文秘语言的特色

第二节　文秘语言的特色

行政语言的突出特色是通俗化、规范化及通用化。文秘工作的佐政性质决定了文秘写作语言从本质上说乃是一种行政语言，而行政语言则必须是通俗化、规范化、通用化的。行政语言可以分为口头宣讲和书面用语两类。口头宣讲是指为领导同志撰写的讲话稿、发言稿和报告稿，在领导宣讲时，它是以口头方式向受众传达的一种有声语言。这种语言不像书面用语那样可以反复浏览，一次不明白可以回过头来再看一次，而是通过声音给人留下一次性印象，一次听不明白，难以再重复一次。因而口头宣讲必须浅显易懂，晓畅通俗，让人一次就听明白。同时，在大多数情况下，领导人讲话的接受对象乃是普通的人民群众，所以，它所使用的语言应该是为人民群众所通俗易懂的大众化语言。那些艰涩古奥的文言词语，复杂拗口的欧化句式，专业性很强的行话、职业用语等，难以为群众所理解，应尽量避免使用。如果一定要用，如古代的词语典故，则必须尽可能用通俗的语言解说清楚。对一些高度抽象的概念、欧化的句式词语等，则要尽可能化长句为短句，化抽象为具体，少用倒装句，使之尽可能符合民族习惯等。总之，要使文秘语言通俗易懂，使普通群众都能接受。这样，我们在这里所说的通俗化语言实际上就是一种大众化语言，或者叫做公众化语言。当然，一些行业领导人在向行业内部人员讲话时，不可避免地要使用一些行话或专业用语，但那是一种在听众范围较小情况下的讲话，那种情况也必须以对象听懂为前提，如果不分对象不分场合地到处讲，那就如毛泽东同志所说的那样，是“对牛弹琴”、“无的放矢”了。

另一方面，由于这类口头宣示的讲话、发言或报告又是领导策略、理念、意旨的反映，代表一定的领导机构，必须体现出领导工作应有的政策性、科学性、权威性等社会政治性质，因而，其文稿语言必须具有准确严密、科学规范和郑重其事的特点；而且，大多数讲话稿在领导口头宣讲时又以书面形式下发，因此在讲话稿中往往要剔除个人讲话口气中的随意性和自由发挥的因素。比如下面这段文字：“发展观是关于发展的本质、目的、内涵和要求的总体看法和根本观点。有什么样的发展观，就会有什么样的发展道路、发展模式和发展战略，就会对发展的实践产生根本性、全局性的重大影响。”这是温家宝同志2004年2月21日在省部级主要领导干部“树立和落实科学发展观”专题研究班结业式上的讲话中的一段话，它对发展观的内容、意义、作用及其影响都作出了科学的解释，完全不像日常生活中的口语，它概括准确，言辞规范，而又通俗易懂，一般干部群众都能听明白。但由于它的社会政治目的，这种通俗易懂的语言，又不同于日常生活中的口头用语。日常生活中，人们的口头用语随着语言区域和说话语境的不同，往往会夹杂许多地方土语、俚语和语气词、手势语等，而领导人讲话除个人色彩很强的即席讲演或离开讲稿的讲话之外，是很少采用这些地域方言和语气词的。因而文秘人员也很少将这类语言或词语写进领导的讲话稿、发言稿、报告稿里。从这一方面来看，它所使用的语言又是郑重、规范和严谨的。

