开头结尾段落层次

第二节　结构的安排

一、结构的重要性及其基本内涵

安排好文稿的结构十分重要，这和建造任何工程一样，首先要设计构架，构架安排不好，材料再好，花的功夫再大，也难免出问题。比如盖房子，如何安排好构架是建造房子的首要问题，构架安排不好，不但影响美观，而且会造成房倒屋塌的严重后果。再如写字作画，如果所写的字在构架上安排不合适，其局部笔画再好，也缺乏美感；一幅画如果结构安排不当，就会造成整体构图的失衡。因此，结构问题历来是美学关注的一个重要问题。写文章也是这样，也有一个结构是否适当、谋篇布局是否匀称的问题。结构安排适当，构思的成果才会得以显现，文章才会展示出结构美。文章结构，是形式问题，也是内容问题；是构思问题，也是表现问题。它是写作对象内在结构和外在形式的反映，是文章内在体制和外在表现的集中体现。结构安排得怎样，对内容的表达起着十分重要的作用。对文章结构布局的基本要求和标准是，首先要突出主题，这一点我们已在上一节讲到；其次是要严谨和紧凑；第三是要符合逻辑；第四是要完整匀称。结构的基本内涵主要包括标题、段落、开头、结尾的确立和设置。下面我们就根据这些要求、标准和基本内涵，谈谈它的具体表现方式和方法。

二、标题的确立和设置

标题，对文秘体裁来说十分重要，它是文稿的纲领、眉目。文秘体裁不似文学作品，题目可以含蓄、曲折、发人联想，而是一般应当尽可能醒目，提示中心内容，让人一目了然。俗话说：“题好一半文。”标题的安排如何，决定着文稿的主题是否突出，眉目是否清楚，决定着给人的整体印象如何，能否一揽全文的基本内容。因此，文秘人员对标题的设置历来十分重视。重大的文稿，标题一般分为总标题、中标题、小标题。规模较小的文稿，一般也应分两种：总标题、小标题。

总标题，又叫文章的题目。对文秘体裁来说，题目又分两种：一种是固定通用型，如《政府工作报告》、《××同志在全市经济工作会议上的讲话》、《××局（单位）××年工作总结》、《××年元旦祝词》等。这类题目往往以例行的工作性质命名，有时要加上讲话人的姓名，会议的名称，有时还要加上标明讲话时间的副标题。另一种是根据文稿的具体内容而确定的特定题目。这类题目同样适用于可以使用固定通用型题目的文稿，如有的政府工作报告可直接采用根据具体内容而设立的特殊题目，然后在副标题中注明讲话人姓名、身份、讲话的具体时间、地点及会议名称等。根据具体内容而确定的题目，一般要集中概括和体现文稿的主导思想，采用极其精炼醒目或富有鼓动性、感染力的语言，不得拖沓、含糊，对于行政文稿来说，一般不要采用文学性、形象性的语言。总之，秘书文稿的题目要与正文内容协调一致，且要力求概括文稿内容，体现主题。当然，由于文秘体裁涉及的面相当大，有的属于新闻体，有的属于事务性实用文体，有的则属于志传类、宣传类等，各种文体的性质不同，其对题目的具体要求也不尽一样，由于我们这里主要讲政务性综合文体，所以只能以常用政务性综合文体的标题性能和规格为主加以讲述。

中标题，是指大型的秘书文稿行文过程中标明各大部分内容使所用的标题。凡文字量较大、内容较复杂的秘书文稿，为了层次分明，使重要的内容纲要清楚起见，一般都要使用中标题。中标题的使用一般以提示内容为原则，但不同的领导要求也不尽相同。有的要求较为简洁地概括本层次的内容，这是大多数；有的少数领导人则要求用一段文字，简述该层次的基本内容，让人看了能够了解该层次的主要意思，这一种类型较为少见。在格式的安排上，有的大型文稿的中标题要独立出来，自成一行或一段；有的只作为一个段落的领起行或领起句，以一、二、三、四的顺序形式标明即可。但不论怎样，中标题的设定要符合下列原则：一是要概括提要本部分的内容，使之成为这部分内容的纲领；二是要简洁扼要，不可臃肿拖沓，内容庞杂，使人不得要领；三是各个部分的标题，要上下一致，前后协调，在逻辑上要合乎要求，格调上、字数上要大体一致。

