平方公里；人口，山东半岛3　900万，长三角7　571万，珠三角2　365万；GDP，山东半岛7　013亿元，长三角19　101亿元，珠三角9　419亿元。在区域面积、资源优势、基础设施方面，山东半岛有不少优长之处。这些对比数字，对提出和规划半岛制造业基地和半岛城市群起到了强有力的基础支撑作用。对经济和社会发展的全局，不但领导同志要心中有数，文秘人员也要做到心中有数。收集了解周边地区，如周边省、市、县、乡的经济社会发展的有关资料和统计数据，至少有两个方面的好处：一是通过对周边地区有关情况的了解，可以弄清本地区、本单位在大环境中所处的地位和形势，明确本地区、本单位的差距、任务和赶超目标，提出本地区、本单位的对策措施，为本地区、本单位的经济社会发展提供参照。这也是各级领导心目中所时刻关心关注的大事。二是周围的环境、形势对本地区、本单位会产生直接或间接的影响。如目前的长江三角洲、珠江三角洲、京津唐地区，其中的每个城市的发展几乎都与周围的城市有着千丝万缕的联系，它们有分工合作，又有矛盾竞争。只有了解了周围产业结构情况、市场分布情况、竞争力的分布情况及各自的优势、劣势，才能互相取长补短、优势互补，形成相互促进的利益共同体。其实各地方都存在着特色不同的地域共同体。对此，文秘人员要胸有全局，将相关的情况资料及时搜集整理起来，供领导参考，也供自己随时查阅使用。

六、要面向国内外，搜集与自己相关的资料

当今世界是一个国际国内信息息息相通、境内境外资源大家共享的时代，同时又是一个竞争异常激烈、不进则退的时代。一个地区、一个单位、一个部门，如果不能站在时代的至高点上，积极主动地参与信息资源的竞争与共享，就可能与机运失之交臂，为时代所淘汰。作为领导及为之服务的文秘人员，必须时刻关注国内国外、境内境外与自己相关的各种信息，及时汲取和借鉴各种先进的管理经验及模式，利用一切可以利用的资源和机遇，充实壮大自己，使自己立于不败之地，避免一切可能出现的风险。在这一工作中，文秘人员应该成为领导的眼睛、耳朵和手足，及时捕捉、收集、整理与发展本地区、本单位、本部门有关的国际国内资料，以备领导随时提取。当前，办公用具的电脑化、自动化和无纸化为第二手资料的收集、整理、索检、使用提供了极大的方便，但也容易使人产生依赖思想，认为无需再下功夫去收集、整理各种资料，到时候只需到电脑上查阅、索取就可以了。这种想法并不完全对。诚然，电脑网络的推广使用使各地方的信息资料，可以通过显示屏尽收眼底，使一些现成的资料可以信手拈来。但为办公提供的电脑程序只能为人们提供一些通用的资料，而结合自身工作特点和具体情况所需要的资料信息，就不一定准备得那样完善、系统、细致、具体，因此，这类完全适合自用的资料信息还要靠自己平时去收集、积累和整理。当然，我们完全可以利用办公自动化、电脑化提供的有利条件，利用电脑存储索检系统使资料的收集、整理、储存、使用更快捷、更系统、更丰富。