书面用语则指以书面文字传达的语言形式，通常用之于领导机构发布的文件、公文及其他信函文书等。较之于口头讲话、发言和会议报告等，书面用语可以使受众通过反复阅读和浏览理解其中的含义，因此，它所使用的语言可以更为节俭、严谨和规范，有时甚至可以使用少量文雅的用语，当然也必须以受众看懂为原则。譬如，它除了可以通过特殊的格式和结构布局来表达意义之外，在语言上还可以通过一些特殊的书面用语，如一些严肃庄重、文约意丰的古语古词汇，表示出特有的意义。比如一些通知往往用“兹定于××年×月×日×时……”开头，结尾有时加上一个特殊的结语：“特此通知”等。贺词往往用“值此……之际”、“特此致贺”等文言用语。这种少量的格式化文言用语，一般来自于古代的信函、告示、指令等所使用的格式和词语，由于一直沿袭下来，使用范围又较广泛，也就为现在的大多数人所理解；另一方面，这种格式和用语，又加强了庄重、严肃和强调的意味，使语言更加简练、严谨和规范，因而也就约定俗成，沿用下来。而在口头用语中则一般不使用上述语言，如人们口头下通知，就不能说“兹定于×年×月×时……”，而是用口语化的语言，尽量让人明白，因而它可以随意自如，自由活泼，越通俗越好。这说明，文秘语言的书面用语较之口头宣讲用语是不同的，它更简洁、庄重，形式上也更规范、严格。

但从总体上说，无论是口头宣讲还是书面表达，由于文秘语言基本上是一种行政语言，又都是经过文秘人员整理过的，因此，它们的差别都不很大，都应该是既端庄、严谨、规范，又通俗易懂、晓畅明白的。早在1　700多年前，三国时期的曹丕就对这种行政文体的语言特色有了初步的认识，他说：“盖奏议宜雅，书论宜理，诗赋欲丽，铭诔尚实。”（见《典论·论文》）在这里，曹丕将各类文体分为四科八体，其中“奏议”即属其中的一科二体，他所说的“奏议”，其实是代表了当时朝堂上下通行的关于议事和决策的行政文体。在他看来，奏议类文体应该庄重、典雅，这是很有道理的。因为凡奏议类行政文体，一般都事涉国家重要决策、重大问题，必须稳妥、雅正、得体，来不得半点马虎和轻率。《礼记·缁衣》云：“王言如丝，其出如纶；王言如纶，其出如绋，故大人不倡游言。”意思是说，帝王的话初始时如果像丝那样细小，发出后就会变得像纶（丝带）那样强壮有力；如果初始时像纶，那么发出后就会变得像绋（粗绳）那样强壮有力，因而大人物的话从不轻率随意，信口雌黄。而文秘语言的通俗化、大众化要求，往往是和实用化、通用化、规范化联系在一起的。即公文文书的通俗化、大众化，是为了实用，它必须使广大民众都能够看懂听懂，才能将国家意志贯彻下去；而要使广大民众看懂听懂，就必须做到文书语言通用化、规范化，让各方言领域各职业领域各层次级别的人都能明白和理解。对于这一点，中国古代统治者也早已有了一定的认识。为了使国家意志能够顺利贯彻执行，历代王朝几乎都无一例外地推行一种能够通行全国的“官话”，而这种“官话”的集中体现者就是执行上传下达任务的公文文书，如官方的一些告示、法令、文牒等，其所用语言都应当是通用型的，有的甚至要做到一定程度的通俗化、大众化。一些治牍的有识之士对此看得更加清楚，如清代乾隆时期的著名幕友王又槐，在其法律文书方面的专著《叙供》一书中，对法律文书语言提出了九点要求，其中第一点就是：“供不可文。句句要像谚语，字字人皆能解，方合口吻。若用经书文字和古奥词语，则与‘村夫俗人口气’不符。”所谓“供不可文”，就是指法律文书在记录案件当事人口供时，不可过于古奥文雅，而应当句句都像“谚语”一样，才能符合“村夫俗人口气”，让人人都能理解。这里的“谚语”是指浅易平实的语言。《文心雕龙》之“书记”篇曰：“谚者，直语也……廛路浅言，有实无华……夫文辞鄙俗，莫过于谚。”公文文书的通用化、通俗化、大众化的目的，就是要求能够为广大官员和百姓所接受理解。否则就难以达到上传下达，左右沟通，将国家意志贯彻到各级国家机构和百姓中去的目的。久而久之，这种通用化、通俗化、大众化的结果，反过来又使文秘语言成为官话的代表和主流语言发展方向的导航者，对全国各种方言土语起着一种引导、规范和统一的作用；而语言的通用化、一体化、规范化，又对中华文化和中华民族的一统化起了重要的推动作用。我们现在所要求的文秘语言实际上也是一种“官话”，这种“官话”乃是一种全民共用的语言，它应该以北方官话区语汇、语法为基础，以北京地区的语音为标准，但又不同于北京当地的方言土语和其他社会方言（社会语言学概念，指因社会各种因素而形成的语言变体，如各种专业用语），而为全国各地民众所通用。目前，国家规定，凡国家公务员及其他公共事业人员，都必须使用和推广普通话。这自然也包括文秘语言在内，从而从根本上规定了文秘语言的通用性、规范性和大众性特色。