小标题是秘书文体中普遍采用的一种提示内容用的标题。除了文字量极小的行政应用文，如通知、告示等类文稿之外，一般文稿大都在内部使用小标题。一篇文稿可以没有中标题，但大多数文稿都设有小标题。小标题的作用，一是标明文稿的层次；二是提示本层次的主要内容；三是表明层次的逻辑关系。小标题由于其所标示的内容是文稿内较小的层次，一般以一个意义段或几个自然段为宜。小标题的使用，顾名思义，首先要小，即简单提要，文字要简短明确；其次要具有统领本段内容的作用；再者要注意前后标题的协调一致，不要出现前后矛盾或在内容上互相包容交叉的现象，应具有并列性、层递性和排他性。

三、段落的措置

段落，是文稿内容行进的节奏，从本质上说，它是思想内容在表现过程中的一种结构表现形式，它的措置原则是按照事物固有的结构形式，有步骤有顺序地加以展现，而不能囫囵吞枣地一笼统抖搂出来。中国古代文章讲求“意脉”。“意脉”实际上是文章按照一定的思想线索自上而下步步展开、逐步向前推进的一种节奏，它是上下一脉相承的，又是分阶段进行，一股一股向前推进的。它是“意”——文章的思想内容条分缕析、有序展现的需要，也是“形”——文章结构形式阶段性、节奏性的表现。没有段落的划分，文章就难以区分眉目和条理；没有段落的划分，文章就缺乏节奏感，就难以感受到其感情色彩的舒缓迫促和错落有致的韵致。

段落大体分两种，一种是意义段，一种是自然段。意义段往往较为隐蔽，一般要包含若干自然段，需要经过分析、归纳和概括加以设置和划分。自然段则是文章章法布局中的最小组成单位，是一种自然形成的段落。对文秘体裁来说，自然段的决定因素是思想内容的完整性、独立性。自然段由文章章法中最小的思想内容单位组成，它包括若干个句子，由此组成一个独立的思想单元。在一层意思没有表达清楚时，不可因为节奏的需要硬性从中间断开；也不可为了节奏的需要，硬把两种意思合并为一段。当然，特殊的段落则又当别论，如一些领导的讲话、报告、函告的开头、结尾的称谓、落款等，也要自成一段，这样的段落设置则要严格按照格式的要求进行，在这里形式又是起决定性作用的因素。但我们这里所讲段落的措置，主要针对文稿的一般内容和形式而言。对文秘写作来说，段落的措置主要应当讲求章法的布局和变化组合，即在主导思想的支配下，如何将需要表达的思想内容通过合理布局和科学组合有效地表达出来，使之纲举目张、有条不紊、丝丝入扣，成为一个完整有机的思想系统。否则，单纯地讲求段落的设置和句逗的安排就是毫无意义的。满清时期的“八股文”讲求启、承、转、合，如果说在今天还有什么积极意义的话，那就是它十分讲求章法组织的严谨性。从这一意义上来说，“启、承、转、合”是有一定价值的，但把它变成千篇一律的固定模式就成为思想内容的桎梏和文章形式的教条了。我们这里所讲的段落安排，具体地说就是如何按照构思的既定内容来安排文章开头，如何加以展开，如何有步骤地推进，直到如何结尾。

秘书文体是一种结构布局十分严谨的文体，这种严谨性主要表现在层次和段落的安排上。其具体表现过程一般是一种有序展开，步步推进，或齐头并举的过程。它遵循的方式大都是由总到分，由表及里，或按时空顺序排列。其中尤其以由总述到分述最为常见，即使是由表及里或按时空方式排列的序列，在其开头或结尾部分也往往有一个总述或归纳的过程。这种由总述到分述的方式，对文章的整体是这样，对每一个大的层次也往往如此，这个过程实际上也就是所谓纲举目张的过程。这个过程大体上是先设置一个总述（也可称作概述）的段落，将纲拎起；然后设置若干段落，分出子目，进行分述。在这里，子目分述部分的内容一般不要越出概述的范畴；而概述则须将相关的子目涵盖在内。至于由表及里、由浅入深、由大到小的方式，则往往表现为一种层递式的逻辑关系，它的段落设置有如抽丝剥茧，逐层深入，渐次推进。如大型报告部署工作任务，往往要讲环境形势，而环境形势的阐述则需要由大到小，由抽象到具体逐次进行，国际、国内、周边，最后谈及对本单位本部门的影响，及本单位本部门的应对措施，段落的安排也随之逐步推进。至于时空顺序的段落安排，也须按照时间推进和空间转移的顺序，依次进行，而不可天南海北，头上一段、脚上一段地胡乱安置。而一般的文章章法布局，很少由单一的某种方式从头排到结尾的，而往往由多种方式结合起来进行。即有时是总分式，有时是层递式，有时是并列式，有时又是时序推移式，有时按照事物的性质分段，有时按照过程的阶段性分段，有时又按照概念内涵和外延的大小分段等。这样的段落安排则更加需要理顺上下左右的关系，搞好段落间的组织协调，而不可上下矛盾，或互相交叉、夹杂。

此外，在上下文衔接方面，文学作品的段落往往安排过渡段、转折句；文秘体裁要求文字极其简洁节省，往往不设过渡段、过渡句或转折句，但对文脉的变化、内在逻辑关系等却十分重视，如内容的转折、接续、并列等关系，拟稿人必须时刻做到心中有数，在另起段落或层次转换时，必须做到前后衔接，协调自然，不相龃龉，不相混淆。

段落的长短，应当根据内容的需要加以酌定。一般来说，文稿内容分量较重的部分，需要充分展开，段落的安排应当长一些；而那些无需充分展开或需要特别强调，具有纲领提示作用，或需要高度概括，而又能独立成段的内容，则需要自成一段，这样的段落就相应短一些。此外，段落的长短又受感情色彩所支配。一般感情平缓自然的地方，段落的安排节奏可相应长一点；而感情色彩激烈的地方，则往往较急促，段落的设置则往往较短。当然，秘书文体一般不应受作者感情色彩的制约，而以客观的冷静的述说居多。但由于所写内容不一样，所使用的文体不一样，其感情色彩仍会有强弱急缓之别，体现在段落的设置上，也会有长短大小不同。

四、怎样开头和结尾

文章的开头和结尾本都属于文章的段落范畴，但由于它们所处的位置特别重要，因而必须把它们分出来单独讲解。任何文章段落设置都必须有开头段、结尾段，从本质上讲，它常常是事物客观规律的必然反映，是写作对象、写作内容自身的要求。苏轼在总结自己平生写文章的经验时说：“大略如行云流水，初无定质，但常行于所当行，常止于不可不止，文理自然，姿态横生”（见《答谢民师书》）。“所当行”、“不可不止”，反映了客观对象与主体认同的一致性，体现了事物的构成特点和运行规律。秘书文体作为实用性行政文体，其突出特点应是观点鲜明，表意直截了当，让人一看就懂，决不绕弯子，决不拖泥带水。因而在反映事物的特点和规律上就显得更明确，更直截了当，而其开头和结尾则显得尤其明显。“所当行”，即应当在这里开始，而不应当在别的什么地方开始；“不可不止”，即不能不在这里终止，而不能在别的什么地方终止，明显地体现了事物运行的开头和结尾。但它又是作者对客体认识把握程度和认识能力的反映，是他能否准确地抓住和把握其结构形体和结构特点，能否准确地认识何处是开头，何处是结尾，即主观认同与客体能否契合一致的表现。因此，开头和结尾是作者是否准确地把握了客体的结构整体的表现，是整个构思结果是否准确、科学的表现。因而，开头和结尾，就绝不是可以随意处置或另行硬加上去的，而是文章的重要组成部分，是文章机体的完整有机体现。

（一）开头

文章的开头，是豁开思路的地方，是破题的地方，又是定调的地方。因此，开头段开得如何，在很大程度上决定着文章主题能否顺利破解，思路能否顺利展开，基调能否定得恰当的大事。作为秘书文体来说，文章开头开得得当，就会纲举目张，思路打开，顺理成章展开下文；如果开得不当，就会思路滞塞，云遮雾障，左右别扭，文章难以进入正题。正因为如此，人们向来十分重视开头。初学文秘写作者常犯的毛病，一是离题太远，皮太厚，隔靴搔痒；二是定位不当，走偏方向，误入歧途；三是格式老套，动辄就是“在×××领导下，在×××具体指导下，在×××密切配合下……”。当然，不是说这种格式绝对不能用，而是应当根据不同情况，设定不同的开头。要处理好秘书文体的开头，一般要注意以下原则：