但文秘语言的这种通用性、大众性特色又不同于文艺语言。文艺语言又被社会语言学家称作文艺语体。一般来说，文学艺术语言也讲求大众化、通俗化，但与文秘语言的大众化、通俗化又有着明显的区别，不但其社会功能不一样，而且其使用方法也不一样。文秘语言具有明显的政治实用功能，文学艺术则具有审美功能。在手法上，文秘语言一般通过抽象概括的语言将道理或事实展示给人们，讲求科学性；而文艺语言则通过形象化、艺术化的语言展示客观世界的规律，讲求审美性。在表达方式上，文秘语言一般只要达到平直明白、朴实无华、准确无误就可以了，无需含蓄、曲折、变形等其他手法；后者则追求形象、生动，常常以曲折、含蓄、夸张、比喻等变形手法求得言外之意、象外之旨、弦外之音，因而愈曲折含蓄愈好。前者是理性的、客观冷静的，容不得个人的情绪化、感情化的语言；而后者则尽可能用充满感情的个性化语言去表达人们内心世界的情愫。如果一个初出茅庐的青年学生不了解这种区别，到了机关还用自己惯用的作文语言去写文秘稿件，那就难免会闹出笑话。我们常常看到，一些青年学生在写工作总结或思想小结时，总喜欢用诗化的语言去抒情，用描写风花雪月的办法去概括事实和工作过程，这实际上是不了解实用文体特点的表现。当然，如果让一个文秘工作人员去搞文学创作，他仍然使用那种直来直去的实用性语言，其结果也必然会味同嚼蜡、文不对题的。我们应该学会准确地把握和区别各种文体语言的特征。

在规范性上，文秘语言则又不同于学术、科技等专业语体。学术用语、科技用语及其他专业性很强的职业用语，虽然也很规范，但其使用的范围一般较窄，外行人很难听懂，一般领导同志也很难听懂，因而，它们又缺乏通俗性、大众性。而领导所面对的工作对象又大多数是人民群众，因而，文秘人员不能够把大量的学术、科技语体及专业性很强的职业语体原封不动的搬到领导人的讲话稿、报告稿等综合文稿中，让他们向普通群众去讲。比如社会科学界经常使用的一些词，如“悖论”、“律动”、“嬗变”、“人格异化”、“扁平理论”，工程建筑领域中使用的“BOT”，金融领域使用的“广义货币余额（M1）”和“狭义货币余额（M2）”等词语，平时群众是很少接触和理解的，如果把它们用之于专业范围之内的受众，倒也未尝不可；但如果不加选择地引入一般面向群众的领导讲话或发放范围很广的文件中，就很容易造成理解上的障碍和思想混乱。我们有时可以看到，一些文秘人员为了追求稿件的新奇性和高水平高档次，随意把一些不为大众所理解的学术、科技及专业性很强的职业用语写入秘书文稿中，结果造成领导不懂、群众也不懂的现象，这实在是出力不讨好的事情，人们应该引以为戒。