（1）发文起意，豁开思路。秘书文体的行政实用功能，决定了这种文体的开头不宜太偏，不宜猎奇，不宜含蓄曲折，而应以开笔入题，起句发意为宜。我们在前面提到，开头往往是纲举目张的地方，开头开得好，将纲领高高拎起，则后面的思路才能展开，方能水到渠成。开头过于迂远、曲折、离奇，往往拉大与题目、与主题的距离，是出力不讨好的。

（2）定势定调，上下和谐。正如音乐或歌曲一样，每种文体、每篇文稿，都要有自己的风格基调，或热烈，或庄重，或激越，或豪迈，或亲切，或严肃，虽是秘书文体而不能免。而开头就是定位定调的地方，开头的调子若是热烈的，则后面的文字必是热烈的；开头的调子若是严肃的，后面的文字则也应当是严肃的。开头的调子若是定对了，全文上下就会内容协调，格调一致；开头的调子若是定错了，前后就会出现圆凿方枘，上下龃龉。开头的这种风格色彩的定位，取决于文稿内容自身的性质特点，取决于主题思想的要求，还取决于文体的风格色彩。因此，开头定位要定得准，格调选择要恰当，就要首先把握好内容的性质特点和主题思想的要求，还要把握准文体自身的风格。

（3）言简意赅，善于概括。秘书文体贵在简明质直，明白透彻，开头就应当用最简洁的语言，概括全文的意图，使之成为全文的纲，以便牵动全文。切不可啰啰嗦嗦，含含混混，躲躲闪闪，让人摸不着头脑。语言要富有较强的概括力，确实能够将后面的内容涵盖进去，具有总揽全文的能力。

（4）根据特定需要，确定相应开头。一些特定文体，往往有特定的开头。如政府工作报告，其开头一段是固定的，如“我受×××（政府领导机关）委托，向××人民代表（代表范围）作大会作工作报告，请代表们和政协委员审议。”再如，贺词类开头，往往要先点明祝贺对象，然后表示贺意。当然，大多数秘书文体开头，并无固定格式，但也要根据不同文体，不同内容的需要，以简明扼要的方式开篇入题，开门见山，并力求新鲜、生动、富有吸引力。

常见的秘书文体开头方式如下。

（1）开宗明义式。即一开头便把宗旨、意图或结论性意见摆出来，然后进行具体的说明、阐述。这是一种较为普遍的开头方式，特别是工作会议的讲话、报告或主持辞，一开头就应该让人了解会议的中心议题、基本宗旨，挑明解决什么问题，怎样解决。通过这种方式解决受众的悬念，让人有个思想准备，尽快进入角色。

（2）概述式。以非常简洁的语言，概述某一范围、某一阶段的基本情况、工作概况或总的打算，概括全文的主要内容。如工作总结、调查报告，开头往往要概括叙述所要总结、调查的对象的基本情况，包括哪些方面，经历几个阶段或大体有些什么突出特点等，然后再逐一细述。有的如工作汇报，如果是向上级或外单位汇报，则往往要介绍本单位本部门的基本情况，如内部构成、工作职能、主要发展变化等。概述式开头，介绍情况要切题，涵盖要全面，情况要有高度的概括性和典型意义，要把基本情况的要义、要素反映出来。

（3）根据式。即开头以“根据”、“遵照”等上级指示或某种原则性、指针性的思想为依据，引领下文，摆明文稿的意图、宗旨或打算。这种开头，对于那些以贯彻上级有关指示精神，落实某一工作中心制定的原则为任务的会议文稿或文件，最为常见。这样的开头容易凸显文稿的指导思想和原则。

（4）目的式。即以“为了”、“为”等词语开头，领起下文。这样的开头，往往目的明确，针对性强，为了解决某一矛盾或问题，单刀直入，挑明议题或宗旨。

（5）起因式。即以“由于……”、“鉴于……”或“因为……”等词语开头，讲明问题的缘起，导向正题。这样的开头，一般涉及的事情较为单一、具体，原因易于说明，解决起来较为直截了当。

（6）祝贺慰问式。即开头对受众表示祝贺或慰问。这类开头常常在某些庆典、仪式、节日贺词、工作总结、工作报告或慰问信、慰问电之类的文稿开头出现，以造成一种亲切、热烈的气氛。

（二）结尾

好的结尾，有助于强化文稿的意图、主旨和中心论点，归拢全文，增强表达效果。但弄得不好，则会有画蛇添足，狗尾续貂之嫌。在结尾问题上，常见的毛病是过于随意，有的不管需要不需要，硬要加上一个“光明”的尾巴，如“今后一定会取得更加辉煌的胜利”啦，“掀起更大的高潮”啦，还有什么“为×××而奋斗”啦，“虽然取得了很大成绩，但仍有不足之处，希望得到批评指正”啦，“在×××的伟大旗帜指引下，奋勇前进”啦，等等。当然，不是说这类结尾绝对不可以用，而是说，要用得恰当，确有必要。要克服这类毛病，必须从前面的文意和文势入手，一路理下来，找到其必然性结尾。现将一些常见的结尾方法介绍如下，作为初学文秘写作者的参考。

（1）展示远景，鼓舞斗志。这类结尾多用于工作的部署、规划、打算之后，展示其必然结果或前景，起到鼓舞人心，激励斗志的作用。如毛泽东《新民主主义论》，在全面论述了中国建立新民主主义的历史必然性及新民主主义的内涵之后，作者用诗一样的语言作结：“新中国站在每个人民的面前，我们应该迎接它。／新中国航船的桅顶已经冒出地平线了，我们应该拍掌欢迎它。／举起你的双手吧，新中国是我们的。”

（2）造语含蓄，发人深思。有的文稿常常在行将结束时，引用一两句哲理性强或富有含蓄意味的诗文或文学语言，抒情明志，深化文意，以启迪人们的智慧，激励人们的信心。这样的结尾常常收到言尽意远的效果。茅盾先生于1945年2月1日在追悼法国伟大作家罗曼·罗兰的文章中，在全面回忆了罗曼·罗兰一生追求光明、追求进步，最终成为革命者的事实后，于结尾写道：“‘向过去告别！’让我们把这一句话作为座右铭罢！”（见《茅盾文集》第十卷《永恒的纪念与景仰》）“向过去告别！”是罗曼·罗兰的一句话，茅盾以此启发中国的文化人，赶快抛掉个人主义思想包袱，与过去决裂，奔向革命的前程，言欲尽而意不止。但这类结尾，要出之自然，切忌矫揉造作，刻意而为，给人以蛇足之嫌。

（3）表明要求，强调目的。这是会议讲话、报告及部署工作时常用的一种结尾方式，在提出任务、目标、政策、措施之后，往往要提出一些具体的要求或请求，以实现自己的目的。这样的结尾应当根据客观实际，直截了当地摆明观点，当行则行，当止则止，决不拖泥带水。

（4）归纳全文，点明主题。这类结尾往往适用于先分后总的文章，先从一个个具体的现象、阶段或侧面谈起，逐一加以引申、发挥，而又都指向一个共同点，结尾加以概括归纳，形成结论。这种结尾有如画龙点睛，水到渠成。如贾谊《过秦论》，先历述秦始皇夺取天下的过程及其种种暴行，以及最终迅速灭亡的历史，最后追究原因，以一句“仁义不施而攻守之势异也”作结，归纳全文，文章气度恢弘，结尾斩钉截铁，浑然天成，给人以无穷的启发和联想。

（5）谋划对策，提出建议。这对那些提出问题、分析问题，最后解决问题的文稿最为常见，特别是一些调查报告或工作部署类讲话稿，常常要在最后提出对策、建议或留待今后吸取的经验教训等。这类结尾有时表现为一个自然段，有时表现为若干个并列的自然段，但应当把这若干个自然段看成一个完整的结尾。

（6）水到渠成，自然收束。这样的结尾有如故事性很强的戏剧，有序幕，有开场，有发展，有高潮，有结束，最后自然落幕，顺着过程或空间顺序，依次道来，最后自然而然地走向结尾，用不着另加一个特别的尾巴，即苏东坡所谓“止于所当止”。其实，大多数的讲话、报告或文件是以这种方式结束的。

（7）补充说明有关问题。这种结尾往往根据内容的需要，补充交代说明行文过程中不便说明的事项，但又必须是与主要内容相关的问题，毫不相关的问题是不可硬加在文后作为文稿的结尾的。

以上所举，仅仅是一些例子，目的在于给人一些借鉴，但决不可作为固定的模式，乱套乱用，或作为套语套话，给文章穿靴戴帽，形成令人生厌的“会议语言”。